مذكرة خدمة لتخصيص الأموال. قواعد إصدار ملاحظات الخدمة وفقًا لـ GOST. ما هي متطلبات كتابتهم وظهورهم

مذكرةهي وثيقة معلومات ومرجعية تستخدم كأداة للداخلية المراسلات التجارية. مذكرةيتم وضعها فيما يتعلق بقسم معين في المؤسسة أو موظف فردي عندما تضطر الإدارات والأقسام الهيكلية الأخرى للانضمام إلى حل المشكلة. المذكرات ، على عكس المذكرات ، هي وسيلة للتواصل بين الإدارات والموظفين الذين يتساوون في الوضع الرسمي ، لكنهم لا يقدمون تقارير مباشرة إلى بعضهم البعض.

كيف تكتب مذكرة

مذكرة، كقاعدة عامة ، يتم تجميعها بأي شكل ، ولكن يجب أن تحتوي على التفاصيل التالية:

• اسم الوثيقة ، أي "مذكرة" ؛
• المرسل إليه بالاسم الكامل والمنصب في الحالة الأصلية ؛
• العنوان قبل نص الملاحظة - موضوع المذكرة ؛
• النص الفعلي للمذكرة ، الذي يصف الوضع الحالي ويقترح خيارات لحل المشكلة أو يعبر عن طلب ؛
• موقف مؤلف المذكرة مع الإشارة إلى الاسم الكامل والتوقيع ؛
• تاريخ الوثيقة ورقمها.

نموذج مذكرة لشراء جهاز كمبيوتر

مذكرة
05.10.2013 № 2
مدينة موسكو

حول إصلاح الكمبيوتر (الاستبدال)

أود إخبارك أنه منذ 20 سبتمبر 2013 ، غالبًا ما يواجه الكمبيوتر الشخصي المخصص لمدير المبيعات Korovko Larisa Ivanovna فشل البرامج.

في هذا الصدد ، أطلب منكم إصلاح هذا الكمبيوتر أو استبداله.

نموذج مذكرة خدمة على إصدار المنتجات

مذكرة
2013-09-20-CN بتاريخ 2013/09/20

حول إصدار المنتجات

أطلب منكم الموافقة على عقد حملة TM "Voditsa".

الغرض من العمل:

• زيادة مبيعات عصائر TM "Voditsa" في البيع بالتجزئة ؛
• زيادة التوزيع العددي والجودة.

فترة العرض: أكتوبر - نوفمبر 2013

المنطقة: Aleksandrovsk، Cheryomushki

المشاركون في الحدث: بائعو منافذ البيع بالتجزئة

آلية العمل: عند طلب 5 لترات من عصير Voditsa TM ، يتم تقديم 1 لتر من عصير Voditsa TM كهدية.

توزيع الجوائز:
أليكساندروفسك - 400 عبوة (1 لتر لكل منها)
Cheryomushki - 60 عبوة (1 لتر لكل منها)
الكفاءة: الزيادة المخططة في المبيعات 30-40٪.
سيتم إرجاع باقي المنتجات غير المستخدمة إلى المستودع.

يتم تسجيل المذكرة على ورقة بحجم A4 ، إذا كانت المنظمة لا تحتفظ بإدارة المستندات الإلكترونية.

"قسم الموارد البشرية مؤسسة الميزانية"، 2010 ، العدد 6

صياغة وتنفيذ التقارير والمذكرات

تشير المذكرات والمذكرات إلى المستندات الداخلية للمنظمة وهي ليست شائعة بأي حال من الأحوال ، في حين أن السلطات التنظيمية تطلبها غالبًا في حالة عمليات التفتيش. في الوقت نفسه ، لدى ضباط شؤون الموظفين ، وكذلك رؤساء الأقسام ، كقاعدة عامة ، أسئلة حول إجراءات تجميع هذه الوثائق ومعالجتها. في هذه المقالة ، سننظر في القواعد الحالية بشأن هذه المسألة ، وكذلك تعميم ممارسة التحكيم.

التنظيم القانوني للتسجيل الرسمي

والمذكرات

لا يوجد حاليًا أي قانون تنظيمي واحد يحدد المصطلح ، فضلاً عن تنظيم إجراءات تجميع وإصدار المذكرات الرسمية ومذكرات المذكرات. في المعجم المختصر لأنواع المستندات وأنواعها ، الذي طوره الأرشيف الرئيسي ، VNIIDAD في عام 1974 ، تم اقتراح التعريفات التالية لهذه المصطلحات:

مذكرة - وثيقة موجهة إلى الإدارة ، توضح أي مشكلة تتعلق باستنتاجات ومقترحات المترجم ؛

مذكرة الخدمة - ملاحظة عن أداء أي عمل يرسلها مسؤول إلى آخر.

يحتوي المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة ، OK 011-93 ، المعتمد بموجب مرسوم معيار الدولة لروسيا بتاريخ 30 ديسمبر 1993 N 299 (بصيغته المعدلة في 8 يونيو 2009 ، المشار إليه فيما بعد باسم OKUD) ، على إشارة إلى مذكرة فقط فيما يتعلق بانتهاك نظام العمل (رمز النموذج الموحد N 0286041). عادة ما يتم تجميعها من قبل رئيس الوحدة لإبلاغ رئيس المنظمة بشأن الموقف وتشجيع اتخاذ القرار.

لكن المذكرات يتم وضعها ليس فقط في حالة انتهاك نظام العمل. يمكن استخدامها لإخطار صاحب العمل بالتقدم المحرز أو نتائج العمل ، والحاجة إلى تمويل إضافي ، أو العمالة أو المواد ، وما إلى ذلك ، أي أن المذكرات توفر رابطًا رأسيًا بين مستويات التسلسل الهرمي الوظيفي ويتم تقديمها من قبل المسؤولين الأدنى إلى أعلى منها. يمكن أن تعمل هذه الملاحظات داخل المنظمة أو يتم إرسالها إلى السلطات العليا.

فيما يتعلق بالمذكرة ، يمكننا أن نقول ما يلي: لا يوجد ذكر لمثل هذه الوثيقة في OKUD ، ومع ذلك ، في العديد من اللوائح التنظيمية الأعمال القانونيةتنظيم أعمال موظفي الخدمة المدنية ، على قدم المساواة مع المذكرة. نظرًا لعدم وجود متطلبات خاصة لتصميمه ، نوصي بتنسيقه بنفس طريقة تنسيق التقرير ، مع الاختلاف الوحيد هو أنه سيتم الإشارة إلى مسؤول من نفس المستوى الإداري باعتباره المرسل إليه (المراسلات تتم بين الإدارات) . غالبًا ما تحتوي المذكرات على أسئلة وطلبات ومقترحات للدعم اللوجستي والمعلوماتي والتنظيمي والاقتصادي.

من الضروري أن نقول عن شروط تخزين المستندات من هذا النوع. وفقًا للفقرتين 408 و 413 من قائمة وثائق الإدارة النموذجية التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمات ، والتي تشير إلى فترات التخزين ، والتي تمت الموافقة عليها من قبل الأرشيف الاتحادي في 10/06/2000 (بصيغتها المعدلة في 10/27/2003) ، الخدمة والمذكرات يتم تخزينها لمدة عام واحد. بعد ذلك ، يمكن تدميرها بالطريقة المنصوص عليها في القانون.

إعداد التقارير والمذكرات

لإعداد مذكرة أو مذكرة ، هناك قواعد منصوص عليها في GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات إعداد الوثائق" (يشار إليها فيما بعد - GOST R 6.30-2003). أول شيء يجب الانتباه إليه هو أن المستندات مصنوعة على ورق ذي رأسية. يتم تحديد متطلبات أشكال الوثائق في القسم. 4 GOST R 6.30-2003. على وجه الخصوص ، يشار إلى أن التنسيقات القياسية للمستندات الفارغة هي A4 (210 × 297 مم) و A5 (148 × 210 مم). لتصنيع النماذج ، يتم استخدام الورق الأبيض أو الورق ذي الألوان الفاتحة. يجب أن تحتوي كل ورقة من المستند على هوامش لا تقل عن 10 مم - يمينًا و 20 مم على الأقل - يسارًا وأعلى ولأسفل.

بالإضافة إلى ذلك ، انتبه إلى تكوين التفاصيل وقواعد وضعها على ورقة. يتم سرد قائمة التفاصيل المستخدمة في إعداد وتنفيذ المستندات في ثوان. 2 GOST R 6.30-2003. ومن أهمها واستخداماته فيما يتعلق بتصميم المذكرات والمذكرات الرسمية:

اسم الوحدة الهيكلية ؛

اسم نوع الوثيقة ؛

تاريخ الوثيقة

رقم التسجيل؛

عنوان النص ؛

المكان المقصود؛

توقيع المترجم (يشير إلى المنصب) ؛

الموافقة على وثيقة التأشيرة ؛

الدقة.

إذا تم إعداد مذكرة داخلية (مذكرة) ، فسيتم الإشارة إلى اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف المستند في الزاوية اليسرى العليا. يجب كتابة اسم نوع المستند بأحرف كبيرة (مذكرة) ووضعه في المركز أو من حد الهامش الأيسر (اعتمادًا على طريقة تحديد عنوان المستند الذي يتم اختياره - الزاوي أو الطولي) عند اثنين فترات الخط.

يتم كتابة تاريخ وفهرس الملاحظة على نفس السطر. التاريخ مكتوب بالأرقام العربية ، على سبيل المثال: 02/02/2006 ، أو في شكل أبجدي رقمي ، على سبيل المثال: 2 فبراير 2006.

يمكن لصق رقم التسجيل في مذكرة المذكرة الداخلية (الخدمة) ، اعتمادًا على الإجراء المتبع في المنظمة ، في مكان التجميع أو في مكان الاستلام.

كقاعدة عامة ، تحتوي المذكرات والمذكرات على عنوان يكشف بإيجاز محتوى المستند.

نص التقارير والمذكرات مكتوب بضمير المتكلم صيغة المفرد("أعرض" ، "أطلب"). في القرار ، تتم الإشارة إلى المعلومات بنفس الترتيب (على سبيل المثال ، "أطلب").

يتميز نص المذكرة (الرسمية) بجزئين مميزين. يعرض الجزء الأول الحقائق التي أدت إلى صياغة الوثيقة ، بينما يعرض الجزء الثاني استنتاجات وطلبات ومقترحات محددة. إذا كان من الضروري في نص الملاحظة تحديد تحليل للوضع الحالي ، الخيارات الممكنةالقرارات ، يشار إلى ذلك بعد الفقرة الأولى ، وفي الفقرة الثالثة فقط يتم استخلاص الاستنتاجات والمقترحات المتعلقة بإجراءات محددة. إذا كان النص يحتوي على عدة قرارات واستنتاجات وما إلى ذلك ، فيمكن تقسيمها إلى أقسام وأقسام فرعية وفقرات مرقمة بالأرقام العربية.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن تقديم المعلومات الواردة في المذكرة والمذكرة في شكل جدول. يجب أن تحتوي أعمدة الجدول وصفوفه على عناوين يتم التعبير عنها بواسطة اسم في الحالة الاسمية. يجب أن تكون العناوين الفرعية للأعمدة والخطوط متسقة مع العناوين. إذا تمت طباعة الجدول على أكثر من صفحة واحدة ، فيجب ترقيم أعمدة الجدول وطباعة أرقام هذه الأعمدة فقط على الصفحات التالية. جاء ذلك في الفقرة 3.20 من GOST R 6.30-2003.

إذا كان هناك طلب ، فيتم تقديم ملاحظة عنه قبل إصدار التوقيع.

يتضمن "التوقيع" المطلوب: اسم منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند (كامل ، إذا لم يتم إصدار المستند في شكل المستند ، ومختصر - في المستند ، الصادر في النموذج) ؛ توقيع شخصي؛ فك التوقيع (الأحرف الأولى ، اللقب). يُسمح في سمة "التوقيع" بتوسيط عنوان منصب الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند ، بالنسبة إلى السطر الأطول. عند إعداد مستند على ترويسة أحد المسؤولين ، لا يُشار إلى موقع هذا الشخص في التوقيع.

يتم وضع مذكرة خارجية على نموذج مشترك وموقعة من قبل رئيس المنظمة. في هذه الحالة ، يتم استخدام الاسم الكامل أو المختصر للمؤسسة الأم وفقًا لميثاق المنظمة. يتم وضع اسم مؤلف المنظمة أدناه.

بعد النظر في المذكرة من قبل الأطراف المعنية ، يتم إلصاق تأشيرات الموافقة عليها ، بما في ذلك توقيع وموقع الشخص الذي يوافق على المستند ، ونسخة التوقيع (الأحرف الأولى ، واللقب) وتاريخ التوقيع. بالنسبة للمستند الأصلي الذي تبقى لدى المنظمة ، يتم لصق التأشيرات في أسفل الجانب الخلفي من الصفحة الأخيرة من المستند الأصلي. بالنسبة للمستند الذي تم إرسال أصله من منظمة ، يتم لصق التأشيرات في الجزء السفلي من الجانب الأمامي من النسخة. من الممكن إصدار وثيقة تأشيرة على ورقة موافقة منفصلة. يُسمح بالموافقة على المستند على ورقة على حدة وتطبيقه وفقًا لتقدير المنظمة.

إذا كانت هناك تعليقات ، فسيتم وضعها في ورقة منفصلة ، يتم توقيعها وإرفاقها بالمستند.

بعد اتخاذ القرار ، يتم وضع قرار الرأس على المستند. اعتماد القرار هو المرحلة الأخيرة في النظر في المذكرة. يتضمن القرار ، المكتوب على المستند من قبل المسؤول المختص ، الأسماء والأحرف الأولى لفناني الأداء ومحتوى الطلب (إذا لزم الأمر) وتاريخ الاستحقاق والتوقيع والتاريخ. يُسمح بإصدار قرار على ورقة منفصلة (الفقرة 3.17 من GOST R 6.30-2003).

دعونا نعطي أمثلة على المذكرات والمذكرات.

كبير أطباء قسم المحاسبة

مذكرة MLPU N 18

رقم 8 بتاريخ 3 يونيو 2010 لـ E.O. Simonov

حول تخصيص الأموال

للمشاركة في الندوة

23/06/2010 سيعقد مركز التدريب "Profrazvitie" ندوة يوم

موضوع "جديد في المحاسبة والضرائب" كاشف

التغييرات الأخيرة في التشريعات اللازمة للمختص

القيام بالعمل من قبل موظفي المحاسبة.

أطلب منك تخصيص أموال بمبلغ 5680 روبل. لزيارة

هذه الندوة.

الملحق:

1- برنامج ندوة "الجديد في المحاسبة والضرائب".

2. أمر الدفع بتاريخ 06/02/2010 ن 56.

كبير المحاسبين Kroshenina / أ. كروشينينا /

رئيس الدائرة الإدارية والاقتصادية

مذكرة خدمة دعم المعلومات

من 27.05.2010 شمال 24

حول انقطاع التيار الكهربائي

يوم الجمعة 28/05/2010 من الساعة 11.00 إلى الساعة 13.00 في مبنى المؤسسة

يجري تنفيذ الأعمال الكهربائية ، فيما يتعلق بهذا ، سيتم تنفيذها

أنقطاع الكهرباء.

أطلب منكم اتخاذ الإجراءات اللازمة لمنع فقدان المعلومات

على الوسائط الإلكترونية.

رئيس AHO Vetrov / P. أ. فيتروف /

مميزات تسجيل التقارير والمذكرات

في المؤسسات خدمة عامة

بشكل عام ، يتوافق العمل المكتبي وتنفيذ التقارير والمذكرات في مؤسسات الخدمة العامة مع القواعد المنصوص عليها في GOST R 6.30-2003. في الوقت نفسه ، قد تحدد الإجراءات القانونية الخاصة بالإدارات قضايا إعدادها وخصائص تنفيذها. على وجه الخصوص ، وافق أمر دائرة الجمارك الفيدرالية الروسية بتاريخ 18 أكتوبر 2004 رقم 160 على التعليمات المعيارية لعمليات الأوراق والأرشيف في سلطات الجمارك. في ثوان. يوضح الشكل 3.8 ثلاثة أنواع من الملاحظات - تقارير ، مكتبية ، توضيحية.

تُفهم المذكرة على أنها وثيقة موجهة إلى إدارة سلطة الجمارك ، والوحدة الهيكلية ، والإبلاغ عن الوضع الحالي ، والظاهرة أو الحقيقة التي حدثت ، والعمل المنجز ، وتحتوي على استنتاجات ومقترحات المجمّع. يتم إعداده بمبادرة من المترجم وبتوجيه من الإدارة. تم وضع المذكرة على ورقة قياسية من ورق A4 وتحتوي على التفاصيل الأساسية التالية: اسم الوحدة الهيكلية ، المرسل إليه ، اسم نوع المستند ، التاريخ ، الرقم ، عنوان النص ، النص ، التوقيع. تم تحديد ترتيب تفاصيل المذكرة في الملحق 8 لتعليمات النموذج.

تُستخدم مذكرات الخدمة لحل المشكلات التشغيلية التي تنشأ في الأنشطة الإدارية للأقسام الهيكلية لسلطة الجمارك (الطلبات ، توضيح المهام ، المعلومات المتعلقة بالطلبات ، الإيضاحات ، إلخ). يتم تجميع هذه الملاحظات فقط حول تلك القضايا التي تتطلب أدلة وثائقية إلزامية. لا يُسمح بالمراسلات بين الإدارات بشأن القضايا التي يمكن حلها على الفور ولا تتطلب توثيقًا.

يتم تسجيل المذكرات على غرار المذكرات.

في بعض الإجراءات القانونية ، لا يوجد سوى ذكر لمثل هذا النوع من المستندات كخدمة أو ملاحظة رسمية ، على سبيل المثال ، في تعليمات الأعمال الورقية في محاكم التحكيم الاتحاد الروسي(الحالات الأولى ، الاستئناف والنقض) ، التي تمت الموافقة عليها بأمر من محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 25 مارس 2004 N 27. في هذه الحالات ، إذا لم تكن هناك تعليمات داخل الإدارات بشأن هذه المسألة ، فمن الضروري الاسترشاد من خلال القواعد الملزمة بشكل عام ، بما في ذلك GOST R 6.30-2003.

ك.ف.شيستاكوفا

خبير مجلة

"قسم الموارد البشرية

مؤسسة الميزانية "

وقعت للطباعة

تلعب المذكرة دورًا مهمًا في عمل أي منظمة باعتبارها أحد الأشكال الرئيسية للاتصال والتواصل الرسمي. من الضروري أن نفهم بمزيد من التفصيل الأسئلة حول ماهية هذا المستند ، وكيف يجب أن تبدو عينة المذكرة ، وكيف تكتبها بشكل صحيح (باستخدام مثال محدد).

ما هو الغرض من هذا النوع من الوثائق؟

المذكرة هي نوع من المذكرات. هذه وثيقة من نوع المعلومات والمرجع ضرورية لتبادل المعلومات والتفاعل داخل المنظمة بين الإدارات ، والأقسام الهيكلية من نفس المستوى الإداري (على المستوى الأفقي). أي ، إذا لجأت إلى رئيس أو متخصص في قسم آخر ، فسيتم وضع مذكرة ، وإذا تم الاستئناف إلى رئيس مستوى أعلى ، فسيتم استخدام مذكرة. هذا هو الاختلاف الوحيد بينهما.

يتم إعداد المستند في شكل مكتوب أو إلكتروني في حالة عدم كفاية البيان اللفظي لحل أي مشكلة أو مشكلة ، عند الحاجة إلى توثيق الاستئناف.
بالنسبة للمتخصصين والموظفين ، يمكن أن تكون المذكرات المكتوبة في الوقت المناسب مفيدة بمعنى أنها ستثبت جهود متخصص معين في حل مشكلة معينة.

تُستخدم المذكرة فقط للتواصل داخل مؤسسة أعمال وهي ضرورية إذا كان حل مشكلة معينة يعتمد على موظف (رئيس) قسم آخر.

على سبيل المثال ، يتم تجميع هذه المستندات من أجل:

• إشعارات أو إعلانات أي أخبار ؛
• كملاحظة غلاف للرسالة الرئيسية ؛
• طلب للحصول على معلومات؛
• اصدار التعليمات أنواع مختلفة، وغيرها.

يحتوي النص على معلومات وطلبات وتطبيقات ومقترحات متنوعة بشكل موجز ومفهوم بدرجة كافية.

تقليديًا ، يتم إعداد المستندات كتابيًا على ورقة ورقية مقاس A4 ، ومع ذلك ، مع تطور إدارة المستندات الإلكترونية في الشركات ، يتم ملء المزيد والمزيد من المذكرات إلكترونيًا على جهاز الكمبيوتر. هذا له مزاياه ، على سبيل المثال ، القدرة على النظر في قضية معينة بسرعة ودون تأخير.

انتباه! يمكن كتابة الوثيقة بأي شكل من الأشكال ، لأن قوانين روسيا لا تنص على أي متطلبات إلزامية لإعدادها أو تنفيذها.

يمكن تكريس بعض التفاصيل في قواعد العمل المكتبي لمنظمة معينة ، ولكن على أي حال ، يتم تجميع هذه الأوراق وفقًا لنفس النوع تقريبًا.

قواعد لكتابة المذكرة

توصي القواعد "غير المكتوبة" لتجميع هذا النوع من المستندات بالالتزام بالخطة التالية.

1. في الجزء العلوي من الورقة ، في "رأس" المستند ، من الضروري الإشارة في الحالة الأصلية إلى المرسل إليه الذي تم إرسال الملاحظة إليه: position؛ اسم المنظمة الاسم الكامل.
2. أدناه ، في الوسط ، اسم "مذكرة التفاهم" مكتوب ، مع الإشارة إلى رقمها وتاريخ تجميعها.
3. بعد ذلك ، النص ، النداء الإعلامي ، مكتوب مباشرة. قد يبدأ النص أيضًا بعنوان حول موضوع الملاحظة. يصف المترجم الموقف بإيجاز شديد ، وفي النهاية يقدم طلبًا ، الإجراءات التي يجب القيام بها.
4. يوجد أدناه موضع المترجم ، الاسم الكامل ، التوقيع مع نص.

يتم توقيع المستند من قبل الموظف الذي قام بتجميعه ؛ إذا كان يجب على رئيس القسم التوقيع على المذكرة ، فسيكون توقيع الموظف في الزاوية اليسرى السفلية (في مكان المؤدي).

في بعض الحالات ، وبمشاركة الأشخاص المهتمين ، يتم لصق تأشيراتهم في الملاحظة: اللقب ، والأحرف الأولى من الاسم والعائلة ، والتاريخ والتوقيع مع نسخة.

إذا تحدثنا عن مذكرة في في شكل إلكتروني، ثم يتم تشكيلها بنفس الطريقة تقريبًا. والفرق الوحيد هو أنه في المستندات الإلكترونية لا توجد حاجة لملء "الرأس" ، أي للإشارة إلى المرسل إليه. من خلال إدارة المستندات الإلكترونية ، تكون المنظمة بأكملها متصلة بشبكة واحدة ، ويكفي تحديد الشخص المناسب في سطر "الموضوع". التوقيع أيضًا: ليس من الضروري وضعه ، لأنه في نظام إدارة المستندات ، تم تعيين التوقيع في البداية إلى شخص معين.

بالنسبة للمستندات الإلكترونية ، من المفيد إنشاء مجلد محدد على محرك الأقراص الثابتة الخاص بك ، حيث يتم وضع جميع الملاحظات تحت أرقامها التسلسلية.

مثال على تجميع وثيقة

لتظهر في شكل مرئيكيف نكتب المذكرات بشكل صحيح ، نعطي المثال التالي.

مدير OAO "Drevo"
Filippova I.G.
رئيس قسم الإنتاج
فواكه وخضراوات
تريتياكوفا إس بي.

مذكرة
22.07.2016 №33

الموظفين Zholin S.L. و Kotorsky ER في غضون شهرين (شهرين) الوفاء بضمير الواجبات الرسميةوالإفراط في ملء قاعدة العمل. على هذا الأساس ، أطلب منك مكافأة موظفي Zholina S.L. وجائزة كوتورسكي إي آر النقدية. أرفق معلومات مفصلة عن نطاق العمل الذي يؤديه هؤلاء الموظفون.

رئيس قسم الإنتاج
فواكه وخضراوات
تريتياكوف س.

في الختام ، ينبغي أن يقال أن الوثائق من هذا النوع هي طريقة عظيمةالاتصال الرسمي ، وإخطار زملائهم داخل المنظمة. يحتاج كل موظف أن يتذكر أن المذكرة المكتوبة والموثقة في الوقت المناسب لا يمكنها فقط زيادة كفاءة العمل والتوصية بك بشكل جيد في أعين رؤسائك ، ولكن أيضًا تمنع الصعوبات المحتملة ، وتحل أي مشاكل وسوء فهم.

إنشاء مذكرة: فيديو

المذكرة هي شكل خاص من المستند يتم استخدامه في البيئة الداخلية للمؤسسة ويعمل على حل مشكلات الإنتاج الحالية بسرعة. عادة ما يتم وضع هذه الوثيقة بهدف تقديم اقتراح جديد وحل الصعوبات التي نشأت ، وكذلك الموافقة أو الموافقة على إجراءات معينة.

من المهم أن يظهر الأخصائي نفسه في مذكرته في عمله. إذا قام موظف ، بمساعدة مستند ، بنقل المسؤولية عن الإجراءات المتخذة إلى شخص آخر أو يريح نفسه دون تقديم طريقة للخروج من الموقف ، فعليك التفكير في المهارات والقدرات المهنية لهذا الاختصاصي.

الغرض وأنواع هذه الوثيقة

المذكرات مقسمة حسب الغرض ودرجة الوصول.

عن طريق التعيين ، هذا هو حسب نوع المعلومات المقدمة، قم بتمييز الملاحظات التالية:

• الملاحظات التي تساهم في اتخاذ القرار هي طلبات أو متطلبات للنظر في أي قضية أو اقتراح من متخصص ؛
• الملاحظات الإعلامية هي نوع من المستندات التي تحتوي على معلومات يريد الموظف نقلها إلى الإدارة ؛
• ملاحظات الإبلاغ - يتم إعداد هذه المستندات في أغلب الأحيان بناءً على طلب الإدارة وتحتوي على معلومات مفصلة حول أي عملية سابقة.

من حيث إمكانية الوصول ، هذا هو مفتوح للعامة، الملاحظات هي:

• مفتوح - المستندات المتاحة لجميع أو معظم موظفي المنظمة ؛
• سري - ملاحظات متاحة فقط لدائرة ضيقة أو محدودة من الناس.

في بعض الحالات ، يتم إرفاق مذكرة مع عدد من الملاحظات الأخرى. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إصدار أمر مناسب على أساس ملاحظة ، فسيتم إعداده. وإذا تم حل المشكلات المتعلقة بإنفاق الأموال من قبل الأشخاص المسؤولين ، عندئذ يتم وضع مذكرة توضيحية بالضرورة.

لتقدير الغرض من المذكرات ، عليك أن تعرف أنه في المؤسسات الكبيرة ، يمكن أن تؤدي عمليات الإشراف على تجميع مثل هذه المستندات إلى الخسارة كمية ضخمةالوقت ، وكذلك العمل غير المتسق بين الإدارات.

المذكرة هي نوع من طرق الاتصال بين الإدارات أو الهياكل أو ورش العمل. عادة ما يكون موظفًا أو رئيس قسم باسم رئيس قسم آخر.

التفاعل بين الإدارات هو أساسىفي عمل المنظمة بأكملها. إذا تم مقاطعتها أو توقفها ، فإن المنظمة تعمل بشكل غير فعال ، مما يعني أن هناك فرصة كبيرة لتقليل الأرباح ، وربما زيادة الخسائر.

الشكل والمحتوى

أما بالنسبة لمحتوى المذكرات ، فغالبًا ما تتناول القضايا نوع الإنتاج، المشاكل المادية أو الفنية ، القضايا الاقتصادية ، فضلا عن القضايا المتعلقة بدعم المعلومات.

من الأمثلة البسيطة على استخدام المذكرات آلة تصوير معطلة في القسم. يمكن للموظف التقدم بمذكرة إلى رئيس قسم المواد مع طلب تخصيص أموال لمعدات جديدة ، ويمكن أيضًا كتابة مذكرة إلى القسم الفني مع طلب إصلاح آلة نسخ موجودة.

بطريقتها الخاصة شكللا تحتوي المذكرات على معيار معين مقبول بشكل عام. ومع ذلك ، فإن كل منظمة ، علاوة على ذلك ، لكل قسم معيارها الخاص لكتابة المذكرات ، والتي يجب أن يتبعها موظفو هذا القسم.

ويرد أدناه مثال لكتابة مذكرة.

رئيس الحسابات ___________________

مذكرة
فيما يتعلق بتفكيك الطابعة في قسم التسويق ، أطلب منك تخصيص _____ روبل. إلى حساب مصرفي لشراء معدات جديدة.

مدير تسويق: ________________________________.

«» ___________ 2016

قد يختلف هذا النوع من كتابة المذكرات في كل مشروع ، لذلك يجب ألا تتبعه دون أدنى شك.

إذا لم تكن قد سجلت منظمة بعد ، إذن الأسهلافعلها مع خدمات عبر الانترنت، مما سيساعدك على إنشاء جميع المستندات اللازمة مجانًا: إذا كان لديك بالفعل مؤسسة ، وكنت تفكر في كيفية تسهيل وأتمتة المحاسبة وإعداد التقارير ، فإن الخدمات التالية عبر الإنترنت تأتي للإنقاذ ، والتي ستحل محل المحاسب تمامًا في مؤسستك وتوفير الكثير من المال والوقت. يتم إنشاء جميع التقارير تلقائيًا وتوقيعها بتوقيع إلكتروني وإرسالها تلقائيًا عبر الإنترنت. إنه مثالي لرائد أعمال فردي أو شركة ذات مسؤولية محدودة على النظام الضريبي المبسط ، UTII ، PSN ، TS ، OSNO.
كل شيء يحدث في بضع نقرات ، دون طوابير أو ضغوط. جربها وستفاجأكم هو سهل!

قواعد التصميم المختصة

ابدأ مذكرة شرح مشكلة أو موقف. من الضروري التأكيد على سبب كتابة الملاحظة بالضبط. بعد ذلك ، تحتاج إلى سرد الرد المتوقع تلقيه من هذا الاستئناف ، وتسمية الطلب الدقيق ، وإذا لزم الأمر ، المبلغ المخطط لتحقيقه.

التوقيعفي هذا المستند هو الشخص الذي يدون الملاحظة. في كثير من الأحيان يتم توقيعه من قبل رئيس القسم.

إذا طلبت الشركة ذلك ، فعندئذٍ تحت التوقيع يتم لصق تأشيرات الأشخاصمن هم مهتمون بهذا الطلب. يتم سرد الأحرف الأولى والألقاب والتوقيعات والتواريخ. في بعض الحالات ، يتم إضافة المناصب. التأشيرة هي نوع من موافقة الشخص على محتوى المذكرة.

لكي تتمكن من الرجوع إلى المذكرة المعدة ، إذا لزم الأمر ، يجب أن تكون مسجلة في المؤسسة.

تحرير المذكرة بصيغة إلكترونية

من الممكن إعداد مثل هذا المستند في شكل إلكتروني ، إذا كان هذا النموذج مقبولًا في المؤسسة ، والذي يجب الإشارة إليه في المنظمة. في هذه الحالة ، تعد هذه ميزة لا شك فيها للمؤسسة ، حيث يتم تبسيط إرسال ملاحظة وتقليل وقت النظر فيها بشكل كبير.

عليك أن تعرف أن كتابة ملاحظة في شكل إلكتروني لا تختلف كثيرًا عن قالب ورقي.

يمكن اعتبار أحد الفروق الدقيقة في الملاحظة الإلكترونية أنها لا تحتوي على اسم المرسل إليه. هو مكتوب في شريط العنوان. إذا تم إرسال الملاحظة إلى شخص معين ، فأنت بحاجة إلى كتابة اسمه الأول والأخير في سطر الموضوع.

غالبًا ما يتم إدخال توقيع القسم تلقائيًا عند إرسال بريد إلكتروني ، مما يمكن أن يوفر وقت الكتابة بشكل كبير.

عند إرسال ملاحظة ، عليك أن تطلب قراءة الإخطارحروف. هذا مطلوب كدليل في حالات مختلفة على أنك أرسلت بالفعل مذكرة في وقت معين.

بعض الفروق الدقيقة في الصياغة

على الرغم من أن المذكرة هي وثيقة مقبولة بشكل عام ولا تحتوي على معايير معينة ، إلا أنه في إعدادها توجد أنواع مختلفة من الميزات التي تنشأ اعتمادًا على الغرض من كتابة الملاحظة. سنناقش هذه الميزات أدناه.

للشراء

تتم كتابة مذكرة الاستحواذ باسم رئيس قسم معين.

فيها مبينما يجب شراؤه ، وبأي كمية ولأي غرض.

لكل موظف

المذكرة المكتوبة إلى موظف معين هي مذكرة.

تم إعداده وفقًا لجميع القواعد مع الاختلاف الوحيد: يتم كتابة مذكرة من موظف ذي مستوى أدنى إلى رئيس أعلى رتبة.

لاستبدال المعدات القديمة

من سمات هذا المستند أنه من الضروري سرد ​​جميع أسباب استبدال هذه المعدات بحيث تعتبر مناسبة ويتم تنفيذ طلب الاستبدال.

للحصول على مكافآت

يجب أن تسرد الملاحظة جميع أسباب دفع المكافأة. قد يكون هذا العمل الإضافي ، أو قدرًا كبيرًا من العمل المنجز ، أو العمل في إجازة قانونية.

عن الزيادة

في هذه الملاحظة ، تحتاج إلى سرد ، فيما يتعلق بالزيادة الممكنة. قد يكون هذا زيادة في المسؤوليات ، وجودة العمل ، وتوفير خدمات إضافية.

حول الدفع الناقص

في مثل هذه الملاحظة ، تحتاج إلى تحديد المبلغ الذي لم يتم دفعه إضافية لسبب ما. أسباب محتملةيجب أيضًا تمييزها. ربما يجدر وصف من كان وراء عدم دفع الأموال.

حول الكسر

عند كتابة ملاحظة تعطل ، تحتاج إلى تسمية المعدات المكسورة والإشارة إلى نوع الانهيار الذي حدث ، وفيما يتعلق بفشل الجهاز.

حول عدم توفير أو نقل المستندات

بادئ ذي بدء ، تحتاج هنا إلى تحديد اسم المستند ، بالإضافة إلى الإطار الزمني الذي يجب تقديم المستند فيه.

وبالتالي ، مع مراعاة كل هذه الفروق الدقيقة ، يمكنك كتابة مذكرة بشكل صحيح تساعد في حل أي مشكلة مهمة.

أهمية الوثيقة

لتقدير أهمية المذكرات ، يجدر بنا أن نفهم أن هذا النوع من الوثائق تساعد في تجنبالعديد من حالات سوء التفاهم الرئيسية بين الإدارات ، والتوقف عن العمل.

بغرض محاسبة، بالإضافة إلى الضرائب ، تلعب المذكرة دورًا مهمًا ، لأن هذه قضايا مالية تتطلب اهتمامًا خاصًا والامتثال لأدنى الفروق الدقيقة.

المذكرات أيضا شكل فعال من الرفضفي أي شيء. هذه الوثيقة تعني الغياب التاملهجة سلبية. النقد ممكن ، لكن لا يجب أن يكون موجهاً إلى شخص أو قسم واحد.

وبالتالي ، تعد المذكرة أداة عالمية لحل العديد من المشكلات. ستضمن الوثيقة المعدة بشكل صحيح العمل الفعال والمثمر للمنظمة.

مثال على العمل مع المذكرات بتنسيق النظام الإلكترونييتم تقديم تدفق المستند في الفيديو التالي:

للوهلة الأولى ، يبدو أنه لا يوجد فرق كبير بين الخدمة والمذكرة والملاحظات التفسيرية ، لأن. هذه الوثائق متشابهة في الغرض منها - كلها معلوماتية بطبيعتها. ومع ذلك ، فهذه مستندات مختلفة تختلف في المحتوى والاستهداف وأغراض التجميع. بالإضافة إلى ذلك ، فهي لا تحتوي على تعليمات ، ولكنها تحتوي على معلومات تحث المرسل إليه على اتخاذ قرار نهائي بشأن القضية قيد النظر.

ما هي مميزات الخدمة ، المذكرة ، المذكرة التوضيحية؟ كيف يتم ترتيب كل وثيقة بشكل صحيح على الورق؟ سنحاول الإجابة على هذه الأسئلة وغيرها من وجهة نظر عملية.

مذكرة

مذكرة(رمز 0286041 وفقًا لـ OKUD) هي وثيقة معلومات ومرجعية موجهة إلى رئيس ، رئيس القسم ، والأشخاص المعتمدين الآخرين. ويحدد بالتفصيل أي قضية تتعلق باستنتاجات ومقترحات المترجم ويهدف إلى تشجيع الإدارة على اتخاذ قرار معين.

لا يوجد تعريف لمصطلح "مذكرة" كمفهوم مستقل في التشريع.

يتم إعداد المذكرة بناءً على تعليمات مكتوبة أو شفوية للمدير ، وبمبادرة من الموظفين أنفسهم (على سبيل المثال ، في الحالات التي يكون فيها من الضروري ، من أجل حل أي مشكلة إنتاجية أو اقتصادية ، تقديم المعلومات كتابيًا للإدارة العليا). بمساعدة مثل هذا المستند ، يمكنك تقديم اقتراح لتحسين الجانب التقني لعمليات الإنتاج ، والتعبير عن عدم موافقتك على القرار الذي اتخذه مدير أعلى ، وكذلك التعبير عن وجهة نظرك في حالة وجود خلافات مع الزملاء. لذلك ، عند إعداد مذكرة ، من المهم أولاً وقبل كل شيء أن يصوغ المؤلف موقفه بطريقة يسهل الوصول إليها ، ثم تقديم حجج مقنعة لصالحها.

أنواع المذكرات

• للمبادرة
• معلوماتية؛
• التقارير.

مبادرةيتم وضع مذكرة من أجل تشجيع المرسل إليه على اتخاذ قرار معين ، وبالتالي ، فإن نص المذكرة يحدد الحقائق ، ويحتوي على مقترحات أو توصيات أو استنتاجات محددة.

معلوماتيةيتم تجميع مذكرة بشكل منتظم وتحتوي على معلومات حول التفاصيل أو النتائج أو طرق أداء العمل.

الإبلاغتنص المذكرة على اكتمال العمل ومرحلته وتنفيذ التعليمات والأوامر وما إلى ذلك.

حسب من المرسل إليهتنقسم التقارير إلى:

• الى الخارج
• داخلي.

مذكرة خارجيةموجهة إلى رئيس مؤسسة معينة ، ومكتوبة على الترويسة العامة للمنظمة ، وموقعة من الرئيس وتحتوي عادةً على التفاصيل التالية:

• اسم الشركة؛
• تاريخ؛
• فهرس؛
• مكان التجميع
• المرسل إليه
• عنوان النص؛
• نص؛
• توقيع المدير
• اسم الفنان ورقم الهاتف.

يتم تقديم مذكرة خارجية إلى رئيس المنظمة الأم (مثال 1).

مثال 1

مذكرة خارجية

مذكرة

10.02.2014 № 12/05-14

على جذب المزيد

موارد العمل

عزيزي أندريه فاسيليفيتش!

نظرًا لعدم وجود مرشحين في مرحلة تشكيل الجهاز الإداري للفرع في موسكو ، من الضروري جذب موارد العمل من مصادر إضافية بحلول 14.04.2014. يجب إجراء المقابلات مع المرشحين الجدد بحلول 21.04.2014.

سيتم دفع نفقات الخدمات الإضافية وفقًا للبند 4.5 من اتفاقية الخدمة رقم 04/56 بتاريخ 14 فبراير 2014.

رئيس الموارد البشرية سيمينوففي. سيمينوف

في القضية رقم 03-13

أودينتسوف 10.02.2014

مذكرة داخليةيتم إرسالها خارج المؤسسة ، على سبيل المثال ، إلى مؤسسة أعلى ، تم وضعها على ورقة قياسية من ورق A4 ، ولكن مع الإشارة إلى جميع التفاصيل الضرورية ، والموجودة وفقًا لـ GOST 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات إعداد الوثائق ”(مثال 2).

تشمل التفاصيل الإلزامية للمذكرة الداخلية ما يلي:

• اسم الوحدة الهيكلية ؛
• اسم نوع المستند (MEMORY) ؛
• تاريخ؛
• التسجيل (رقم صادر) ؛
• عنوان النص؛
• نص؛
• علامة على حضور الطلب (إن وجد) ؛
• المكان المقصود؛
• توقيع المترجم (مع الإشارة إلى الموضع والأحرف الأولى واللقب).

مثال 2

مذكرة داخلية

مذكرة

07.04.2014 № 6

حول التغيب الذي ارتكبه المدير

قسم المبيعات

أوجه انتباهكم إلى أن مديرة المبيعات فالنتينا إيفانوفنا بتروفا كانت اليوم غائبة عن مكان العمل طوال يوم العمل من الساعة 10:00 حتي 18:30.

لم يتم تقديم أي معلومات أو وثائق تؤكد صحة أسباب غياب V.I. Petrova.

فيما يتعلق بالانتهاك المرتكب ، أقترح إقالة بيتروف ف. للتمشي.

رئيس قسم المبيعات اغناتيف O.A. اغناتيف

في القضية رقم 02-10

سيدوروفا 07.04.2014

تسجيل تفاصيل التقرير

عند عمل مذكرة ، يتم استخدام الترتيب الزاوي (مثال 3) والترتيب الطولي لتفاصيل جزء العنوان (مثال 4).

مثال 3

الترتيب الزاوي للتفاصيل في المذكرة

اسم

الوحدة الهيكليةالمكان المقصود

مذكرة

______________ № ________

رأس

مثال 4

الترتيب الطولي للتفاصيل في المذكرة

اسم الوحدة الهيكلية

مذكرة

_____________ № _________

رأس

اسم نوع المستندمكتوب بأحرف كبيرة (MEMORY) ويمكن وضعه في وسط الهامش الأيسر أو من حده.

تاريخو مجالالمذكرات مكتوبة على سطر واحد. التاريخ مكتوب بالأرقام العربية ( 21.04.2014 ) أو أبجديًا رقميًا ( 21 أبريل 2014.).

ملاحظة

تاريخ المذكرة الخارجية هو تاريخ اعتمادها وإرسالها إلى المرسل إليه تاريخ المذكرة الداخلية - تاريخ التجميع والتوقيع.

رقم التسجيلفي مذكرة داخلية يتم لصقها إما في مكان التجميع أو في مكان الاستلام - اعتمادًا على نظام تسجيل المستندات الذي يعمل في المنظمة.

إذا تم النظر في المذكرة من قبل الأطراف المعنية ، يتم لصقها الموافقة على التأشيرةوبعد اتخاذ القرار الدقةزعيم.

اعتماد القرار هو المرحلة الأخيرة في النظر في المذكرة.

ملاحظة

ويكون قرار الرئيس الذي اعتبر المذكرة الداخلية أساس اتخاذ أي إجراءات أو إصدار مستندات أو إقامة أحداث.

رأسإلى النص يصف محتوى المستند بإيجاز. تمت صياغته وفقًا لـ قواعد عامةتجميع عناوين المستندات: باستخدام حرف الجر س / سوالاسم اللفظي في حالة الجر ، على سبيل المثال حول التغيب Lazarenko O.O.

نصتتكون المذكرة من جزأين أو ثلاثة أجزاء دلالية:

• في الاول - التحققالقطع- بيان الأسباب أو الوقائع أو الأحداث التي أدت إلى كتابته ؛
• في الثاني - تحليل الجزء- يحتوي على تحليل للوضع الحالي والحلول الممكنة ؛
• في المجموعة الثالثة - جزء الملخص- يحتوي على استنتاجات ومقترحات لإجراءات محددة يرى محررها ضرورة اتخاذها.

قد يكون الجزء الثاني من المذكرة مفقودًا. في هذه الحالة ، يحتوي نص المذكرة على مبررات واستنتاجات ومقترحات المُجمع.

إذا كانت المذكرة بها مرفق ، علامة حولتطبيقتم قبل التوقيع.

يتم وضع علامة على وجود التطبيق المسمى في نص الملاحظة على النحو التالي:

الاستخدام: 3 لترات. في نسخة واحدة.

إذا كانت الملاحظة تحتوي على تطبيق غير مذكور في النص ، فاذكر اسمها وعدد الأوراق والنسخ.

ملحق: لائحة إدارة الائتمان الإقليمية لـ 5 ص. في نسخة واحدة.

مذكرة داخلية إشارةالمترجم (إذا تم تقديمه إلى رئيس الوحدة) ورئيس الوحدة (إذا تم تقديمه إلى رئيس المنظمة) ؛ مذكرة خارجية علاماترئيس المنظمة.

ملاحظة

إذا كانت المذكرة مكتوبة على صفحتين أو أكثر ، فيجب ترقيم الصفحات الثانية واللاحقة. يتم وضع الأرقام المسلسلة في الجزء الأيمن من الهامش العلوي للصفحة بالأرقام العربية.

مذكرة

مذكرةهو نوع من التقارير. هذه رسالة معلومات مكتوبة تستخدم على نطاق واسع في ممارسة الهياكل الإدارية الحديثة في معظم الأحيان مراحل مختلفةوالأشكال التنظيمية والقانونية. توفر المذكرات ارتباطًا مباشرًا بين كائنات الإدارة على مستوى أفقي.

على فكرة

المذكرة هي مستند ليس له صفة رسمية. لم يتم توفيره في OKUD.

يتم إعداد المذكرات في مجموعة متنوعة من المواقف. تشمل الأهداف القياسية لهذه الوثيقة:

• طلب معلومات؛
• إصدار التعليمات
• مرافقة رسالة أخرى (ملاحظة مصاحبة) ؛
• إعلانات (إشعارات).

يحتوي نص المذكرة على معلومات حول أسباب إعدادها في شكل اقتراح ، طلب ، تطبيق. قد تكون هذه معلومات حول تحركات الموظفين ، والاجتماعات ، والتغييرات في ثقافة الشركة ، وما إلى ذلك. يتم وضع المذكرات على ورقة قياسية من ورق A4.

يتم التوقيع على المذكرة من قبل المختص أو رئيس القسم. تاريخ المذكرة هو تاريخ جمعها والتوقيع عليها.

لا ينص التشريع على متطلبات صارمة لإعداد وتنفيذ المذكرات ، وبالتالي ، يجب تحديد إجراءات تنفيذها ، مع مراعاة خصوصيات المنظمة ، في قانون تنظيمي محلي ، على سبيل المثال ، في تعليمات العمل المكتبية . يجب أن يخدم تنسيق المذكرة غرض تبسيط وتسريع عمليات الاتصال الداخلي.

تم تقديم عينة من المذكرة في المثال 5 .

مثال 5

مذكرة

في يوم السبت الموافق 19/04/2014 ، من الساعة 9:00 إلى الساعة 16:00 ، سيقوم قسم شؤون الموظفين بشركة Sever LLC بتنفيذ أعمال التركيب لتركيب جهاز الإنذار.

أطلب منكم السماح بالوصول لأداء العمل لموظفي شركة Energoset التالية أسماؤهم:

1. Simakin I.P.

2. إيفانوف ب.

رئيس AHO سفيريدوفن. سفيريدوف

في القضية رقم 02-14

إيليين 16.04.2014

رسالة تفسيرية

رسالة تفسيرية- هذه وثيقة داخلية تشرح أسباب أي إجراء ، أو حقيقة ، أو حدث ، أو واقعة ، قام بتجميعها موظف في المنظمة وتقديمها إلى مسؤول أعلى.

بحسب الجزء الأول من الفن. 193 من قانون العمل للاتحاد الروسي قبل التطبيق إجراءات تأديبيةيجب على صاحب العمل أن يطلب توضيحا خطيا من الموظف. يذكر الموظف أسباب وظروف ارتكاب المخالفة التأديبية في مذكرة إيضاحية. بناءً على الملاحظة التفسيرية ، يقرر المدير تطبيق الإجراء التأديبي ضد الموظف. بالإضافة إلى ذلك ، يعد هذا المستند أحد أسباب تقييم خطورة سوء السلوك والظروف التي ارتكبها صاحب العمل بموجبها.

في OKUD OK 011-93 ، تم ذكر هذه الوثيقة مرة واحدة فقط - ملاحظة تفسيرية بشأن انتهاك نظام العمل (رمز 0286091) ، والذي ينتمي إلى الفئة 0286000 "وثائق تنفيذ العقوبات التأديبية".

أنواع المذكرات التفسيرية وخصائصها

• إلى أولئك الذين تم تجميعهم لتوضيح بعض أحكام العمل المنجز (مشروع ، تقرير ، تطوير) ؛
• وضعت في حالة المواقف العادية ، وانتهاكات الانضباط ، وسوء السلوك ، وما إلى ذلك.

يتم كتابة ملاحظة توضيحية من قبل الموظف يدويًا في نسخة واحدة على ورقة قياسية من ورق A4 ويتم توجيهها إلى الشخص الذي طلبها. يمكن أيضًا كتابتها على جهاز كمبيوتر باستخدام نموذج الاستنسل المعتمد من قبل المنظمة. شكل المذكرة التفسيرية ، وكذلك طريقة التنفيذ (بخط اليد أو على الكمبيوتر) ليست ثابتة من الناحية القانونية.

يمكن صياغة مذكرة تفسيرية من قبل وحدة هيكلية أو مسؤول معين.

لاحظ كدليل

صاحب العمل ، من خلال طلب مذكرة توضيحية مكتوبة بخط اليد من الموظف ، وبالتالي يحمي نفسه من الإجراءات غير القانونية من جانب الموظف في نزاع عمالي. يستبعد استبدال المستند الأصلي.

إذا كانت الشركة تستخدم نماذج القوالب ، فيمكنك تدوين ملاحظة في نهاية النص:تم تجميع الشرح شخصيًا باستخدام جهاز كمبيوتر شخصي. تاريخ. التوقيع.

تسجيل التفاصيل الفردية للمذكرة

من أجل توحيد المعلومات والوثائق المرجعية ، يجب إعداد مذكرة توضيحية وتنفيذها وفقًا لمتطلبات GOST 6.30-2003.

تاريخالمذكرة التفسيرية هي تاريخ تجميعها.

نصيجب أن تحتوي الملاحظة التفسيرية على:

وصف الوقائع التي أدت إلى كتابته ؛

الحجج التي تشرح الوضع الحالي.

يجب أن يكون نص الملاحظة مقنعًا ويحتوي على أدلة دامغة.

عند اتخاذ التوقيعاتيشار إلى الموقع والتوقيع الشخصي والأحرف الأولى واللقب.

كما التطبيقاتيمكن الاستشهاد بالوثائق التي تبرر تصرفات المترجم للوثيقة وتؤكد ظروفًا معينة.

وفقًا لهيكل النص ، تختلف الملاحظة التفسيرية عن التقرير من حيث أنها لا تحتوي على استنتاجات ومقترحات (مثال 6).

ملاحظة

إذا كانت الشركة قد طورت ووافقت النماذج القياسيةتستخدم الملاحظات التفسيرية في مواقف مختلفة ، وهذا لا يعني أنه يجب على الموظفين تدوين الملاحظات وفقًا للنماذج المعتمدة. قد تكون الوثيقة غير الرسمية صالحة أيضًا.

مثال 6

رسالة تفسيرية

تطبيق الإجراءات التأديبية
في شكل توبيخ الكسندروفا و.

قسم الموارد البشرية لإصدار أمر.
سمولكين 04/17/2014

مدير شركة ذات مسؤولية محدودة "SV"

أ. سمولكين

رسالة تفسيرية

14.04.2014 № 14

عن التغيب عن العمل

أنا ألكساندروفا إيرينا إيغوريفنا ، محاسب ، كنت غائبًا عن مكان عملي في 14 أبريل 2013 من الساعة 9:00 حتى 15:30 لأسباب شخصية.

ليس لدي مستندات داعمة.

محاسب الكسندروفاأنا. الكسندروفا

التسجيلالإبلاغ ، الخدمة ، الملاحظات التوضيحية

تتمثل إحدى وظائف الخدمة الكتابية للمنظمة في ضمان البحث السريع عن المعلومات الضرورية المتعلقة بالترويج للوثائق المنقولة إلى المنفذ. لإجراء بحث أكثر ملاءمة عن هذه البيانات ، يتم استخدام نماذج تسجيل مختلفة.

التقارير ، الخدمة ، الملاحظات التفسيرية ، وفقًا لغرضها الوظيفي ، هي ناقلات لمعلومات معينة. نظرًا لأن المشكلة الموضحة في الملاحظة تتطلب قرارًا كتابيًا في شكل قرار من رئيس المنظمة أو مسؤول آخر مفوض ، يجب تسجيل المستندات.

تذكر أن هناك ثلاثة أشكال لتسجيل المستندات: مجلة وبطاقة وآلية. يحق للمنظمة اختيار أكثر أشكال التسجيل فعالية وملاءمة.

استمارة تسجيل المجلة -الأكثر شيوعًا ، ولكن ليس مناسبًا دائمًا ، لأن يذهب تسجيل جميع المستندات الموجودة فيه إلى ترتيب زمني، وعند البحث عن مستند معين ، يجب على المتخصص أن يبحث في جميع أوراق المجلة. ومما يزيد من تعقيد البحث عن المعلومات حقيقة أنه يمكن تسجيل وثيقة المبادرة ، على سبيل المثال ، في إحدى المجلات ، والإجابة عليها في مجلة أخرى. لا ينص التشريع على استمارات التسجيل الإلزامية (المجلات). يتم عرض نموذج السجل الموصى به في المثال 7.

مثال 7

جزء من سجل التقارير والمذكرات التفسيرية

تاريخ الوثيقة	رقم التسجيل	نوع المستند، ملخص	من وقع الوثيقة	المنفذ	حيث تم نقلها	إيصال استلام (التوقيع والتاريخ)	علامة على اتجاه المستند في العلبة
07.04.2014	03-10/14	حول السحب من إجازة أمين الصندوق Shvets O.R.	رئيس الموارد البشرية	مفتش قسم الموارد البشرية	قسم الموارد البشرية	سميرنوفا ف. 07.04.2014	في القضية رقم 03-14 سميرنوف 2014/07/04

استمارة تسجيل البطاقةمقارنة بالمجلة فهي أكثر ملاءمة وتكييفًا. تتيح بطاقات التسجيل والتحكم التي تم إنشاؤها عند البحث في المصنف تحسين عملية البحث عن مستند وتقليل وقت عملية التسجيل. الميزة الواضحة لتسجيل البطاقة هي أنه يمكن للعديد من الموظفين التسجيل في نفس الوقت ؛

استمارة التسجيل الآلية (الإلكترونية)يتضمن استخدام برامج خاصة. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بالمستند في بطاقة التسجيل والتحكم الإلكترونية المخزنة في قاعدة البيانات. بالتزامن مع التسجيل ، يمكن طباعة بطاقة التسجيل والتحكم.

عادةً ما تحتوي التقارير والملاحظات التوضيحية على فهرس تسجيل معقد ، تتم صياغته بنفس طريقة فهرس المستند الصادر. يتكون رقم التسجيل من فهرس الحالة وفقًا لمصنفة الحالات (بما في ذلك فهرس الوحدة الهيكلية ورقم الحالة وفقًا لتسمية حالات هذه الوحدة) والرقم التسلسلي للمستند ضمن التقويم عام.

ملاحظة

يجب أن تنعكس قضايا تسجيل ومحاسبة المستندات في المنظمة في تعليمات العمل المكتبي. يجب أن تتضمن التعليمات ما يلي:

1) قائمة بالوثائق غير المسجلة.

2) قائمة بمجموعات الوثائق المسجلة ، بينما يلزم لكل مجموعة الإشارة إلى:

مكان التسجيل؛

وقت وترتيب التسجيل ؛

حكم تكوين رقم التسجيل ؛

الشكل الذي يتم التسجيل به ؛

قائمة التفاصيل التي تم إدخالها في النموذج ، قواعد ملئها ؛

قواعد المحاسبة عن حركة المستندات بعد التسجيل ؛

مبدأ التسجيل (التسجيل الفردي أو المتكرر عند نقل مستند إلى وحدة أخرى) ؛

3) إجراء إعادة استلام الوثيقة في المنظمة (للوثائق الواردة).

شروط تخزين المذكرات ، الخدمة ، المذكرات التفسيرية

يتم تحديد فترات الاستبقاء في قائمة المستندات الأرشيفية الإدارية النموذجية التي تم إنشاؤها في سياق الأنشطة وكالات الحكومة، جثث حكومة محليةوالمنظمات ، التي تشير إلى فترات التخزين ، المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 08.25.2010 رقم 558. وفقًا للقائمة المحددة ، يمكن أن تكون فترات تخزين المذكرات 1 سنة ، 3 سنوات ، 5 سنوات ، 75 سنوات بشكل دائم. يجب الاحتفاظ بالملاحظات التوضيحية بشكل دائم.

نصيحتنا

عند إعداد الملاحظات ، من الضروري الالتزام بأسلوب واحد ، ويجب أن يتوافق النص الرئيسي للوثائق مع قواعد أخلاقيات العمل والمتطلبات المحددة لتصميم المستندات. يتم ترك انطباع غير سار من خلال المستندات التي تم إعدادها وتنفيذها بشكل غير دقيق والتي تحتوي على أخطاء نحوية. لا تتسرع في إرسال المستند إلى المرسل إليه ، ولكن اقرأه بعناية ، وصححه ، إن وجد ، أخطاء قواعديةأو الأخطاء المطبعية.