อาชีพอ้างอิง ๑. ลักษณะทั่วไปของวิชาชีพ ประวัติของเลขาธิการวิชาชีพ

วันที่ 24 เมษายนเป็นวันเลขาธิการสากล วันหยุดนี้มีการเฉลิมฉลองครั้งแรกในสหรัฐอเมริกาในปี 1952 ด้วยความพยายามของ Harry Klemfuss นักประชาสัมพันธ์ชาวนิวยอร์ก ในเวอร์ชันที่กว้างขึ้น นี่เป็นวันหยุดสำหรับพนักงานธุรการทุกคน - ผู้จัดการสำนักงาน นักชวเลข ผู้ช่วยผู้บริหาร ฯลฯ ตามสถิติแล้ว เลขานุการเป็นหนึ่งในห้าอาชีพที่เป็นที่ต้องการและได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก

เลขานุการมักเรียกกันว่า "ตัวกรอง" ซึ่งสะท้อนถึงแก่นแท้ของงานของพวกเขา หน้าที่คลาสสิกของเลขานุการคือรับสาย พบปะผู้มาเยี่ยม ทำงานเอกสาร ชงชาและกาแฟ โดยจะกรองและแจกจ่ายขั้นตอนที่เหมาะสม (บุคคล จดหมาย โทรศัพท์ ฯลฯ) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเลขานุการของใคร

ประเภทของเลขานุการ

เลขานุการมักจะเป็นส่วนเสริมของสำนักงาน แผนก หรือเจ้านาย จึงมีเลขานุการหลายประเภทขึ้นอยู่กับขอบเขตของกิจกรรม บ่อยครั้งที่หน้าที่ของเลขานุการที่แตกต่างกันนั้นปะปนกันจนเป็นการยากที่จะระบุประเภทของพนักงานคนนั้น แต่ในความเป็นจริง งานนี้มีสองทิศทางหลัก: เลขานุการพนักงานต้อนรับและผู้ช่วยเลขานุการ ที่เหลือเป็นเพียงอนุพันธ์ของมัน

เลขานุการแผนกต้อนรับ (แผนกต้อนรับ) คือ พนักงานธุรการของสำนักงาน เขาพบปะกับผู้มาเยี่ยม เสนอชา/กาแฟให้พวกเขา (หากเป็นธรรมเนียมของบริษัท) รับผิดชอบการรับสายทางโทรศัพท์ทั่วไปขององค์กร ทำงานร่วมกับบริการจัดส่ง และกระจายจดหมาย ขณะนี้หน้าที่บางอย่างของเลขานุการทางโทรศัพท์ได้ถูกแทนที่โดยหุ่นยนต์ตอบรับ ซึ่งจะส่งสายเรียกเข้าของลูกค้าไปยังผู้เชี่ยวชาญที่เหมาะสมโดยเลือกจากเมนูโทรศัพท์ พนักงานต้อนรับคือบุคคลที่ทักทายคุณเป็นคนแรกเมื่อคุณเข้าไปในสำนักงาน ในบางบริษัท พนักงานต้อนรับอาจมีความรับผิดชอบเพิ่มเติมในรูปแบบของการดูแลการทำงานของสำนักงาน (สั่งน้ำ เครื่องเขียน) สั่งซื้อตั๋ว และการออกวีซ่าให้กับพนักงาน

ผู้ช่วยเลขานุการ เป็นเลขานุการผู้จัดการ เมื่อเร็ว ๆ นี้ในตลาดงานตำแหน่งนี้มักถูกเรียกว่า "ผู้ช่วยผู้บริหาร" หรือ "ผู้ช่วยผู้บริหาร" หากเลขานุการพนักงานต้อนรับปฏิบัติงานด้านธุรการทั่วทั้งสำนักงาน ผู้ช่วยเลขานุการจะช่วยเหลือเฉพาะผู้จัดการของเขาเท่านั้น ความรับผิดชอบของเขารวมถึงการพบปะผู้มาเยี่ยมในบริเวณแผนกต้อนรับของเจ้านาย เตรียมชาและกาแฟ ทำงานโต้ตอบจดหมาย และรับสาย ผู้ช่วยเลขานุการเป็นเจ้าของตารางงานของเจ้านาย หน้าที่ของเลขานุการอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขนาดและโครงสร้างขององค์กร ตั้งแต่การเป็นตัวกรองที่ทางเข้าบริเวณแผนกต้อนรับไปจนถึงการเป็นผู้ช่วยส่วนตัวของผู้จัดการ ไม่ว่าในกรณีใดระดับความรับผิดชอบของผู้ช่วยเลขานุการจะสูงกว่าพนักงานต้อนรับมาก นอกจากนี้ เนื่องจากลักษณะงานของเขา ผู้ตรวจสอบมักมีข้อมูลที่เป็นความลับ บางครั้งผู้ช่วยผู้จัดการยังต้องจัดการกับเรื่องที่เกี่ยวข้องกับครอบครัวของเจ้านายและความสัมพันธ์ส่วนตัวด้วย

ลักษณะเฉพาะของอาชีพ

เป็นเรื่องปกติที่จะเชื่อมโยงอาชีพเลขานุการกับผู้ที่ทักทายคุณด้วยรอยยิ้ม แท้จริงแล้วตำแหน่งนี้ส่วนใหญ่ถูกครอบครองโดยผู้หญิง เนื่องจากความสามารถในการทนต่องานที่น่าเบื่อหน่าย ที่จะสุภาพและช่วยเหลือดี นอกจากนี้งานของเลขานุการยังเป็นเกมข้างสนามซึ่งผู้ชายส่วนใหญ่ยอมรับไม่ได้ บุคคลต้องเข้าใจว่าเขาจะอยู่ในเงามืดตลอดไปและลอเรลจะตกเป็นของผู้นำ อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการต้องการเห็นผู้ชายเป็นผู้ช่วยส่วนตัวมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งสามารถเป็นหุ้นส่วนทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยมและเพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้ได้

เลขานุการคือหน้าตาของสำนักงาน และหลายบริษัทต้องการให้ใบหน้านี้สวย ดังนั้นข้อมูลภายนอกและอายุน้อยจึงเป็นลักษณะสำคัญในการทำงาน มันเกิดขึ้นที่ผู้หญิงในวัยที่น่านับถือซึ่งมีชื่อเสียงในด้านคุณสมบัติทางธุรกิจทำงานเป็นเลขานุการ แต่นี่เป็นกรณีพิเศษ โดยทั่วไปสำหรับผู้จัดการและเลขานุการที่ทำงานร่วมกันมาเป็นเวลานาน การทำงานยังต้องอาศัยความเป็นกันเอง ความเปิดกว้าง ความเป็นมิตร ความละเอียดอ่อน และวัฒนธรรมในการสื่อสาร เลขานุการจะต้องประพฤติตนในลักษณะที่ลูกค้ามีความรู้สึกว่าบริษัทจะทำทุกอย่างเพื่อแก้ไขปัญหาของเขา ตามอาชีพเลขานุการสื่อสารกับบุคคลหลากหลายและต้องรักษาความสุภาพในทุกสถานการณ์ หากคุณเป็นคนขี้อาย ติดต่อยาก ยิ้มให้คนแปลกหน้า งานนี้ไม่เหมาะกับคุณแน่นอน เหนือสิ่งอื่นใด เลขานุการจำเป็นต้องมีการควบคุมตนเองและความมั่นคงทางอารมณ์ ตลอดจนความสามารถในการสงบสติอารมณ์และรวบรวมสติ ในบรรดาคุณสมบัติทางธุรกิจ องค์กร ความเอาใจใส่ วินัย ความจำและการได้ยินที่ดี คำศัพท์ที่ชัดเจน การอ่านออกเขียนได้ และบางครั้งความรู้ภาษาต่างประเทศก็มีความสำคัญ

เมื่อเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานและการทำงานล่วงเวลาบ่อยๆ หากคุณเป็นเลขานุการสำนักงาน (พนักงานต้อนรับ) คุณจะต้องมาถึงก่อนและออกเป็นคนสุดท้าย หากคุณเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร ตารางงานของคุณจะขึ้นอยู่กับตารางงานของเจ้านายซึ่งมักจะขยายออกไปนอกวันทำงานปกติ

เลขานุการศึกษาธิการ

ในการทำงานเป็นเลขานุการ ในกรณีส่วนใหญ่คุณไม่จำเป็นต้องมีการศึกษาที่สูงขึ้น การสำเร็จการศึกษาหลักสูตรเฉพาะทางก็เพียงพอแล้ว นายจ้างจำนวนมากเสนอการฝึกอบรมนอกสถานที่ แต่ประกาศนียบัตรมหาวิทยาลัยจะทำให้คุณได้เปรียบเมื่อสมัครงาน นอกจากนี้ยังเป็นการดีหากคุณเข้าใจสาขาที่บริษัทดำเนินการอยู่

เลขานุการต้องมีความมั่นใจในการใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงาน สามารถทำงานเอกสาร และเก็บรายงานการประชุมได้ คุณลักษณะที่จำเป็นอีกอย่างหนึ่ง ได้แก่ การรู้หนังสือ การสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรที่ดี ความรู้เกี่ยวกับมารยาท และระดับวัฒนธรรมทั่วไปในระดับสูง

ทำงานที่ไหน

ทุกบริษัทมีเลขานุการในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง ตลาดงานในทิศทางนี้เต็มไปด้วยข้อเสนอ เตรียมพร้อมสำหรับความจริงที่ว่าในบริษัทขนาดเล็ก หน้าที่ของเลขานุการจะผสมกับงานอื่น และคุณจะต้องรวมกิจกรรมเหล่านี้ทั้งหมดเข้าด้วยกัน ตามกฎแล้วในองค์กรขนาดใหญ่หน้าที่ของเลขานุการจะมีการระบุไว้อย่างชัดเจน

เงินเดือนเลขา

เนื่องจากงานเลขานุการไม่จำเป็นต้องมีความรู้และทักษะพิเศษ คุณจึงไม่สามารถนับเงินเดือนที่สูงได้ เงินเดือนเฉลี่ยของพนักงานต้อนรับในมอสโกคือ 29,000 รูเบิลในภูมิภาค - 24,000 รูเบิล ผู้ช่วยเลขานุการมีความรับผิดชอบในระดับที่สูงกว่าจึงได้รับมากขึ้น ตัวเลขเฉลี่ยสำหรับมอสโกคือ 37,000 รูเบิล สำหรับภูมิภาคมอสโก - 31,000 รูเบิล สำหรับการเปรียบเทียบเช่นใน Samara 21,000 รูเบิล (พนักงานต้อนรับ) และ 20,000 รูเบิล (อ้างอิง) ใน Yekaterinburg 19,000 และ 22,000 rubles ตามลำดับ

อาชีพเลขา

อาชีพเลขานุการมีไม่มากนัก คุณสามารถพัฒนาไปตามแนวที่สอดคล้องกับคนทำงานทั้งสองประเภทได้ พนักงานต้อนรับสามารถก้าวไปสู่การเป็นผู้จัดการสำนักงาน โดยขยายหน้าที่การบริหารในสำนักงาน ผู้ช่วยเลขานุการสามารถเป็นผู้ช่วยส่วนตัวของผู้จัดการได้ มันเกิดขึ้นที่ผู้ช่วยผู้จัดการมีความทะเยอทะยานและมีเป้าหมายที่จะเข้ามาแทนที่เจ้านายของเขา แต่อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรพูดถึงแผนการของคุณ และแจ้งให้ทุกคนทราบอย่างชัดเจนว่าคุณจะไม่อยู่ที่นี่นาน หากคุณไม่สามารถยอมรับความจริงที่ว่าบุคลิกของคุณยังคงอยู่ในเงามืด ก็ไม่ควรทำงานเลขานุการ แต่ให้มองหาสิ่งที่คุณชอบ

อาชีพเลขานุการมักไม่ใช่เป้าหมายสำหรับการพัฒนาทางวิชาชีพของบุคคล และทำหน้าที่เป็นตำแหน่งชั่วคราวในพื้นที่หรือบริษัทใดโดยเฉพาะ ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งเลขานุการจะต้องเจาะลึกถึงความแตกต่างของกิจกรรมของ บริษัท ดังนั้นเลือกพื้นที่ที่คุณจะสนใจ

จากงานเลขานุการ คุณจะได้รับทั้งทักษะและความรู้ในสายงานของบริษัท นี่อาจเป็นการเริ่มต้นที่ดีสำหรับอาชีพในฐานะผู้เชี่ยวชาญหรือผู้จัดการ เพราะเลขานุการนั้นเหมือนกับไม่มีใครรู้จักการทำงานภายในทั้งหมดของบริษัทของเขาเป็นอย่างดี

ด้วยการถือกำเนิดของการเขียนในสมัยโบราณผู้รู้หนังสือกลุ่มเล็ก ๆ ก็ปรากฏตัวขึ้นซึ่งมีส่วนร่วมในการเขียนข้อความต่าง ๆ ใหม่ สำเนาดังกล่าวเป็นที่รู้จักในมาตุภูมิตั้งแต่ศตวรรษที่ 11 ในศตวรรษที่ 19 ในหลายแผนกของรัสเซีย เจ้าหน้าที่—ที่ปรึกษาระดับตำแหน่ง—ได้ทำงานเพื่อเขียนเอกสารและเอกสารจำนวนมากใหม่ ด้วยการพัฒนาความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ความจำเป็นในการสร้างเครื่องพิมพ์ที่มีประสิทธิภาพสูงก็เพิ่มมากขึ้น เครื่องพิมพ์ดีดรุ่นอุตสาหกรรมเครื่องแรกถูกประดิษฐ์ขึ้นในสหรัฐอเมริกาในปี พ.ศ. 2410 โดย N. Shols, S. Sule, K. Tlidden

ปัจจุบันได้ถูกแทนที่ด้วยคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลแล้ว ไม่ต้องสงสัยเลยว่างานพิมพ์เอกสารต่างๆกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก แต่ถึงกระนั้น กิจกรรมของเลขานุการ-ผู้อ้างอิงไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการพิมพ์ข้อความแบบกลไกเท่านั้น นอกจากนี้พวกเขายังต้องมีทักษะอีกมากมาย โดยพื้นฐานแล้วผู้ช่วยเลขานุการคือ “มือขวา” ของผู้จัดการ

สาขาวิชาวิชาชีพ "เลขานุการ-อ้างอิง"

ชื่ออาชีพ	ผู้ช่วยเลขานุการ (เลขานุการ)
วิธีคิดที่ครอบงำ	การปรับตัว - การประสานงาน
มีวิธีคิดเพิ่มเติม	การประยุกต์ใช้ - การควบคุม; การผลิต-ความอดทน
สาขาวิชาความรู้พื้นฐานข้อ 1 และระดับความรู้	การจัดการและการเก็บบันทึกข้อมูล ระดับ 3 สูง (ตามทฤษฎี)
สาขาวิชาความรู้พื้นฐานข้อ 2 และระดับความรู้	งานเสมียนโดยใช้อุปกรณ์สำนักงาน ระดับ 2 ระดับกลาง (การใช้ความรู้เชิงปฏิบัติ)
พื้นที่มืออาชีพ	ทรงกลมทางสังคม (สาธารณะ)
ปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคล	มักเป็นประเภท "ตรงกันข้าม"
ความสนใจที่โดดเด่น	กล้าได้กล้าเสีย
ดอกเบี้ยเพิ่มเติม	เหมือนจริง
สภาพการทำงาน	ในห้อง; อยู่ประจำ
เพศที่ต้องการ	—

กิจกรรมที่โดดเด่นของอาชีพ "ผู้ช่วยเลขานุการ":

• ปฏิบัติหน้าที่ด้านเทคนิคเพื่อสนับสนุนและรักษางานของหัวหน้าองค์กรหรือส่วนงาน
• รับข้อมูลจากพนักงานแผนกสำหรับผู้จัดการเรียกพวกเขาตามคำแนะนำการจัดต้อนรับผู้เยี่ยมชม
• การจัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้จัดการ
• จัดทำจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจให้ผู้จัดการ คัดแยกจดหมายโต้ตอบ
• ดำเนินงานเพื่อเตรียมการประชุมหรือการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลา สถานที่ วาระการประชุมหรือการประชุมและการลงทะเบียน)
• การพิมพ์ตามทิศทางของผู้จัดการของวัสดุเอกสารต่าง ๆ และส่งไปยังผู้รับโดยใช้อุปกรณ์สำนักงาน
• การบันทึกชวเลขของข้อความเอกสารที่จัดทำโดยผู้จัดการ รายงานการประชุม ตามด้วยการถอดรหัสและการพิมพ์บนคอมพิวเตอร์
• จัดทำรายงานจดหมายเอกสารต่าง ๆ ตามคำขอของผู้จัดการ
• รวบรวมไฟล์ตามกฎที่ได้รับอนุมัติมั่นใจในความปลอดภัยและส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรภายในระยะเวลาที่กำหนด
• จัดหาเครื่องใช้สำนักงานอุปกรณ์องค์กรให้กับผู้จัดการสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานของผู้จัดการอย่างมีประสิทธิผล

คุณสมบัติที่รับประกันความสำเร็จของกิจกรรมทางวิชาชีพของผู้ช่วยเลขานุการ:

ความสามารถ

คุณสมบัติส่วนบุคคล ความสนใจ และความโน้มเอียง

ภูมิคุ้มกันเสียงสูง (ความสามารถในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับพื้นหลังของการรบกวน); การพัฒนาความมั่นคงการกระจายและการเปลี่ยนความสนใจในระดับสูง (ความสามารถในการมุ่งเน้นไปที่วัตถุหนึ่งหรือการกระทำเป็นเวลานานเก็บวัตถุหลายชิ้นไว้ในสายตาหรือดำเนินการหลายอย่างพร้อมกันเปลี่ยนความสนใจของคุณจากวัตถุหนึ่งไปอีกวัตถุหนึ่งอย่างรวดเร็วหรือจาก กิจกรรมประเภทหนึ่งไปยังอีกประเภทหนึ่ง) การพัฒนาทักษะการเคลื่อนไหวของมือที่ดี (ความสามารถในการเคลื่อนไหวโดยใช้นิ้วมืออย่างรวดเร็วและแม่นยำ) ความสามารถในการดำเนินการอย่างรวดเร็ว สามารถพูดได้ชัดเจนชัดเจน สร้างวลี และออกเสียงคำศัพท์ได้ถูกต้อง สามารถแสดงความคิดได้อย่างกระชับ (สั้น ๆ ) การพัฒนาระดับสูงของการรับรู้ภาพข้อความ (ความเร็วของการรับรู้); การพัฒนาความสามารถในการช่วยในการจำ (หน่วยความจำระยะสั้นและระยะยาวที่ได้รับการพัฒนาอย่างดีความสามารถในการจดจำข้อมูลอย่างมีกลไกและมีความหมายการพัฒนาความจำด้านการได้ยินและการมองเห็น) การพัฒนาหน่วยความจำของมอเตอร์ (ความสามารถในการจดจำการเคลื่อนไหวของแต่ละนิ้วของมือทั้งสองข้าง) สามารถอ่านข้อความที่เขียนด้วยลายมือได้ดี

ความมั่นคงทางอารมณ์; ความตรงต่อเวลา; ความแม่นยำ; องค์กร; ความรับผิดชอบ; ความเป็นมิตรไหวพริบ; ความสม่ำเสมอในการดำเนินธุรกิจ ความพากเพียรและความแน่วแน่; ความเป็นกันเอง (ความเป็นกันเอง); ความสามารถในการวางแผนงานของคุณ มีใจชอบในการทำงานด้านเอกสาร

คุณสมบัติที่ขัดขวางความมีประสิทธิผลของกิจกรรมทางวิชาชีพ:

• ไม่สามารถเปลี่ยนจากกิจกรรมหนึ่งไปอีกกิจกรรมหนึ่งได้อย่างรวดเร็ว
• ไม่สามารถทำงานใต้บังคับบัญชาได้ มีแนวโน้มที่ดีต่อความเป็นผู้นำและการจัดการ
• ความเชื่องช้า, ความเฉื่อยชา;
• ไม่สามารถวางแผนงานของคุณได้
• การพัฒนาระดับต่ำของหน่วยความจำทุกประเภทและทุกประเภท

ขอบเขตการประยุกต์ใช้ความรู้ทางวิชาชีพ:

• บริษัท บริษัท องค์กร องค์กรทุกโปรไฟล์ (ผู้จัดการแผนกต้อนรับ ผู้อำนวยการ)

1. ลักษณะทั่วไปของวิชาชีพ

ปฏิบัติหน้าที่ทางเทคนิคและคำแนะนำจากผู้จัดการใช้วิธีการที่มีเหตุผลในการทำงานกับผู้เยี่ยมชมและเอกสารซึ่งจะช่วยให้ประสบความสำเร็จในการแก้ปัญหางานหลักขององค์กร

ลงทะเบียนและวิเคราะห์จดหมายและเอกสาร จัดระเบียบตามความสำคัญ ดำเนินการสนทนาทางโทรศัพท์ จดบันทึกและโอนงานของผู้จัดการตามที่ตั้งใจไว้ และตรวจสอบการดำเนินการ มีส่วนร่วมในการจัดเตรียมการประชุม เก็บบันทึกการประชุม และควบคุมการต้อนรับผู้มาเยี่ยม

ในนามของผู้จัดการ เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับข้อความโทรศัพท์ จดหมาย เอกสาร บทคัดย่อเกี่ยวกับสิ่งพิมพ์และเอกสารที่เขียนด้วยลายมือ จัดระเบียบการจำลองแบบ และจัดทำร่างจดหมายและเอกสาร

ทำงานบนคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เครื่องพิมพ์ดีด และอุปกรณ์ขององค์กร งานอาจไม่ประจำ สามารถเดินทางไปทำธุรกิจได้

2. ข้อกำหนดสำหรับลักษณะเฉพาะของผู้เชี่ยวชาญ

การได้ยินปกติ, ความจำภาพและเป็นรูปเป็นร่างที่ดี, แนวโน้มที่จะทำงานร่วมกับผู้คน, เอกสาร, การเข้าสังคม, การจัดองค์กร, สมาธิ, ความมั่นคงทางอารมณ์และการเปลี่ยนแปลง, รูปลักษณ์ที่น่าพึงพอใจ

3. ข้อห้ามทางการแพทย์

กิจกรรมนี้มีข้อห้ามสำหรับผู้ที่เป็นโรค:

• โรคหลอดเลือดหัวใจ
• โรคของอวัยวะภายใน (ตับ, ต่อมไทรอยด์ ฯลฯ )
• ความผิดปกติของระบบประสาท, แสดงออกด้วยความหงุดหงิด,
• โรคทางจิต
• มีความบกพร่องในการพูดและความพิการทางร่างกายอย่างเห็นได้ชัด

4. ข้อกำหนดการฝึกอบรมวิชาชีพ

จำเป็นต้องมีความรู้ที่ดีเกี่ยวกับภาษารัสเซีย วรรณกรรม ความตระหนักในวิทยาการคอมพิวเตอร์ จิตวิทยาการสื่อสาร สุนทรียภาพ และความรู้ภาษาต่างประเทศเป็นสิ่งที่พึงประสงค์

ต้องรู้:

• พื้นฐานของการจัดองค์กรทางวิทยาศาสตร์ของแรงงาน
• งานในสำนักงาน ชวเลข การพิมพ์;
• หลักเกณฑ์การทำงานของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เครื่องพิมพ์ดีด อุปกรณ์สำนักงาน เครื่องบันทึกเสียง เครื่องบันทึกเทป
• กฎการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน
• กฎระเบียบภายใน โครงสร้างของสถาบัน และหน้าที่ของพนักงานที่รับผิดชอบ

ควรจะสามารถ:

• ใช้คอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ดีด อุปกรณ์สำนักงาน และอุปกรณ์อื่นๆ
• จัดทำร่างคำสั่งและคำตอบอย่างอิสระ (ตามคำแนะนำจากผู้จัดการ)ถึงจดหมายและคำขอ
• รักษาดัชนีบัตรที่อยู่ขององค์กรและบุคคลที่ดำเนินการโต้ตอบด้วย
• เตรียมบทคัดย่อในประเด็นที่ได้รับมอบหมาย
• เก็บรายงานการประชุม

5. โอกาสสำหรับกิจกรรมผู้ประกอบการและการจ้างงานตนเอง

ผู้ช่วยเลขานุการสามารถสร้างโครงสร้างในการจัดเตรียม (ดำเนินการ) การพิมพ์ ทำซ้ำเอกสารทางธุรกิจ คำร้อง คำแถลง ฯลฯ บริษัทที่ดำเนินการแปลจากภาษาต่างประเทศ จัดทำบทคัดย่อ ฯลฯ

ในสภาวะของการทำการบ้าน คุณสามารถทำหน้าที่บางอย่างเหล่านี้ได้

6. อาชีพที่เกี่ยวข้อง

ผู้บริหารโรงแรม เสมียน นายทะเบียน ผู้ช่วย เลขานุการ-พิมพ์ดีด

เลขานุการเป็นพนักงานออฟฟิศเชิงรุกที่ได้รับความไว้วางใจให้มีหน้าที่รับผิดชอบมากมาย: รับสายโทรศัพท์ ลงทะเบียนจดหมาย จัดประชุม ปฏิบัติงานในสำนักงาน ตลอดจนปฏิบัติตามคำแนะนำทั้งหมดจากผู้จัดการและตัดสินใจอย่างอิสระตามความสามารถของเขา

วัตถุประสงค์ของงานของเลขานุการคือเพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมการจัดการและการบริหารขององค์กรมีประสิทธิผล

แนวคิดของ “เลขานุการ” ซ่อนคนจากหลากหลายอาชีพ:

• เลขานุการแผนกต้อนรับ– รับและกระจายโทรศัพท์ ทักทายผู้มาเยี่ยม และให้คำแนะนำเล็กน้อยแก่ผู้จัดการ ตำแหน่งไม่จำเป็นต้องมีการศึกษาพิเศษ บางครั้งพนักงานดังกล่าวอาจถูกตั้งข้อหาซื้อน้ำหรือเครื่องเขียน ในแง่ของศักดิ์ศรี สถานที่แห่งนี้อยู่ในระดับต่ำสุดของบันไดอาชีพ
• ผู้ช่วยเลขานุการ- นี่เป็นตำแหน่งที่ค่อนข้างมีความรับผิดชอบและคล้ายกับงานของผู้จัดการสำนักงานหลายประการ จำเป็นต้องจัดเตรียมโซลูชั่นการออกแบบ แก้ไขเอกสาร และเขียนข้อความในการกล่าวสุนทรพจน์ของเจ้านายในงานต่างๆ การควบคุมการทำงานของพนักงานคนอื่น ๆ ก็ขึ้นอยู่กับผู้ช่วยเลขานุการด้วย สามารถรับอาชีพได้หลังจากเรียนที่โรงเรียนเฉพาะทาง ศูนย์ฝึกอบรม หรือหลังจากสำเร็จการศึกษาจากสถาบันการศึกษาเฉพาะทางระดับมัธยมศึกษา
• ผู้ช่วยผุ้จัดการ -การดำรงตำแหน่งผู้ช่วยก็ถือว่ามีเกียรติ พนักงานต้องไม่เพียงแต่สร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจกับผู้จัดการเท่านั้น แต่ยังต้องมีการต้านทานความเครียดและความมั่นใจในตนเองด้วย ผู้เชี่ยวชาญในระดับนี้จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาองค์กรและการบริหารและจัดระเบียบงานของพนักงาน

นอกจากกิจกรรมหลักของเลขานุการที่ระบุไว้ข้างต้นแล้ว ยังมีชื่อเพิ่มเติมของอาชีพนี้ที่มีคุณสมบัติบางอย่างอีกด้วย

• ดังนั้น, เลขานุการด้านเทคนิคคุณต้องสามารถพิมพ์ได้ 145 ตัวอักษรต่อนาทีโดยไม่ต้องมองแป้นพิมพ์ โดยใช้ทั้ง 10 นิ้วในคราวเดียว บุคคลดังกล่าวจะต้องนำงานของเขามาพร้อมกับอุปกรณ์สำนักงานและให้บริการโทรศัพท์ไปสู่ระบบอัตโนมัติ
• สำหรับ เลขานุการ-นักแปลนอกเหนือจากฟังก์ชั่นพื้นฐานแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องมีความสามารถทางภาษาต่างประเทศอย่างมืออาชีพเพื่อเข้าร่วมในการเจรจากับพันธมิตรธุรกิจต่างประเทศ
• รับผิดชอบ พนักงานรวมถึงการจัดระบบเอกสารของสถาบัน เช่นเดียวกับการทำงานกับเอกสารสำคัญ การลงทะเบียนการติดต่อ และการประมวลผลใบแจ้งหนี้
• ปัญหาด้านการบริหารและเศรษฐกิจตกเป็นภาระของ เลขานุการสำนักงาน- นอกเหนือจากการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจแล้ว ยังจำเป็นต้องจองตั๋วและโรงแรม พบปะแขกและหุ้นส่วน และดำเนินการตามคำสั่งจากผู้จัดการ
• ตำแหน่งที่มีงานเฉพาะที่ผิดปกติเล็กน้อยสำหรับอาชีพนี้ - เสมียนศาล- สถานที่ทำงานของผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวคือศาล พนักงานตรวจสอบการเข้าร่วมของผู้ถูกเรียกตัวในการพิจารณาคดีของศาล เก็บรายงานการพิจารณาคดีของศาล พิมพ์คำสั่งศาล และปฏิบัติตามคำแนะนำทั้งหมดของผู้พิพากษา

ประวัติความเป็นมาของอาชีพเลขานุการ

หากเราเปิดม่านประวัติศาสตร์และค้นหาคำตอบสำหรับคำถาม: อาชีพ "เลขานุการ" มาจากไหน เป็นไปได้มากว่าเส้นทางนี้จะนำเราไปสู่เสมียนและนักประวัติศาสตร์ คนเหล่านี้มีส่วนร่วมในการติดต่อสื่อสาร บันทึกคำสั่งและกฤษฎีกาของกษัตริย์ และบันทึกเหตุการณ์ตามลำดับเวลา

นอกจากนี้ยังเป็นเรื่องยากสำหรับรัฐบุรุษและนักการเมืองที่จะรับมือโดยไม่มีผู้ช่วย . ในรัสเซีย ตำแหน่งเลขานุการได้รับการแนะนำโดย Peter I ในปี 1720 ทำให้มีความต้องการอาชีพนี้สูง งานของเลขานุการได้รับความไว้วางใจให้กับผู้ที่มีความรู้ด้านกฎหมายการศึกษาและความเชี่ยวชาญในความซับซ้อนทั้งหมดของวิชาชีพ

ตั้งแต่ปีพ. ศ. 2383 หัวหน้าขององค์กรหลายแห่งเริ่มแต่งตั้งเลขานุการส่วนตัวเป็นผู้ช่วย อย่างไรก็ตาม ผู้ที่ไม่มีทักษะพิเศษจะไม่ได้รับการว่าจ้างในตำแหน่งนี้ จึงเริ่มเปิดหลักสูตรเลขานุการ สิ่งที่น่าสนใจคือพวกเขาปรากฏตัวครั้งแรกในคาร์คอฟและในสหรัฐอเมริกาเพียงสิบเอ็ดปีต่อมา

ความก้าวหน้าทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว: สำเนาคาร์บอนและเครื่องพิมพ์ดีดกลายเป็นอดีตไปแล้ว ทำให้ที่ทำงานของเลขานุการในปัจจุบันมีคอมพิวเตอร์ โทรสาร และอุปกรณ์สำนักงานอื่น ๆ ที่ทันสมัย

วันหยุดนักขัตฤกษ์ของ “เลขานุการ” โดยปกติจะมีการเฉลิมฉลองในวันพุธสุดท้ายของสัปดาห์เต็มของเดือนเมษายน

ข้อดีและข้อเสีย

อาชีพนี้มีข้อได้เปรียบอย่างไม่ต้องสงสัยใน:

• ความเป็นไปได้ในบางกรณีของการรวมการเรียนและการทำงานเข้าด้วยกัน
• ขาดการออกกำลังกาย
• สภาพการทำงานที่สะดวกสบายในห้องอุ่น
• ทักษะการสื่อสารที่เป็นประโยชน์และการได้มาซึ่งความสัมพันธ์ที่ทำกำไร
• คุณสามารถใช้เครื่องถ่ายเอกสารเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวได้ตลอดเวลา

ข้อบกพร่อง:

• ความต้องการอยู่ในสายตาของเจ้านายตลอดเวลา
• คุณต้องดูไร้ที่ติทุกวัน เนื่องจากชื่อเสียงของบริษัทมักจะตัดสินจากรูปลักษณ์ภายนอกของพนักงาน
• ความสม่ำเสมอและกิจวัตรการทำงาน (ในสถาบันขนาดเล็ก)
• ในบางบริษัท การตระหนักรู้ในตนเองเป็นเรื่องยาก
• ตารางการทำงานที่ผิดปกติ

ข้อกำหนดสำหรับวิชาชีพเลขานุการ

ผู้สมัครสำหรับอาชีพนี้จะต้อง:

• มีการศึกษาระดับมัธยมศึกษาหรือสูงกว่า
• เป็นเจ้าของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและสามารถทำงานกับชุดซอฟต์แวร์ Microsoft Office ได้
• รู้พื้นฐานการทำงานในสำนักงาน
• มีความรู้พื้นฐานด้านกิจกรรมของเลขานุการ
• รู้ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของสำนักงาน
• หากจำเป็น ให้พูดภาษาอังกฤษ

ความรับผิดชอบของเลขานุการ

ผู้จัดการของบริษัทขนาดเล็กต้องการเลขานุการ:

• ทบทวนจดหมาย;
• จัดเรียงและบันทึกจดหมายขาเข้าและขาออก
• รับสายโทรศัพท์
• รับรองการทำงานของสำนักงาน (สั่งน้ำ)
• สื่อสารกับลูกค้า
• กำกับดูแลการปฏิบัติงานต่างๆ

ในบริษัทที่มีชื่อเสียง ความรับผิดชอบของเลขานุการอาจกว้างกว่ามาก พนักงานจะถูกขอให้:

• จัดงานเลี้ยงรับรองหรือการประชุม
• วางแผนชั่วโมงทำงานของผู้จัดการ
• ซื้อเครื่องเขียนและสิ่งของอื่นๆ
• จองโรงแรมหรือตั๋วเครื่องบินให้กับเจ้านายหรือพนักงานของคุณ
• เก็บรายงานการประชุม
• เตรียมการเจรจากับพันธมิตรทางธุรกิจ

เลขานุการจะต้องทำงานในสำนักงาน

ความรับผิดชอบของเลขานุการ

ในบางบริษัท ตำแหน่งเลขานุการไม่จำเป็นต้องรับผิดชอบใดๆ ในบริษัทอื่นๆ เขามีภาระรับผิดชอบด้านวัสดุและวินัย นอกเหนือจากภาระงานในความรับผิดชอบงานของเขา

หากเลขานุการทำเอกสารสำคัญหาย ผู้เชี่ยวชาญจะไม่รับผิดชอบด้านการบริหาร แต่จะต้องเป็นนิติบุคคล เช่น บริษัท.

เลขานุการอาจเป็นผู้รับผิดชอบทางการเงินและติดตามความพร้อมของสินทรัพย์วัสดุพื้นฐานที่อยู่ในสำนักงานภายใต้การควบคุมของเขา: เฟอร์นิเจอร์ อุปกรณ์สำนักงาน และอื่นๆ

อำนาจของเลขา

ผู้จัดการมีหน้าที่ต้องให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้เลขานุการสามารถรับมือกับงานได้ นอกจากนี้ยังใช้กับข้อมูลที่เป็นความลับด้วย

เลขานุการสามารถพูดคุยกับผู้จัดการเพื่อถามคำถามเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของเขา เขาจะปรับปรุงงานของเขาและงานขององค์กรได้อย่างไร

เขามีสิทธิ:

• ขอเอกสารที่จำเป็นจากพนักงานของบริษัทเพื่อให้สอดคล้องกับลักษณะงานของพวกเขา
• กำหนดให้ผู้จัดการใช้มาตรการเพื่อความปลอดภัยของเอกสารและทรัพย์สินที่เป็นวัสดุ
• แก้ไขปัญหาการผลิตตามความสามารถของตน

คุณสมบัติของอาชีพ

ตำแหน่งเลขานุการถือเป็นสิทธิพิเศษสำหรับผู้หญิง ผู้นำของพวกเขาต้องการเห็นพวกเขาเป็นผู้ช่วย สิ่งนี้อธิบายได้จากความสามารถของผู้หญิงในการแสดงความยืดหยุ่น ป้องกันการรุกรานของเจ้านาย และเข้าใจอารมณ์และลักษณะนิสัยของเขา ครึ่งงานจะทำให้สำนักงานธุรกิจสะดวกสบายและสร้างความประทับใจให้กับคู่ค้า

อย่างไรก็ตาม ผู้ชายสามารถสมัครตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการได้โดยการเข้าทำงานในบริษัทขนาดใหญ่

ทักษะและความสามารถของเลขานุการ

การทำงานเป็นเลขานุการเป็นสิ่งสำคัญ:

• อยู่ในเงื่อนไขชื่อกับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล
• มีวัฒนธรรมในการสื่อสาร
• สามารถหาแนวทางสำหรับผู้เยี่ยมชมได้
• แสดงความถูกต้องและตรงต่อเวลา

บางบริษัทมองบุคคลที่มีความรู้ภาษาต่างประเทศเป็นเลขานุการ

คุณสมบัติส่วนบุคคลของเลขานุการ

หากคุณถามหัวหน้าขององค์กรต่างๆ ว่าเลขานุการส่วนตัวควรมีลักษณะนิสัยอย่างไร เราก็สามารถสรุปได้ว่าคำตอบของพวกเขาจะไม่ชัดเจน:

• ทักษะการสื่อสารและความรับผิดชอบ
• ความตรงต่อเวลาและการจัดระเบียบ
• ความอดทนและความต้านทานต่อความเครียด

นอกจากนี้ พวกเขายังสังเกตรูปลักษณ์ที่ปรากฏ คำพูดที่สวยงาม และความทรงจำที่ดี

หลังจากติดต่อกับเลขานุการบริษัทแล้ว ผู้เยี่ยมชมควรรู้สึกมั่นใจว่าพวกเขาจะช่วยเขาแก้ไขปัญหาของเขา

อาชีพ

ตำแหน่งเลขานุการถูกปกคลุมไปด้วยตำนานเกี่ยวกับความยากลำบากที่เกี่ยวข้องกับการเลื่อนขึ้นบันไดอาชีพ ส่วนหนึ่งนี่เป็นเรื่องจริง แต่นี่เป็นเพียงบางส่วนเท่านั้น - ทั้งหมดขึ้นอยู่กับแต่ละบุคคลเป็นการส่วนตัว

บางคนแสดงด้านที่ดีที่สุดของตนเองหลังจากผ่านไป 1-2 ปีและก้าวไปข้างหน้าอย่างมั่นใจไปสู่ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ามากมาย ในขณะที่คนอื่น ๆ จะได้รับตำแหน่งเลขานุการเป็นจำนวนมาก

พนักงานที่ชาญฉลาดและกระตือรือร้นสามารถค้นหาตำแหน่งที่น่านับถือมากขึ้นภายในบริษัทเดียวกัน เช่น กลายเป็นผู้ช่วยผู้จัดการ จากนั้นจึงกลายเป็นผู้จัดการหรือแม้แต่กรรมการ

ทำงานเป็นเลขานุการที่ไหน

ต้องการเลขานุการ:

• องค์กรและบริษัทต่างๆ
• ศาล ทนายความ และโนตารี

จำเป็นต้องมีเลขานุการทั้งในบริษัทขนาดใหญ่และในองค์กรธุรกิจขนาดเล็ก

เลขานุการมีรายได้เท่าไหร่?

เป็นไปไม่ได้ที่จะระบุจำนวนเงินที่แน่นอนหากเราพูดถึงเงินเดือนเฉลี่ยของผู้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ

หน่วยงานของรัฐไม่ตามใจพนักงานด้วยเงินเดือนสูงๆ และจ่ายเงินให้พวกเขาประมาณ 300 ดอลลาร์ แต่ถ้าคุณไปทำงานให้กับบริษัทต่างชาติขนาดใหญ่ คุณสามารถเพิ่มรายได้เป็น 1,000 เหรียญสหรัฐ

การศึกษา

เมื่อสมัครตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการจะพิจารณาผู้ที่มีการศึกษาระดับสูงหรือใบรับรองการสำเร็จการศึกษาจากศูนย์ฝึกอบรมเฉพาะทางสำหรับเลขานุการ บางครั้งการฝึกอบรมอาจเสร็จสิ้นได้ในบริษัทที่ตกลงจ้างคุณ

คุณสามารถทำงานเป็นเลขานุการได้โดยไม่ต้องมีการศึกษาระดับสูง แต่บริษัทที่มีชื่อเสียงต้องการเห็นผู้เชี่ยวชาญที่ผ่านการรับรองในทีมโดยมีความรู้ด้านงานในสำนักงาน จริยธรรมในการสื่อสารทางธุรกิจ จิตวิทยา การอ่านชวเลขและความเร็ว ความสามารถในการทำงานใน 1C และจัดการสำนักงานอย่างเชี่ยวชาญ อุปกรณ์.

อเล็กซานเดอร์ ยูริเยวิช

ผู้อำนวยการสำนักงานจัดหางาน

เราได้กล่าวไปแล้วมากกว่าหนึ่งครั้งว่าเป็นการยากมากที่จะกำหนดความรับผิดชอบโดยทั่วไปของเลขานุการหรือผู้ช่วยผู้บริหาร ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับขอบเขตของกิจกรรมของบริษัท ขนาด จินตนาการของผู้จัดการ และในทางปฏิบัติไม่ได้ถูกควบคุมโดยสิ่งใดเลย นอกจากนี้ ยังมีการแบ่งแยกในสายอาชีพ ซึ่งตามแนวทางปฏิบัติที่แสดงให้เห็น ลูกจ้างและนายจ้างจะเข้าใจต่างกันออกไป

เลขานุการเองก็สัมผัสได้ถึงความแตกต่าง ซึ่งบางครั้งก็เป็นไปตามสัญชาตญาณ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการถกเถียงยังคงดำเนินต่อไปในฟอรัมว่าใคร “สำคัญกว่า” ลำดับชั้นในวิชาชีพคืออะไร และอะไรคือระดับสูงสุดในอาชีพของเจ้าหน้าที่ธุรการ เพื่อนร่วมงานของฉันยังไม่มีความเห็นเป็นเอกฉันท์เกี่ยวกับเรื่องนี้

อย่างไรก็ตาม หากมีชื่อมากมายเหล่านี้ ปรากฏการณ์ที่พวกเขาอธิบายก็จะต้องมีอยู่ด้วย

มาทำความเข้าใจความซับซ้อนทั้งหมดของการจำแนกตำแหน่งการบริหาร

ทำความเข้าใจแนวคิด

ให้เราแสดงรายการตำแหน่งผู้ดูแลระบบหลัก: "เลขานุการ", "ผู้ช่วย", "ผู้ช่วยเลขานุการ", "ผู้ช่วยผู้จัดการ", "เลขานุการแผนกต้อนรับ", "ผู้จัดการสำนักงาน" ก่อนที่เราจะดูรายละเอียดเพิ่มเติม เรามาทำความเข้าใจความหมายของแต่ละตำแหน่งกันก่อน

วิกิพีเดียไม่ได้กำหนดตำแหน่งของ "เลขาธิการ" มีเพียงบทความ “เลขานุการ” ซึ่งมีคำจำกัดความดังต่อไปนี้ ผู้ช่วยเลขานุการ- พนักงานออฟฟิศที่มีความรับผิดชอบหลากหลายตั้งแต่การรับสายโทรศัพท์ (พนักงานต้อนรับ) ไปจนถึงผู้ช่วยผู้จัดการ (เลขานุการส่วนตัว)

ต่อไปนี้เป็นรายการหน้าที่ของเลขานุการผู้ช่วย:

• รับสายโทรศัพท์ที่ผู้จัดการได้รับ
• ทำงานกับเอกสาร: การกำหนดความสำคัญ การจัดเตรียม การลงทะเบียน การแจกจ่าย การรับ การจัดเก็บ การจัดระบบ
• การวางแผนและการเตรียมการต้อนรับผู้มาเยือน
• ช่วยเหลือในการวางแผนตารางการทำงานของเจ้านาย บางครั้งก็จองโรงแรมและตั๋วเครื่องบิน
• การมีส่วนร่วมในการเตรียมการเจรจาธุรกิจ
• สั่งเครื่องเขียนและสิ่งอื่น ๆ ที่จำเป็นสำหรับการทำงานของสำนักงาน บางครั้งก็เลี้ยงอาหารให้ผู้จัดการด้วย

ไม่มีความชัดเจนเป็นพิเศษหลังจากอ่านบทความนี้ เราทุกคนรู้อยู่แล้วว่าความรับผิดชอบนั้นมีขอบเขตกว้าง และหน้าที่ข้างต้นสามารถทำได้ทั้งเลขานุการและผู้ช่วยผู้จัดการ ยิ่งไปกว่านั้น นี่ยังห่างไกลจากหน้าที่ครึ่งหนึ่งที่ตัวแทนทั่วไปในอาชีพของเราต้องปฏิบัติ หรือนี่อาจเป็นชื่อทั่วไปของทั้งกลุ่มอาชีพ? ไม่น่าเป็นไปได้ที่คนส่วนใหญ่ยังคงได้ยินคำว่า “เลขานุการ” โดยไม่มีคำนำหน้าใดๆ

คำว่า เลขา อย่างที่รู้ๆ กัน มาจากภาษาละติน ความลับ(“ความลับ ความลึกลับ”) และในโรมโบราณ บุคคลที่เชื่อถือได้ถูกเรียกว่าเลขานุการ สรุป: เลขานุการสามารถเข้าถึงข้อมูลบางอย่างที่ไม่เปิดเผยต่อสาธารณะ และเพื่อที่จะปฏิบัติหน้าที่ของเขาให้สำเร็จ เขาจะต้องได้รับความไว้วางใจจากผู้จัดการ

สำหรับที่มาของคำว่า "อ้างอิง" ชื่อนี้เป็นภาษาละตินด้วย - "การทำซ้ำการรายงาน" ดังนั้นบุคคลนี้จึงทำงานกับข้อมูล โดยทั่วไปแล้วที่มาของคำนั้นเกี่ยวข้องกับอาชีพสมัยใหม่อย่างไม่ต้องสงสัย แต่ไม่ได้อธิบายอย่างเต็มที่ว่าพนักงานคนใดทำในองค์กร

สรุป: พวกเราส่วนใหญ่เป็นผู้ช่วยเลขานุการ อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่ค่อยสะท้อนให้เห็นในตารางการรับพนักงานและสมุดงาน: เพื่อนร่วมงานของฉันหลายคนถูก "เรียก" แตกต่างกัน

เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

เลขานุการที่แผนกต้อนรับ- ตำแหน่งที่อยู่ในจิตสำนึกของมวลชนเกี่ยวข้องกับการรับและกระจายสายเรียกเข้าและการติดต่อสื่อสาร บางครั้งพนักงานดังกล่าวก็สามารถดำเนินการต้อนรับผู้มาเยี่ยมเบื้องต้นได้ ในบรรดาตำแหน่งเลขานุการ นี่เป็นเพียงตำแหน่งเดียวที่มีชื่อทำให้ชัดเจนทันทีว่าคุณจะต้องทำอะไร แม้ว่าแน่นอนว่าจะมีข้อยกเว้นอยู่บ้าง
ผู้จัดการสำนักงาน- นี่คือกระดาษลอกลายจากภาษาอังกฤษ สำนักงาน ผู้จัดการ, เช่น. ผู้จัดการสำนักงาน ความรับผิดชอบหลักของเขาคือการจัดการทรัพยากรด้านการบริหาร การเงิน และอื่นๆ เพื่อให้มั่นใจว่าการทำงานในสำนักงานและพนักงานแต่ละแห่งเป็นไปอย่างราบรื่น ผู้จัดการสำนักงานเป็นหนึ่งในตำแหน่งผู้บริหารระดับล่าง
พนักงานดังกล่าวอาจเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของคนขับรถ พนักงานทำความสะอาด และมักจะเป็นเลขานุการ เนื่องจากผู้จัดการสำนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการช่วยชีวิตของสำนักงานและพนักงาน หลายคนจึงคิดว่าตำแหน่งนี้คล้ายกับตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายจัดหา พวกเขามีความรับผิดชอบที่คล้ายกันค่อนข้างมาก แต่พระเจ้าห้ามไม่ให้คุณสับสนและเรียกผู้จัดการสำนักงานว่าเป็นผู้จัดการฝ่ายจัดหา! ไม่มีอะไรผิดปกติกับสิ่งหลัง แต่ระดับความรับผิดชอบของผู้จัดการสำนักงานนั้นสูงกว่ามากและต้องการคุณสมบัติที่สูงกว่า
ผู้ช่วยผุ้จัดการ- ตำแหน่งที่หลายคนถือว่าเป็นระดับสูงสุดในอาชีพพนักงานธุรการ ในบริษัทตะวันตก ตำแหน่งนี้มักจะดูเหมือน “ผู้ช่วยส่วนตัว” (แปลตามตัวอักษรจากภาษาอังกฤษ) ส่วนตัว ผู้ช่วย- ฉันชอบเวอร์ชั่นดั้งเดิมมากกว่าเพราะตำแหน่งงานมีเนื้อหาสำคัญทั้งหมด ผู้ช่วย - จากคำว่า "ช่วยเหลือ" ผู้ช่วยผู้จัดการช่วยเหลือเจ้านายในการปฏิบัติหน้าที่ สิ่งที่จะรวมอยู่ในฟังก์ชั่นของผู้ช่วยนั้นขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย

ดังนั้นความรับผิดชอบของผู้เชี่ยวชาญสองคนที่ดำรงตำแหน่งเดียวกันอย่างเป็นทางการอาจแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง: หนึ่งในนั้นทำงานกับเอกสาร กระจายโทรศัพท์และรับผู้เยี่ยมชม ในขณะที่อีกคนหนึ่งมีส่วนร่วมในการประชุมฝ่ายบริหารและมีอำนาจในการตัดสินใจที่สำคัญ อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ไม่ได้ยกเว้นความจริงที่ว่าทั้งคู่กำลังเย็บกระดุมที่ขาดและกำลังมองหาพี่เลี้ยงเด็กให้กับลูก ๆ ของผู้นำของพวกเขา อีกครั้ง ไม่มีคำสั่ง: ชื่อในกรณีนี้เพียงชี้แจงวัตถุประสงค์ของคุณเท่านั้น และไม่ทราบแน่ชัดว่าคุณจะปฏิบัติตามอย่างไร

เราศึกษาเอกสารด้านกฎระเบียบ

มีเอกสารอธิบายตำแหน่งทั้งหมดที่นำเสนอในประเทศของเรา - “ตัวแยกประเภทอาชีพคนงาน ตำแหน่งพนักงาน และเกรดภาษีของรัสเซียทั้งหมด”(ตกลงPDTR, ตกลง 016-94) หากคุณประสบปัญหาในการกำหนดตำแหน่งงานใดๆ ในบริษัท คุณสามารถดูเอกสารนี้และเลือกตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุด

ตัวแยกประเภทนี้สามารถพบได้บนเว็บไซต์: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/ หลังนอกเหนือจาก OK 016-94 แล้วยังมี "หนังสืออ้างอิงภาษีและคุณสมบัติแบบรวม" (UTKS) และ "ตัวจำแนกประเภทอาชีพทั้งหมดของรัสเซีย" (OKZ 010-93, OKZ) นี่คือสองส่วนของ OK 016-94 ประการแรกรวมถึงอาชีพของคนงาน ประการที่สอง - ตำแหน่งของพนักงาน

อาชีพของคนงาน (และมี 5491 คนในลักษณนาม) ​​ไม่น่าสนใจสำหรับเราในกรณีนี้ มาดูตำแหน่งพนักงานกันดีกว่า มีทั้งหมด 2,598 ชิ้น และคุณอาจพบทุกสิ่งที่เราต้องการได้ที่นี่

เริ่มจากตำแหน่งเลขานุการกันดีกว่า จากการค้นหาตามตัวอักษร เราได้ตารางต่อไปนี้ (ดูตารางที่ 1)

ตารางที่ 1

ตำแหน่งใน OK 016-94 ซึ่งมีชื่อ “เลขานุการ”

			ชื่องาน		รหัส OKZ
			เลขานุการ (นักการทูต)
			เลขานุการคณะกรรมการ (องค์การมหาชน)
			เลขานุการผู้เชี่ยวชาญเรื่องตาบอด
			เลขานุการที่ประชุม
			เลขานุการคณะกรรมการ
			เลขาธิการรัฐสภา
			เลขาธิการสำนักงานต้อนรับประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
			หัวหน้าเลขาธิการ
			เลขาธิการสภา (วิทยาศาสตร์และเทคนิค วิทยาศาสตร์ ศิลปะและเทคนิค)
			เลขาธิการคณะมนตรีความมั่นคงแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
			เสมียนศาล
			เลขานุการศาลในกลไกของศาลฎีกาแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
			เลขาธิการสมัยประชุมศาล
			เลขานุการของเซสชั่นศาลในเครื่องมือของศาลฎีกาแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
			เลขาธิการสหภาพสร้างสรรค์
			เลขานุการหน่วยการศึกษา (ผู้จัดส่ง)
			เลขาธิการคณะกรรมาธิการของรัฐบาลกลาง
			เลขาธิการสหพันธ์ (แบ่งตามประเภทกีฬา)
			เลขาธิการคณะกรรมการการเลือกตั้งกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย
			เลขานุการพิมพ์ดีด
			เลขานุการ-นักชวเลข

แต่ละตำแหน่งมีของตัวเอง รหัส- นอกจากนี้ ตำแหน่งที่ต่างกันก็มีหนึ่งตำแหน่งด้วย รหัส OKZซึ่งหมายความว่าจะรวมกันเป็นกลุ่มเดียว ชื่อ "เลขานุการผู้จัดการ" หมายถึงกลุ่ม 4115 (กลุ่ม "เลขานุการ") กลุ่มนี้ประกอบด้วยตำแหน่งดังต่อไปนี้:

• พนักงาน;
• เลขานุการผู้เชี่ยวชาญคนตาบอด
• หัวหน้าเลขานุการ;
• เสมียนศาล;
• เลขาธิการฝ่ายการศึกษา
• เลขานุการพิมพ์ดีด;
• เลขานุการ-นักชวเลข

กล่าวถึงเลขานุการในกลุ่มดังกล่าวดังนี้ เลขานุการทำหน้าที่ทางเทคนิคเพื่อสนับสนุนและให้บริการงานของหัวหน้าองค์กรหรือองค์กรโดยใช้คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สำนักงาน และวิธีการทางเทคนิคอื่น ๆ

ความรับผิดชอบของพวกเขารวมถึง:

ไซต์นี้มีการแบ่งตำแหน่งออกเป็นกลุ่มได้อย่างสะดวก ซึ่งจะเห็นได้ว่ากลุ่ม 4115 รวมอยู่ในกลุ่มอาวุโส 411 “เลขานุการ ผู้ควบคุมเครื่องจักรคำนวณและวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง” อย่างหลังนอกเหนือจากเลขานุการแล้ว ยังรวมถึงพนักงานคอมพิวเตอร์ นักชวเลข พนักงานพิมพ์ดีด ฯลฯ

โดยทั่วไป ความรับผิดชอบข้างต้นไม่ได้ขัดแย้งกับความเป็นจริง ยกเว้นว่าการกล่าวถึงเครื่องโทรพิมพ์และเครื่องพิมพ์ดีดจะทำให้ใครบางคนยิ้ม (และบางคนจะสั่นเทา) อย่างไรก็ตามแม้แต่เลขานุการมือใหม่เมื่อดูรายการความรับผิดชอบที่เสนอก็จะถามว่า:“ อย่างไร? และมันคือทั้งหมดเหรอ? การสนับสนุนด้านวีซ่า, การจัดทริปธุรกิจ, บันทึกการประชุมอยู่ที่ไหน” เราได้พูดไปแล้วหลายครั้งว่าเลขานุการเป็นอาชีพที่ต้องให้คุณอุทิศเวลาทำงานอย่างน้อยครึ่งหนึ่งเพื่อให้บริการผู้จัดการและพนักงานโดยไม่มีเอกสาร คำว่า “รับแขก” ไม่ได้สื่อถึงหน้าที่ต่างๆ ที่เลขานุการต้องปฏิบัติ ความรับผิดชอบที่เหลือเป็นความรับผิดชอบทางเทคนิคล้วนๆ และเกี่ยวข้องกับการทำงานกับเอกสาร เมื่อดูคำอธิบายที่มีอยู่แล้ว คุณอาจคิดว่าเลขานั่งอยู่อีกห้องหนึ่งและพิมพ์เฉพาะในคอมพิวเตอร์และเขียนบางอย่างลงในสมุดบันทึกการลงทะเบียน แต่เรารู้ว่านี่ยังห่างไกลจากกรณีนี้ ดังนั้นคำจำกัดความดังกล่าวจึงไม่สามารถตอบสนองผู้เชี่ยวชาญได้

กลับไปที่ตัวลักษณนาม: ตำแหน่ง "ผู้จัดการสำนักงาน" รวมถึง "ผู้จัดการสำนักงาน" และ "ผู้ช่วยผู้จัดการ" ไม่รวมอยู่ในนั้น แต่มีตำแหน่ง "ผู้อ้างอิง" (รหัส 26088) ซึ่งรวมอยู่ในกลุ่ม 3431 - "บุคลากรด้านการบริหารและการจัดการ"

กลุ่มนี้นอกเหนือจากชื่อต่างๆ ของผู้ดูแลระบบและผู้จัดการแล้ว ยังรวมถึงตำแหน่งผู้ตรวจสอบเพื่อติดตามการปฏิบัติตามคำสั่ง ผู้ช่วย และผู้ช่วยกิจกรรมหลักอีกด้วย

มันเป็นย่านที่ตลกใช่ไหมล่ะ? ในกลุ่มเดียวกันกับผู้อ้างอิงจะมีผู้ตรวจสอบเพื่อติดตามการดำเนินการตามคำสั่ง เลขานุการหลายคนรู้โดยตรงเกี่ยวกับการควบคุมนี้ เนื่องจากพวกเขาดำเนินการด้วยตนเอง

เว็บ http://www.etks.info/ บอกว่า บุคลากรด้านการบริหารและการจัดการและบุคลากรของวิชาชีพที่เกี่ยวข้องแก้ไขปัญหาด้านการบริหารและการประสานงานในกิจกรรมขององค์กรและแผนกโครงสร้างดูแลรักษาเอกสารและการสนับสนุนข้อมูล.

ความรับผิดชอบของพวกเขารวมถึง:

• ดูแลรักษาจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ รายงานการประชุม และเอกสารด้านการบริหารอื่นๆ
• การวางแผนและจัดการประชุม การประชุมทางธุรกิจ และการเดินทาง
• ประสานงานจังหวะเวลาของเหตุการณ์ต่าง ๆ ติดตามการปฏิบัติตาม;
• ช่วยเหลือผู้จัดการและพนักงานในการแก้ไขปัญหาด้านการบริหารและองค์กร
• การจัดทำร่างสัญญา ข้อตกลง การเจรจา การจัดระบบการต้อนรับผู้มาเยี่ยมและพนักงาน
• ปฏิบัติหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง
• การจัดการของพนักงานคนอื่น ๆ

คุณปฏิบัติหน้าที่กี่รายการในรายการนี้? ตำแหน่งของคุณชื่ออะไร? "เลขานุการ"? “ผู้จัดการสำนักงาน”? "ผู้ช่วยผุ้จัดการ"?

หากเราจำได้ว่าตามธรรมเนียมแล้วงานของเลขานุการแบ่งออกเป็นบริการด้านสารคดีและไม่ใช่สารคดีและเราส่วนใหญ่ปฏิบัติหน้าที่จากรายการสำหรับทั้งสองกลุ่มที่พิจารณา ("เลขานุการ" และ "บุคลากรด้านการบริหารและการจัดการ") เราก็สามารถสรุปได้ว่า ตามหน้าที่ที่ทำได้พวกเราส่วนใหญ่เป็นผู้ช่วยเลขานุการ

มันหมายความว่าอะไร? เหตุใดตำแหน่งเช่น "ผู้ช่วยผู้จัดการ" หรือ "ผู้จัดการสำนักงาน" จึงไม่ปรากฏในตัวแยกประเภท เหตุใดจึงมีตำแหน่งในทางปฏิบัติ แต่ไม่มีในตัวลักษณนาม? อาจจะล้าสมัยหรือผู้เรียบเรียงไม่สนใจที่จะเข้าใจสถานการณ์ในตลาดแรงงานยุคใหม่?

แน่นอนว่าลักษณนามนี้ค่อนข้างอนุรักษ์นิยม แต่พจนานุกรมการสะกดคำก็ยังเป็นแบบอนุรักษ์นิยมเช่นกัน ผู้คนพูดและเขียนแตกต่างกัน แต่มีกฎเกณฑ์บางประการ ซึ่งเป็นบรรทัดฐานที่ผู้เชี่ยวชาญยอมรับ และผู้รู้หนังสือได้รับคำแนะนำจากกฎเกณฑ์ดังกล่าว คำแนะนำ ตัวแยกประเภท และเอกสารราชการอื่น ๆ ที่พัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญบ่งบอกถึงการมีอยู่ขององค์กรในอุดมคติที่เลขานุการจัดการกับเอกสาร การดำเนินการได้รับการตรวจสอบโดยผู้ตรวจสอบ และการสนับสนุนวีซ่าและการทำงานร่วมกับคณะผู้แทนถือเป็นความรับผิดชอบของบริการโปรโตคอล

อย่าคิดว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้น นี่คือโครงสร้างการทำงานของหน่วยงานภาครัฐ องค์กร ฝ่ายบริหาร และโรงงานขนาดใหญ่หลายแห่ง ประการแรก เพราะพวกเขาดำรงอยู่มานานหลายทศวรรษ และในกิจกรรมของพวกเขาได้รับคำแนะนำจากลักษณะงานและกฎระเบียบที่พัฒนาขึ้นในสหภาพโซเวียต เมื่อสถานการณ์ "ใครเข้าป่า ใครได้ฟืน" เป็นเรื่องยากที่จะจินตนาการ ประการที่สอง การแบ่งความรับผิดชอบนี้เกี่ยวข้องกับการรักษาความลับเป็นอย่างมาก ตัวอย่างเช่น ในโรงงานที่ปฏิบัติตามคำสั่งทางทหาร เลขานุการผู้บริหารไม่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ และพวกเขาจะทิ้งโทรศัพท์มือถือไว้ในตู้นิรภัยตรงทางเข้า ในสถานการณ์เช่นนี้การค้นหาข้อมูลหรือสั่งซื้อตั๋วเป็นเรื่องยาก ซึ่งทำโดยผู้เชี่ยวชาญแต่ละรายที่สามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้

นอกจากนี้ เป็นเรื่องหนึ่งหากเลขานุการในบริษัทที่จ้างคนเป็นร้อยคนเป็น “ชาวสวิส คนเกี่ยวข้าว และคนเล่นท่อ” และอีกอย่างหนึ่งเมื่อบริษัทจ้างพนักงานหลายพันคน ในกรณีนี้ กระบวนการทำงานส่วนใหญ่ได้รับการควบคุมและรวมศูนย์อย่างเข้มงวด ผู้เชี่ยวชาญคนใดคนหนึ่งไม่สามารถรับผิดชอบได้ มีทั้งแผนก

อนึ่ง

สำหรับการมีอยู่ของชื่อที่ล้าสมัยเมื่อมองแวบแรก (เช่น "เลขานุการพิมพ์ดีด") ในประเทศของเราจนถึงทุกวันนี้มีองค์กรที่พิมพ์เอกสารบางอย่างด้วยเครื่องพิมพ์ดีดเท่านั้น (เนื่องจากการรักษาความลับ) นอกจากนี้การมีคำว่า "พนักงานพิมพ์ดีด" ในคำจำกัดความนี้ส่วนใหญ่มักบ่งบอกถึงงานจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสารโดยเฉพาะ ในสมัยโซเวียต พนักงานพิมพ์ดีดเป็นผู้ดำเนินการงานนี้ และในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีงานในสำนักงานแบบรวมศูนย์ งานนี้ก็ยังคงอยู่มาจนถึงทุกวันนี้
ตำแหน่งนี้เรียกว่า “พนักงาน PC” ได้ไหม? แน่นอนว่าหลายบริษัททำเช่นนี้ แต่ทำไมถ้าในจิตสำนึกของมวลชนแนวคิดนี้ได้ถูกมอบหมายรายการความรับผิดชอบบางอย่างไปแล้ว? ภาษาไม่ชอบนวัตกรรมประดิษฐ์ใดๆ เมื่อคำนี้หมดความเกี่ยวข้อง คำนั้นก็จะหายไป

เหตุใดในทางปฏิบัติจึงมีเลขานุการที่ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วย ผู้ตรวจติดตามการดำเนินการด้านเอกสาร หรือแม้แต่นักแปล? เพราะทฤษฎีแตกต่างจากการปฏิบัติเสมอ บริษัทต่างๆ โดยเฉพาะบริษัทขนาดเล็ก มุ่งมั่นที่จะประหยัดเงินเป็นหลักโดยมอบหมายความรับผิดชอบที่แตกต่างกันมากมายให้กับพนักงานคนเดียว เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งของฉันให้คำจำกัดความของตำแหน่งเลขานุการไว้ดังนี้ “บุคคลที่ทำในสิ่งที่พนักงานคนอื่นไม่ต้องการทำ” นั่นก็เกิดขึ้น นอกจากนี้ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วความแตกต่างในความรับผิดชอบมักเกี่ยวข้องกับความเป็นไปไม่ได้ที่จะเข้าสู่ตารางการรับพนักงานรวมถึงการขาดความเข้าใจโดยนายจ้างเกี่ยวกับการไล่ระดับที่มีอยู่ในวิชาชีพ

เปรียบเทียบความรับผิดชอบ

เรามาดูกันว่านายจ้างหมายถึงอะไรโดยชื่อนี้หรือชื่อนั้น ในการทำเช่นนี้เรามาดูที่ไซต์ค้นหางานกันดีกว่า ลองเลือกโฆษณาหลายรายการที่มีชื่อ: "เลขานุการ", "ผู้ช่วยเลขานุการ", "ผู้ช่วยผู้จัดการ", "ผู้จัดการสำนักงาน" เลือกสามรายการสำหรับแต่ละกลุ่มและเปรียบเทียบรายการหน้าที่ที่ทำ (เราจะไม่ทำซ้ำหน้าที่ที่ซ้ำกันในที่แตกต่างกัน ตำแหน่งงานว่าง)

ผู้จัดการสำนักงาน

1. ปฏิบัติตามคำแนะนำจากผู้จัดการ
2. ช่วยชีวิตในสำนักงาน
3. ช่วยเหลือในการวางแผนเวลาทำงานของผู้จัดการ
4. จัดทำและดำเนินการโต้ตอบจดหมายและเอกสารภายใน
5. การต้อนรับแขกและผู้เยี่ยมชมของผู้จัดการการจัดประชุมและการเจรจา
6. การสื่อสารกับลูกค้าในสำนักงาน สร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองและอบอุ่นสำหรับพวกเขา หมายเหตุผู้เขียน: นายจ้างรายนี้ตัดสินใจประหยัดเงินกับผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า.
7. รับสายที่รับสายโฆษณาและโอนไปยังแผนกที่ต้องการ
8. ดูแลความเรียบร้อยและความสะอาดในสำนักงาน.
9. จัดระบบและจำแนกเอกสารและข้อมูลให้ผู้ดำเนินการดำเนินการทันที หมายเหตุผู้เขียน: ดูเหมือนว่านี่คืองานออฟฟิศเหรอ? แต่ไม่ ในตำแหน่งที่ว่างนี้จะระบุไว้ในบรรทัดแยกต่างหาก.
10. นำข้อมูลที่ได้รับจากลูกค้าไปสู่ความสนใจของผู้จัดการ
11. ดำเนินการตามคำสั่งของพนักงานในสำนักงานเพื่อประมวลผลและส่งคำแนะนำและข้อมูลที่จำเป็นให้พวกเขา
12. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารตามข้อกำหนดที่กำหนดไว้เมื่อจ้างพนักงานใหม่ บันทึก: รู้แต่ว่าในบริษัทไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล!
13. ดำเนินการคัดลอกและทำซ้ำงาน
14. การออกหนังสือมอบอำนาจ
15. การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลา หมายเหตุผู้เขียน: ไม่มีเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลแน่นอน!
16. จัดทำเอกสารและจัดทำรายงานการใช้จ่ายเงินเพื่อความต้องการทางธุรกิจ

เลขานุการ

1. จัดระเบียบการไหลของเอกสาร ดำเนินจดหมายทางธุรกิจ
2. การปฏิบัติตามคำสั่งจากผู้จัดการ
3. จัดทำเอกสารและรายงานที่จำเป็น
4. การจัดและการประสานงานการประชุม การเจรจา การประชุม
5. การจัดทริปเพื่อธุรกิจ (การสั่งตั๋วเครื่องบินและรถไฟ บริการรับส่ง การจองโรงแรม ฯลฯ)
6. จัดเตรียมการมาถึงของพันธมิตร (การจองโรงแรม การรับส่ง ฯลฯ)
7. การรับและกระจายสายเรียกเข้า
8. ดูแลการทำงานของสำนักงาน
9. ปฏิบัติตามคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร (ค้นหาข้อมูล จัดทำรายงาน สื่อสารกับซัพพลายเออร์วัตถุดิบ ซึ่งมักเป็นภาษาอังกฤษ)
10. ให้บริการไปรษณีย์และเคอรี่
11. ดูแลการไหลเวียนของเอกสารภายในองค์กร
12. จดหมาย.
13. การสนับสนุนด้านการบริหารสำหรับผู้จัดการ
14. การตรวจสอบการดำเนินการตามคำสั่งการจัดการ
15. ทำงานกับอุปกรณ์สำนักงาน
16. จัดทำเอกสารองค์กรและธุรการ

ผู้ช่วยเลขานุการ

1. การจัดกิจกรรมสำนักงาน
2. การรับและการกระจายสายเรียกเข้า
3. การต้อนรับผู้มาเยือน.
4. การจัดประชุมและการเจรจา
5. การจัดทริปเพื่อธุรกิจ (การสั่งซื้อและจองตั๋ว โรงแรม แท็กซี่ บริการช่วยเหลือด้านวีซ่า)
6. จดหมายธุรกิจ
7. การส่งและรับจดหมาย, การออกหนังสือมอบอำนาจ
8. งานสำนักงาน.
9. ปฏิบัติตามคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร
10. ทำงานกับบริการจัดส่ง
11. ปฏิสัมพันธ์กับแผนกต่างๆของบริษัท
12. รักษาความสงบเรียบร้อยและบรรยากาศที่เป็นกันเองในสำนักงาน
13. ให้การสนับสนุนด้านการบริหารตามตารางประจำวันของผู้อำนวยการ
14. ติดตามการปฏิบัติตามคำแนะนำและการอนุมัติเอกสารที่ริเริ่มโดยผู้อำนวยการ
15. จัดทำเอกสารเกี่ยวกับองค์กรและการบริหาร

ผู้ช่วยผุ้จัดการ

1. รับสายเรียกเข้า/โทรออก
2. การจัดการจดหมาย/จดหมายโต้ตอบ จดหมายธุรกิจ
3. การวิเคราะห์ข้อมูล การรวบรวมข้อมูล การรายงาน
4. การสื่อสารกับหัวหน้าแผนก
5. ปฏิบัติตามคำสั่งจากผู้จัดการภายในกรอบเวลาที่กำหนด
6. ติดตามการดำเนินการตามคำสั่ง/การมอบหมายงานให้ทันเวลา
7. การสนับสนุนสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ (การดำเนินการเกี่ยวกับวีซ่า, การจองรถไฟและตั๋วเครื่องบิน, บริการรับส่ง, โรงแรม, งานกิจกรรม, ทัศนศึกษา)
8. การจัดระเบียบและการสนับสนุนการรับคณะผู้แทนและผู้เยี่ยมชมโดยฝ่ายบริหารขององค์กรการจัดประชุมการเจรจาการนำเสนอ
9. ติดตามการใช้เครื่องเขียน สั่งซื้อหากจำเป็น
10. การลงทะเบียนและจัดเก็บข้อมูลต้นฉบับและเอกสารองค์กรและการบริหาร
11. ช่วยชีวิตในสำนักงาน
12. งานสำนักงาน การไหลของเอกสาร
13. การลงทะเบียนเอกสารเข้าออกภายใน
14. ช่วยเหลือในการวางแผนวันทำงานของผู้จัดการ

อย่างที่คุณเห็น ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในตำแหน่งเหล่านี้มีความรับผิดชอบที่คล้ายกันหลายประการ พวกเขาทั้งหมดมีส่วนร่วม (หรือมีส่วนร่วม) ในการช่วยชีวิตในสำนักงาน การรับและกระจายสาย จัดระเบียบการไหลของเอกสาร และปฏิบัติตามคำแนะนำจากผู้จัดการ

ดูรายการความรับผิดชอบของเลขานุการ ผู้ช่วยเลขานุการ และผู้ช่วยผู้บริหาร พวกมันเกือบจะเหมือนกัน บางทีในบริษัทใดบริษัทหนึ่ง ผู้ช่วยก็คาดว่าจะทำงานวิเคราะห์ด้วย ตำแหน่งผู้จัดการสำนักงานค่อนข้างไม่ธรรมดาโดยที่นายจ้างคาดหวังให้ปฏิบัติหน้าที่ของผู้ตรวจสอบบุคลากรและทำงาน และบางทีเขาอาจเป็นคนเดียวที่ไม่คาดว่าจะช่วยเหลือผู้จัดการ (หรือนี่ไม่ได้ระบุไว้ในโฆษณา) เราสามารถพูดได้อย่างมั่นใจว่าผู้ช่วยผู้จัดการจะต้องช่วยผู้จัดการ ซึ่งไม่ได้ช่วยบรรเทาความจำเป็นในการ "ช่วยชีวิต" ในสำนักงาน

ก่อนที่จะสรุปผล มาดูพารามิเตอร์อีกตัวหนึ่ง: นายจ้างมีข้อกำหนดอะไรบ้างสำหรับผู้เชี่ยวชาญในตำแหน่งเหล่านี้ (ตารางที่ 2)

ตารางที่ 2

ข้อกำหนดที่นายจ้างกำหนดเกี่ยวกับผู้จัดการสำนักงาน เลขานุการ ผู้ช่วยเลขานุการ ผู้ช่วยผู้จัดการ

ผู้จัดการสำนักงาน	เลขานุการ	ผู้ช่วยเลขานุการ	ผู้ช่วยผุ้จัดการ
มีความสามารถในการทำงานกับเทคโนโลยี ความแม่นยำความเอาใจใส่ ความเป็นมิตร. ประสบการณ์สองปีในตำแหน่งเลขานุการ/ผู้ดูแลระบบ/ผู้จัดการสำนักงาน ความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ 1C เป็นที่พึงปรารถนา	อุดมศึกษา. ความรู้เกี่ยวกับพีซี อุปกรณ์สำนักงาน กฎการไหลของเอกสาร ประสิทธิภาพ ตรงต่อเวลา รูปลักษณ์สวยงาม มีประสบการณ์ 2 ปีในตำแหน่งเลขานุการ/ผู้จัดการสำนักงาน ความสามารถในการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน	อุดมศึกษา. มีความรู้ภาษาอังกฤษดีเยี่ยม ประสบการณ์การทำงานอย่างน้อยหนึ่งปี ผู้ใช้พีซีและอุปกรณ์สำนักงานอย่างมั่นใจ ภาษาพูดและภาษาเขียนที่ถูกต้อง ความรู้เรื่องมารยาททางธุรกิจ ความรับผิดชอบ ความขยัน กิจกรรม ทักษะในการสื่อสาร	ประสบการณ์หนึ่งปีในการทำงานเป็นผู้ช่วยส่วนตัวในบริษัทขนาดใหญ่ ผู้ใช้พีซีที่มั่นใจ ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตที่กระตือรือร้น การต้านทานความเครียด ความเอาใจใส่ การรู้หนังสือ ความยืดหยุ่นในการสื่อสาร การทูต รูปลักษณ์ที่ปรากฏ. ภาษาอังกฤษเป็นพื้นฐาน อุดมศึกษา. มีความรู้เรื่องการจัดการเอกสาร คำพูดที่ชัดเจนและชัดเจน ความสามารถในการทำงานเป็นทีม

นายจ้างที่ได้รับการสุ่มเลือกของเราไม่ต้องการความดูดีและการศึกษาระดับสูงจากผู้จัดการสำนักงาน ในความเห็นของเรา พวกเขาไม่เห็นความแตกต่างระหว่างเลขานุการและผู้จัดการสำนักงานมากนัก ข้อกำหนดสำหรับอีกสามตำแหน่งที่เหลือ รวมถึงความรับผิดชอบที่ต้องปฏิบัตินั้นแทบจะเหมือนกันเลย พวกเขาต้องการประสบการณ์การทำงานเป็นผู้ช่วยส่วนตัวจากผู้ช่วยผู้จัดการเท่านั้นในขณะที่ไม่ลืมความสามารถในการทำงานเป็นทีม (ไม่มีความลับที่ผู้ช่วยหลายคนมักจะแยกตัวออกจากทีม - เฉพาะงานที่ต้องการ)

แน่นอนในการสัมภาษณ์ปรากฎว่าพวกเขา "ลืม" ที่จะเขียนความรับผิดชอบครึ่งหนึ่งและจากที่อื่นข้อกำหนดอีกสองโหลสำหรับผู้สมัครจะปรากฏขึ้น แต่โดยทั่วไปแล้ว แนวโน้มนั้นชัดเจน: นายจ้างมองว่าผู้จัดการสำนักงานเป็นผู้ที่จะดูแลสำนักงาน พนักงานทุกคน และแม้กระทั่งลูกค้า แต่ไม่มีความแตกต่างระหว่างเลขานุการ ผู้ช่วยเลขานุการ และผู้ช่วยผู้จัดการมากนัก

นั่นคือทฤษฎีและคราวนี้แยกจากการปฏิบัติ เป็นที่ชัดเจนสำหรับเราว่าเลขานุการจะต้องดำเนินการ เช่น ฟังก์ชันทางเทคนิค (การทำงานกับเอกสาร ฯลฯ) และผู้ช่วยผู้จัดการหรือผู้ช่วยจะต้องทำหน้าที่ที่ซับซ้อนมากขึ้น (การเขียนจดหมายธุรกิจ การรวบรวมบทวิจารณ์เชิงวิเคราะห์ ฯลฯ) ฉันรู้จักเพียงบริษัทเดียวเท่านั้นที่แบ่งความรับผิดชอบในลักษณะนี้ แต่เธอมาจากประเภทอุดมคติ ในทางปฏิบัติ การแบ่งแยกดังกล่าวถือเป็นข้อยกเว้นมากกว่ากฎ

ฉันสงสัยว่าในกรณีส่วนใหญ่ นายจ้างเพียงต้องการประหยัดเงินด้วยการจ้างผู้เชี่ยวชาญที่รวมฟังก์ชันหลายอย่างเข้าด้วยกัน นอกจากนี้ การแนะนำหน่วยเพิ่มเติมในตารางการรับพนักงานยังเป็นเรื่องที่ยุ่งยากอีกด้วย

เหตุใดตำแหน่งบริหารกลุ่มนี้จึงใช้ชื่อ “เลขานุการ” บ่อยที่สุด? ประการแรกเพราะมันอยู่บนริมฝีปากของทุกคนมาเป็นเวลานาน ประการที่สอง ตามทฤษฎีแล้ว ผู้ช่วยผู้จัดการสามารถปฏิเสธที่จะช่วยเหลือพนักงานในแผนกได้ และเลขานุการก็ไม่มีที่จะไป ประการที่สาม ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ว่า "ผู้อ้างอิง" ลึกลับนี้คือใคร ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่สร้างคำศัพท์ที่ซับซ้อนโดยไม่จำเป็น

เห็นได้ชัดว่าแผนกที่ได้รับการยอมรับอย่างไม่เป็นทางการซึ่งมีผู้ช่วยผู้จัดการสูงกว่าเลขานุการหรือผู้ช่วยเลขานุการนั้นแท้จริงแล้วถือเป็นพิธีการ ไม่ต้องสงสัยเลยว่า “ผู้ช่วยผู้อำนวยการ” ดูน่านับถือมากกว่า “เลขานุการผู้อำนวยการ” นี่อาจเป็นความแตกต่างทั้งหมด นายจ้างสนใจในคุณสมบัติส่วนตัวและประสบการณ์การทำงานของคุณมากกว่าสิ่งที่อยู่ในสมุดงานของคุณ แน่นอนว่าเรายังไม่หมดสิ้นไปกับความสับสนในตำแหน่งต่างๆ อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้ที่กังวลเกี่ยวกับความจริงที่ว่าแม้จะทำหน้าที่ต่างๆ มากมาย แต่ตำแหน่งของพวกเขาถูกเรียกว่า "เลขานุการ" เราขอแนะนำให้คุณละทิ้งคอมเพล็กซ์ทั้งหมด และเมื่อถูกถามว่าคุณทำงานให้ใคร ก็ตอบอย่างภาคภูมิใจ: "เลขานุการ ”