Υπηρεσιακό σημείωμα για τη διάθεση κεφαλαίων. Κανόνες για την έκδοση σημειώσεων εξυπηρέτησης σύμφωνα με το GOST. ποιες είναι οι απαιτήσεις για τη γραφή και την εμφάνισή τους

σημείωμαείναι ένα έγγραφο πληροφοριών και αναφοράς που χρησιμοποιείται ως εργαλείο για εσωτερική επαγγελματική αλληλογραφία. σημείωμακαταρτίζεται σε σχέση με συγκεκριμένο τμήμα της επιχείρησης ή μεμονωμένο υπάλληλο όταν αναγκάζονται να ενταχθούν στη λύση του προβλήματος και άλλα τμήματα και διαρθρωτικά τμήματα. Τα υπομνήματα, σε αντίθεση με τα υπομνήματα, είναι ένας τρόπος επικοινωνίας μεταξύ τμημάτων και υπαλλήλων που είναι ισότιμοι ως προς την επίσημη ιδιότητα, αλλά δεν αναφέρονται απευθείας μεταξύ τους.

Πώς να γράψετε ένα σημείωμα

σημείωμα, κατά κανόνα, συντάσσεται σε οποιαδήποτε μορφή, αλλά πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες λεπτομέρειες:

• το όνομα του εγγράφου, δηλαδή "Μνημόνιο"·
• παραλήπτης με πλήρες όνομα και θέση στη δοτική περίπτωση·
• τίτλος πριν από το κείμενο της σημείωσης - το θέμα του σημειώματος.
• το πραγματικό κείμενο του σημειώματος, το οποίο περιγράφει την τρέχουσα κατάσταση και προτείνει επιλογές για την επίλυση του προβλήματος ή εκφράζει ένα αίτημα·
• τη θέση του συντάκτη του σημειώματος που αναφέρει το πλήρες όνομα και την υπογραφή·
• την ημερομηνία του εγγράφου και τον αριθμό του.

Δείγμα σημείωσης για την αγορά υπολογιστή

σημείωμα
05.10.2013 № 2
Πόλη της Μόσχας

Σχετικά με την επισκευή υπολογιστή (αντικατάσταση)

Εφιστώ την προσοχή σας ότι από τις 20 Σεπτεμβρίου 2013, ο προσωπικός υπολογιστής που έχει ανατεθεί στον διευθυντή πωλήσεων Korovko Larisa Ivanovna συχνά αποτυγχάνει λογισμικό.

Ως προς αυτό, σας ζητώ να επισκευάσετε αυτόν τον υπολογιστή ή να τον αντικαταστήσετε.

Δείγμα υπηρεσιακής σημείωσης για την έκδοση προϊόντων

ΣΗΜΕΙΩΜΑ
2013-09-20-CN με ημερομηνία 20/09/2013

Σχετικά με την έκδοση προϊόντων

Σας ζητώ να συντονίσετε τη διεξαγωγή της καμπάνιας για την ΤΜ «Βοδίτσα».

Σκοπός της προώθησης:

• Αύξηση των πωλήσεων χυμών ΤΜ "Βοδίτσα" στο λιανικό εμπόριο.
• αύξηση της αριθμητικής και ποιοτικής κατανομής.

Περίοδος προώθησης: Οκτώβριος-Νοέμβριος 2013

Περιοχή: Aleksandrovsk, Cheryomushki

Συμμετέχοντες στη δράση: πωλητές καταστημάτων λιανικής

Μηχανισμός δράσης: κατά την παραγγελία 5 λίτρων χυμού Voditsa TM παρέχεται δώρο 1 λίτρο χυμού Voditsa TM.

Διανομή βραβείων:
Aleksandrovsk - 400 πακέτα (1 λίτρο το καθένα)
Cheryomushki - 60 πακέτα (1 λίτρο το καθένα)
Αποδοτικότητα: η προγραμματισμένη αύξηση των πωλήσεων είναι 30-40%.
Τα υπόλοιπα αχρησιμοποίητα προϊόντα θα επιστραφούν στην αποθήκη.

Η εγγραφή ενός σημειώματος πραγματοποιείται σε φύλλο μορφής Α4, εάν ο οργανισμός δεν διατηρεί ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων.

"Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ίδρυμα προϋπολογισμού", 2010, N 6

Σύνταξη και εκτέλεση εκθέσεων και υπομνημάτων

Τα υπομνήματα και τα υπομνήματα αναφέρονται στα εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού και δεν είναι καθόλου σπάνια, ενώ συχνά ζητούνται από τις ρυθμιστικές αρχές σε περίπτωση ελέγχων. Ταυτόχρονα, οι υπάλληλοι του προσωπικού, καθώς και οι προϊστάμενοι τμημάτων, κατά κανόνα, έχουν ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία κατάρτισης και επεξεργασίας αυτών των εγγράφων. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τους υπάρχοντες κανόνες για αυτό το ζήτημα, καθώς και θα γενικεύσουμε την πρακτική διαιτησίας.

Νομική ρύθμιση επίσημης εγγραφής

Και υπομνήματα

Επί του παρόντος δεν υπάρχει ενιαία κανονιστική νομική πράξη που να ορίζει τον όρο, καθώς και να ρυθμίζει τη διαδικασία σύνταξης και έκδοσης επίσημων και μνημονιακών σημειώσεων. Στο συνοπτικό λεξικό τύπων και ποικιλιών εγγράφων, που αναπτύχθηκε από το Κύριο Αρχείο, VNIIDAD το 1974, προτείνονται οι ακόλουθοι ορισμοί αυτών των όρων:

Υπόμνημα - ένα έγγραφο που απευθύνεται στη διοίκηση, που αναφέρει οποιοδήποτε ζήτημα με τα συμπεράσματα και τις προτάσεις του μεταγλωττιστή.

Υπηρεσιακό σημείωμα - μια σημείωση σχετικά με την εκτέλεση οποιασδήποτε εργασίας που αποστέλλεται από έναν υπάλληλο σε άλλο.

Ο Πανρωσικός ταξινομητής της τεκμηρίωσης διαχείρισης OK 011-93, που εγκρίθηκε με το διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσίας της 30ης Δεκεμβρίου 1993 N 299 (όπως τροποποιήθηκε στις 8 Ιουνίου 2009, εφεξής καλούμενος ως OKUD), περιέχει μια αναφορά υπόμνημα μόνο σε σχέση με παραβίαση της εργασιακής πειθαρχίας (κωδικός ενιαίου εντύπου N 0286041). Συνήθως συντάσσεται από τον επικεφαλής της μονάδας προκειμένου να ενημερώσει τον επικεφαλής του οργανισμού για μια κατάσταση και να ενθαρρύνει τη λήψη μιας απόφασης.

Αλλά υπομνήματα συντάσσονται όχι μόνο σε περίπτωση παραβίασης της εργασιακής πειθαρχίας. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να ειδοποιήσουν τον εργοδότη σχετικά με την πρόοδο ή τα αποτελέσματα της εργασίας, την ανάγκη για πρόσθετη χρηματοδότηση, εργασία ή υλικά κ.λπ. Δηλαδή, τα υπομνήματα παρέχουν κάθετη σύνδεση μεταξύ των επιπέδων της ιεραρχίας των θέσεων εργασίας και υποβάλλονται από κατώτερους υπαλλήλους σε ανώτερα αυτές. Τέτοιες σημειώσεις μπορούν να λειτουργούν εντός του οργανισμού ή να αποστέλλονται σε ανώτερες αρχές.

Σχετικά με το υπόμνημα, μπορούμε να πούμε το εξής: δεν υπάρχει καμία αναφορά για τέτοιο έγγραφο στο OKUD, ωστόσο, σε πολλές ρυθμιστικές νομικές πράξειςρυθμίζοντας τις δραστηριότητες των δημοσίων υπαλλήλων, αναφέρεται στο ίδιο μνημόνιο. Δεδομένου ότι δεν υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις για το σχεδιασμό του, συνιστούμε να μορφοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο όπως μια αναφορά, με τη μόνη διαφορά ότι ένας υπάλληλος του ίδιου επιπέδου διαχείρισης θα υποδεικνύεται ως αποδέκτης (η αλληλογραφία γίνεται μεταξύ τμημάτων) . Τις περισσότερες φορές, τα υπομνήματα περιέχουν ερωτήσεις, αιτήματα, προτάσεις για υλικοτεχνική, ενημερωτική, οργανωτική και οικονομική υποστήριξη.

Είναι απαραίτητο να πούμε για τους όρους αποθήκευσης εγγράφων αυτού του τύπου. Σύμφωνα με τις παραγράφους 408 και 413 της λίστας τυπικών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται στις δραστηριότητες των οργανισμών, με ένδειξη των περιόδων αποθήκευσης, που εγκρίθηκαν από το Ομοσπονδιακό Αρχείο στις 10/06/2000 (όπως τροποποιήθηκε στις 27/10/2003), υπηρεσίες και σημειώσεις αποθηκεύονται για ένα έτος. Μετά από αυτό, μπορούν να καταστραφούν με τον τρόπο που ορίζει ο νόμος.

Προετοιμασία εκθέσεων και υπομνημάτων

Για την προετοιμασία ενός μνημονίου ή σημειώματος, υπάρχουν κανόνες που ορίζονται στο GOST 6.30-2003 "Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων" (εφεξής - GOST R 6.30-2003). Το πρώτο πράγμα που πρέπει να προσέξετε είναι ότι τα έγγραφα γίνονται σε επιστολόχαρτα. Οι απαιτήσεις για τα έντυπα εγγράφων καθορίζονται στην ενότητα. 4 GOST R 6.30-2003. Συγκεκριμένα, επισημαίνεται ότι οι τυπικές μορφές εγγράφων είναι A4 (210 x 297 mm) και A5 (148 x 210 mm). Για την κατασκευή φορμών χρησιμοποιείται λευκό χαρτί ή ανοιχτόχρωμο χαρτί. Κάθε φύλλο του εγγράφου πρέπει να έχει περιθώρια τουλάχιστον 10 mm - δεξιά και τουλάχιστον 20 mm - αριστερά, πάνω και κάτω.

Επιπλέον, προσέξτε τη σύνθεση των λεπτομερειών και τους κανόνες για την τοποθέτησή τους σε ένα φύλλο χαρτιού. Ο κατάλογος των λεπτομερειών που χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία και την εκτέλεση των εγγράφων παρατίθεται στο κεφάλαιο. 2 GOST R 6.30-2003. Τα πιο σημαντικά και χρησιμοποιούμενα από αυτά σε σχέση με το σχεδιασμό γραφείων και υπομνημάτων είναι:

Όνομα της δομικής μονάδας.

Όνομα του τύπου εγγράφου.

Ημερομηνία εγγράφου.

Αριθμός Μητρώου;

Τίτλος του κειμένου.

Προορισμός;

Υπογραφή του μεταγλωττιστή (που υποδεικνύει τη θέση).

Έγκριση εγγράφου θεώρησης.

Ανάλυση.

Εάν συνταχθεί εσωτερικό υπόμνημα (υπόμνημα), το όνομα της δομικής μονάδας - ο συντάκτης του εγγράφου αναφέρεται στην επάνω αριστερή γωνία. Το όνομα του τύπου του εγγράφου πρέπει να γράφεται με κεφαλαία γράμματα (υπόμνημα) και να τοποθετείται στο κέντρο ή από το όριο του αριστερού περιθωρίου (ανάλογα με το ποια μέθοδος ταξινόμησης της επικεφαλίδας του εγγράφου είναι γωνιακή ή διαμήκης) σε διαστήματα δύο γραμμών .

Η ημερομηνία και το ευρετήριο του σημειώματος αναγράφονται στην ίδια γραμμή. Η ημερομηνία γράφεται με αραβικούς αριθμούς, για παράδειγμα: 02/02/2006 ή σε αλφαριθμητική μορφή, για παράδειγμα: 2 Φεβρουαρίου 2006.

Ο αριθμός εγγραφής στο εσωτερικό υπόμνημα (υπηρεσιακή) σημείωση, ανάλογα με τη διαδικασία που υιοθετείται στον οργανισμό, μπορεί να επικολληθεί στον τόπο σύνταξης ή στον τόπο παραλαβής.

Κατά κανόνα, τα σημειώματα και τα σημειώματα έχουν μια επικεφαλίδα που αποκαλύπτει εν συντομία το περιεχόμενο του εγγράφου.

Το κείμενο των εκθέσεων και των υπομνημάτων αναφέρεται σε πρώτο πρόσωπο ενικός(«προσφέρω», «ζητώ»). Στην ανάλυση, οι πληροφορίες υποδεικνύονται με την ίδια σειρά (για παράδειγμα, "παραγγέλλω").

Στο κείμενο του μνημονιακού (επίσημου) σημειώματος διακρίνονται δύο σκέλη. Στο πρώτο μέρος αναφέρονται τα γεγονότα που οδήγησαν στη σύνταξη του εγγράφου και στο δεύτερο εκτίθενται συγκεκριμένα συμπεράσματα, αιτήματα και προτάσεις. Εάν στο κείμενο του σημειώματος είναι απαραίτητο να γίνει ανάλυση της τρέχουσας κατάστασης, πιθανές επιλογέςαποφάσεις, αυτό επισημαίνεται μετά την πρώτη παράγραφο και μόνο στην τρίτη παράγραφο συνάγονται συμπεράσματα και υποβάλλονται προτάσεις για συγκεκριμένες δράσεις. Εάν το κείμενο περιέχει πολλές αποφάσεις, συμπεράσματα κ.λπ., τότε μπορεί να χωριστεί σε ενότητες, υποενότητες, παραγράφους, οι οποίες είναι αριθμημένες με αραβικούς αριθμούς.

Επιπλέον, οι πληροφορίες στο υπόμνημα και το υπόμνημα μπορούν να παρουσιαστούν σε μορφή πίνακα. Οι στήλες και οι σειρές του πίνακα πρέπει να έχουν επικεφαλίδες που εκφράζονται με ένα ουσιαστικό στην ονομαστική πτώση. Οι υπότιτλοι των στηλών και των γραμμών πρέπει να είναι συνεπείς με τις επικεφαλίδες. Εάν ο πίνακας εκτυπώνεται σε περισσότερες από μία σελίδες, οι στήλες του πίνακα πρέπει να είναι αριθμημένες και μόνο οι αριθμοί αυτών των στηλών εκτυπώνονται στις επόμενες σελίδες. Αυτό αναφέρεται στην ρήτρα 3.20 του GOST R 6.30-2003.

Εάν υπάρχει αίτηση, τότε γίνεται σχετική σημείωση πριν την έκδοση της υπογραφής.

Η απαιτούμενη "Υπογραφή" περιλαμβάνει: το όνομα της θέσης του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο (πλήρες, εάν το έγγραφο δεν εκδίδεται στο έντυπο του εγγράφου, και συντομογραφία - στο έγγραφο, που εκδίδεται στο έντυπο). προσωπική υπογραφή? αποκωδικοποίηση υπογραφής (αρχικά, επώνυμο). Επιτρέπεται στο χαρακτηριστικό "Υπογραφή" να κεντραριστεί ο τίτλος της θέσης του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο, σε σχέση με τη μεγαλύτερη γραμμή. Κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου στο επιστολόχαρτο ενός υπαλλήλου, η θέση αυτού του ατόμου δεν αναφέρεται στην υπογραφή.

Σε κοινό έντυπο συντάσσεται εξωτερικό υπόμνημα και υπογράφεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Σε αυτήν την περίπτωση, το πλήρες ή συντομευμένο όνομα του μητρικού οργανισμού χρησιμοποιείται σύμφωνα με το καταστατικό του οργανισμού. Το όνομα του οργανισμού-συγγραφέα τοποθετείται παρακάτω.

Μετά την εξέταση του σημειώματος από τα ενδιαφερόμενα μέρη, τοποθετούνται σε αυτό θεωρήσεις έγκρισης, συμπεριλαμβανομένης της υπογραφής και της θέσης του ατόμου που εγκρίνει το έγγραφο, την αποκωδικοποίηση της υπογραφής (αρχικά, επώνυμο) και την ημερομηνία υπογραφής. Για ένα έγγραφο του οποίου το πρωτότυπο παραμένει στον οργανισμό, οι βίζες τοποθετούνται στο κάτω μέρος της πίσω όψης της τελευταίας σελίδας του αρχικού εγγράφου. Για ένα έγγραφο του οποίου το πρωτότυπο αποστέλλεται από έναν οργανισμό, οι βίζες τοποθετούνται στο κάτω μέρος της μπροστινής πλευράς του αντιγράφου. Είναι δυνατή η έκδοση εγγράφου θεώρησης σε ξεχωριστό φύλλο έγκρισης. Η έγκριση φύλλο προς φύλλο του εγγράφου και η εφαρμογή του επιτρέπεται κατά την κρίση του οργανισμού.

Εάν υπάρχουν σχόλια, παρατίθενται σε ξεχωριστό φύλλο, το οποίο υπογράφεται και επισυνάπτεται στο έγγραφο.

Μετά τη λήψη της απόφασης, το ψήφισμα του επικεφαλής τοποθετείται στο έγγραφο. Η υιοθέτηση ψηφίσματος είναι το τελικό στάδιο στην εξέταση του μνημονίου. Το ψήφισμα, που αναγράφεται στο έγγραφο από τον αρμόδιο υπάλληλο, περιλαμβάνει τα ονόματα, τα αρχικά των εκτελεστών, το περιεχόμενο της παραγγελίας (εάν χρειάζεται), την ημερομηνία λήξης, την υπογραφή και την ημερομηνία. Επιτρέπεται η έκδοση ψηφίσματος σε ξεχωριστό φύλλο (ρήτρα 3.17 του GOST R 6.30-2003).

Ας δώσουμε παραδείγματα υπομνημάτων και υπομνημάτων.

Διευθυντής Λογιστηρίου

Υπόμνημα MLPU N 18

Νο. 8 με ημερομηνία 3 Ιουνίου 2010 στον E. O. Simonov

Σχετικά με την κατανομή των κεφαλαίων

Για συμμετοχή στο σεμινάριο

23/06/2010 το εκπαιδευτικό κέντρο «Profrazvitie» θα πραγματοποιήσει σεμινάριο με θέμα

Το θέμα «Νέο στη λογιστική και τη φορολογία», αποκαλυπτικό

Πρόσφατες αλλαγές στη νομοθεσία απαραίτητες για αρμόδιους

Εκτέλεση εργασιών από λογιστικό προσωπικό.

Σας ζητώ να διαθέσετε κεφάλαια στο ποσό των 5680 ρούβλια. για επίσκεψη

αυτό το σεμινάριο.

Εφαρμογή:

1. Πρόγραμμα σεμιναρίου «Νέο στη λογιστική και τη φορολογία»

2. Εντολή πληρωμής 02.06.2010 N 56.

Αρχιλογιστής Kroshenina /Α. V. Kroshenina /

Διοικητικό και οικονομικό τμήμα Προϊστάμενος υπηρεσίας

Υπηρεσιακό σημείωμα πληροφοριακής υποστήριξης

Από 27.05.2010 N 24

Σχετικά με τη διακοπή ρεύματος

Την Παρασκευή 28/05/2010 από τις 11.00 έως τις 13.00 στο κτίριο της επιχείρησης θα

Εκτελούνται ηλεκτρολογικές εργασίες, σε σχέση με αυτό, θα πραγματοποιηθούν

Διακοπή ρεύματος.

Σας ζητώ να λάβετε τα απαραίτητα μέτρα για να αποτρέψετε την απώλεια πληροφοριών

Σε ηλεκτρονικά μέσα.

Επικεφαλής του AHO Vetrov /Π. A. Vetrov/

Χαρακτηριστικά καταχώρισης αναφορών και σημειώσεων

Σε ιδρύματα δημόσια υπηρεσία

Γενικά, οι εργασίες γραφείου και η εκτέλεση αναφορών και σημειωμάτων σε ιδρύματα δημόσιας υπηρεσίας συμμορφώνονται με τους κανόνες που θεσπίζονται στο GOST R 6.30-2003. Ταυτόχρονα, χωριστές νομοθετικές πράξεις μπορούν να καθορίζουν περιπτώσεις προετοιμασίας και χαρακτηριστικά εκτέλεσής τους. Ειδικότερα, το Διάταγμα της Ομοσπονδιακής Τελωνειακής Υπηρεσίας της Ρωσίας της 18ης Οκτωβρίου 2004 N 160 ενέκρινε τις Τυποποιημένες Οδηγίες για τη γραφειοκρατία και τις εργασίες αρχείων στις τελωνειακές αρχές. Σε δευτ. Το 3.8 δείχνει τρεις τύπους σημειώσεων - εκθέσεις, γραφείο, επεξηγηματικές.

Ως υπόμνημα νοείται ένα έγγραφο που απευθύνεται στη διοίκηση της τελωνειακής αρχής, της δομικής μονάδας και ενημερώνει για την τρέχουσα κατάσταση, το φαινόμενο ή το γεγονός που συνέβη, την εργασία που επιτελέστηκε, που περιέχει τα συμπεράσματα και τις προτάσεις του συντάκτη. Ετοιμάζεται τόσο με πρωτοβουλία του μεταγλωττιστή όσο και με οδηγίες της διεύθυνσης. Το υπόμνημα συντάσσεται σε τυποποιημένο φύλλο χαρτιού Α4 και έχει τα ακόλουθα βασικά στοιχεία: όνομα της δομικής μονάδας, παραλήπτης, όνομα τύπου εγγράφου, ημερομηνία, αριθμός, τίτλος κειμένου, κείμενο, υπογραφή. Η σειρά των λεπτομερειών του υπομνήματος καθορίζεται στο Παράρτημα 8 των Οδηγιών Μοντέλου.

Τα υπηρεσιακά σημειώματα χρησιμοποιούνται για την επίλυση λειτουργικών ζητημάτων που προκύπτουν στις δραστηριότητες διαχείρισης των διαρθρωτικών τμημάτων της τελωνειακής αρχής (αιτήματα, διευκρίνιση καθηκόντων, πληροφορίες σχετικά με αιτήματα, διευκρινίσεις κ.λπ.). Αυτές οι σημειώσεις συντάσσονται μόνο για τα ζητήματα που απαιτούν υποχρεωτικά αποδεικτικά έγγραφα. Δεν επιτρέπεται η αλληλογραφία μεταξύ των τμημάτων για θέματα που μπορούν να επιλυθούν άμεσα και δεν απαιτούν τεκμηρίωση.

Η καταχώριση των υπομνημάτων πραγματοποιείται με τον ίδιο τρόπο με τα υπομνήματα.

Σε ορισμένες νομικές πράξεις, αναφέρεται μόνο ένας τέτοιος τύπος εγγράφου ως επίδοση ή επίσημη σημείωση, για παράδειγμα, στις Οδηγίες για τη γραφική εργασία σε διαιτητικά δικαστήρια Ρωσική Ομοσπονδία(πρώτα, περιπτώσεις προσφυγής και αναίρεσης), που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Ανώτατου Διαιτητικού Δικαστηρίου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Μαρτίου 2004 N 27. Σε αυτές τις περιπτώσεις, εάν δεν υπάρχουν ενδοτμηματικές οδηγίες για αυτό το θέμα, είναι απαραίτητο να καθοδηγηθείτε από γενικά δεσμευτικοί κανόνες, συμπεριλαμβανομένου του GOST R 6.30-2003.

Κ. Β. Σεστάκοβα

Journal Expert

"Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού

ίδρυμα προϋπολογισμού"

Υπογεγραμμένο για εκτύπωση

Ένα σημείωμα, ως μία από τις κύριες μορφές επίσημης επικοινωνίας και επικοινωνίας, παίζει σημαντικό ρόλο στο έργο κάθε οργανισμού. Είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε λεπτομερέστερα τις ερωτήσεις σχετικά με το τι είναι αυτό το έγγραφο, πώς πρέπει να μοιάζει ένα δείγμα σημείωσης, πώς να το γράψετε σωστά (χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο παράδειγμα).

Ποιος είναι ο σκοπός αυτού του τύπου εγγράφου;

Το υπόμνημα είναι ένα είδος μνημονίου. Αυτό είναι ένα έγγραφο τύπου πληροφοριών και αναφοράς απαραίτητο για την ανταλλαγή πληροφοριών και την αλληλεπίδραση εντός του οργανισμού μεταξύ τμημάτων, δομικών τμημάτων του ίδιου διοικητικού επιπέδου (σε οριζόντιο επίπεδο). Δηλαδή, εάν επικοινωνήσετε με τον προϊστάμενο ή τον ειδικό άλλου τμήματος, τότε συντάσσεται ένα σημείωμα και εάν η προσφυγή συμβεί στον επικεφαλής ενός ανώτερου επιπέδου, τότε θα χρησιμοποιηθεί η αναφορά. Η μόνη διαφορά μεταξύ τους είναι αυτή.

Το έγγραφο συντάσσεται σε γραπτή ή ηλεκτρονική μορφή σε περίπτωση που η προφορική δήλωση δεν αρκεί για την επίλυση οποιουδήποτε ζητήματος ή προβλήματος, όταν χρειάζεται τεκμηρίωση της προσφυγής.
Για τους ειδικούς και το προσωπικό, τα έγκαιρα γραπτά σημειώματα μπορεί να είναι ωφέλιμα με την έννοια ότι θα αποδείξουν τις προσπάθειες ενός συγκεκριμένου ειδικού για την επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος.

Ένα σημείωμα χρησιμοποιείται καθαρά για επικοινωνία εντός ενός επιχειρηματικού οργανισμού και είναι απαραίτητο εάν η λύση σε ένα συγκεκριμένο ζήτημα εξαρτάται από έναν υπάλληλο (προϊστάμενο) άλλου τμήματος.

Για παράδειγμα, τέτοια έγγραφα συντάσσονται για:

• ειδοποιήσεις ή ανακοινώσεις οποιασδήποτε είδησης·
• ως εξώφυλλο για το κύριο μήνυμα.
• αίτημα για πληροφορίες;
• έκδοση οδηγιών διάφοροι τύποι, και άλλες.

Το κείμενο περιέχει διάφορες πληροφορίες, αιτήματα, αιτήσεις, προτάσεις σε αρκετά συνοπτική και κατανοητή μορφή.

Παραδοσιακά, τα έγγραφα συντάσσονται γραπτώς σε φύλλο χαρτιού Α4, ωστόσο, με την ανάπτυξη της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στις εταιρείες, όλο και περισσότερα σημειώματα συμπληρώνονται ηλεκτρονικά σε υπολογιστή. Αυτό έχει τα πλεονεκτήματά του, για παράδειγμα, τη δυνατότητα εξέτασης ενός συγκεκριμένου ζητήματος αμέσως και χωρίς καθυστέρηση.

Προσοχή! Το έγγραφο μπορεί να γραφτεί σε οποιαδήποτε μορφή, καθώς οι νόμοι της Ρωσίας δεν προβλέπουν υποχρεωτικές απαιτήσεις για την προετοιμασία ή την εκτέλεσή του.

Ορισμένες ιδιαιτερότητες μπορούν να κατοχυρωθούν στους κανόνες εργασίας γραφείου ενός συγκεκριμένου οργανισμού, αλλά σε κάθε περίπτωση, τέτοια έγγραφα συντάσσονται σύμφωνα με περίπου τον ίδιο τύπο.

Κανόνες για τη σύνταξη ενός σημειώματος

Οι «άγραφοι» κανόνες για τη σύνταξη αυτού του τύπου εγγράφου συνιστούν την τήρηση του παρακάτω σχεδίου.

1. Στο επάνω μέρος του φύλλου, στην "κεφαλίδα" του εγγράφου, είναι απαραίτητο να αναφέρετε στη δοτική περίπτωση τον παραλήπτη στον οποίο εστάλη η σημείωση: θέση. Όνομα του οργανισμού· ΠΛΗΡΕΣ ΟΝΟΜΑ.
2. Από κάτω, στη μέση, αναγράφεται η ονομασία «Μνημόνιο Συνεννόησης» που αναγράφει τον αριθμό και την ημερομηνία σύνταξής του.
3. Περαιτέρω, το κείμενο, η ενημερωτική έκκληση, γράφεται απευθείας. Το κείμενο μπορεί επίσης να ξεκινά με μια επικεφαλίδα σχετικά με το θέμα της σημείωσης. Ο μεταγλωττιστής περιγράφει πολύ συνοπτικά την κατάσταση, στο τέλος δίνει ένα αίτημα, ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν.
4. Παρακάτω είναι η θέση του μεταγλωττιστή, πλήρες όνομα, υπογραφή με μεταγραφή.

Το έγγραφο υπογράφεται από τον υπάλληλο που το συνέταξε. εάν ο επικεφαλής του τμήματος πρέπει να υπογράψει το σημείωμα, τότε η υπογραφή του υπαλλήλου θα βρίσκεται στην κάτω αριστερή γωνία (στη θέση για τον ερμηνευτή).

Σε ορισμένες περιπτώσεις, με τη συμμετοχή των ενδιαφερομένων, η βίζα τους επικολλάται στη σημείωση: επώνυμο, αρχικά του ονόματος και πατρώνυμο, ημερομηνία και υπογραφή με αντίγραφο.

Αν μιλάμε για υπόμνημα στο σε ηλεκτρονική μορφή, τότε σχηματίζεται σχεδόν με τον ίδιο τρόπο. Η μόνη διαφορά είναι ότι στα ηλεκτρονικά έγγραφα δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε την "κεφαλίδα", δηλαδή να υποδείξετε τον παραλήπτη. Με την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, ολόκληρος ο οργανισμός είναι συνδεδεμένος σε ένα δίκτυο και αρκεί να επιλέξετε το σωστό άτομο στη γραμμή "Θέμα". Επίσης, η υπογραφή: δεν είναι απαραίτητο να το βάλετε, γιατί στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων η υπογραφή είχε αρχικά ανατεθεί σε συγκεκριμένο άτομο.

Για ηλεκτρονικά έγγραφα, είναι χρήσιμο να δημιουργήσετε έναν συγκεκριμένο φάκελο στον σκληρό σας δίσκο, στον οποίο όλες οι σημειώσεις θα τοποθετούνται κάτω από τους σειριακούς τους αριθμούς.

Ένα παράδειγμα σύνταξης εγγράφου

Για εμφάνιση οπτική μορφήπώς να γράψετε σωστά σημειώματα, δίνουμε το ακόλουθο παράδειγμα.

Διευθυντής του ΟΑΟ "Drevo"
Φιλίπποβα Ι.Γ.
επικεφαλής του τμήματος παραγωγής
φρούτα και λαχανικά
Tretyakova S.B.

σημείωμα
22.07.2016 №33

Οι εργαζόμενοι Zholin S.L. και Kotorsky E.R εντός 2 (δύο) μηνών εκπληρώνουν ευσυνείδητα τους επίσημα καθήκοντακαι υπερπλήρωση του κανόνα εργασίας. Σε αυτή τη βάση, σας ζητώ να επιβραβεύσετε τους υπαλλήλους της Zholina S.L. και χρηματικό έπαθλο Kotorsky E.R. Επισυνάπτω λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το εύρος της εργασίας που εκτελείται από αυτούς τους υπαλλήλους.

Προϊστάμενος Τμήματος Παραγωγής
φρούτα και λαχανικά
Tretyakov S.B.

Συμπερασματικά, πρέπει να πούμε ότι έγγραφα αυτού του τύπου είναι πολύ καλός τρόποςεπίσημη επικοινωνία, ειδοποιώντας τους συναδέλφους τους εντός του οργανισμού. Κάθε υπάλληλος πρέπει να θυμάται ότι μια έγκαιρη γραπτή και τεκμηριωμένη σημείωση όχι μόνο μπορεί να αυξήσει την αποτελεσματικότητα της εργασίας και να σας συστήσει καλά στα μάτια των προϊσταμένων σας, αλλά και να αποτρέψει πιθανές δυσκολίες, να επιλύσει τυχόν προβλήματα και παρεξηγήσεις.

Δημιουργία σημείωσης: βίντεο

Το σημείωμα είναι μια ειδική μορφή εγγράφου που χρησιμοποιείται στο εσωτερικό περιβάλλον μιας επιχείρησης και χρησιμεύει για την γρήγορη επίλυση των τρεχόντων προβλημάτων παραγωγής. Συνήθως αυτό το έγγραφο συντάσσεται με στόχο να γίνει κάποια νέα πρόταση και να λυθούν οι δυσκολίες που έχουν προκύψει, καθώς και να εγκριθούν ή να συμφωνηθούν ορισμένες ενέργειες.

Είναι σημαντικό ότι στο υπόμνημά του ο ειδικός εμφανίζεται στην επιχείρησή του. Εάν ένας υπάλληλος, με τη βοήθεια ενός εγγράφου, μεταφέρει την ευθύνη για τις ενέργειες που έγιναν σε άλλο άτομο ή ανακουφιστεί χωρίς να προσφέρει διέξοδο από την κατάσταση, τότε θα πρέπει να σκεφτείτε τις επαγγελματικές δεξιότητες και τις ικανότητες αυτού του ειδικού.

Σκοπός και τύποι αυτού του εγγράφου

Τα σημειώματα χωρίζονται ανάλογα με το σκοπό και τον βαθμό προσβασιμότητας.

Με ραντεβού δηλαδή ανάλογα με το είδος των πληροφοριών που παρέχονται, επισημάνετε τις ακόλουθες σημειώσεις:

• Σημειώσεις που συμβάλλουν στην απόφαση είναι αιτήματα ή απαιτήσεις για εξέταση οποιουδήποτε θέματος ή πρότασης ειδικού.
• Οι ενημερωτικές σημειώσεις είναι ένας τύπος εγγράφου που περιέχει πληροφορίες που ο εργαζόμενος θέλει να μεταφέρει στη διοίκηση.
• Σημειώσεις αναφοράς - τέτοια έγγραφα συντάσσονται συχνότερα κατόπιν αιτήματος της διοίκησης και περιέχουν λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με οποιαδήποτε προηγούμενη διαδικασία.

Από πλευράς προσβασιμότητας δηλαδή ανοιχτό προς το κοινό, οι σημειώσεις είναι:

• Ανοιχτά - έγγραφα διαθέσιμα σε όλους ή τους περισσότερους υπαλλήλους του οργανισμού.
• Εμπιστευτικές - σημειώσεις που είναι διαθέσιμες μόνο σε στενό ή περιορισμένο κύκλο ατόμων.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, επισυνάπτεται ένα σημείωμα μαζί με ορισμένες άλλες σημειώσεις. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να εκδώσετε μια κατάλληλη εντολή με βάση ένα σημείωμα, τότε συντάσσεται. Και εάν επιλυθούν ζητήματα σχετικά με τη δαπάνη κεφαλαίων από υπόλογα, τότε καταρτίζεται απαραίτητα επεξηγηματικό σημείωμα.

Για να κατανοήσετε τον σκοπό των σημειώσεων, πρέπει να γνωρίζετε ότι στις μεγάλες επιχειρήσεις, οι παραλείψεις κατά τη σύνταξη ενός τέτοιου εγγράφου μπορεί να οδηγήσουν σε απώλεια τεράστιο ποσόχρόνο, καθώς και ασυνεπής εργασία μεταξύ των τμημάτων.

Το σημείωμα είναι ένα είδος επικοινωνίας μεταξύ τμημάτων, δομών ή εργαστηρίων. Συνήθως πρόκειται για υπάλληλο ή προϊστάμενο ενός τμήματος στο όνομα του προϊσταμένου άλλου τμήματος.

Η αλληλεπίδραση μεταξύ των τμημάτων είναι ουσιώδηςστο έργο ολόκληρου του οργανισμού. Εάν διακοπεί ή διακοπεί, τότε ο οργανισμός λειτουργεί αναποτελεσματικά, πράγμα που σημαίνει ότι υπάρχει μια σημαντική ευκαιρία για μείωση των κερδών, και πιθανώς αύξηση των ζημιών.

Μορφή και περιεχόμενο

Όσον αφορά το περιεχόμενο των υπομνημάτων, τις περισσότερες φορές καλύπτουν θέματα τύπος παραγωγής, υλικά ή τεχνικά προβλήματα, οικονομικά ζητήματα, καθώς και θέματα που σχετίζονται με την πληροφόρηση.

Ένα απλό παράδειγμα χρήσης σημειώσεων θα ήταν ένα σπασμένο φωτοαντιγραφικό σε ένα τμήμα. Ένας υπάλληλος μπορεί να υποβάλει αίτηση με ένα σημείωμα στον επικεφαλής του τμήματος υλικού με αίτημα να διατεθούν χρήματα για νέο εξοπλισμό και ένα σημείωμα μπορεί επίσης να γραφτεί στο τεχνικό τμήμα με αίτημα να επισκευαστεί ένα υπάρχον φωτοτυπικό μηχάνημα.

Με τον δικό του τρόπο μορφήΤα σημειώματα δεν έχουν ένα συγκεκριμένο γενικά αποδεκτό πρότυπο. Ωστόσο, κάθε οργανισμός και, επιπλέον, κάθε τμήμα έχει το δικό του πρότυπο για τη σύνταξη σημειώσεων, το οποίο θα πρέπει να ακολουθούν οι υπάλληλοι αυτού του τμήματος.

Ένα παράδειγμα σύνταξης σημείωσης φαίνεται παρακάτω.

Αρχιλογιστής ___________________

ΣΗΜΕΙΩΜΑ
Σε σχέση με τη βλάβη του εκτυπωτή στο τμήμα μάρκετινγκ, σας ζητώ να διαθέσετε _____ ρούβλια. σε τραπεζικό λογαριασμό για την αγορά νέου εξοπλισμού.

Διευθυντής μάρκετινγκ: ________________________________.

« »___________ 2016

Αυτή η μορφή σύνταξης σημειώσεων μπορεί να διαφέρει σε κάθε επιχείρηση, επομένως δεν πρέπει να την ακολουθείτε αδιαμφισβήτητα.

Εάν δεν έχετε ακόμη καταχωρήσει έναν οργανισμό, τότε Το πιο εύκολοκάντε το με διαδικτυακές υπηρεσίες, το οποίο θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε όλα τα απαραίτητα έγγραφα δωρεάν: Εάν έχετε ήδη έναν οργανισμό και σκέφτεστε πώς να διευκολύνετε και να αυτοματοποιήσετε τη λογιστική και την υποβολή εκθέσεων, τότε οι ακόλουθες διαδικτυακές υπηρεσίες έρχονται στη διάσωση, οι οποίες θα αντικαταστήσουν πλήρως έναν λογιστή στην επιχείρησή σας και εξοικονομήστε πολλά χρήματα και χρόνο. Όλες οι αναφορές δημιουργούνται αυτόματα, υπογράφονται με ηλεκτρονική υπογραφή και αποστέλλονται αυτόματα ηλεκτρονικά. Είναι ιδανικό για έναν μεμονωμένο επιχειρηματία ή LLC στο απλοποιημένο φορολογικό σύστημα, UTII, PSN, TS, OSNO.
Όλα γίνονται με λίγα κλικ, χωρίς ουρές και άγχος. Δοκιμάστε το και θα εκπλαγείτεπόσο εύκολο έγινε!

Κανόνες για ικανό σχεδιασμό

Ξεκινήστε ένα σημείωμα εξηγώντας ένα πρόβλημα ή μια κατάσταση. Είναι απαραίτητο να τονιστεί ποιος ακριβώς ήταν ο λόγος για τη σύνταξη του σημειώματος. Μετά από αυτό, πρέπει να αναφέρετε ποια απάντηση αναμένεται να λάβετε από αυτήν την ένσταση, να αναφέρετε το ακριβές αίτημα και, εάν απαιτείται, το ποσό που σχεδιάζεται να πραγματοποιηθεί.

Υπογραφήσε αυτό το έγγραφο είναι αυτός που κάνει τη σημείωση. Πολύ συχνά υπογράφεται από τον προϊστάμενο του τμήματος.

Εάν το απαιτεί η εταιρεία, τότε κάτω από την υπογραφή βίζες προσώπωνπου ενδιαφέρονται για το αίτημα αυτό. Αναγράφονται τα αρχικά, τα επώνυμα, οι υπογραφές και οι ημερομηνίες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, προστίθενται θέσεις. Η βίζα είναι ένα είδος συναίνεσης ενός ατόμου με το περιεχόμενο ενός σημειώματος.

Για να μπορέσετε, εάν είναι απαραίτητο, να ανατρέξετε στο προετοιμασμένο σημείωμα, πρέπει να καταχωριστεί στην επιχείρηση.

Σύνταξη σημειώματος σε ηλεκτρονική μορφή

Είναι δυνατή η σύνταξη ενός τέτοιου εγγράφου σε ηλεκτρονική μορφή, εάν ένα τέτοιο έντυπο είναι αποδεκτό στην επιχείρηση, το οποίο θα πρέπει να αναφέρεται στον οργανισμό. Σε αυτήν την περίπτωση, αυτό είναι ένα αναμφισβήτητο πλεονέκτημα της επιχείρησης, καθώς η αποστολή μιας σημείωσης απλοποιείται και ο χρόνος για την εξέτασή της μειώνεται σημαντικά.

Πρέπει να γνωρίζετε ότι η σύνταξη μιας σημείωσης σε ηλεκτρονική μορφή δεν διαφέρει πολύ από ένα έντυπο πρότυπο.

Μια απόχρωση μιας ηλεκτρονικής σημείωσης μπορεί να θεωρηθεί ότι δεν περιέχει το όνομα του παραλήπτη. Είναι γραμμένο στη γραμμή διευθύνσεων. Εάν το σημείωμα αποσταλεί σε ένα συγκεκριμένο άτομο, τότε στη γραμμή θέματος πρέπει να γράψετε το όνομα και το επώνυμό του.

Η υπογραφή του τμήματος εισάγεται τις περισσότερες φορές αυτόματα κατά την αποστολή μιας επιστολής μέσω e-mail, γεγονός που μπορεί να εξοικονομήσει σημαντικά χρόνο εγγραφής.

Όταν στέλνετε μια σημείωση, πρέπει να ζητήσετε ανάγνωση ειδοποίησηςεπιστολές. Αυτό χρειάζεται ως απόδειξη σε διάφορες περιπτώσεις ότι πραγματικά στείλατε ένα σημείωμα σε μια συγκεκριμένη στιγμή.

Ορισμένες αποχρώσεις της σύνταξης

Αν και ένα σημείωμα είναι ένα γενικά αποδεκτό έγγραφο που δεν έχει ορισμένα πρότυπα, κατά την προετοιμασία του υπάρχουν διάφορα είδη χαρακτηριστικών που προκύπτουν ανάλογα με τον σκοπό σύνταξης της σημείωσης. Θα συζητήσουμε αυτά τα χαρακτηριστικά παρακάτω.

Για αγορά

Ένα σημείωμα για την απόκτηση γράφεται στο όνομα του επικεφαλής ενός συγκεκριμένου τμήματος.

Μέσα της υποδεικνύεταιτι πρέπει να αγοραστεί, σε ποια ποσότητα και για ποιους σκοπούς.

Ανά εργαζόμενο

Ένα σημείωμα που γράφεται σε έναν συγκεκριμένο υπάλληλο είναι ένα σημείωμα.

Συντάσσεται σύμφωνα με όλους τους κανόνες με τη μόνη διαφορά: γράφεται μνημόνιο από υπάλληλο κατώτερου επιπέδου σε υψηλόβαθμο αφεντικό.

Για αντικατάσταση παλιού αποθέματος

Ένα χαρακτηριστικό ενός τέτοιου εγγράφου είναι ότι είναι απαραίτητο να απαριθμούνται όλοι οι λόγοι για την αντικατάσταση αυτού του εξοπλισμού, ώστε να θεωρούνται κατάλληλοι και να πραγματοποιηθεί το αίτημα για αντικατάσταση.

Για μπόνους

Το σημείωμα πρέπει να αναφέρει όλους τους λόγους για τους οποίους μπορεί να καταβληθεί το μπόνους. Αυτό μπορεί να είναι υπερωρίες, μεγάλος όγκος εργασίας ή εργασία σε νόμιμη άδεια.

Σχετικά με την αύξηση

Σε αυτή τη σημείωση, πρέπει να αναφέρετε, σε σχέση με τα οποία είναι δυνατή η αύξηση. Αυτό μπορεί να είναι αύξηση των ευθυνών, η ποιότητα της εργασίας, η παροχή πρόσθετων υπηρεσιών.

Σχετικά με την υποπληρωμή

Σε μια τέτοια σημείωση, πρέπει να αναφέρετε το ποσό που δεν καταβάλλεται επιπλέον για κάποιο λόγο. Πιθανοί λόγοιπρέπει επίσης να επισημανθεί. Ίσως αξίζει να συνταγογραφηθεί ποιος φταίει πίσω από τη μη καταβολή κεφαλαίων.

Σχετικά με το σπάσιμο

Όταν γράφετε μια σημείωση βλάβης, πρέπει να ονομάσετε τον κατεστραμμένο εξοπλισμό και να υποδείξετε τι είδους βλάβη συνέβη και σε σχέση με την οποία απέτυχε ο εξοπλισμός.

Περί μη παροχής ή μεταφοράς εγγράφων

Πρώτα απ 'όλα, εδώ πρέπει να καθορίσετε το όνομα του εγγράφου, καθώς και το χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου πρέπει να υποβληθεί το έγγραφο.

Έτσι, παρατηρώντας όλες αυτές τις αποχρώσεις, μπορείτε να συνθέσετε σωστά ένα σημείωμα που θα βοηθήσει στην επίλυση οποιουδήποτε σημαντικού ζητήματος.

Σημασία εγγράφου

Για να εκτιμηθεί η σημασία των υπομνημάτων, αξίζει να κατανοήσουμε ότι αυτό το είδος εγγράφου βοηθήστε στην αποφυγήπολλές μεγάλες παρεξηγήσεις μεταξύ των τμημάτων, διακοπές λειτουργίας.

Ωστε να λογιστική, όπως και η φορολογία, ένα σημείωμα παίζει σημαντικό ρόλο, καθώς πρόκειται για οικονομικά ζητήματα που απαιτούν ιδιαίτερη προσοχή και συμμόρφωση με τις παραμικρές αποχρώσεις.

Τα υπομνήματα είναι επίσης μια αποτελεσματική μορφή άρνησηςσε οτιδήποτε. Αυτό το έγγραφο υπονοεί πλήρης απουσίααρνητικός τόνος. Η κριτική είναι δυνατή, αλλά δεν πρέπει να απευθύνεται σε ένα άτομο ή ένα τμήμα.

Έτσι, ένα σημείωμα είναι ένα καθολικό εργαλείο για την επίλυση πολλών προβλημάτων. Ένα σωστά συνταγμένο έγγραφο θα εξασφαλίσει την αποτελεσματική και γόνιμη εργασία του οργανισμού.

Ένα παράδειγμα εργασίας με σημειώσεις στο ηλεκτρονικό σύστημαΗ ροή εγγράφων παρουσιάζεται στο παρακάτω βίντεο:

Εκ πρώτης όψεως φαίνεται ότι δεν υπάρχει σημαντική διαφορά μεταξύ υπηρεσιακών, υπομνημάτων και επεξηγηματικών σημειώσεων, διότι. Αυτά τα έγγραφα είναι παρόμοια ως προς τον σκοπό τους - είναι όλα πληροφοριακού χαρακτήρα. Ωστόσο, αυτά είναι διαφορετικά έγγραφα που διαφέρουν ως προς το περιεχόμενο, τη στόχευση και τους σκοπούς της συλλογής. Επιπλέον, δεν περιέχουν οδηγίες, αλλά πληροφορίες που ωθούν τον παραλήπτη να λάβει οριστική απόφαση για το υπό εξέταση θέμα.

Ποια είναι τα χαρακτηριστικά μιας υπηρεσίας, υπόμνημα, επεξηγηματικό σημείωμα; Πώς να τακτοποιήσετε σωστά κάθε έγγραφο σε χαρτί; Θα προσπαθήσουμε να απαντήσουμε σε αυτές και σε άλλες ερωτήσεις από πρακτική άποψη.

ΥΠΟΜΝΗΜΑ

υπόμνημα(κωδικός 0286041 κατά OKUD) είναι ένα έγγραφο πληροφοριών και αναφοράς που απευθύνεται στον προϊστάμενο, τον προϊστάμενο τμήματος, άλλα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα. Καθορίζει λεπτομερώς οποιοδήποτε θέμα με τα συμπεράσματα και τις προτάσεις του μεταγλωττιστή και στοχεύει να ενθαρρύνει τη διοίκηση να λάβει μια συγκεκριμένη απόφαση.

Δεν υπάρχει ορισμός του «μνημονίου» ως αυτοτελούς έννοιας στη νομοθεσία.

Το υπόμνημα συντάσσεται τόσο με γραπτές ή προφορικές οδηγίες του διευθυντή, όσο και με πρωτοβουλία των ίδιων των εργαζομένων (για παράδειγμα, σε περιπτώσεις όπου, για την επίλυση οποιουδήποτε παραγωγικού ή οικονομικού ζητήματος, καθίσταται απαραίτητη η γραπτή υποβολή πληροφοριών στην ανώτερη διοίκηση). Με τη βοήθεια ενός τέτοιου εγγράφου, μπορείτε να κάνετε μια πρόταση για τη βελτίωση της τεχνικής πλευράς των διαδικασιών παραγωγής, να εκφράσετε διαφωνία με την απόφαση που ελήφθη από έναν ανώτερο διευθυντή και επίσης να εκφράσετε την άποψή σας σε περίπτωση διαφωνιών με συναδέλφους. Ως εκ τούτου, κατά την προετοιμασία ενός μνημονίου, είναι σημαντικό πρώτα απ' όλα ο συγγραφέας να διατυπώσει τη θέση του με προσιτό τρόπο και μετά να δώσει πειστικά επιχειρήματα υπέρ του.

Τύποι σημειωμάτων

• για πρωτοβουλία·
• ενημερωτικό?
• αναφοράς.

Πρωτοβουλίασυντάσσεται ένα υπόμνημα προκειμένου να ενθαρρύνει τον παραλήπτη να λάβει μια ορισμένη απόφαση, επομένως, το κείμενο του σημειώματος εκθέτει τα γεγονότα, περιέχει συγκεκριμένες προτάσεις, συστάσεις ή συμπεράσματα.

Ενημερωτικήένα υπόμνημα συντάσσεται τακτικά και περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις λεπτομέρειες, τα αποτελέσματα ή τις μεθόδους εκτέλεσης της εργασίας.

Αναφοράτο υπόμνημα ενημερώνει για την ολοκλήρωση των εργασιών, το στάδιο της, την υλοποίηση οδηγιών, εντολών κ.λπ.

σε συνάρτηση από τον παραλήπτηΟι εκθέσεις χωρίζονται σε:

• σε εξωτερικό?
• εσωτερικός.

Εξωτερικό μνημόνιοπου απευθύνεται στον επικεφαλής ενός συγκεκριμένου ιδρύματος, συντάσσεται στο γενικό επιστολόχαρτο του οργανισμού, υπογράφεται από τον επικεφαλής και περιέχει συνήθως τα ακόλουθα στοιχεία:

• όνομα εταιρείας;
• ημερομηνία;
• δείκτης;
• τόπος σύνταξης·
• αποδέκτης;
• τίτλος του κειμένου·
• κείμενο;
• υπογραφή διαχειριστή·
• όνομα καλλιτέχνη, αριθμός τηλεφώνου.

Υποβάλλεται εξωτερικό υπόμνημα στον επικεφαλής του μητρικού οργανισμού (Παράδειγμα 1).

Παράδειγμα 1

Εξωτερικό μνημόνιο

ΥΠΟΜΝΗΜΑ

10.02.2014 № 12/05-14

Στην προσέλκυση επιπλέον

εργατικούς πόρους

Αγαπητέ Andrei Vasilyevich!

Λόγω της έλλειψης υποψηφίων στο στάδιο του σχηματισμού του διοικητικού μηχανισμού για το υποκατάστημα στη Μόσχα, είναι απαραίτητο να προσελκυστούν εργατικοί πόροι από πρόσθετες πηγές έως τις 14.04.2014. Οι συνεντεύξεις με τους νέους υποψηφίους θα πρέπει να πραγματοποιηθούν έως τις 21.04.2014.

Η πληρωμή των δαπανών για πρόσθετες υπηρεσίες θα γίνει σύμφωνα με την ρήτρα 4.5 της Σύμβασης Υπηρεσιών Αρ. 04/56 της 14ης Φεβρουαρίου 2014.

Υπεύθυνος Ανθρώπινου Δυναμικού ΣεμένοφΣΕ. Σεμένοφ

Στην υπ’ αριθμ. 03-13 υπόθεση

Odintsov 10.02.2014

Εσωτερικό μνημόνιοαποστέλλεται εκτός του ιδρύματος, για παράδειγμα, σε ανώτερο οργανισμό, που συντάσσεται σε τυποποιημένο φύλλο χαρτιού Α4, αλλά υποδεικνύει όλες τις απαραίτητες λεπτομέρειες, που βρίσκονται σύμφωνα με το GOST 6.30-2003 «Ενοποιημένα Συστήματα Τεκμηρίωσης. Ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για την προετοιμασία εγγράφων» (Παράδειγμα 2).

Οι υποχρεωτικές λεπτομέρειες του εσωτερικού μνημονίου περιλαμβάνουν:

• όνομα της δομικής μονάδας·
• όνομα του τύπου του εγγράφου (MEMORY)·
• η ημερομηνία;
• εγγραφή (εξερχόμενος αριθμός).
• τίτλος του κειμένου·
• κείμενο;
• ένα σήμα σχετικά με την παρουσία της αίτησης (εάν υπάρχει)·
• προορισμός;
• υπογραφή του μεταγλωττιστή (με ένδειξη θέσης, αρχικά, επώνυμο).

Παράδειγμα 2

Εσωτερικό μνημόνιο

ΥΠΟΜΝΗΜΑ

07.04.2014 № 6

Σχετικά με τις απουσίες που διέπραξε ο διευθυντής

τμήμα πωλήσεων

Εφιστώ την προσοχή σας ότι σήμερα, 07.04.2014, η υπεύθυνη πωλήσεων Petrova Valentina Ivanovna απουσίαζε από τον χώρο εργασίας καθ' όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας από τις 10:00 έως τις 18:30.

Δεν δόθηκαν πληροφορίες ή έγγραφα που να επιβεβαιώνουν την εγκυρότητα των λόγων απουσίας της V.I. Petrova.

Σε σχέση με τη διαπραχθείσα παράβαση, προτείνω την απόλυση του Petrov V.I. για μια βόλτα.

Προϊστάμενος Τμήματος Πωλήσεων ΙγνάτιεφΟ.Α. Ιγνάτιεφ

Στην υπ’ αριθμ. 02-10 περίπτωση

Sidorova 07.04.2014

Καταχώρηση λεπτομερειών της έκθεσης

Κατά τη σύνταξη ενός μνημονίου, χρησιμοποιείται τόσο η γωνιακή (Παράδειγμα 3) όσο και η διαμήκης διάταξη των λεπτομερειών του τμήματος επικεφαλίδας (Παράδειγμα 4).

Παράδειγμα 3

Γωνιακή διάταξη λεπτομερειών στο μνημόνιο

Ονομα

δομική μονάδαΠροορισμός

ΥΠΟΜΝΗΜΑ

______________ № ________

επί κεφαλής

Παράδειγμα 4

Διαχρονική διάταξη λεπτομερειών στο μνημόνιο

Όνομα της δομικής μονάδας

ΥΠΟΜΝΗΜΑ

_____________ № _________

επί κεφαλής

Όνομα τύπου εγγράφουγράφεται με κεφαλαία γράμματα (MEMORY) και μπορεί να βρίσκεται στο κέντρο ή από το όριο του αριστερού περιθωρίου.

η ημερομηνίακαι δωμάτιοτα υπομνήματα γράφονται σε μια γραμμή. Η ημερομηνία είναι γραμμένη με αραβικούς αριθμούς ( 21.04.2014 ) ή αλφαριθμητικά ( 21 Απριλίου 2014.).

Σημείωση

Η ημερομηνία του εξωτερικού μνημονίου είναι η ημερομηνία έγκρισης και αποστολής του στον παραλήπτη, η ημερομηνία του εσωτερικού μνημονίου - ημερομηνία σύνταξης και υπογραφής.

Αριθμός Μητρώουσε εσωτερικό υπόμνημα επικολλάται είτε στον τόπο σύνταξης είτε στον τόπο παραλαβής - ανάλογα με το σύστημα εγγραφής εγγράφων που λειτουργεί στον οργανισμό.

Εάν το υπόμνημα πρέπει να εξεταστεί από τα ενδιαφερόμενα μέρη, επικολλάται έγκριση βίζας, και αφού ληφθεί η απόφαση ανάλυσηηγέτης.

Η υιοθέτηση ψηφίσματος είναι το τελικό στάδιο στην εξέταση του μνημονίου.

Σημείωση

Το ψήφισμα του επικεφαλής, που εξέτασε το εσωτερικό μνημόνιο, θα αποτελέσει τη βάση για τη λήψη τυχόν μέτρων, την έκδοση εγγράφων, τη διεξαγωγή εκδηλώσεων.

επί κεφαλήςστο κείμενο περιγράφει συνοπτικά το περιεχόμενο του εγγράφου. Διατυπώνεται σύμφωνα με γενικοί κανόνεςσύνταξη επικεφαλίδων για έγγραφα: χρησιμοποιώντας πρόθεση ο/οκαι ένα ρηματικό ουσιαστικό στην προτακτική π.χ Σχετικά με την απουσία Lazarenko O.O.

ΚείμενοΤο υπόμνημα αποτελείται από δύο ή τρία σημασιολογικά μέρη:

• Κατά την πρώτη - διαπιστώνονταςεξαρτήματα- αναφέρονται οι λόγοι, τα γεγονότα ή τα γεγονότα που οδήγησαν στη συγγραφή του·
• στο δεύτερο - αναλυτικό μέρος- περιέχει ανάλυση της τρέχουσας κατάστασης και πιθανές λύσεις.
• στο τρίτο - περιληπτικό μέρος- περιέχει συμπεράσματα και προτάσεις για συγκεκριμένες ενέργειες που, κατά τη γνώμη του συντάκτη, πρέπει να γίνουν.

Μπορεί να λείπει το δεύτερο σκέλος του μνημονίου. Στην περίπτωση αυτή, το κείμενο του υπομνήματος περιέχει το σκεπτικό, τα συμπεράσματα και τις προτάσεις του συντάκτη.

Εάν το υπόμνημα έχει συνημμένο, σημάδι γιαεφαρμογήγίνει πριν από την υπογραφή.

Σήμα για την παρουσία της αίτησης που αναφέρεται στο κείμενο της σημείωσης συντάσσεται ως εξής:

Εφαρμογή: για 3 λίτρα. σε 1 αντίγραφο.

Εάν η σημείωση έχει μια εφαρμογή που δεν αναφέρεται στο κείμενο, τότε υποδείξτε το όνομά της, τον αριθμό των φύλλων και των αντιγράφων.

Παράρτημα: Κανονισμοί για το Περιφερειακό Τμήμα Πιστώσεων για 5 σελ. σε 1 αντίγραφο.

εσωτερικό μνημόνιο σημάδιο μεταγλωττιστής (εάν παρουσιάζεται στον επικεφαλής της μονάδας) και ο επικεφαλής της μονάδας (αν παρουσιάζεται στον επικεφαλής του οργανισμού). εξωτερικό μνημόνιο σημάδιαΕπικεφαλής της οργάνωσης.

Σημείωση

Εάν το υπόμνημα συντάσσεται σε δύο ή περισσότερες σελίδες, τότε η δεύτερη και οι επόμενες σελίδες πρέπει να είναι αριθμημένες. Οι σειρικοί αριθμοί αναγράφονται στο δεξί μέρος του επάνω περιθωρίου της σελίδας με αραβικούς αριθμούς.

ΣΗΜΕΙΩΜΑ

σημείωμαείναι ένας τύπος αναφοράς. Πρόκειται για ένα γραπτό ενημερωτικό μήνυμα που χρησιμοποιείται ευρέως στην πρακτική των σύγχρονων διοικητικών δομών διαφορετικά επίπεδακαι οργανωτικές και νομικές μορφές. Τα σημειώματα παρέχουν μια άμεση σύνδεση μεταξύ αντικειμένων διαχείρισης σε οριζόντιο επίπεδο.

Παρεμπιπτόντως

Ένα σημείωμα είναι ένα έγγραφο που δεν έχει επίσημη ιδιότητα. Δεν παρέχεται στο OKUD.

Τα υπομνήματα προετοιμάζονται σε μια μεγάλη ποικιλία καταστάσεων. Οι τυπικοί στόχοι για αυτό το έγγραφο περιλαμβάνουν:

• αίτηση για πληροφορίες;
• έκδοση οδηγιών·
• συνοδευτικό άλλο μήνυμα (συνοδευτική σημείωση).
• ανακοινώσεις (ειδοποιήσεις).

Το κείμενο του σημειώματος περιέχει πληροφορίες σχετικά με τους λόγους προετοιμασίας του με τη μορφή πρότασης, αιτήματος, αίτησης. Αυτές μπορεί να είναι πληροφορίες για μετακινήσεις προσωπικού, συναντήσεις, αλλαγές στην εταιρική κουλτούρα της εταιρείας κ.λπ. Τα υπομνήματα συντάσσονται σε ένα τυπικό φύλλο χαρτιού Α4.

Το σημείωμα υπογράφεται από ειδικό ή προϊστάμενο του τμήματος. Η ημερομηνία του σημειώματος είναι η ημερομηνία σύνταξης και υπογραφής του.

Η νομοθεσία δεν προβλέπει αυστηρές απαιτήσεις για την προετοιμασία και την εκτέλεση σημειώσεων, επομένως, η διαδικασία εκτέλεσής τους, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες του οργανισμού, θα πρέπει να καθορίζεται σε μια τοπική κανονιστική πράξη, για παράδειγμα, σε μια οδηγία εργασίας γραφείου . Η μορφή του σημειώματος θα πρέπει να εξυπηρετεί το σκοπό της απλοποίησης και της επιτάχυνσης των διαδικασιών εσωτερικής επικοινωνίας.

Ένα δείγμα υπομνήματος παρουσιάζεται στο Παράδειγμα 5 .

Παράδειγμα 5

σημείωμα

Το Σάββατο 19/04/2014 από τις 9:00 έως τις 16:00 στο τμήμα προσωπικού της Sever LLC θα πραγματοποιηθούν εργασίες εγκατάστασης για την τοποθέτηση του συναγερμού.

Σας ζητώ να επιτρέψετε την πρόσβαση για την εκτέλεση της εργασίας στους ακόλουθους υπαλλήλους της εταιρείας Energoset:

1. Simakin I.P.

2. Ιβάνοφ Π.Ν.

Επικεφαλής του AHO Σβιρίντοφ N.N. Σβιρίντοφ

Στην υπ’ αριθμ. 02-14 υπόθεση

Ilyin 16.04.2014

ΕΠΕΞΗΓΗΜΑΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ

Επεξηγηματικό σημείωμα- αυτό είναι ένα εσωτερικό έγγραφο που εξηγεί τους λόγους για οποιαδήποτε ενέργεια, γεγονός, γεγονός, περιστατικό, που συντάχθηκε από υπάλληλο του οργανισμού και υποβλήθηκε σε ανώτερο υπάλληλο.

Σύμφωνα με το πρώτο μέρος του άρθρου. 193 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας πριν από την αίτηση πειθαρχική ενέργειαο εργοδότης πρέπει να ζητήσει γραπτή εξήγηση από τον εργαζόμενο. Ο υπάλληλος αναφέρει τους λόγους και τις συνθήκες για τη διάπραξη πειθαρχικού παραπτώματος σε επεξηγηματικό σημείωμα. Με βάση το επεξηγηματικό σημείωμα, ο διευθυντής αποφασίζει για την εφαρμογή πειθαρχικών μέτρων σε βάρος του υπαλλήλου. Επιπλέον, αυτό το έγγραφο αποτελεί έναν από τους λόγους για την αξιολόγηση της σοβαρότητας του παραπτώματος και των συνθηκών υπό τις οποίες διαπράχθηκε από τον εργοδότη.

Στο OKUD OK 011-93, αυτό το έγγραφο αναφέρεται μόνο μία φορά - μια επεξηγηματική σημείωση σχετικά με την παραβίαση της εργασιακής πειθαρχίας (κωδικός 0286091), η οποία ανήκει στην κατηγορία 0286000 "Τεκμηρίωση για την εκτέλεση πειθαρχικών κυρώσεων".

Είδη επεξηγηματικών σημειώσεων και τα χαρακτηριστικά τους

• σε εκείνα που συντάχθηκαν για τη διευκρίνιση ορισμένων διατάξεων της εργασίας που εκτελέστηκε (έργο, έκθεση, ανάπτυξη)·
• που συντάσσονται σε περίπτωση τακτικών καταστάσεων, παραβιάσεων πειθαρχίας, παραπτωμάτων κ.λπ.

Επεξηγηματικό σημείωμα συντάσσεται από τον υπάλληλο χειρόγραφα σε ένα μόνο αντίγραφο σε τυποποιημένο φύλλο χαρτιού Α4 και απευθύνεται σε αυτόν που το ζήτησε. Μπορεί επίσης να πληκτρολογηθεί σε υπολογιστή χρησιμοποιώντας τη φόρμα στένσιλ που έχει υιοθετήσει ο οργανισμός. Η μορφή της επεξηγηματικής σημείωσης, καθώς και η μέθοδος εκτέλεσης (χειρόγραφη ή σε υπολογιστή) δεν έχουν καθοριστεί νομικά.

Ένα επεξηγηματικό σημείωμα μπορεί να συνταχθεί από μια διαρθρωτική μονάδα ή έναν συγκεκριμένο υπάλληλο.

Σημείωση ως απόδειξη

Ο εργοδότης, απαιτώντας ένα επεξηγηματικό σημείωμα γραμμένο στο χέρι από τον εργαζόμενο, προστατεύεται έτσι από παράνομες ενέργειες εκ μέρους του εργαζομένου σε εργατική διαφορά. Αποκλείει την αντικατάσταση του αρχικού εγγράφου.

Εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί φόρμες προτύπων, τότε στο τέλος του κειμένου μπορείτε να σημειώσετε:Η εξήγηση συντάχθηκε προσωπικά χρησιμοποιώντας έναν προσωπικό υπολογιστή. Η ημερομηνία. Υπογραφή.

Καταχώρηση επιμέρους στοιχείων του μνημονίου

Προκειμένου να ενοποιηθούν πληροφορίες και έγγραφα αναφοράς, θα πρέπει να συνταχθεί και να εκτελεστεί επεξηγηματικό σημείωμα σύμφωνα με τις απαιτήσεις του GOST 6.30-2003.

Ημερομηνίατο επεξηγηματικό σημείωμα είναι η ημερομηνία σύνταξής του.

ΚείμενοΤο επεξηγηματικό σημείωμα πρέπει να περιέχει:

Περιγραφή των γεγονότων που οδήγησαν στη συγγραφή του·

Επιχειρήματα που εξηγούν τη σημερινή κατάσταση.

Το κείμενο του σημειώματος πρέπει να είναι πειστικό και να περιέχει αδιάψευστα στοιχεία.

Κατά την κατασκευή υπογραφέςαναγράφεται η θέση, η προσωπική υπογραφή, τα αρχικά και το επώνυμο.

Οπως και εφαρμογέςμπορούν να αναφέρονται έγγραφα για να αιτιολογήσουν τις ενέργειες του συντάκτη του εγγράφου και να επιβεβαιώσουν ορισμένες περιστάσεις.

Σύμφωνα με τη δομή του κειμένου, το επεξηγηματικό σημείωμα διαφέρει από την έκθεση στο ότι δεν περιέχει συμπεράσματα και προτάσεις (Παράδειγμα 6).

Σημείωση

Εάν η εταιρεία έχει αναπτύξει και εγκρίνει τυπικά έντυπαεπεξηγηματικές σημειώσεις που χρησιμοποιούνται σε διάφορες καταστάσεις, αυτό δεν σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι πρέπει να συντάσσουν σημειώσεις σύμφωνα με εγκεκριμένα έντυπα. Ένα έγγραφο που δεν έχει συνταχθεί σύμφωνα με το έντυπο μπορεί επίσης να είναι έγκυρο.

Παράδειγμα 6

Επεξηγηματικό σημείωμα

Εφαρμόστε πειθαρχικά μέτρα
με τη μορφή επίπληξης Αλεξάνδροβα ΚΑΙ.ΑΝΔ.

τμήμα HR για έκδοση εντολής.
Smolkin 17/04/2014

Διευθυντής της LLC "SV"

A.V. Smolkin

ΕΠΕΞΗΓΗΜΑΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ

14.04.2014 № 14

Για την απουσία από τη δουλειά

Εγώ, η Aleksandrova Irina Igorevna, λογίστρια, έλειπα από τον χώρο εργασίας μου στις 14 Απριλίου 2013 από τις 9:00 έως τις 15:30 για προσωπικούς λόγους.

Δεν έχω δικαιολογητικά.

Λογιστής ΑλεξάντροβαΙ.Ι. Αλεξάντροβα

ΕΓΓΡΑΦΗΑΝΑΦΟΡΕΣ, ΥΠΗΡΕΣΙΑ, ΕΠΕΞΗΓΗΜΑΤΙΚΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

Μία από τις λειτουργίες της υπηρεσίας γραφείου του οργανισμού είναι να διασφαλίζει την έγκαιρη αναζήτηση των απαραίτητων πληροφοριών που σχετίζονται με την προώθηση των μεταφερόμενων εγγράφων στον εκτελεστή. Για μια πιο βολική αναζήτηση αυτών των δεδομένων, χρησιμοποιούνται διάφορες φόρμες εγγραφής.

Η αναφορά, η εξυπηρέτηση, οι επεξηγηματικές σημειώσεις, ανάλογα με τον λειτουργικό τους σκοπό, είναι φορείς ορισμένων πληροφοριών. Δεδομένου ότι το θέμα που αναφέρεται στο σημείωμα απαιτεί γραπτή απόφαση με τη μορφή απόφασης του επικεφαλής του οργανισμού ή άλλου εξουσιοδοτημένου υπαλλήλου, τα έγγραφα πρέπει να καταχωρηθούν.

Θυμηθείτε ότι υπάρχουν τρεις μορφές εγγραφής εγγράφων: περιοδικό, κάρτα και αυτοματοποιημένο. Ο οργανισμός έχει το δικαίωμα να επιλέξει την πιο αποτελεσματική και κατάλληλη μορφή εγγραφής.

▪ Φόρμα εγγραφής περιοδικού -το πιο συνηθισμένο, αλλά όχι πάντα βολικό, γιατί εγγραφή όλων των εγγράφων σε αυτό πηγαίνει σε χρονολογική σειρά, και κατά την αναζήτηση ενός συγκεκριμένου εγγράφου, ένας ειδικός πρέπει να κοιτάξει όλα τα φύλλα του περιοδικού. Η αναζήτηση πληροφοριών περιπλέκεται περαιτέρω από το γεγονός ότι ένα έγγραφο πρωτοβουλίας μπορεί να καταχωρηθεί, για παράδειγμα, σε ένα περιοδικό και η απάντηση σε αυτό σε άλλο. Υποχρεωτικά έντυπα εγγραφής (περιοδικά) δεν προβλέπονται από τη νομοθεσία. Η προτεινόμενη φόρμα καταγραφής εμφανίζεται στο Παράδειγμα 7.

Παράδειγμα 7

Απόσπασμα του μητρώου εκθέσεων και επεξηγηματικών σημειώσεων

Ημερομηνία εγγράφου	Αριθμός Μητρώου	Τύπος εγγράφου, περίληψη	Ποιος υπέγραψε το έγγραφο	Εκτελεστής διαθήκης	Όπου μεταφέρεται	Απόδειξη παραλαβής (υπογραφή, ημερομηνία)	Ένα σημάδι στην κατεύθυνση του εγγράφου στη θήκη
07.04.2014	03-10/14	Σχετικά με την ανάκληση από τις διακοπές του ταμία Shvets O.R.	Υπεύθυνος Ανθρώπινου Δυναμικού	Επιθεωρητής Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού	Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού	Smirnova V.A. 07.04.2014	Στην υπ' αριθμ. 03-14 υπόθεση Smirnov 04/07/2014

▪ Έντυπο εγγραφής κάρταςσε σύγκριση με το περιοδικό είναι πιο βολικό και προσαρμοσμένο. Οι δημιουργημένες κάρτες εγγραφής και ελέγχου των εγγράφων κατά την αναζήτηση στον ταξινομητή καθιστούν δυνατή τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας αναζήτησης ενός εγγράφου και τη μείωση του χρόνου της διαδικασίας εγγραφής. Το προφανές πλεονέκτημα της εγγραφής κάρτας είναι ότι πολλοί υπάλληλοι μπορούν να εγγραφούν ταυτόχρονα.

▪ Αυτοματοποιημένη (ηλεκτρονική) φόρμα εγγραφήςπεριλαμβάνει τη χρήση ειδικού λογισμικού. Οι πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο εισάγονται σε ηλεκτρονική κάρτα εγγραφής και ελέγχου που αποθηκεύεται στη βάση δεδομένων. Ταυτόχρονα με την εγγραφή, μπορεί να εκτυπωθεί κάρτα εγγραφής και ελέγχου.

Συνήθως, οι αναφορές και οι επεξηγηματικές σημειώσεις έχουν ένα σύνθετο ευρετήριο εγγραφής, το οποίο διατυπώνεται με τον ίδιο τρόπο όπως το ευρετήριο του εξερχόμενου εγγράφου. Ο αριθμός μητρώου αποτελείται από το ευρετήριο της υπόθεσης σύμφωνα με την ονοματολογία των περιπτώσεων (συμπεριλαμβανομένου του ευρετηρίου της δομικής μονάδας και του αριθμού της υπόθεσης σύμφωνα με την ονοματολογία των περιπτώσεων αυτής της μονάδας) και τον αύξοντα αριθμό του εγγράφου εντός του ημερολογίου έτος.

Σημείωση

Τα θέματα εγγραφής και λογιστικής των εγγράφων στον οργανισμό θα πρέπει να αντικατοπτρίζονται στις οδηγίες για εργασίες γραφείου. Οι οδηγίες πρέπει να περιλαμβάνουν:

1) λίστα μη καταχωρημένων εγγράφων.

2) κατάλογο καταχωρημένων ομάδων εγγράφων, ενώ για κάθε ομάδα είναι υποχρεωτική η αναγραφή:

Τόπος εγγραφής·

Χρόνος και σειρά εγγραφής.

Ο κανόνας για το σχηματισμό του αριθμού εγγραφής·

Το έντυπο με το οποίο γίνεται η εγγραφή·

Η λίστα των στοιχείων που εισάγονται στη φόρμα, οι κανόνες για τη συμπλήρωσή τους.

Κανόνες για τη λογιστική για την κίνηση των εγγράφων μετά την εγγραφή.

Η αρχή της εγγραφής (απλή ή επαναλαμβανόμενη εγγραφή κατά τη μεταφορά ενός εγγράφου σε άλλη μονάδα).

3) η διαδικασία για την εκ νέου παραλαβή του εγγράφου στον οργανισμό (για εισερχόμενα έγγραφα).

Όροι φύλαξης υπομνημάτων, εξυπηρέτηση, επεξηγηματικές σημειώσεις

Οι περίοδοι διατήρησης ορίζονται στη Λίστα τυπικών αρχειακών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων κυβερνητικές υπηρεσίες, σώματα τοπική κυβέρνησηκαι οργανισμούς, που υποδεικνύουν τις περιόδους αποθήκευσης, εγκεκριμένες με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 25 Αυγούστου 2010 Αρ. 558. Σύμφωνα με τον καθορισμένο κατάλογο, οι περίοδοι αποθήκευσης για τα μνημόνια μπορεί να είναι 1 έτος, 3 χρόνια, 5 , 75 ετών, μόνιμα. Οι επεξηγηματικές σημειώσεις πρέπει να φυλάσσονται μόνιμα.

Η συμβουλή μας

Κατά την προετοιμασία σημειώσεων, είναι απαραίτητο να τηρείτε ένα ενιαίο στυλ και το κύριο κείμενο των εγγράφων πρέπει να συμμορφώνεται με τους κανόνες επιχειρηματικής δεοντολογίας και τις καθιερωμένες απαιτήσεις για το σχεδιασμό των εγγράφων. Μια δυσάρεστη εντύπωση αφήνουν τα λανθασμένα συνταγμένα και εκτελεσμένα έγγραφα με γραμματικά λάθη. Μην βιαστείτε να στείλετε το έγγραφο στον παραλήπτη, αλλά διαβάστε το προσεκτικά, διορθώνοντας, εάν υπάρχει, γραμματικά λάθηή τυπογραφικά λάθη.