บันทึกบริการสำหรับการจัดสรรเงินทุน กฎในการออกบันทึกการบริการตาม GOST ข้อกำหนดสำหรับการเขียนและลักษณะที่ปรากฏคืออะไร

บันทึกเป็นเอกสารข้อมูลและอ้างอิงที่ใช้เป็นเครื่องมือภายใน จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ. บันทึกถูกรวบรวมโดยสัมพันธ์กับแผนกเฉพาะขององค์กรหรือพนักงานแต่ละคนเมื่อแผนกอื่นและแผนกโครงสร้างถูกบังคับให้เข้าร่วมในการแก้ปัญหา บันทึกช่วยจำ ต่างจากบันทึกช่วยจำ เป็นวิธีการสื่อสารระหว่างแผนกและพนักงานที่มีสถานะทางการเท่าเทียมกัน แต่ไม่ได้รายงานโดยตรงต่อกัน

วิธีเขียนบันทึกช่วยจำ

บันทึกตามกฎแล้วจะรวบรวมในรูปแบบใด ๆ แต่ต้องมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ชื่อของเอกสาร นั่นคือ "บันทึกข้อตกลง";
• ผู้รับที่มีชื่อเต็มและตำแหน่งในคดี dative;
• ชื่อเรื่องก่อนข้อความของบันทึก - เรื่องของบันทึก;
• ข้อความจริงของบันทึกช่วยจำ ซึ่งอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันและแนะนำตัวเลือกในการแก้ปัญหาหรือแสดงคำขอ
• ตำแหน่งของผู้เขียนบันทึกช่วยจำที่ระบุชื่อเต็มและลายเซ็น
• วันที่ของเอกสารและหมายเลข

ตัวอย่างบันทึกการซื้อคอมพิวเตอร์

บันทึก
05.10.2013 № 2
มอสโก

เกี่ยวกับการซ่อมคอมพิวเตอร์ (เปลี่ยน)

ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่าตั้งแต่วันที่ 20 กันยายน 2013 คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ผู้จัดการฝ่ายขาย Korovko Larisa Ivanovna มักประสบกับความล้มเหลวของซอฟต์แวร์

ในเรื่องนี้ ฉันขอให้คุณซ่อมแซมคอมพิวเตอร์เครื่องนี้หรือเปลี่ยนใหม่

ตัวอย่างหมายเหตุบริการการออกสินค้า

บันทึก
2013-09-20-CN ลงวันที่ 20/09/2556

เกี่ยวกับการออกสินค้า

ฉันขอให้คุณเห็นด้วยกับการถือครองแคมเปญ TM "Voditsa"

วัตถุประสงค์ของการดำเนินการ:

• การเพิ่มขึ้นของยอดขายน้ำผลไม้ของ TM "Voditsa" ในการขายปลีก
• เพิ่มขึ้นในการกระจายตัวเลขและคุณภาพ

ระยะเวลาโปรโมชั่น: ตุลาคม-พฤศจิกายน 2556

ภูมิภาค: Aleksandrovsk, Cheryomushki

ผู้เข้าร่วมกิจกรรม: ผู้ขายร้านค้าปลีก

กลไกการทำงาน: เมื่อสั่งน้ำ Voditsa TM 5 ลิตร จะได้รับน้ำ Voditsa TM 1 ลิตรเป็นของขวัญ

การกระจายรางวัลรวม:
Aleksandrovsk - 400 แพ็ค (แต่ละอัน 1l)
Cheryomushki - 60 แพ็ค (ละ 1l)
ประสิทธิภาพ: ยอดขายที่เพิ่มขึ้นตามแผนคือ 30-40%
ส่วนที่เหลือของผลิตภัณฑ์ที่ไม่ได้ใช้จะถูกส่งคืนไปยังคลังสินค้า

การลงทะเบียนบันทึกจะดำเนินการในรูปแบบ A4 หากองค์กรไม่ดูแลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

“ฝ่ายทรัพยากรบุคคล สถาบันงบประมาณ", 2010, N 6

การร่างและการดำเนินการรายงานและบันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำและบันทึกช่วยจำหมายถึงเอกสารภายในขององค์กรและไม่ใช่เรื่องแปลก ในขณะที่หน่วยงานกำกับดูแลมักจะร้องขอในกรณีที่มีการตรวจสอบ ในเวลาเดียวกันเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลและหัวหน้าแผนกมีคำถามเกี่ยวกับขั้นตอนการรวบรวมและประมวลผลเอกสารเหล่านี้ ในบทความนี้ เราจะพิจารณาบรรทัดฐานที่มีอยู่ในประเด็นนี้ ตลอดจนแนวทางปฏิบัติทั่วไปเกี่ยวกับอนุญาโตตุลาการ

ข้อบังคับทางกฎหมายของการจดทะเบียนอย่างเป็นทางการ

และบันทึกช่วยจำ

ขณะนี้ยังไม่มีกฎหมายบังคับฉบับเดียวซึ่งกำหนดเงื่อนไข ตลอดจนกำหนดขั้นตอนในการรวบรวมและออกบันทึกอย่างเป็นทางการและบันทึกข้อตกลง ในพจนานุกรมย่อประเภทและประเภทเอกสารที่พัฒนาโดย Main Archive, VNIIDAD ในปี 1974 มีการเสนอคำจำกัดความต่อไปนี้ของข้อกำหนดเหล่านี้:

บันทึกข้อตกลง - เอกสารที่ส่งถึงผู้บริหารระบุปัญหาใด ๆ กับข้อสรุปและข้อเสนอของคอมไพเลอร์

บันทึกบริการ - หมายเหตุเกี่ยวกับการปฏิบัติงานใด ๆ ที่ส่งโดยเจ้าหน้าที่คนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง

ตัวจำแนกประเภท All-Russian ของเอกสารการจัดการ OK 011-93 ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 30 ธันวาคม 1993 N 299 (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมเมื่อวันที่ 8 มิถุนายน 2009 ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่า OKUD) มีการกล่าวถึง บันทึกข้อตกลงที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดวินัยแรงงานเท่านั้น (รหัสแบบฟอร์มรวม N 0286041) โดยปกติแล้วหัวหน้าหน่วยจะรวบรวมเพื่อแจ้งให้หัวหน้าองค์กรทราบเกี่ยวกับสถานการณ์และกระตุ้นให้มีการตัดสินใจ

แต่บันทึกช่วยจำนั้นไม่ได้จัดทำขึ้นเฉพาะในกรณีที่ละเมิดวินัยแรงงานเท่านั้น สามารถใช้แจ้งความคืบหน้าหรือผลงาน ความจำเป็นในการจัดหาเงินทุนเพิ่มเติม แรงงานหรือวัสดุ ฯลฯ กล่าวคือ บันทึกช่วยจำให้การเชื่อมโยงในแนวตั้งระหว่างระดับของลำดับชั้นงานและส่งโดยเจ้าหน้าที่ระดับล่างขึ้นไป คน บันทึกดังกล่าวสามารถดำเนินการภายในองค์กรหรือส่งไปยังหน่วยงานระดับสูง

เกี่ยวกับบันทึกช่วยจำ เราสามารถพูดได้ดังนี้: ไม่มีการกล่าวถึงเอกสารดังกล่าวใน OKUD อย่างไรก็ตาม ในหลายข้อบังคับ นิติกรรมการควบคุมกิจกรรมของข้าราชการนั้นเป็นไปตามบันทึกข้อตกลง เนื่องจากไม่มีข้อกำหนดพิเศษสำหรับการออกแบบ เราจึงแนะนำให้จัดรูปแบบในลักษณะเดียวกับรายงาน โดยมีความแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือระบุเจ้าหน้าที่ระดับผู้บริหารระดับเดียวกันเป็นผู้รับ (การติดต่อระหว่างแผนก) . บันทึกช่วยจำส่วนใหญ่มักมีคำถาม คำขอ ข้อเสนอสำหรับการสนับสนุนด้านลอจิสติกส์ ข้อมูล องค์กรและเศรษฐกิจ

จำเป็นต้องพูดเกี่ยวกับเงื่อนไขการจัดเก็บเอกสารประเภทนี้ ตามวรรค 408 และ 413 ของรายการเอกสารการจัดการทั่วไปที่สร้างขึ้นในกิจกรรมขององค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บซึ่งได้รับอนุมัติจาก Federal Archive เมื่อวันที่ 10/06/2000 (แก้ไขเพิ่มเติมเมื่อ 10/27/2003) บริการและบันทึกข้อตกลง จะถูกเก็บไว้เป็นเวลาหนึ่งปี หลังจากนั้นสามารถทำลายได้ในลักษณะที่กฎหมายกำหนด

การจัดทำรายงานและบันทึกช่วยจำ

สำหรับการจัดทำบันทึกหรือบันทึกช่วยจำมีกฎที่กำหนดไว้ใน GOST 6.30-2003 "ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบรวมของเอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดสำหรับการจัดเตรียมเอกสาร" (ต่อไปนี้ - GOST R 6.30-2003) สิ่งแรกที่คุณควรใส่ใจคือเอกสารทำด้วยหัวจดหมาย ข้อกำหนดสำหรับรูปแบบของเอกสารที่กำหนดไว้ในนิกาย 4 GOST R 6.30-2003 โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มีการระบุว่ารูปแบบมาตรฐานสำหรับเอกสารเปล่าคือ A4 (210 x 297 มม.) และ A5 (148 x 210 มม.) สำหรับการผลิตแบบฟอร์มจะใช้กระดาษสีขาวหรือกระดาษสีอ่อน เอกสารแต่ละแผ่นต้องมีระยะขอบอย่างน้อย 10 มม. - ด้านขวา และอย่างน้อย 20 มม. - ซ้าย บน และล่าง

นอกจากนี้ ให้ความสนใจกับองค์ประกอบของรายละเอียดและกฎสำหรับการจัดวางบนแผ่นกระดาษ รายการรายละเอียดที่ใช้ในการจัดเตรียมและการดำเนินการของเอกสารจะแสดงเป็นวินาที 2 GOST R 6.30-2003 สิ่งสำคัญที่สุดและใช้ในการออกแบบบันทึกข้อตกลงอย่างเป็นทางการ ได้แก่

ชื่อของหน่วยโครงสร้าง

ชื่อของประเภทเอกสาร

วันที่ของเอกสาร;

ทะเบียนเลขที่;

ชื่อเรื่องของข้อความ;

ปลายทาง;

ลายเซ็นของคอมไพเลอร์ (ระบุตำแหน่ง);

การอนุมัติเอกสารวีซ่า

ปณิธาน.

หากมีการเขียนบันทึกภายใน (บันทึก) ชื่อของหน่วยโครงสร้าง - ผู้เขียนเอกสารจะแสดงที่มุมซ้ายบน ชื่อของประเภทของเอกสารจะต้องเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ (บันทึก) และวางไว้ตรงกลางหรือจากขอบของขอบด้านซ้าย (ขึ้นอยู่กับวิธีการระบุตำแหน่งส่วนหัวของเอกสาร - เชิงมุมหรือตามยาว) ที่สอง ระยะห่างระหว่างบรรทัด

วันที่และดัชนีของบันทึกย่อจะเขียนในบรรทัดเดียวกัน วันที่เขียนด้วยตัวเลขอารบิก เช่น 02/02/2006 หรือในรูปแบบตัวอักษรและตัวเลข เช่น 2 กุมภาพันธ์ 2549

หมายเลขการลงทะเบียนในบันทึกข้อตกลงภายใน (บริการ) ขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่นำมาใช้ในองค์กร สามารถติดไว้ที่สถานที่รวบรวมหรือที่ใบเสร็จรับเงิน

ตามกฎแล้ว บันทึกช่วยจำและบันทึกช่วยจำจะมีหัวข้อที่เปิดเผยเนื้อหาของเอกสารโดยสังเขป

ข้อความรายงานและบันทึกช่วยจำระบุไว้เป็นคนแรก เอกพจน์("ฉันเสนอ", "ฉันขอ") ในการแก้ปัญหา ข้อมูลจะถูกระบุในลำดับเดียวกัน (เช่น "ฉันสั่ง")

ในข้อความของบันทึกข้อตกลง (อย่างเป็นทางการ) จะแยกความแตกต่างออกเป็นสองส่วน ส่วนแรกรายงานข้อเท็จจริงที่ก่อให้เกิดการร่างเอกสาร และส่วนที่สองระบุข้อสรุป คำขอและข้อเสนอที่เฉพาะเจาะจง หากจำเป็นต้องระบุการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันในข้อความของบันทึกย่อ ทางเลือกที่เป็นไปได้การตัดสินใจซึ่งระบุไว้หลังวรรคแรกและเฉพาะในวรรคที่สามเท่านั้นที่มีการสรุปผลและข้อเสนอสำหรับการดำเนินการเฉพาะที่ส่งมา หากข้อความประกอบด้วยการตัดสินใจ ข้อสรุป ฯลฯ หลายประการ ข้อความนั้นสามารถแบ่งออกเป็นส่วน ส่วนย่อย ย่อหน้า ซึ่งจะมีหมายเลขเป็นตัวเลขอารบิก

นอกจากนี้ ข้อมูลในบันทึกความเข้าใจสามารถนำเสนอในรูปแบบตารางได้ คอลัมน์และแถวของตารางต้องมีส่วนหัวที่แสดงโดยคำนามในกรณีการเสนอชื่อ หัวเรื่องย่อยของคอลัมน์และบรรทัดต้องสอดคล้องกับส่วนหัว หากพิมพ์ตารางมากกว่าหนึ่งหน้า คอลัมน์ของตารางจะต้องมีหมายเลขและพิมพ์เฉพาะตัวเลขของคอลัมน์เหล่านี้ในหน้าต่อไปนี้ สิ่งนี้ระบุไว้ในข้อ 3.20 ของ GOST R 6.30-2003

หากมีการสมัครจะมีการจดบันทึกก่อนที่จะออกลายเซ็น

"ลายเซ็น" ที่จำเป็นรวมถึง: ชื่อของตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร (เต็มถ้าเอกสารไม่ได้ออกในรูปแบบของเอกสารและตัวย่อ - ในเอกสารที่ออกในแบบฟอร์ม); ลายเซ็นส่วนตัว; การถอดรหัสลายเซ็น (ชื่อย่อ, นามสกุล) ได้รับอนุญาตในแอตทริบิวต์ "ลายเซ็น" เพื่อจัดตำแหน่งตำแหน่งของผู้ลงนามในเอกสารให้อยู่ตรงกลาง โดยสัมพันธ์กับบรรทัดที่ยาวที่สุด เมื่อร่างเอกสารบนหัวจดหมายของเจ้าหน้าที่ตำแหน่งของบุคคลนี้ไม่ได้ระบุไว้ในลายเซ็น

บันทึกข้อตกลงภายนอกจัดทำขึ้นในรูปแบบทั่วไปและลงนามโดยหัวหน้าองค์กร ในกรณีนี้จะใช้ชื่อเต็มหรือชื่อย่อขององค์กรหลักตามกฎบัตรขององค์กร ชื่อผู้เขียนองค์กรอยู่ด้านล่าง

หลังจากการพิจารณาบันทึกของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้ว วีซ่าการอนุมัติจะติดอยู่กับบันทึกนั้น รวมถึงลายเซ็นและตำแหน่งของบุคคลที่อนุมัติเอกสาร สำเนาลายมือชื่อ (ชื่อย่อ นามสกุล) และวันที่ลงนาม สำหรับเอกสารที่ต้นฉบับยังคงอยู่กับองค์กร วีซ่าจะติดอยู่ที่ด้านล่างของหน้าสุดท้ายของเอกสารต้นฉบับ สำหรับเอกสารที่ส่งต้นฉบับมาจากองค์กร วีซ่าจะติดอยู่ที่ด้านล่างของด้านหน้าของสำเนา เป็นไปได้ที่จะออกเอกสารวีซ่าในใบอนุมัติแยกต่างหาก การอนุมัติเอกสารทีละแผ่นและการสมัครได้รับอนุญาตตามดุลยพินิจขององค์กร

หากมีความคิดเห็นจะมีการกำหนดไว้ในแผ่นงานแยกต่างหากซึ่งมีการลงนามและแนบมากับเอกสาร

หลังจากตัดสินใจแล้วจะมีการลงมติของหัวหน้าในเอกสาร การลงมติถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการพิจารณาบันทึกข้อตกลง มติที่เขียนในเอกสารโดยเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงชื่อ ชื่อย่อของนักแสดง เนื้อหาของคำสั่ง (ถ้าจำเป็น) วันครบกำหนด ลายเซ็น และวันที่ ได้รับอนุญาตให้ออกความละเอียดในแผ่นงานแยกต่างหาก (ข้อ 3.17 ของ GOST R 6.30-2003)

มายกตัวอย่างบันทึกช่วยจำ

แพทย์หัวหน้าแผนกบัญชี

บันทึกข้อตกลง MLPU N 18

ฉบับที่ 8 ลงวันที่ 3 มิถุนายน 2553 ถึง E. O. Simonov

เกี่ยวกับการจัดสรรเงินทุน

เข้าร่วมสัมมนา

06/23/2010 ศูนย์ฝึกอบรม "Profrazvity" จะจัดสัมมนาเรื่อง

หัวข้อ "ใหม่ในการบัญชีและภาษีอากร" เผย

การเปลี่ยนแปลงล่าสุดในกฎหมายที่จำเป็นสำหรับผู้มีความสามารถ

ดำเนินงานโดยเจ้าหน้าที่บัญชี

ฉันขอให้คุณจัดสรรเงินจำนวน 5680 รูเบิล สำหรับการเยี่ยมชม

การสัมมนาครั้งนี้

ภาคผนวก:

1. โปรแกรมสัมมนา "ใหม่ ด้านบัญชีและภาษีอากร"

2. คำสั่งจ่ายเงินลงวันที่ 06/02/2010 N 56

หัวหน้าฝ่ายบัญชี Krosheina /A. ว. โครเชนิน่า /

ฝ่ายธุรการและเศรษฐกิจ หัวหน้าฝ่ายบริการ

บันทึกการบริการของการสนับสนุนข้อมูล

ตั้งแต่ 27.05.2010 N 24

เกี่ยวกับไฟฟ้าดับ

ในวันศุกร์ที่ 05/28/2010 เวลา 11.00 น. ถึง 13.00 น. ในอาคารสถานประกอบการจะเป็น

กำลังดำเนินการงานไฟฟ้าเกี่ยวกับสิ่งนี้จะดำเนินการ

ไฟฟ้าดับ.

ฉันขอให้คุณใช้มาตรการที่จำเป็นเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล

เกี่ยวกับสื่ออิเล็กทรอนิกส์

หัวหน้า AHO Vetrov /P. อ. เวตรอฟ /

คุณสมบัติของการลงทะเบียนรายงานและบันทึกช่วยจำ

ในสถาบัน บริการสาธารณะ

โดยทั่วไปงานสำนักงานและการดำเนินการรายงานและบันทึกช่วยจำในสถาบันบริการสาธารณะเป็นไปตามกฎที่กำหนดไว้ใน GOST R 6.30-2003 ในเวลาเดียวกัน การดำเนินการทางกฎหมายของแผนกแยกต่างหากอาจกำหนดกรณีของการเตรียมการและคุณลักษณะของการดำเนินการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คำสั่งของกรมศุลกากรแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 18 ตุลาคม 2547 N 160 ได้อนุมัติคำแนะนำมาตรฐานสำหรับการดำเนินการด้านเอกสารและการจัดเก็บเอกสารในหน่วยงานศุลกากร ในวินาที 3.8 แสดงบันทึกย่อสามประเภท - รายงาน, สำนักงาน, คำอธิบาย

บันทึกความเข้าใจเป็นเอกสารที่ส่งถึงผู้บริหารของหน่วยงานศุลกากร หน่วยโครงสร้าง และการแจ้งเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบัน ปรากฏการณ์หรือข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น งานที่ดำเนินการ ซึ่งมีข้อสรุปและข้อเสนอของคอมไพเลอร์ มันถูกจัดทำขึ้นทั้งที่ความคิดริเริ่มของคอมไพเลอร์และตามทิศทางของผู้บริหาร บันทึกข้อตกลงนี้จัดทำขึ้นบนกระดาษ A4 มาตรฐานและมีรายละเอียดพื้นฐานดังต่อไปนี้: ชื่อของหน่วยโครงสร้าง, ผู้รับ, ชื่อประเภทเอกสาร, วันที่, หมายเลข, ชื่อเรื่องของข้อความ, ข้อความ, ลายเซ็น ลำดับของรายละเอียดของบันทึกข้อตกลงระบุไว้ในภาคผนวก 8 ของคำแนะนำแบบจำลอง

บันทึกบริการใช้เพื่อแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในกิจกรรมการจัดการของแผนกโครงสร้างของหน่วยงานศุลกากร (คำขอ การชี้แจงงาน ข้อมูลเกี่ยวกับคำขอ คำชี้แจง ฯลฯ) บันทึกเหล่านี้รวบรวมเฉพาะในประเด็นที่จำเป็นต้องมีหลักฐานเอกสารบังคับ ไม่อนุญาตให้มีการโต้ตอบระหว่างแผนกในประเด็นที่สามารถแก้ไขได้ทันท่วงทีและไม่ต้องใช้เอกสาร

การลงทะเบียนบันทึกช่วยจำดำเนินการในลักษณะเดียวกับบันทึกช่วยจำ

ในนิติกรรมบางอย่าง มีเพียงการกล่าวถึงเอกสารประเภทดังกล่าวเป็นบริการหรือบันทึกอย่างเป็นทางการ เช่น ในคำสั่งงานเอกสารในศาลอนุญาโตตุลาการ สหพันธรัฐรัสเซีย(กรณีแรก อุทธรณ์และ Cassation) อนุมัติโดยคำสั่งของศาลอนุญาโตตุลาการสูงสุดของสหพันธรัฐรัสเซีย ลงวันที่ 25 มีนาคม 2547 N 27 ในกรณีเหล่านี้หากไม่มีคำแนะนำระหว่างหน่วยงานในประเด็นนี้ จำเป็นต้องได้รับคำแนะนำ โดยบรรทัดฐานที่มีผลผูกพันโดยทั่วไป รวมถึง GOST R 6.30-2003

K.V. Shestakova

วารสารผู้เชี่ยวชาญ

“ฝ่ายทรัพยากรบุคคล

สถาบันงบประมาณ"

ลงนามเพื่อพิมพ์

บันทึกช่วยจำเป็นหนึ่งในรูปแบบหลักของการสื่อสารและการสื่อสารอย่างเป็นทางการ มีบทบาทสำคัญในการทำงานขององค์กรใดๆ จำเป็นต้องเข้าใจรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับคำถามว่าเอกสารนี้คืออะไร ตัวอย่างบันทึกควรมีลักษณะอย่างไร วิธีเขียนอย่างถูกต้อง (โดยใช้ตัวอย่างเฉพาะ)

วัตถุประสงค์ของเอกสารประเภทนี้คืออะไร?

บันทึกช่วยจำเป็นบันทึกประเภทหนึ่ง นี่คือเอกสารประเภทข้อมูลและการอ้างอิงที่จำเป็นสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลและการโต้ตอบภายในองค์กรระหว่างแผนก แผนกโครงสร้างระดับการจัดการเดียวกัน (ที่ระดับแนวนอน) นั่นคือถ้าคุณหันไปหาหัวหน้าหรือผู้เชี่ยวชาญของแผนกอื่นจะมีการร่างบันทึกช่วยจำและหากการอุทธรณ์เกิดขึ้นกับหัวหน้าในระดับที่สูงกว่าก็จะใช้บันทึกข้อตกลง ข้อแตกต่างระหว่างพวกเขาคือสิ่งนี้

เอกสารนี้จัดทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรหรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ในกรณีที่คำแถลงด้วยวาจาไม่เพียงพอที่จะแก้ไขปัญหาหรือปัญหาใด ๆ เมื่อต้องมีการจัดทำเอกสารอุทธรณ์
สำหรับผู้เชี่ยวชาญและเจ้าหน้าที่ บันทึกช่วยจำที่เป็นลายลักษณ์อักษรในเวลาที่เหมาะสมอาจเป็นประโยชน์ในแง่ที่ว่าพวกเขาจะพิสูจน์ความพยายามของผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางในการแก้ไขปัญหาเฉพาะ

บันทึกช่วยจำใช้เพื่อการสื่อสารภายในองค์กรธุรกิจเท่านั้น และจำเป็นหากวิธีแก้ปัญหาเฉพาะขึ้นอยู่กับพนักงาน (หัวหน้า) ของแผนกอื่น

ตัวอย่างเช่น เอกสารดังกล่าวรวบรวมไว้สำหรับ:

• ประกาศหรือประกาศข่าวใด ๆ
• เป็นบันทึกย่อสำหรับข้อความหลัก
• ต้องการข้อมูล;
• การออกคำสั่ง หลากหลายชนิด, และอื่น ๆ.

ข้อความประกอบด้วยข้อมูล คำขอ ใบสมัคร ข้อเสนอต่างๆ ในรูปแบบที่กระชับและเข้าใจได้ง่าย

ตามเนื้อผ้า เอกสารจะถูกวาดขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรบนกระดาษ A4 อย่างไรก็ตาม ด้วยการพัฒนาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในบริษัทต่างๆ บันทึกช่วยจำจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ จึงถูกกรอกด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์บนคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีข้อดีหลายประการ เช่น ความสามารถในการพิจารณาปัญหาเฉพาะอย่างทันท่วงทีและไม่ชักช้า

ความสนใจ! เอกสารสามารถเขียนในรูปแบบใดก็ได้เนื่องจากกฎหมายของรัสเซียไม่ได้กำหนดข้อกำหนดบังคับสำหรับการจัดเตรียมหรือการดำเนินการ

รายละเอียดบางอย่างสามารถประดิษฐานอยู่ในกฎของงานสำนักงานขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง แต่ในกรณีใด ๆ เอกสารดังกล่าวจะถูกรวบรวมตามประเภทเดียวกันโดยประมาณ

กฎการเขียนบันทึกช่วยจำ

กฎ "ไม่ได้เขียน" สำหรับการรวบรวมเอกสารประเภทนี้แนะนำให้ปฏิบัติตามแผนต่อไปนี้

1. ที่ด้านบนของแผ่นงาน ใน "ส่วนหัว" ของเอกสาร จำเป็นต้องระบุในกรณีที่ระบุผู้รับที่ส่งข้อความถึง: ตำแหน่ง; ชื่อองค์กร ชื่อเต็ม.
2. ด้านล่างตรงกลางมีการเขียนชื่อ "บันทึกความเข้าใจ" ซึ่งระบุหมายเลขและวันที่รวบรวม
3. ถัดไป ข้อความ อุทธรณ์ข้อมูล จะถูกเขียนโดยตรง ข้อความอาจเริ่มต้นด้วยหัวเรื่องของบันทึกย่อ คอมไพเลอร์อธิบายสถานการณ์ได้ค่อนข้างกระชับ ในตอนท้าย เขาได้ร้องขอ การดำเนินการที่จำเป็นต้องดำเนินการ
4. ด้านล่างเป็นตำแหน่งผู้เรียบเรียง ชื่อเต็ม ลายเซ็นพร้อมสำเนา

เอกสารลงนามโดยพนักงานที่รวบรวม หากหัวหน้าแผนกต้องลงนามในบันทึก ลายเซ็นของพนักงานจะอยู่ที่มุมล่างซ้าย (ในตำแหน่งสำหรับนักแสดง)

ในบางสถานการณ์ ด้วยการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย วีซ่าจะติดอยู่ในหมายเหตุ: นามสกุล ชื่อย่อของชื่อและนามสกุล วันที่และลายเซ็นพร้อมใบรับรองผลการเรียน

ถ้าเราพูดถึงบันทึกช่วยจำใน ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วมันถูกสร้างขึ้นในลักษณะเดียวกันเกือบทั้งหมด ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่จำเป็นต้องกรอก "ส่วนหัว" นั่นคือเพื่อระบุผู้รับ ด้วยการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งองค์กรจะเชื่อมต่อกับเครือข่ายเดียว และการเลือกบุคคลที่เหมาะสมในบรรทัด "หัวเรื่อง" ก็เพียงพอแล้ว นอกจากนี้ ลายเซ็น: ไม่จำเป็นต้องใส่เพราะในระบบการจัดการเอกสาร ลายเซ็นแรกถูกกำหนดให้กับบุคคลเฉพาะ

สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การสร้างโฟลเดอร์เฉพาะบนฮาร์ดไดรฟ์จะเป็นประโยชน์ ซึ่งบันทึกทั้งหมดจะอยู่ใต้หมายเลขประจำเครื่อง

ตัวอย่างการรวบรวมเอกสาร

แสดงใน รูปแบบภาพวิธีเขียนบันทึกช่วยจำให้ถูกต้องเราจะยกตัวอย่างต่อไปนี้

ผู้อำนวยการ OAO "Drevo"
ฟิลิปโปวา I.G.
หัวหน้าฝ่ายผลิต
ผลไม้และผัก
Tretyakova S.B.

บันทึก
22.07.2016 №33

พนักงาน Zholin S.L. และ Kotorsky E.R. ภายใน 2 (สอง) เดือนปฏิบัติตาม หน้าที่ราชการและเติมเต็มบรรทัดฐานการทำงาน บนพื้นฐานนี้ ฉันขอให้คุณให้รางวัลแก่พนักงานของ Zholina S.L. และรางวัลเงินสด Kotorsky E.R. ฉันได้แนบข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับขอบเขตงานที่ดำเนินการโดยพนักงานเหล่านี้

หัวหน้าฝ่ายผลิต
ผลไม้และผัก
Tretyakov S.B.

สรุปได้ว่าเอกสารประเภทนี้คือ ทางที่ดีการสื่อสารอย่างเป็นทางการ แจ้งเพื่อนร่วมงานภายในองค์กร พนักงานแต่ละคนต้องจำไว้ว่าการจดบันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรและจัดทำเป็นเอกสารในเวลาที่เหมาะสมไม่เพียงแต่เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและแนะนำคุณได้ดีในสายตาของผู้บังคับบัญชาของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น แก้ไขปัญหาใดๆ และความเข้าใจผิด

สร้างบันทึกช่วยจำ: วิดีโอ

บันทึกช่วยจำเป็นรูปแบบพิเศษของเอกสารที่ใช้ในสภาพแวดล้อมภายในขององค์กรและทำหน้าที่แก้ปัญหาการผลิตในปัจจุบันได้อย่างรวดเร็ว โดยปกติเอกสารนี้จัดทำขึ้นโดยมีจุดประสงค์เพื่อเสนอข้อเสนอใหม่และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นตลอดจนอนุมัติหรือตกลงในการดำเนินการบางอย่าง

เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้เชี่ยวชาญจะแสดงตัวเองในบันทึกช่วยจำของเขาในธุรกิจของเขา หากพนักงานใช้เอกสารโอนความรับผิดชอบสำหรับการกระทำที่ทำกับบุคคลอื่นหรือบรรเทาตัวเองโดยไม่เสนอวิธีออกจากสถานการณ์คุณควรคิดถึงทักษะและความสามารถทางวิชาชีพของผู้เชี่ยวชาญรายนี้

วัตถุประสงค์และประเภทของเอกสารนี้

บันทึกช่วยจำจะแบ่งตามวัตถุประสงค์และตามระดับความสามารถเข้าถึงได้ง่าย

โดยการนัดหมายนั่นคือ ตามประเภทของข้อมูลที่ให้ไว้เน้นหมายเหตุต่อไปนี้:

• หมายเหตุที่นำไปสู่การตัดสินใจคือคำขอหรือข้อกำหนดในการพิจารณาปัญหาหรือข้อเสนอของผู้เชี่ยวชาญ
• บันทึกข้อมูลเป็นเอกสารประเภทหนึ่งที่มีข้อมูลที่พนักงานต้องการถ่ายทอดไปยังผู้บริหาร
• บันทึกการรายงาน - เอกสารดังกล่าวมักจัดทำขึ้นตามคำร้องขอของผู้บริหารและมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับกระบวนการที่ผ่านมา

ในแง่ของการเข้าถึง นั่นคือ เปิดให้ประชาชนทั่วไป, หมายเหตุคือ:

• เปิด - เอกสารที่มีให้สำหรับพนักงานทั้งหมดหรือส่วนใหญ่ขององค์กร
• ลับ - บันทึกที่มีให้เฉพาะกับคนในวงแคบหรือจำกัด

ในบางกรณี จะมีการแนบบันทึกช่วยจำพร้อมกับบันทึกย่ออื่นๆ อีกจำนวนหนึ่ง ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการออกคำสั่งที่เหมาะสมโดยใช้บันทึกย่อ คำสั่งนั้นก็จะถูกร่างขึ้น และหากปัญหาได้รับการแก้ไขเกี่ยวกับการใช้จ่ายของกองทุนโดยบุคคลที่รับผิดชอบก็จำเป็นต้องมีการจัดทำบันทึกอธิบาย

หากต้องการทราบวัตถุประสงค์ของบันทึกช่วยจำ คุณต้องรู้ว่าในองค์กรขนาดใหญ่ การกำกับดูแลการรวบรวมเอกสารดังกล่าวอาจนำไปสู่การสูญเสียได้ จำนวนมากเวลาตลอดจนงานที่ไม่สอดคล้องกันระหว่างแผนก

บันทึกช่วยจำเป็นวิธีการสื่อสารชนิดหนึ่งระหว่างแผนก โครงสร้าง หรือเวิร์กช็อป โดยปกติแล้วจะเป็นพนักงานหรือหัวหน้าแผนกหนึ่งในนามของหัวหน้าแผนกอื่น

ปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกคือ จำเป็นในการทำงานขององค์กรทั้งหมด หากถูกขัดจังหวะหรือหยุด แสดงว่าองค์กรกำลังดำเนินการอย่างไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายความว่ามีโอกาสสำคัญในการลดผลกำไร และอาจเพิ่มการสูญเสียได้

แบบฟอร์มและเนื้อหา

สำหรับเนื้อหาของบันทึกช่วยจำ ส่วนใหญ่มักจะครอบคลุมประเด็นต่างๆ ประเภทการผลิต, ปัญหาด้านวัสดุหรือทางเทคนิค, ปัญหาด้านเศรษฐกิจ, ตลอดจนประเด็นที่เกี่ยวข้องกับการสนับสนุนข้อมูล

ตัวอย่างง่ายๆ ของการใช้บันทึกช่วยจำคือเครื่องถ่ายเอกสารที่ชำรุดในแผนก พนักงานสามารถใช้บันทึกช่วยจำกับหัวหน้าแผนกวัสดุโดยขอให้จัดสรรเงินสำหรับอุปกรณ์ใหม่ และยังสามารถเขียนบันทึกช่วยจำไปยังแผนกเทคนิคเพื่อขอให้แก้ไขเครื่องถ่ายเอกสารที่มีอยู่

ในแบบของตัวเอง แบบฟอร์มบันทึกช่วยจำไม่มีมาตรฐานที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป อย่างไรก็ตามแต่ละองค์กรและยิ่งไปกว่านั้นแต่ละแผนกก็มีมาตรฐานในการเขียนบันทึกช่วยจำซึ่งพนักงานของแผนกนี้ควรปฏิบัติตาม

ตัวอย่างการเขียนบันทึกช่วยจำแสดงอยู่ด้านล่าง

หัวหน้าแผนกบัญชี ___________________

บันทึก
ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการแยกย่อยของเครื่องพิมพ์ในแผนกการตลาด ฉันขอให้คุณจัดสรร _____ rubles เข้าบัญชีธนาคารเพื่อซื้ออุปกรณ์ใหม่

ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด: ________________________________.

« »__________ 2016

การเขียนบันทึกช่วยจำรูปแบบนี้อาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร ดังนั้นคุณจึงไม่ควรปฏิบัติตามอย่างไม่ต้องสงสัย

หากคุณยังไม่ได้ลงทะเบียนองค์กร งั้น ง่ายที่สุดทำกับ บริการออนไลน์ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดได้ฟรี: หากคุณมีองค์กรอยู่แล้ว และคุณกำลังคิดว่าจะอำนวยความสะดวกและทำให้การบัญชีและการรายงานเป็นไปโดยอัตโนมัติได้อย่างไร บริการออนไลน์ต่อไปนี้จะช่วยคุณได้ ซึ่งจะเข้ามาแทนที่นักบัญชีโดยสมบูรณ์ ในองค์กรของคุณและประหยัดเงินและเวลาได้มาก การรายงานทั้งหมดถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ลงนามด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และส่งทางออนไลน์โดยอัตโนมัติ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ประกอบการรายบุคคลหรือ LLC ในระบบภาษีแบบง่าย UTII, PSN, TS, OSNO
ทุกอย่างเกิดขึ้นได้ในไม่กี่คลิก โดยไม่ต้องรอคิวและเครียด ลองแล้วจะติดใจมันง่ายแค่ไหน!

กฎสำหรับการออกแบบที่มีความสามารถ

เริ่มบันทึก อธิบายปัญหาหรือสถานการณ์. จำเป็นต้องเน้นว่าเหตุผลในการเขียนบันทึกย่อคืออะไร หลังจากนั้น คุณต้องระบุคำตอบที่คาดว่าจะได้รับจากการอุทธรณ์นี้ ตั้งชื่อคำขอที่แน่นอน และจำนวนเงินที่คาดว่าจะได้รับหากจำเป็น

ลายเซ็นในเอกสารนี้เป็นผู้จดบันทึก บ่อยครั้งที่มีการลงนามโดยหัวหน้าแผนก

หากบริษัทต้องการก็ให้ลงลายมือชื่อไว้ ติดวีซ่าของบุคคลที่มีความสนใจในการร้องขอนี้ ชื่อย่อ นามสกุล ลายเซ็นและวันที่แสดงไว้ ในบางกรณี ตำแหน่งจะถูกเพิ่ม วีซ่าเป็นการยินยอมของบุคคลที่มีเนื้อหาในบันทึกช่วยจำ

ถ้าจำเป็นเพื่อให้สามารถอ้างถึงบันทึกที่เตรียมไว้นั้นจะต้องลงทะเบียนที่องค์กร

การเขียนบันทึกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

เป็นไปได้ที่จะจัดทำเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หากองค์กรยอมรับแบบฟอร์มดังกล่าวซึ่งควรระบุไว้ในองค์กร ในกรณีนี้ นี่คือข้อได้เปรียบที่ไม่อาจปฏิเสธได้ขององค์กร เนื่องจากการส่งข้อความนั้นง่ายขึ้น และเวลาสำหรับการพิจารณาจะลดลงอย่างมาก

คุณจำเป็นต้องรู้ว่าการเขียนโน้ตในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นไม่แตกต่างจากเทมเพลตกระดาษมากนัก

ความแตกต่างเล็กน้อยของบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ถือได้ว่าไม่มีชื่อผู้รับ มันถูกเขียนในแถบที่อยู่ หากโน้ตถูกส่งไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่งคุณต้องเขียนชื่อและนามสกุลของเขาในหัวเรื่อง

ลายเซ็นของแผนกมักจะถูกแทรกโดยอัตโนมัติเมื่อส่งจดหมายทางอีเมล ซึ่งสามารถประหยัดเวลาในการเขียนได้อย่างมาก

เมื่อส่งบันทึกคุณต้องขอ อ่านการแจ้งเตือนตัวอักษร นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อเป็นหลักฐานในหลาย ๆ กรณีที่คุณส่งบันทึกช่วยจำในช่วงเวลาหนึ่ง

ความแตกต่างบางประการของการร่าง

แม้ว่าบันทึกช่วยจำจะเป็นเอกสารที่ยอมรับโดยทั่วไปซึ่งไม่มีมาตรฐานที่แน่นอน แต่ในการเตรียมบันทึกนั้นมีคุณสมบัติต่างๆ ที่เกิดขึ้น ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการเขียนบันทึก เราจะพูดถึงคุณสมบัติเหล่านี้ด้านล่าง

สำหรับการซื้อ

บันทึกช่วยจำสำหรับการซื้อกิจการเขียนในนามของหัวหน้าแผนกหนึ่งๆ

ในตัวเธอ ระบุสิ่งที่ต้องซื้อ ในปริมาณเท่าใด และเพื่อวัตถุประสงค์ใด

ต่อพนักงาน

บันทึกช่วยจำที่เขียนถึงพนักงานคนใดคนหนึ่งคือบันทึกช่วยจำ

มันถูกร่างขึ้นตามกฎทั้งหมดที่มีความแตกต่างเพียงอย่างเดียว: บันทึกข้อตกลงเขียนจากพนักงานระดับล่างถึงหัวหน้าระดับสูง

เพื่อทดแทนสินค้าคงคลังเก่า

คุณสมบัติของเอกสารดังกล่าวคือจำเป็นต้องระบุเหตุผลทั้งหมดในการเปลี่ยนอุปกรณ์ดังกล่าวเพื่อให้พิจารณาว่าเหมาะสมและดำเนินการขอเปลี่ยน

สำหรับโบนัส

หมายเหตุจะต้องระบุเหตุผลทั้งหมดที่สามารถจ่ายโบนัสได้ อาจเป็นการทำงานล่วงเวลา งานจำนวนมาก หรืองานลาพักร้อน

เกี่ยวกับการขึ้นค่าแรง

ในบันทึกย่อนี้ คุณต้องระบุรายการที่เกี่ยวข้องกับการเพิ่มขึ้นที่เป็นไปได้ นี่อาจเป็นการเพิ่มความรับผิดชอบ คุณภาพของงาน การให้บริการเพิ่มเติม

เกี่ยวกับการชำระน้อยไป

ในบันทึกดังกล่าว คุณต้องระบุจำนวนเงินที่ไม่ได้จ่ายเพิ่มด้วยเหตุผลบางประการ สาเหตุที่เป็นไปได้ควรทำเครื่องหมายด้วย บางทีมันก็คุ้มค่าที่จะสั่งจ่ายซึ่งมีความผิดอยู่เบื้องหลังการไม่ชำระเงิน

เกี่ยวกับการแตกหัก

เมื่อเขียนบันทึกการเสีย คุณจะต้องตั้งชื่ออุปกรณ์ที่เสียและระบุว่ามีการเสียประเภทใด และเกี่ยวข้องกับอุปกรณ์ที่ล้มเหลว

เกี่ยวกับการไม่จัดเตรียมหรือโอนเอกสาร

ก่อนอื่นคุณต้องระบุชื่อของเอกสารรวมถึงกรอบเวลาที่ต้องส่งเอกสาร

ดังนั้น เมื่อสังเกตความแตกต่างเหล่านี้ คุณสามารถเขียนบันทึกช่วยจำได้อย่างถูกต้อง ซึ่งจะช่วยในการแก้ไขปัญหาที่สำคัญ

ความสำคัญของเอกสาร

เพื่อเห็นคุณค่าของบันทึกช่วยจำ ควรทำความเข้าใจว่าเอกสารประเภทนี้ ช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่สำคัญมากมายระหว่างแผนก การหยุดทำงาน

เพื่อที่จะ การบัญชีบันทึกช่วยจำก็มีบทบาทสำคัญ เช่นเดียวกับการเก็บภาษี เนื่องจากสิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาทางการเงินที่ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษและปฏิบัติตามความแตกต่างเพียงเล็กน้อย

บันทึกช่วยจำก็เช่นกัน รูปแบบการปฏิเสธที่มีประสิทธิภาพในสิ่งใด เอกสารนี้หมายความถึง ขาดอย่างสมบูรณ์เสียงเชิงลบ การวิจารณ์เป็นไปได้ แต่ไม่ควรมุ่งไปที่บุคคลหรือแผนกเดียว

ดังนั้นบันทึกช่วยจำจึงเป็นเครื่องมือสากลในการแก้ปัญหามากมาย เอกสารที่ร่างขึ้นอย่างถูกต้องจะช่วยให้มั่นใจได้ว่างานขององค์กรจะมีประสิทธิภาพและเกิดผล

ตัวอย่างการทำงานกับบันทึกช่วยจำใน ระบบอิเล็กทรอนิกส์การไหลของเอกสารถูกนำเสนอในวิดีโอต่อไปนี้:

เมื่อมองแวบแรก ดูเหมือนว่าไม่มีความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญระหว่างบริการ บันทึกและคำอธิบาย เนื่องจาก เอกสารเหล่านี้มีวัตถุประสงค์ที่คล้ายคลึงกัน - ทั้งหมดเป็นข้อมูลในลักษณะที่ให้ข้อมูล อย่างไรก็ตาม เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่แตกต่างกันซึ่งมีเนื้อหา การกำหนดเป้าหมาย และวัตถุประสงค์ในการรวบรวมแตกต่างกัน นอกจากนี้ยังไม่มีคำแนะนำ แต่เป็นข้อมูลที่แจ้งให้ผู้รับทำการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับปัญหาที่อยู่ระหว่างการพิจารณา

อะไรคือคุณสมบัติของบริการ บันทึก บันทึกย่อ คำอธิบาย? วิธีการจัดเรียงเอกสารแต่ละฉบับบนกระดาษอย่างถูกต้อง? เราจะพยายามตอบคำถามเหล่านี้และคำถามอื่นๆ จากมุมมองเชิงปฏิบัติ

บันทึกข้อตกลง

บันทึกข้อตกลง(รหัส 0286041 ตาม OKUD) เป็นข้อมูลและเอกสารอ้างอิงที่ส่งถึงหัวหน้า หัวหน้าแผนก ผู้มีอำนาจอื่นๆ โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับประเด็นต่างๆ เกี่ยวกับข้อสรุปและข้อเสนอของผู้เรียบเรียง และมีเป้าหมายเพื่อส่งเสริมให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจบางอย่าง

ไม่มีคำจำกัดความของ "บันทึกข้อตกลง" เป็นแนวคิดอิสระในกฎหมาย

บันทึกข้อตกลงนี้จัดทำขึ้นทั้งจากคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจาของผู้จัดการ และตามความคิดริเริ่มของพนักงานเอง (เช่น ในกรณีที่จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อแก้ไขปัญหาด้านการผลิตหรือเศรษฐกิจ สู่ผู้บริหารระดับสูง) ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารดังกล่าว คุณสามารถทำข้อเสนอเพื่อปรับปรุงด้านเทคนิคของกระบวนการผลิต แสดงความไม่เห็นด้วยกับการตัดสินใจของผู้จัดการระดับสูง และแสดงมุมมองของคุณในกรณีที่เกิดความขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน ดังนั้น เมื่อเตรียมบันทึกข้อตกลง สิ่งสำคัญอันดับแรกสำหรับผู้เขียนคือต้องกำหนดจุดยืนของตนในลักษณะที่เข้าถึงได้ จากนั้นจึงให้ข้อโต้แย้งที่น่าเชื่อถือตามที่เห็นสมควร

ประเภทของบันทึกช่วยจำ

• สำหรับความคิดริเริ่ม;
• ข้อมูล;
• การรายงาน

ความคิดริเริ่มบันทึกข้อตกลงจัดทำขึ้นเพื่อกระตุ้นให้ผู้รับตัดสินใจตัดสินใจดังนั้นข้อความในบันทึกย่อระบุข้อเท็จจริงประกอบด้วยข้อเสนอคำแนะนำหรือข้อสรุปเฉพาะ

ข้อมูลมีการรวบรวมบันทึกข้อตกลงเป็นประจำและมีข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียด ผลลัพธ์ หรือวิธีการปฏิบัติงาน

การรายงานบันทึกข้อตกลงแจ้งความสมบูรณ์ของงาน ระยะการดำเนินการ การปฏิบัติตามคำสั่ง คำสั่ง ฯลฯ

ขึ้นอยู่กับ จากผู้รับรายงานแบ่งออกเป็น:

• ภายนอก;
• ภายใน.

บันทึกภายนอกจ่าหน้าถึงหัวหน้าของสถาบันใดสถาบันหนึ่งซึ่งเขียนขึ้นบนหัวจดหมายทั่วไปขององค์กร ลงนามโดยหัวหน้าและมักจะมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ชื่อบริษัท;
• วันที่;
• ดัชนี;
• สถานที่รวบรวม;
• ผู้รับ;
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความ;
• ลายเซ็นของผู้จัดการ
• ชื่อศิลปิน หมายเลขโทรศัพท์

บันทึกข้อตกลงภายนอกถูกส่งไปยังหัวหน้าองค์กรหลัก (ตัวอย่างที่ 1)

ตัวอย่างที่ 1

บันทึกภายนอก

บันทึกข้อตกลง

10.02.2014 № 12/05-14

ในการดึงดูดเพิ่มเติม

ทรัพยากรแรงงาน

เรียน Andrei Vasilyevich!

เนื่องจากขาดผู้สมัครในขั้นตอนของการก่อตัวของเครื่องมือการบริหารสำหรับสาขาในมอสโก จึงจำเป็นต้องดึงดูดทรัพยากรแรงงานจากแหล่งเพิ่มเติมภายใน 14.04.2014 การสัมภาษณ์ผู้สมัครใหม่ควรจัดขึ้นภายใน 21.04.2014

การชำระค่าบริการเพิ่มเติมจะเป็นไปตามข้อ 4.5 ของสัญญาบริการฉบับที่ 04/56 ลงวันที่ 14 กุมภาพันธ์ 2557

หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล เซเมนอฟใน. เซเมนอฟ

กรณีที่ 03-13

Odintsov 10.02.2014

บันทึกข้อตกลงภายในส่งนอกสถาบันเช่นไปยังองค์กรที่สูงขึ้นซึ่งวาดขึ้นบนกระดาษ A4 มาตรฐาน แต่ระบุรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดซึ่งเป็นไปตาม GOST 6.30-2003 "ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดในการจัดทำเอกสาร” (ตัวอย่างที่ 2)

รายละเอียดบังคับของบันทึกภายในรวมถึง:

• ชื่อของหน่วยโครงสร้าง
• ชื่อประเภทเอกสาร (MEMORY);
• วันที่;
• การลงทะเบียน (หมายเลขขาออก);
• ชื่อเรื่องของข้อความ;
• ข้อความ;
• เครื่องหมายบนใบสมัคร (ถ้ามี)
• ปลายทาง;
• ลายเซ็นของคอมไพเลอร์ (ระบุตำแหน่ง, ชื่อย่อ, นามสกุล)

ตัวอย่าง 2

บันทึกข้อตกลงภายใน

บันทึกข้อตกลง

07.04.2014 № 6

เกี่ยวกับการขาดงานที่มอบหมายโดยผู้จัดการ

ฝ่ายขาย

ฉันขอแจ้งให้ทราบว่าวันนี้ 07.04.2014 ผู้จัดการฝ่ายขาย Valentina Ivanovna Petrova ไม่อยู่ที่ที่ทำงานตลอดทั้งวันตั้งแต่ 10.00 น. ถึง 18.30 น.

ไม่มีข้อมูลหรือเอกสารยืนยันความถูกต้องของสาเหตุของการขาด V.I. Petrova

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดที่ฉันเสนอให้ยกเลิก Petrov V.I. สำหรับการเดิน.

หัวหน้าฝ่ายขาย Ignatievโอเอ Ignatiev

กรณีหมายเลข 02-10

Sidorova 07.04.2014

การลงทะเบียนรายละเอียดของรายงาน

ในการทำบันทึกข้อตกลง จะใช้ทั้งเชิงมุม (ตัวอย่างที่ 3) และการจัดเรียงตามยาวของรายละเอียดของส่วนหัว (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่างที่ 3

การจัดเรียงรายละเอียดเชิงมุมในบันทึกข้อตกลง

ชื่อ

หน่วยโครงสร้างปลายทาง

บันทึกข้อตกลง

______________ № ________

หัวข้อ

ตัวอย่างที่ 4

การเรียงตามยาวของรายละเอียดในบันทึกข้อตกลง

ชื่อของหน่วยโครงสร้าง

บันทึกข้อตกลง

_____________ № _________

หัวข้อ

ชื่อประเภทเอกสารเขียนด้วยอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ (MEMORY) และสามารถอยู่ตรงกลางหรือจากขอบของระยะขอบด้านซ้าย

วันที่และ ห้องบันทึกช่วยจำเขียนเป็นบรรทัดเดียว วันที่เขียนด้วยตัวเลขอารบิก ( 21.04.2014 ) หรือตัวอักษรและตัวเลข ( 21 เมษายน 2014.).

บันทึก

วันที่บันทึกข้อตกลงภายนอกคือวันที่ได้รับอนุมัติและส่งไปยังผู้รับ วันที่ของบันทึกภายใน - วันที่รวบรวมและลงนาม

ทะเบียนเลขที่ในบันทึกภายในจะติดอยู่ ณ สถานที่รวบรวมหรือที่ใบเสร็จรับเงิน - ขึ้นอยู่กับระบบการลงทะเบียนเอกสารที่ทำงานในองค์กร

หากผู้มีส่วนได้เสียพิจารณาบันทึกข้อตกลงให้แนบ อนุมัติวีซ่าและหลังจากตัดสินใจแล้ว ปณิธานผู้นำ.

การลงมติถือเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการพิจารณาบันทึกข้อตกลง

บันทึก

มติของหัวหน้าซึ่งพิจารณาบันทึกข้อตกลงภายในจะเป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินการใด ๆ การออกเอกสารการจัดงาน

หัวข้อข้อความสั้น ๆ อธิบายเนื้อหาของเอกสาร เป็นสูตรตาม กฎทั่วไปการรวบรวมหัวข้อสำหรับเอกสาร: การใช้คำบุพบท o/oและกริยานามในกรณีบุพบท เช่น เกี่ยวกับการขาดงาน Lazarenko O.O.

ข้อความบันทึกข้อตกลงประกอบด้วยสองหรือสามส่วนความหมาย:

• ในครั้งแรก - การสืบเสาะชิ้นส่วน- ระบุเหตุผล ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดการเขียน
• ในวินาที - ส่วนวิเคราะห์- มีการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันและแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้
• ในที่สาม - ส่วนสรุป- มีข้อสรุปและข้อเสนอสำหรับการดำเนินการเฉพาะที่จำเป็นต้องดำเนินการตามความเห็นของผู้ร่าง

ส่วนที่สองของบันทึกข้อตกลงอาจหายไป ในกรณีนี้ ข้อความในบันทึกความเข้าใจประกอบด้วยเหตุผล ข้อสรุปและข้อเสนอของผู้เรียบเรียง

หากบันทึกข้อตกลงมีสิ่งที่แนบมาด้วย ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับแอปพลิเคชันเสร็จสิ้นก่อนลงนาม

เครื่องหมายแสดงการมีอยู่ของแอปพลิเคชันที่มีชื่ออยู่ในข้อความของบันทึกย่อนั้นถูกวาดขึ้นดังนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 1 ฉบับ

หากโน้ตมีแอปพลิเคชันที่ไม่มีชื่ออยู่ในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่น และสำเนา

ภาคผนวก: ข้อบังคับเกี่ยวกับแผนกสินเชื่อภูมิภาคสำหรับ 5 หน้า ใน 1 ฉบับ

บันทึกภายใน เข้าสู่ระบบคอมไพเลอร์ (หากนำเสนอต่อหัวหน้าหน่วย) และหัวหน้าหน่วย (หากนำเสนอต่อหัวหน้าองค์กร) บันทึกภายนอก ป้ายหัวหน้าองค์กร

บันทึก

หากบันทึกข้อตกลงเป็นสองหน้าขึ้นไป หน้าที่สองและหน้าถัดไปจะต้องระบุหมายเลข หมายเลขประจำเครื่องจะอยู่ที่ด้านขวาของขอบด้านบนของหน้าเป็นตัวเลขอารบิก

บันทึก

บันทึกเป็นรายงานประเภทหนึ่ง นี่คือข้อความข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในการปฏิบัติงานของโครงสร้างการจัดการที่ทันสมัยที่สุด ระดับต่างๆและรูปแบบองค์กรและกฎหมาย บันทึกช่วยจำให้การเชื่อมโยงโดยตรงระหว่างออบเจ็กต์การจัดการในระดับแนวนอน

ยังไงซะ

บันทึกช่วยจำคือเอกสารที่ไม่มีสถานะเป็นทางการ ไม่มีอยู่ใน OKUD

บันทึกช่วยจำจัดทำขึ้นในสถานการณ์ที่หลากหลาย เป้าหมายมาตรฐานสำหรับเอกสารนี้รวมถึง:

• ขอข้อมูล;
• การออกคำสั่ง;
• มาพร้อมกับข้อความอื่น (หมายเหตุประกอบ);
• ประกาศ (ประกาศ).

ข้อความในบันทึกช่วยจำประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลในการเตรียมการในรูปแบบของข้อเสนอ คำขอ การสมัคร นี่อาจเป็นข้อมูลเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวของพนักงาน การประชุม การเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมองค์กรของบริษัท ฯลฯ บันทึกช่วยจำจะถูกวาดขึ้นบนกระดาษ A4 มาตรฐาน

บันทึกช่วยจำนี้ลงนามโดยผู้เชี่ยวชาญหรือหัวหน้าแผนก วันที่ของบันทึกคือวันที่รวบรวมและลงนาม

กฎหมายไม่ได้กำหนดข้อกำหนดที่เข้มงวดสำหรับการจัดเตรียมและการดำเนินการบันทึกช่วยจำ ดังนั้น ขั้นตอนในการดำเนินการโดยคำนึงถึงลักษณะเฉพาะขององค์กร ควรได้รับการแก้ไขในกฎหมายท้องถิ่น เช่น ในคำแนะนำการทำงานในสำนักงาน . รูปแบบบันทึกช่วยจำควรมีจุดประสงค์เพื่อทำให้กระบวนการสื่อสารภายในง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

ตัวอย่างบันทึกถูกนำเสนอในตัวอย่างที่ 5 .

ตัวอย่างที่ 5

บันทึก

ในวันเสาร์ที่ 04/19/2557 เวลา 9:00 น. - 16:00 น. ฝ่ายบุคคลของ Sever LLC จะดำเนินการติดตั้งเพื่อติดตั้งสัญญาณเตือน

ฉันขอให้คุณอนุญาตการเข้าถึงการปฏิบัติงานให้กับพนักงานของบริษัท Energoset ดังต่อไปนี้:

1. สิมากิน ไอ.พี.

2. Ivanov P.N.

หัวหน้า AHO Sviridovเอ็น.เอ็น. Sviridov

กรณีหมายเลข 02-14

อิลลิน 16.04.2014

หมายเหตุอธิบาย

หมายเหตุอธิบาย- เป็นเอกสารภายในที่อธิบายเหตุผลของการกระทำ ข้อเท็จจริง เหตุการณ์ เหตุการณ์ใดๆ ที่รวบรวมโดยพนักงานขององค์กรและส่งไปยังเจ้าหน้าที่ระดับสูง

ตามส่วนแรกของศิลปะ 193 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียก่อนการสมัคร การลงโทษทางวินัยนายจ้างต้องขอคำอธิบายเป็นลายลักษณ์อักษรจากลูกจ้าง พนักงานรายงานเหตุผลและสถานการณ์สำหรับการกระทำความผิดทางวินัยในบันทึกอธิบาย จากคำอธิบายประกอบ ผู้จัดการตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินการทางวินัยกับพนักงาน นอกจากนี้ เอกสารนี้เป็นหนึ่งในเหตุผลในการประเมินความรุนแรงของการประพฤติมิชอบและสถานการณ์ที่นายจ้างได้กระทำความผิด

ใน OKUD OK 011-93 มีการกล่าวถึงเอกสารนี้เพียงครั้งเดียว - บันทึกคำอธิบายเกี่ยวกับการละเมิดวินัยแรงงาน (รหัส 0286091) ซึ่งเป็นของคลาส 0286000 "เอกสารสำหรับการดำเนินการลงโทษทางวินัย"

ประเภทของคำอธิบายและคุณสมบัติต่างๆ

• สำหรับผู้ที่รวบรวมเพื่อชี้แจงข้อกำหนดบางอย่างของงานที่ทำ (โครงการ, รายงาน, การพัฒนา);
• ร่างขึ้นในกรณีของสถานการณ์ปกติ การละเมิดวินัย การประพฤติมิชอบ ฯลฯ

พนักงานเขียนบันทึกอธิบายด้วยมือในสำเนาเดียวบนกระดาษ A4 มาตรฐานและส่งถึงบุคคลที่ร้องขอ นอกจากนี้ยังสามารถพิมพ์บนคอมพิวเตอร์โดยใช้รูปแบบลายฉลุที่องค์กรนำไปใช้ รูปแบบของคำอธิบายและวิธีการดำเนินการ (เขียนด้วยลายมือหรือบนคอมพิวเตอร์) ไม่ได้รับการแก้ไขอย่างถูกกฎหมาย

บันทึกอธิบายสามารถร่างขึ้นโดยหน่วยโครงสร้างหรือเจ้าหน้าที่เฉพาะ

หมายเหตุเป็นหลักฐาน

นายจ้างโดยกำหนดให้ลูกจ้างเขียนบันทึกอธิบายด้วยมือ จึงปกป้องตนเองจากการกระทำที่ผิดกฎหมายของลูกจ้างในข้อพิพาทแรงงาน ไม่รวมการแทนที่ของเอกสารต้นฉบับ

หากบริษัทใช้แบบฟอร์มเทมเพลต คุณสามารถจดบันทึกได้ที่ส่วนท้ายของข้อความ:คำอธิบายถูกรวบรวมเป็นการส่วนตัวโดยใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล วันที่. ลายเซ็น.

การลงทะเบียนรายละเอียดรายบุคคลของบันทึกข้อตกลง

ในการรวมข้อมูลและเอกสารอ้างอิงเข้าด้วยกัน ควรมีการเขียนบันทึกอธิบายและดำเนินการตามข้อกำหนดของ GOST 6.30-2003

วันที่คำอธิบายคือวันที่รวบรวม

ข้อความหมายเหตุอธิบายต้องมี:

คำอธิบายของข้อเท็จจริงที่ก่อให้เกิดการเขียน;

อาร์กิวเมนต์ที่อธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน

ข้อความในบันทึกย่อต้องน่าเชื่อถือและมีหลักฐานที่หักล้างไม่ได้

เมื่อทำ ลายเซ็นมีการระบุตำแหน่ง ลายเซ็นส่วนตัว ชื่อย่อ และนามสกุล

เนื่องจาก แอปพลิเคชั่นเอกสารสามารถอ้างถึงเพื่อพิสูจน์การกระทำของผู้ริเริ่มเอกสารและยืนยันสถานการณ์บางอย่าง

ตามโครงสร้างของข้อความ หมายเหตุอธิบายแตกต่างจากรายงานตรงที่ไม่มีข้อสรุปและข้อเสนอ (ตัวอย่างที่ 6)

บันทึก

หากบริษัทได้พัฒนาและอนุมัติ แบบฟอร์มมาตรฐานคำอธิบายที่ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ไม่ได้หมายความว่าพนักงานต้องจัดทำบันทึกตามแบบฟอร์มที่ได้รับอนุมัติ เอกสารที่ไม่เป็นทางการก็อาจถูกต้องเช่นกัน

ตัวอย่างที่ 6

หมายเหตุอธิบาย

ดำเนินการทางวินัย
ในรูปแบบของการตำหนิ Alexandrova AND.AND

ฝ่าย HR ออกคำสั่ง
Smolkin 04/17/2014

ผู้อำนวยการ LLC "SV"

เอ.วี. สมอลกิน

หมายเหตุอธิบาย

14.04.2014 № 14

เกี่ยวกับ ขาดงาน

ฉัน Aleksandrova Irina Igorevna นักบัญชีไม่อยู่ที่ทำงานในวันที่ 14 เมษายน 2013 เวลา 9:00 ถึง 15:30 น. เนื่องจากเหตุผลส่วนตัว

ฉันไม่มีเอกสารประกอบ

นักบัญชี อเล็กซานโดรวาครั้งที่สอง อเล็กซานโดรวา

การลงทะเบียนการรายงาน การบริการ หมายเหตุอธิบาย

หนึ่งในหน้าที่ของบริการธุรการขององค์กรคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นที่เกี่ยวข้องกับการส่งเสริมเอกสารที่โอนไปยังผู้ดำเนินการทันที เพื่อความสะดวกในการค้นหาข้อมูลนี้ จะมีการใช้แบบฟอร์มการลงทะเบียนต่างๆ

การรายงาน บริการ บันทึกคำอธิบาย ตามวัตถุประสงค์การใช้งาน เป็นผู้ให้ข้อมูลบางอย่าง เนื่องจากปัญหาที่กำหนดไว้ในบันทึกย่อต้องมีการตัดสินใจเป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบของการลงมติของหัวหน้าองค์กรหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจอื่น ๆ เอกสารจึงต้องลงทะเบียน

จำได้ว่ามีการลงทะเบียนเอกสารสามรูปแบบ: นิตยสาร การ์ด และระบบอัตโนมัติ. องค์กรมีสิทธิ์เลือกรูปแบบการลงทะเบียนที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมที่สุด

▪ แบบลงทะเบียนวารสาร -ธรรมดาที่สุดแต่ไม่สะดวกเสมอไปเพราะ การลงทะเบียนของเอกสารทั้งหมดในนั้นไปที่ ลำดับเวลาและเมื่อค้นหาเอกสารใดเอกสารหนึ่ง ผู้เชี่ยวชาญจะต้องตรวจดูแผ่นงานวารสารทั้งหมด การค้นหาข้อมูลมีความซับซ้อนมากขึ้นเนื่องจากสามารถลงทะเบียนเอกสารความคิดริเริ่มได้ ตัวอย่างเช่นในวารสารหนึ่งและคำตอบในวารสารอื่น แบบฟอร์มการลงทะเบียนบังคับ (นิตยสาร) ไม่ได้จัดทำโดยกฎหมาย แบบฟอร์มบันทึกที่แนะนำจะแสดงในตัวอย่างที่ 7

ตัวอย่าง 7

ส่วนของทะเบียนรายงานและบันทึกอธิบาย

วันที่เอกสาร	ทะเบียนเลขที่	ประเภทเอกสาร, สรุป	ใครลงนามในเอกสาร	เพชฌฆาต	โอนที่ไหน	ใบเสร็จรับเงิน (ลายเซ็น, วันที่)	เครื่องหมายตามทิศทางของเอกสารในคดี
07.04.2014	03-10/14	เกี่ยวกับการเรียกคืนจากการลาพักร้อนของแคชเชียร์ Shvets O.R.	หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล	ผู้ตรวจการฝ่ายทรัพยากรบุคคล	ฝ่ายทรัพยากรบุคคล	สมีร์โนวา วี.เอ. 07.04.2014	กรณีที่ 03-14 Smirnov 04/07/2014

▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนบัตรเมื่อเทียบกับนิตยสารสะดวกและดัดแปลง บัตรลงทะเบียนและควบคุมเอกสารที่สร้างขึ้นเมื่อค้นหาในตัวแยกประเภททำให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการค้นหาเอกสารและลดเวลาของขั้นตอนการลงทะเบียน ข้อได้เปรียบที่ชัดเจนของการลงทะเบียนบัตรคือพนักงานหลายคนสามารถลงทะเบียนได้พร้อมกัน

▪ แบบฟอร์มลงทะเบียนอัตโนมัติ (อิเล็กทรอนิกส์)เกี่ยวข้องกับการใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจะถูกป้อนลงในการลงทะเบียนอิเล็กทรอนิกส์และการ์ดควบคุมที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล พร้อมกันกับการลงทะเบียน สามารถพิมพ์บัตรลงทะเบียนและบัตรควบคุมได้

โดยทั่วไป รายงานและคำอธิบายประกอบด้วยดัชนีการลงทะเบียนที่ซับซ้อน ซึ่งกำหนดขึ้นในลักษณะเดียวกับดัชนีของเอกสารขาออก หมายเลขทะเบียนประกอบด้วยดัชนีของคดีตามศัพท์ของคดี (รวมถึงดัชนีของหน่วยโครงสร้างและหมายเลขของคดีตามศัพท์ของคดีของหน่วยนี้) และหมายเลขซีเรียลของเอกสารภายในปฏิทิน ปี.

บันทึก

ปัญหาการลงทะเบียนและการบัญชีของเอกสารในองค์กรควรสะท้อนให้เห็นในคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงาน คำแนะนำควรรวมถึง:

1) รายการเอกสารที่ไม่ได้จดทะเบียน

2) รายชื่อกลุ่มเอกสารที่ลงทะเบียนในขณะที่แต่ละกลุ่มจำเป็นต้องระบุ:

สถานที่ลงทะเบียน;

เวลาและลำดับของการลงทะเบียน

กฎสำหรับการสร้างหมายเลขทะเบียน

แบบฟอร์มการลงทะเบียน;

รายการรายละเอียดที่ป้อนในแบบฟอร์มกฎสำหรับการกรอก

กฎการบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสารหลังการลงทะเบียน

หลักการลงทะเบียน (การลงทะเบียนครั้งเดียวหรือซ้ำเมื่อโอนเอกสารไปยังหน่วยงานอื่น)

3) ขั้นตอนการรับเอกสารใหม่ในองค์กร (สำหรับเอกสารขาเข้า)

เงื่อนไขการจัดเก็บบันทึกข้อตกลง บริการ บันทึกคำอธิบาย

ระยะเวลาเก็บรักษาถูกกำหนดไว้ในรายการเอกสารการจัดการเอกสารทั่วไปที่สร้างขึ้นในระหว่างกิจกรรม เจ้าหน้าที่รัฐบาล, ร่างกาย รัฐบาลท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บซึ่งได้รับอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 08.25.2010 ฉบับที่ 558 ตามรายการที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บบันทึกสามารถเป็น 1 ปี 3 ปี 5 ปี 75 ปี อย่างถาวร ควรเก็บบันทึกอธิบายไว้อย่างถาวร

คำแนะนำของเรา

เมื่อเตรียมบันทึกย่อจำเป็นต้องยึดถือรูปแบบเดียวและข้อความหลักของเอกสารต้องเป็นไปตามกฎจริยธรรมทางธุรกิจและข้อกำหนดที่กำหนดไว้สำหรับการออกแบบเอกสาร ความประทับใจที่ไม่พึงประสงค์เกิดขึ้นจากการวาดและดำเนินการเอกสารที่ไม่ถูกต้องโดยมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ อย่ารีบส่งเอกสารให้ผู้รับ แต่อ่านให้ละเอียด แก้ไข หากมี ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือพิมพ์ผิด