Exemplu de tabel de personal cu numele angajaților. Exemplu de completare a aranjamentului de personal. Frecvența perioadelor de pregătire și păstrare a documentelor

Se numește aranjamentul standard tipul documentației de lucru, creat de șefii organizațiilor pentru desfășurarea comodă a afacerilor.

Se mai numește uneori înlocuire cu normă întreagă. Conține informații detaliate despre personalul întreprinderii, alături de funcții înalte.

Ce este

În tabelul de personal se generează informații cu privire la posturile ocupate aprobate de tabelul de personal, inclusiv numele de familie, prenumele și patronimele angajaților, precum și salariile exacte ale acestora.

Acest document are și următoarele denumiri: înlocuitori de personal și liste. Legea nu impune o contabilitate obligatorie, care trebuie ținută de departamentul de resurse umane.

Aranjamentul de personal este într-un mod convenabil evidența personalului. Șeful organizației are dreptul de a nu crea documentul în cauză nu este pedepsit pentru aceasta.

Conform reglementărilor, nu există o formă aprobată a listei de personal, prin urmare, este elaborată de organizație în sine. Când îl creează, de obicei folosesc formularul T-3.

Se folosește la întocmirea tabelului de personal, dar numai pentru primul document este prevăzută prezența coloanelor suplimentare. Aceste coloane înregistrează informații despre angajații care dețin anumite funcții.

Aceste secțiuni includ nume de familie, prenume, patronimime, categorii de angajați care afectează cuantumul salariilor, prezența unui grup de persoane cu dizabilități, informații despre concedii și alte informații.

Categoria muncitorilor este indicator important atunci când se calculează salariile, de exemplu, pentru un pensionar și un student, acesta va diferi semnificativ. Caracteristicile enumerate mai sus ajută la întocmirea rapoartelor transmise managerului sau la menținerea statisticilor pe teme semnificative.

Aceste informații pot fi necesare de către Fondul de pensii al Federației Ruse, biroul militar de înregistrare și înrolare, companiile de asigurări și alte departamente. Înlocuirea regulată oferă transferul prompt al datelor la cererea anumitor organizații.

Dar funcția principală a documentului în cauză este posibila urmărire a posturilor vacante, determinând nevoia întreprinderii de forta de munca, calculul personalului de către angajații companiei. Aceasta include, de asemenea, angajarea de noi lucrători în organizație, inclusiv angajarea cu fracțiune de normă.

Formarea personalului este cea mai potrivită pentru organizațiile în care personalul este în continuă schimbare. O astfel de listă servește ca un mecanism excelent în stabilirea unui sistem de personal într-o întreprindere.

Dacă există un post vacant, angajatul responsabil cu problemele legate de personal utilizează informațiile din tabelul de personal pentru a determina angajații capabili să îndeplinească sarcinile de serviciu în postul vacant.

Norme legislative nu prevăd înregistrarea înlocuirii personalului, inclusiv regulile de completare, dar angajatorii, atunci când creează acest document, trebuie să respecte anumite reglementări.

Ordinul Rostechnadzor nr. 372 din 30 mai 2008 conține recomandări privind regulile de întocmire şi completare a aranjamentelor de personal. Paragrafele de mai sus, unde puteți afla și despre principalele subsecțiuni, listează informatiile necesare , inclusiv posturi de angajați apți pentru îndeplinirea sarcinilor de înlocuire.

Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558, adoptat la 25 august 2010, conține informații privind personalul și documentația standard de management aprobată care permite activitate economică o anumită organizare.

Instructiuni directe pentru completarea legislatiei listei de personal nu se instaleaza. Șeful întreprinderii, dacă este necesar, aprobă el însuși metodele de formare această listă pe baza necesităților unei liste de informații despre angajați sau în conformitate cu reglementările industriei, sub rezerva creării acestora.

Nevoia de utilizare

De obicei, tabelul de personal conține doar numele posturilor și numărul de angajați, spre deosebire de aranjamentul, care este format de la bun început în funcție de numele personalului care lucrează.

Prin urmare, în acest document devine posibilă, sub formă de tabel, să se înscrie cantitate mare de informații, ceea ce înseamnă îndeplinirea sarcinilor corespunzătoare. Sarcinile posibile care trebuie îndeplinite includ:

• calcularea posturilor vacante disponibile;
• determinarea frecventei de actualizare a personalului de lucru;
• identificarea posturilor cu fracțiune de normă;
• calculul salariaților care se află în situație de invaliditate sau pensie pentru raportare la manager, precum și la Fondul de pensii.

Folosind lista de personal, puteți vedea o imagine detaliată a nivelurilor salariale ale tuturor angajaților. Acest lucru permite simplificați sarcina de salarizare, dacă angajatul are un anumit rang, clasă, stimulente suplimentare pentru orice realizări în serviciu, conditii speciale desfasurarea activitatilor de munca.

Un alt tabel de personal vă permite să înregistrați informații privind concediile, acordând atenție disponibilității acestora, deoarece anumiți angajați au dreptul la concediu. de mai multe ori pe an. Acest lucru se aplică lucrătorilor cu program de lucru neregulat și condiții de muncă periculoase.

Conform înlocuirii regulate, angajatorii pot destul de ușor și pentru timp scurt furnizați date despre forța de muncă, inclusiv numărul real, posturile disponibile, categoriile preferențiale de lucrători și salariile. Un scop important al listei de personal este să generarea de rapoarte destul de rapidă Pentru autoritatea fiscală, Fondul de pensii sau Centrul de locuri de muncă.

Diferențele în conținutul lor sunt acceptabile în tabelul și lista de personal. Datorită aranjamentului de personal, managerul are capacitatea de a controla aproape toate activitățile companiei.

Se numește programul document optional creat pentru a menține rutina de lucru. Este format sub orice formă și întocmit de un funcționar al departamentului de personal. Inlocuirea regulata se executa in conformitate cu forma stabilita si direct de catre un angajat autorizat.

În ciuda faptului că Legea Muncii Federația Rusă nu reglementează cerințele obligatorii pentru întocmirea unei liste de personal, documentul specificat este important, când responsabilitățile de muncă ale personalului sunt repartizate pe funcție, și nu după denumirile muncii prestate.

Scopurile compilarii

În ciuda faptului că înlocuirea personalului și programul întreprinderii sunt similare între ele, ele diferă în continuare ca scop:

1. Rolul programului este de a aproba numărul de salariați, în funcție de volumul sarcinilor de lucru, și de a le desființa conform schemei ierarhice elaborate.
2. Aranjamentul este de natură informațională și servește ca o simplificare în elaborarea rapoartelor planificate, inclusiv urmărirea schimbărilor de personal sau a prezenței în întreprindere a lucrătorilor care aparțin categoriei preferențiale.

Diferențele în exemple

Personalul este format din 10 difuzoare standard, exprimând date esențiale despre angajați, începând cu titlurile postului și terminând cu cuantumul remunerației.

Aranjamentul, fata de documentul anterior, consta in mai multe sau mai multe coloane, unde puteți vedea informații despre informațiile personale ale angajaților, comenzile de acordare a concediului de maternitate, transferul pe un alt post cu fracțiune de normă și alte date.

Documentul de introducere a personalului în 1C este prezentat în instrucțiuni.

Caracteristici pentru 2018

Din 2018, structura de personal va continua să fie creată conform graficului, ținând cont de unele nuanțe pentru subsecțiuni suplimentare în care se introduc datele relevante despre angajați.

O cerință obligatorie va fi să se indice în acest document numele departamentelor, funcțiile și numele angajaților, precum și posturile vacante. Se va putea nota în note tipul de angajare a lucrătorilor: permanent, temporar, principal sau part-time.

Înlocuirea personalului format este permisă atât pe hârtie, cât și pe suport electronic sub formă de dosar.

De obicei, întocmirea acestui document este responsabilitatea inspector HR. Acest angajat este cel care trebuie să aibă informațiile necesare cu privire la acceptarea și mișcarea fondurilor de lucru ale întreprinderii.

Semnătură, aprobare, termen de valabilitate

Dacă stocarea înlocuirii regulate este efectuată pe suport electronic, nu este necesară semnătura. Prin urmare, și aprobarea acestui document este nu este necesar.

Aranjamentul de personal este creat pentru contabilitatea internă în organizație. Vă permite să prezentați clar o imagine completă a personalului care lucrează, inclusiv disponibilitatea posturilor vacante.

Conform Ordinului Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558, documentele de management de arhivă generate pentru procesul de lucru la întreprinderi, inclusiv aranjamentele de personal, trebuie să fie stocate. de 75 de ani.

Astfel, importanta principala a inlocuirii personalului este calcularea prompta a numarului de posturi vacante disponibile, lista curenta a salariatilor incadrati, precum si analiza salariilor aprobate.

Cum să aranjezi personalul? Răspunsul la întrebare este în videoclip.

Lista posturilor de înlocuire din tabelul de personal poate fi o aplicație sau un element. Este necesar să se introducă noi poziții, concomitent cu desființarea celor vechi.

FIȘIERE

Două moduri de a înlocui posturile din tabelul de personal

Tabelul de personal poate fi modificat în două moduri:

1. Puteți introduce un nou tabel de personal care diferă de cel vechi.
2. Puteți emite o comandă asupra activității principale indicând modificările necesare. Apoi, titlul documentului poate suna ca „Ordin de modificare a tabelului de personal”.

În prima opțiune, numărul de înregistrare ShR ar trebui să fie următorul. Totodată, este necesară susţinerea acestuia cu o comandă înregistrată în jurnalul de comenzi ale principalelor activităţi ale instituţiei.

Ca bază, înregistrează, de exemplu, îmbunătățirea activităților unei unități structurale sau eliminarea dublării funcțiilor angajaților individuali. Managerul are dreptul de a alege singur baza, principalul lucru este că este suficient de puternică. Poti atasa calcule de planificare economica de la departamentul HR.

Temei juridic

Declarația este utilizată în domeniul sănătății și este reglementată prin Ordinul Ministerului Sănătății nr. 999, care a fost emis la 11 octombrie 1982 și, de asemenea, publicat într-o nouă ediție la 16 octombrie 2001. În ciuda „vârstei” sale, legalitatea documentului nu și-a pierdut forța și relevanța.

Important! În partea de sus a listei de posturi de înlocuire din tabelul de personal, trebuie plasat un link către acest ordin.

La înlocuire se recomandă să se face referire la Ordinul Ministerului Sănătății nr. 1183n din 20 decembrie 2012 cu completări în anul 2014. Se numește „Ordin de aprobare a Nomenclatorului de funcții lucrătorii medicaliși lucrători din domeniul farmaceutic”. Anexa la acesta enumeră toate cuvintele denumirilor tuturor posturilor disponibile pentru lucrătorii din domeniul sănătății.

Poate fi certificat de șefii de divizii (departamente)

Contabilitatea personalului, introducerea și desființarea posturilor pot fi efectuate fie direct de către angajator, fie de către șeful unui departament separat. Dar pentru o astfel de formă descentralizată de evidență a personalului, veți avea nevoie de hârtie care să precizeze clar că șeful de departament are dreptul de a acționa în numele angajatorului. Pentru a face acest lucru, trebuie să existe un Regulament cu privire la sucursală și o împuternicire sau alte forme de documente care să ateste acest drept.

Despre limite

În cazul în care o instituție trebuie să înlocuiască posturi din cauza necesităților de producție sau din alte motive imperioase, șeful organizației are dreptul de a publica o listă a posturilor de înlocuire în tabelul de personal. Dar există puncte fundamental importante:

• toate rearanjamentele și înlocuirile nu trebuie să depășească sumele aprobate în fondul de compensare a lucrătorilor (acesta condiție importantă, nu ar trebui introduse posturi noi tocmai așa va necesita numeroase justificări);
• posturile nou introduse trebuie enumerate și descrise în nomenclatorul posturilor (ar fi util să se verifice nomenclatorul și salariile cerute la completarea documentului);
• nu pot fi înlocuite posturile care au fost adăugate la tabloul de personal exact conform lucrărilor efectuate.

Termenele limită

Documentul poate intra în vigoare cel mult o dată la 1 an. Procedura de acceptare a hârtiei în mod corespunzător se poate face anual, dacă este necesar. Deși aceasta este considerată o măsură temporară până când se efectuează modificări complete la tabelul de personal sau se semnează unul nou cu o listă stabilită a posturilor efectiv utilizate.

Deși comenzile pentru principalele activități sunt păstrate pe toată durata funcționării instituției, declarațiile au o „durată de valabilitate” de 12 luni și sunt reemis periodic. Acest lucru se întâmplă înainte ca fiecare nouă ediție să fie lansată. masa de personal.

Ceea ce este cuprins în document

Declarația constă dintr-un antet cu următoarele date:

• prescris prin ordin;
• o indicație a numărului de cerere la tabelul de personal;
• data;
• numele complet al organizației.

După partea introductivă există un tabel simplu de trei coloane cu următorul conținut:

1. Număr de serie.
2. Numele posturilor care sunt incluse în standardele de personal, dar care nu sunt în tabelul de personal.
3. Informații despre posturile care se află în tabelul de personal (dar nu sunt prevăzute de regulamente).

La finalul lucrării se pune semnătura șefului organizației sau diviziei individuale (dacă are dreptul să o facă).

Exemple de permutări

Pentru ca fondul de salarii să rămână neschimbat, la înlocuirea posturilor este necesar să se țină cont de salariul acestora și să se coreleze cifra rezultată cu cea anterioară. Dacă un document este generat în orice program, atunci aceste calcule sunt efectuate automat.

Important! Dacă postul care urmează să fie înlocuit este vacant la momentul întocmirii documentului, atunci nu este necesară nicio pregătire.

Dacă este ocupat, atunci, în conformitate cu legea, angajatul care îndeplinește atribuțiile acestei poziții trebuie să fie anunțat în scris despre schimbările viitoare cu cel puțin 2 luni înainte.
Angajatul trebuie să-și exprime consimțământul scris cu privire la acțiunile conducerii. Dacă demisionează, atunci trebuie plătită indemnizația de concediere și toate aspectele acestei proceduri sunt respectate.

Daca salariul prevazut al postului inlocuit nu este mare, atunci se reduce si alegerea posturilor pentru care poate fi inlocuit.

Dar există situații în care, de exemplu, două posturi de asistent medical sunt „unite” într-o poziție de medic generalist. Astfel de schimbări de personal sunt, de asemenea, posibile.

Principalul lucru este că este oportun și în concordanță cu opinia conducerii în această chestiune (principala inițiativă cu „transformarea” ar trebui să provină din aceasta).

Interesant este că situația cu înlocuirea posturilor este posibilă doar în sectorul sănătății. La întreprinderile din alte domenii, o revizuire completă a tabloului de personal, desființarea separată și introducerea de noi posturi prin ordine speciale privind modificările în tabloul de personal pare mai potrivită.

Pentru a afla ce profesii există și cât primesc angajații care lucrează în ele, trebuie să te uiți la tabelul de personal. Acest document este unul dintre cele principale la întreprindere fixează nu numai salariul, ci și numărul de angajați necesar activității. Datorită importanței documentului, tabelul de personal pentru anul 2019 este întocmit în conformitate cu toate regulile.

Tabelul de personal în formularul T-3 este un act normativ local care stabilește structura organizatorică a întreprinderii.

Precum si o lista a profesiilor existente in companie, cu indicarea numarului de persoane necesare activitatii. De fapt, documentul constă în întregime dintr-un tabel în care datele sunt grupate pe departamente.

Salariul se reflectă în acesta pentru o lună calendaristică, defalcat pe părțile sale componente. Pe baza acestor indicatori se determină cheltuielile companiei pentru atragerea forței de muncă angajate, se întocmesc diverse planuri și se iau cele mai importante decizii în domeniul managementului companiei.

Tabelul de personal este utilizat pentru a ghida introducerea datelor în angajați - acest acord trebuie să conțină numele profesiei angajatului, corespunzător tabelului de personal aprobat strict, precum și o anumită sumă de salariu.

Pe baza acestui document, un specialist de personal poate determina și disponibilitatea posturilor vacante. Pentru a face acest lucru, ei trebuie să compare informațiile din tabelul de personal cu numărul real de lucrători angajați. Dacă este nevoie la întreprindere, inspectorul de personal depune o cerere la serviciul de ocupare a forței de muncă.

Atenţie! Legislația nu consacră acest act local ca parte a standardelor obligatorii pe care trebuie să le aibă fiecare companie. Cu toate acestea, dacă întreprinderea decide să efectueze procedurile stabilite de stat (de exemplu, concedierea din cauza reducerii personalului), atunci masa de personal trebuie să existe.

În plus, alte acte locale ale companiei pot prevedea prezența sa obligatorie în companie. În primul rând, acest lucru se aplică lor. Și, de asemenea, necesitatea existenței unui tablou de personal la întreprindere poate fi stabilită printr-o referire la acesta în contractul de muncă cu angajatul.

În același timp, fiecare manager ar trebui să-și amintească că compania sa poate fi trasă la răspundere nu pentru lipsa unui tablou de personal, ci pentru execuția incorectă a acestuia.

SRL și antreprenor individual – cine ar trebui să alcătuiască personalul?

Codul Muncii al Federației Ruse privind reglementarea conditii obligatorii stabilește necesitatea conformării profesiei specificate în contract și a salariului corespunzător cu datele din tabloul de personal al entității comerciale.

Din aceasta putem concluziona că o companie sau un antreprenor trebuie să aibă un tablou de personal dacă au contracte de muncă.

Astfel, dacă un antreprenor individual lucrează independent fără a angaja angajați, nu ar trebui să întocmească un tabel de personal. De asemenea, angajarea artiștilor interpreți sau executanți în baza unor contracte civile nu va necesita executarea acestui act local.

SRL și alte forme de organizare persoană juridică care au cel puțin un acord cu directorul companiei ar trebui să elaboreze și să utilizeze deja un tabel de personal.

Crearea unui tablou de personal în companii este încredințată în principal specialiștilor firmei de personal, care desfășoară o serie de activități de determinare a costurilor cu forța de muncă pentru fiecare profesie specificată în prezentul act. Pe baza cercetărilor obținute se determină numărul necesar de angajați pentru ca întreprinderea să își poată desfășura activitățile.

Dacă numărul de angajați la întreprindere este nesemnificativ, această responsabilitate poate fi atribuită unui contabil, economist, avocat sau managerului însuși.

Cerințe pentru documente

Legea nu impune reguli speciale privind graficul de personal, cu excepția faptului că funcția sau profesia specificată în aceasta trebuie să corespundă posturilor și profesiilor pe care angajatorul le scrie în contractele de muncă încheiate cu fiecare salariat.

• Se recomandă să respectați formularul de angajare stabilit de Rosstat (formular T-3).
• Actul local trebuie aprobat prin ordin al managerului.
• Este permisă întocmirea unui tabel de personal pe mai multe foi, dar nu este necesară dantelă și sigilarea acestora cu semnătură și sigiliu. Puteți fixa pur și simplu foile cu o agrafă.
• În unele situații, profesiile reflectate în tabelul de personal trebuie să corespundă neapărat directoarelor de profesii și posturi, iar pe lângă denumire, codurile acestora trebuie să se reflecte și în documente (De exemplu, prezența unor profesii cu factori periculoși și nocivi) .
• Prezența unui sigiliu al companiei pe masa de personal nu este obligatorie.
• Când schimbați tabelul de personal, dacă acestea sunt minore, puteți pur și simplu să emiteți o comandă pentru aceste ajustări și să lăsați personalul ca atare.

Apoi, introduceți numărul tabelului de personal curent. Acesta trebuie atribuit în funcție de numărul de documente care au fost utilizate anterior în acest an. Data la care a fost întocmit acest program este scrisă alături.

Urmează data de la care documentul intră în vigoare. Poate fi similar cu data compilării sau poate apărea mai târziu. Cu toate acestea, este inacceptabil ca data de începere a acțiunii să fie mai devreme decât ziua emiterii documentului.

În dreapta acestui câmp există coloane în care sunt înregistrate informații despre ordinul care a aprobat documentul (numărul și data acestuia), precum și numărul total de unități de personal din acesta.

Documentul în sine arată ca un tabel mare.

Conta tabele „Diviziunea structurală” trebuie să conțină denumirea departamentului, conform celor elaborate structura organizatorica. În cazul în care, alături de desemnarea scrisă a catedrei, se înscrie și o desemnare digitală, aceasta trebuie indicată în coloana următoare.

De regulă, codul este format din numere sau din primele litere ale numelui departamentului. Cu toate acestea, dacă compania are mai multe sucursale sau divizii separate, atunci codul departamentului poate include și denumirea orașului, codul regiunii etc.

ÎN coloana „Poziție” Este necesar să se noteze numele posturilor care sunt prezente în companie. Este foarte important să aranjați structura documentului în așa fel încât după indicarea numelui departamentului în coloana anterioară, pozițiile incluse în acesta să fie enumerate într-o coloană.

Este recomandat să utilizați directorul OKPDTR atunci când specificați titlurile posturilor. Dar pentru companiile comerciale această regulă nu este obligatorie. În același timp instituţiile bugetare sunt obligați să introducă posturi în tabelul de personal numai din acest director și, în plus, să indice gradul sau clasa angajatului.

Important! O societate comercială este obligată să indice rangul și clasa acelor posturi care sunt clasificate ca dăunătoare sau periculoase. Acest fapt este important la stabilirea vechimii preferențiale și a perioadei de pensionare anticipată.

ÎN coloana „Numărul de unități de personal” se înscrie numărul de angajaţi care trebuie angajaţi pentru acest post. Dacă prevede și admiterea lucrătorilor cu fracțiune de normă, atunci numărul acestora este scris într-o expresie fracțională corespunzătoare mărimii ratei plătite - de exemplu, 0,5.

ÎN coloana „Suma salariului” se înregistrează salariul pe care salariatul îl va primi în timpul lucrului în acest post. Trebuie reținut că exact același salariu este înscris în contractul de muncă cu angajatul.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare:

• Dacă întreprinderea sau o anumită poziție a adoptat o formă de plată la bucată, atunci această coloană înregistrează suma câștigurilor obținute prin înmulțirea tarifului cu volumul de produse create pe lună.
• Dacă salariile pe oră au fost introduse pentru această poziție, atunci în această coloană puteți înregistra valoarea salariilor pe oră. După aceasta, în același rând, dar în coloana „Notă”, trebuie să indicați „Salariu orar” și, de asemenea, să faceți o referire la documentul administrativ care a stabilit această caracteristică.

Ceea ce urmează sunt mai multe coloane, unite printr-un singur subtitlu „Adăugări”. Aici trebuie să înregistrați informații despre diverse plăți de stimulare, dacă există și stabilite prin Regulamentul privind salariile, Regulamentul cu privire la bonusuri sau alte acte interne. Mărimea primei poate fi scrisă nu numai ca sumă fixă, ci și ca procent, coeficient etc.

Fondul total de salarii pentru acest post este înregistrat în coloana „Total”. Se calculează prin înmulțirea salariului cu numărul de posturi de personal.

ÎN coloana „Notă” trebuie introduse diverse note explicative. De exemplu, dacă la momentul înregistrării unui nou tabel de personal există un post vacant pentru orice post, atunci acest fapt trebuie reflectat în această coloană.

Documentul se completează prin numărarea și indicarea numărului total de unități de personal și a fondului total de salarii.

După aceasta, documentul completat trebuie să fie semnat de contabilul-șef și de ofițerul de personal responsabil cu executarea acestuia.

Procedura de aprobare a tabloului de personal

Pasul 1. Dezvoltați documentul

În primul rând, este necesar să se identifice toate nevoile de personal ale organizației și să se întocmească un formular de personal propus pentru a fi luat în considerare.

Dacă societatea acceptă ca în fiecare an să înceapă din nou numerotarea tuturor documentelor semnificative, atunci numerotarea tabelului de personal se poate face după același principiu. În plus, acest lucru va fi cel mai potrivit dacă modificările în tabelul de personal în fiecare an sunt masive - acest lucru va elimina un număr mare de documente în viitor.

Atenţie! Dacă se introduce un nou tabel de personal, atunci este indicat să se includă în acesta o clauză privind anularea celui vechi, care a ghidat până la acel moment serviciul de personal.

Pasul 3. Familiarizați angajații companiei cu documentul acceptat

Toți angajații angajați de companie trebuie să fie familiarizați cu reglementările locale în vigoare care afectează activitățile de muncă. Acest document nu afectează direct activitatea de muncă și, potrivit lui Rostrud, nu este necesară familiarizarea angajaților cu el.

Atenţie! Dacă în contractul de muncă sau contract colectiv Salariul angajaților se stabilește pe baza tabelului de personal aprobat de companie, de aceea este imperativ ca toți angajații să fie familiarizați cu acesta. Pentru aceasta puteți folosi.

Procedura de efectuare a modificărilor în tabloul de personal

Acest document trebuie să rămână actual în orice moment. Întrucât personalul este solicitat periodic în timpul controalelor organisme guvernamentale, este necesar să se facă modificări în timp util.

Procedura de modificare a tabelului de personal va depinde direct de câte modificări trebuie reflectate în document:

• Dacă ei număr mare, atunci este mai ușor să anulați complet vechiul tabel de personal și să puneți în aplicare un nou document care ia în considerare toate modificările necesare.
• Dacă numărul de modificări care trebuie făcute la tabelul de personal este mic, atunci cel mai bine este ca angajatul responsabil să întocmească un ordin pentru a face modificări la tabelul de personal.

De obicei, puteți identifica următoarele situații în care trebuie să faceți modificări unui document:

• Crearea de noi departamente sau divizii;
• Organizarea de noi posturi;
• Schimbarea titlurilor posturilor existente;
• Modificări ale salariilor sau ratelor angajaților;
• Închiderea unui departament, divizie, unitate de personal.

Dacă o modificare a personalului implică o modificare a condițiilor de muncă ale angajatului (modificare a salariului, a funcției etc.), atunci este imperativ să obțineți în prealabil acordul scris al acestuia. Și după punerea în aplicare a noului document, se întocmește un acord suplimentar la contract cu angajatul, care ia în considerare toate modificările efectuate.

Noua comandă trebuie introdusă tuturor acei angajați care se vor implica apoi în pregătirea documentelor necesare. De asemenea, puteți adăuga la lista de familiarizare acei angajați care vor fi direct afectați de modificările efectuate.

Dacă ordinul introduce noi poziții, atunci trebuie să indicați numele acestora, precum și câte unități de personal sunt organizate. Acest document se adoptă imediat dacă nu afectează interesele vreunuia dintre angajații deja angajați.

Atenţie! Dacă numărul de unități este în curs de reducere, atunci în documentul întocmit trebuie să notați numele, numărul de unități de personal retras și data intrării în vigoare a ordinului. Trebuie amintit că procesul de reducere este un proces îndelungat în care este necesară sesizarea în timp util atât a angajaților înșiși, cât și a autorităților competente.

Perioada de preaviz poate fi de 2-3 luni, în funcție de numărul de persoane disponibilizate. De asemenea, legea stabilește tipurile de angajați care nu pot fi disponibilizați.

Frecvența perioadelor de pregătire și păstrare a documentelor

De regulă, tabelul de personal este întocmit pentru o perioadă de un an și este valabil pe toată această perioadă. Cu toate acestea, dacă organizația este mică, iar mișcările personalului în ea apar foarte rar, acest document poate fi adoptat cu câțiva ani înainte.

După efectuarea modificărilor în tabloul de personal, documentul anterior își încetează valabilitatea și își pierde puterea juridică. Cu toate acestea, trebuie să fie stocat la întreprindere pentru o perioadă în plus, prin urmare, ca de obicei, verificările afectează mai multe perioade anterioare. Și aceasta este de obicei până la 2-3 ani.

Atenţie! Există o regulă conform căreia un tabel de personal nevalid trebuie păstrat în arhivă cel puțin încă 3 ani de la data expirării. Aceeași regulă se aplică documentelor utilizate pentru a face modificări în tabelul de personal.

Tabelul de personal este un act de reglementare intern al unei organizații care simplifică semnificativ menținerea evidențelor personalului. Deși legislația actuală nu obligă angajatorii să completeze acest document, acesta este, de regulă, aprobat în etapa de creare a companiei. Înregistrează întreaga structură de personal a organizației, componența și numărul de angajați, precum și statul de plată lunar.

În conformitate cu Codul Muncii, nu este deloc necesar să existe un tablou de personal. Dacă se dorește, angajatorul are dreptul de a lucra fără el, inclusiv denumirile posturilor și sumele salariale din contractele de muncă și comenzile de angajare a angajaților. Astfel de documente vor fi reglementări interne cu drepturi depline și niciun inspector nu va avea întrebări în acest sens. Dar nu totul este atât de simplu cu acest document: din cuprins Articolul 15 din Codul Muncii al Federației Ruseși părțile a doua Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse rezultă că dacă termenii contractului de muncă prevăd că functia muncii angajatul urmează să lucreze pentru o anumită poziție, o astfel de poziție trebuie să corespundă SHR. Prin urmare, trebuie să existe un program în organizație. Asumarea unui post de către un angajat în absența funcției sale în „personal” este considerată o încălcare a legislației muncii, pentru care răspunderea administrativă este impusă în temeiul Artă. 5.27 Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse RF. Prin urmare, să petrecem destul de mult timp pe acest material și să ne uităm la cum arată tabelul de personal mai detaliat.

De ce să alcătuiești un „personal”

În primul rând, documentul este necesar pentru planificare. În esență, personalul structurează întreaga companie și ierarhia din cadrul acesteia. Documentul arată câte departamente există în organizație, ce organele de conducere sunt furnizate și care direcție este prioritară. Având la îndemână formularul de program, oricine își poate face cu ușurință o părere despre numărul mediu de angajați, salariul lunar și tipul de activitate al companiei.

Pe baza acestui act local, este foarte convenabil să se formeze un fond de salarii, să se confirme valabilitatea cheltuielilor pentru Serviciul Fiscal Federal, să se întocmească rapoarte statistice și cereri către serviciul de ocupare a forței de muncă și agențiile de recrutare. Apropo, este important să ne amintim că, dacă o poziție este desemnată în SR, atunci aceasta trebuie ocupată. Dacă există un post vacant, dar nu există nici un angajat, serviciul de ocupare a forței de muncă ar trebui să știe despre acesta. În caz contrar, la aflarea încălcării, aceștia vor fi pedepsiți. Acest lucru rezultă din norme Legea Federației Ruse din 19 aprilie 1991 N 1032-1 privind ocuparea forței de muncă.

În practică, un formular de personal este necesar în munca nu numai a ofițerilor de personal, ci și a contabililor. Este unul dintre formularele care se solicită cel mai adesea în timpul controalelor fiscale, fiind un document contabil primar.

Când este dezvoltat și ce informații conține?

Este recomandabil să se elaboreze și să oficializeze un tabel de personal chiar la începutul activităților companiei. Dar dacă ai uitat să aprobi programul, acest lucru se poate face oricând pe parcursul existenței afacerii și se poate aprobă din nou cel puțin în fiecare lună. Sau faceți modificările necesare unuia existent pe baza unei comenzi speciale.

Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004 N 1 a aprobat formularul unificat T-3. Deși din 2013 această rezoluție și-a pierdut puterea și toate mostrele din ea au devenit mai degrabă recomandate decât obligatorii, SR este de obicei întocmit pe baza acestui formular. Dar compania are dreptul de a modifica acest formular în funcție de nevoile sale.

Lista informațiilor obligatorii care trebuie incluse în acest act local este mică:

• diviziuni structurale;
• posturi;
• informații privind numărul de unități de personal;
• salariile oficiale;
• salariul lunar.

Dacă compania decide să-și dezvolte propriul formular de program, atunci un astfel de șablon nu ar trebui să contravină cerințelor din partea a doua a articolului 9. Legea federală din data de 06.12.2011 Nr 402-FZ„Despre contabilitate”.

Acest act intern al organizației este întotdeauna impersonal. Nu indică numele și prenumele persoanelor care ocupă anumite funcții. Aceasta înseamnă că la angajarea și concedierea angajaților, eșantionul SR nu se modifică în niciun fel. Dar există un document subordonat acestuia: așa-numitul aranjament de personal. Se aprobă la nivelul unităților structurale, putând fi incluse și persoane specifice. Nu există formulare sau mostre unificate pentru completarea aranjamentului, astfel încât fiecare manager are dreptul să îl întocmească (sau să nu întocmească) la propria discreție. Citiți mai multe despre cum să întocmiți corect un tabel de personal pentru SRL și altele forme organizatorice persoane juridice și cum se pune în aplicare, vă vom spune cu exemple.

Procedura de adoptare a tabloului de personal

Documentul este întocmit de orice funcționar al organizației căruia îi sunt delegate astfel de competențe (manager, contabil, specialist resurse umane). Atunci când îl redactați, asigurați-vă că vă bazați pe legislația muncii și pe reglementările interne ale companiei, de exemplu:

• Carta;
• structura aprobată a întreprinderii (dacă există);
• politica contabila;
• standarde profesionale;
• calculele salariilor lunare ale oficialilor;
• alte documente tehnice legale și de reglementare.

Uneori, înainte de întocmirea HR, se întocmește un alt act normativ de personal - structura organizației: o diagramă a tuturor diviziilor, interrelațiile și subordonarea acestora. Nici acest formular nu este obligatoriu, dar pe baza lui este mai ușor să întocmești un ShR.

Pentru aprobarea tabloului de personal se emite un ordin, care este semnat de șeful organizației sau de o altă persoană împuternicită. Un sigiliu rotund nu este pus pe acest document, chiar dacă organizația îl folosește. SR este semnat de cel care l-a întocmit, iar în coloana de sus este necesar să introduceți detaliile comenzii relevante și să le confirmați cu semnătura managerului.

Nuanțe importante

Atunci când definiți profesii și funcții, nu le puteți lua numele, așa cum se spune, „din aer”. Ar trebui să respectați numele conținute în cărți de referință pentru calificare sau standarde profesionale aprobate. Mai mult, în unele cazuri acest lucru este obligatoriu: în Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse se stabilește că, în cazul în care funcții, specialități sau profesii sunt legate de acordarea de compensații și beneficii sau de prezența contraindicațiilor, atunci numele acestora trebuie să coincidă strict cu denumirile și cerințele din documente de reglementare, adică standarde profesionale și cărți de referință. Cerințe similare se aplică specialiștilor care au dreptul la pensionare anticipată. În acest caz, ar trebui să vă ghidați după listele 1 și 2 de industrii, lucrări, profesii și indicatori care dau dreptul la pensie preferențială ( Rezoluția Cabinetului de Miniștri al URSS din 26 ianuarie 1991 N 10Şi Rezoluția Consiliului de Miniștri al URSS din 22 august 1956 N 1173). Dacă neglijăm aceste cerințe, atunci angajatul care are cartea de munca Dacă profesia ta este de fapt fictivă, vor apărea probleme la aplicarea pentru pensie. Iar înregistrările în evidența muncii se fac numai în conformitate cu tabelul de personal și ordinul de angajare.

O altă dificultate apare atunci când în formularul SR trebuie să indicați nu o profesie sau o poziție, ci un anumit tip de muncă. Această problemă nu este reglementată de lege, dar, în practică, angajatorii sunt adesea obligați să indice tipul de muncă pentru a evita probleme atunci când confirmă o reducere a personalului sau a numărului de angajați. Acest lucru este necesar atunci când există astfel de posturi în organizație. În acest caz, utilizați Procedura pentru utilizarea formelor unificate de documentație contabilă primară, aprobată prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 24 martie 1999 N 20. Acest document prevede că conducerea organizației are dreptul de a emite un ordin. (instrucțiune) și indicați toate detaliile suplimentare care trebuie introduse în formularul T-3. Dacă organizația utilizează numai tipuri de muncă și numărul de angajați este mic, este posibil ca SHR să nu fie compilat.

Angajații independenți

O altă dificultate pe care o întâmpină ofițerii de cadre la întocmirea unui SR pe baza formularului T-3 este asociată liber profesioniștilor: cei care cooperează cu organizația în baza unor contracte de drept civil. asupra lor în vigoare Articolul 11 ​​din Codul Muncii al Federației Ruse nu se aplica nici legislatia muncii si nici alte acte care contin norme de dreptul muncii. În consecință, nu au nimic de-a face cu ShR, deoarece efectuează locuri de muncă unică. În practică, independenții includ uneori lucrători angajați pe baza unui contract de muncă și care prestează un anumit tip de muncă. Dacă angajatorul nu a emis un ordin și nu a inclus o astfel de muncă în SR, apare o situație particulară: nu există nicio funcție, dar există un angajat. Este indicat să evitați astfel de situații.

Procedura de efectuare a modificărilor

Schimbările de personal apar întotdeauna pe baza unei comenzi. Astfel de modificări sunt legate de:

• cu excluderea posturilor vacante din cauza schimbărilor organizatorice în activitatea companiei;
• introducerea de noi posturi de personal dacă este necesară extinderea afacerii;
• reducerea unităților de personal asociată cu o reducere a numărului sau a personalului;
• modificări ale salariilor;
• redenumirea departamentelor, denumirile unităţilor structurale etc.

Se permite să se facă modificări la formularul SHR actual sau pur și simplu să se aprobe un nou document pe baza vechiului eșantion. În ambele cazuri, vor fi necesare acte și documente aferente. În plus, cerințele legale trebuie respectate cu strictețe. De exemplu, la reducerea numărului de angajați, este necesar să se emită un ordin de excludere a anumitor posturi din tabloul de personal și să se introducă un nou program, respectând cerințele Articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse. Acest articol definește obligația angajatorului de a anunța concedierile cu cel puțin două luni înainte. Data intrării în vigoare a SR actualizat cu funcții ocupate nu este mai devreme de două luni de la emiterea ordinului de a efectua modificări (de exemplu, data emiterii ordinului de a face modificări este 15.11.2019, și modificările ar trebui să intre în vigoare nu mai devreme de 16.01.2010) . Dacă modificări se referă la posturi vacante, este posibil ca acest termen să nu fie respectat.

La fel, la schimbarea salariilor, trebuie să respectați cerințele Articolul 74 din Codul Muncii al Federației Ruse, potrivit căruia o modificare a termenilor unui contract de muncă la inițiativa angajatorului este permisă numai dacă este o consecință a unei modificări a condițiilor organizatorice sau tehnologice de muncă. Toți angajații ale căror salarii urmează să fie modificate trebuie, de asemenea, să fie anunțați cu cel puțin două luni înainte.

Completarea formularului T-3

Să ne uităm la un exemplu de completare a tabelului de personal folosind Formularul T-3 organizarea constructiilor, în care sunt 11 unități de personal.

Exemplul unui tabel de personal prezentat ca ilustrație este aproximativ, în document includeți dacă este disponibil divizii separate, sucursale și alte unități structurale ale companiei.

În ce document, în cazul unui litigiu privind concedierea sau al unui litigiu privind reclasificarea raporturilor de drept civil în raporturi de muncă, instanța va putea găsi temeiuri pentru a lua o decizie în favoarea angajatorului?

Unde poate un manager să vadă rapid structura organizației, numărul de angajați și posturi vacante și dimensiunea fondului de salarii?

Nu poate exista decât un singur răspuns - în tabelul de personal!

Din acest articol veți afla: dacă o societate cu răspundere limitată are nevoie sau nu de un tablou de personal, care este rolul său în managementul organizației, ce cerințe există pentru forma acesteia, procedura de întocmire, aprobare și modificare în 2020.

Fi sau a nu fi

Legea nu stabilește o obligație directă pentru angajator de a elabora și aproba acest document.

Dar justiția are propria opinie în această chestiune.

Astfel, în conformitate cu poziţia exprimată Curtea Supremă de Justiție Republica Komi prin decizia din 3 august 2012. N3-31/2012, fiecare angajator este obligat să elaboreze și să aprobe un tablou de personal. Potrivit instanței, în conformitate cu graficul de personal în contract de munca include numele postului pentru care lucrează angajatul, valoarea salariului său, precum și alte condiții (articolul 15 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Inspectoratul de muncă, autoritățile de urmărire penală și alte autorități de supraveghere pot, atunci când inspectează o organizație, să facă reclamații din lipsa acestui document.

Prin urmare, atunci când decideți dacă să fiți sau nu membru al personalului, gândiți-vă dacă aveți nevoie de riscurile suplimentare asociate cu o posibilă răspundere.

De ce o organizație are nevoie de personal?

Acest document are semnificație juridică și organizatorică:

1. Indispensabil ca dovadă pe baza căreia instanța stabilește prezența sau absența posturilor vacante adecvate (în litigiile privind disponibilizările, concedierea din motive medicale și altele asemenea).
2. Va deveni bobul care va înclina balanța Themis în favoarea angajatorului în disputele despre disponibilizări ilegale, indicând faptul unei adevărate reduceri de personal.
3. Va asigura procurorul inspector și inspectorul de muncă că cetățeanul este efectiv angajat în baza unui contract civil și nu este un angajat inclus în personal.
4. Va deveni o sursă valoroasă de informații pentru manager și șeful departamentului HR despre diviziile structurale, numărul de unități de lucru, salariile angajați, disponibilitatea posturilor vacante, numărul real de angajați, mărimea fondului de salarii.

Astfel, tabelul de personal vă va permite să vă argumentați poziția în cazul unui litigiu juridic și vă va fi util ca sursă de informații atunci când luați decizii organizaționale.

Forma si procedura de inscriere in 2020

Acest document se intocmeste conform formularului T-3 (unificat). Acest formular a fost aprobat prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 5 ianuarie 2004. N1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și plata acesteia.”

Nu există cerințe obligatorii pentru proiectarea sa, dar există o serie de recomandări testate în practică:

1. Formularul T-3 este opțional, dar nu ar trebui să îl schimbați - acest lucru poate provoca critici din partea autorităților de inspecție.
2. Se pune în aplicare numai prin ordin al managerului (persoana împuternicită de acesta).
3. Poate fi compilat pe mai multe foi.
4. Nu este necesar să cusați și să semnați fiecare pagină a documentului.
5. Nu este nevoie să puneți o ștampilă.

Nu există dificultăți deosebite în proiectare, trebuie doar să aderați la o formă unificată.

Structura și caracteristicile umplerii în 2020

Formularul T-3 are următoarele secțiuni:

1. Denumirea diviziunilor structurale.
2. Numele posturilor (sau specialităților), gradul (clasa), categoria de calificare.
3. Numărul de unități pe stat.
4. Valoarea salariului și (sau) tariful.
5. Valoarea indemnizațiilor.
6. Suma plătită unui angajat pe lună.
7. Note

La completarea documentului, există caracteristici care trebuie luate în considerare:

1. 1. În coloana „Numele organizației”, trebuie să indicați numele organizației (complet sau prescurtat), ghidat de documentele constitutive.

1. Rândul „Data întocmirii tabelului de personal” indică exact data întocmirii acestuia. Ar trebui să se distingă de data aprobării documentului. Data aprobării indică ziua în care documentul intră în vigoare și este stabilită prin ordin al managerului sau al persoanei sale autorizate.
2. Coloana „Numele unității structurale” este completată în conformitate cu structura organizatorică a companiei.
3. Societățile cu răspundere limitată au posibilitatea de a folosi orice nume de divizii structurale.
4. Denumirile posturilor din coloana „Postie (specialitate, profesie), rang, clasa (categoria) de calificări” sunt alese de societatea cu răspundere limitată la discreția sa.
5. Valoarea coloanei „Număr de unități de personal” pentru posturile care prevăd o unitate de personal incompletă este indicată sub formă de acțiuni, de exemplu: 0,25; 0,5.
6. Dacă unui angajat i se acordă o indemnizație sau o plată suplimentară, se face o notă în coloana corespunzătoare a formularului T-3 cu privire la valoarea plății suplimentare (plată suplimentară) și motivele stabilirii acesteia.
7. Dacă coloanele 5-9 nu pot fi completate în termeni de ruble din cauza utilizării altor sisteme de plată (mixte, fără tarife), aceste coloane sunt completate în unitățile necesare (coeficienți, procente etc.).

Făcând schimbări

Modificările documentului trebuie făcute la formarea de noi unități structurale, schimbarea numărului de angajați, introducerea și eliminarea unităților de personal.

În acest caz, puteți face modificări parțiale sau puteți înlocui complet documentul. A doua opțiune este utilizată atunci când modificările afectează o parte semnificativă a actului local.

Modificările se aprobă prin ordin al managerului (persoana împuternicită de acesta).

Motivul efectuării modificărilor poate fi unul dintre următoarele:

1. Creșterea sau scăderea volumului producției.
2. Optimizarea structurii organizatiei.
3. Aducerea actului local în conformitate cu cerințele legale.
4. Reorganizarea companiei.
5. Eliminați unitățile de lucru duplicate.

Concluzie

Va fi un masa de personal! Concluzia rezultă din practica judiciară și industrială existentă.

În plus, acest document este o sursă importantă de informații pentru șeful organizației.

Urmați acest articol și apoi întocmirea și aprobarea unui tabel de personal nu va fi dificilă.

Aflați cum să creați un program de personal în 1C „Gestionarea salariilor și a resurselor umane” din videoclip.