จะส่งเอกสารให้คุณ จดหมายปะหน้าสำหรับเอกสาร

จดหมายครอบคลุมคือจดหมายธุรกิจประเภทหนึ่งที่จำเป็นเพื่ออธิบายชุดของเอกสารที่ส่งไปยังผู้รับหากเอกสารเหล่านี้ไม่มีส่วนที่อยู่

ดังนั้น, จดหมายปะหน้าไม่มีการโหลดข้อมูลใดๆ แต่ทำหน้าที่สำคัญสามประการ:

• ยืนยันความจริงของการส่ง
• จัดทำรายการเอกสารที่ส่งและคำแนะนำในการจัดการ
• ด้วยข้อมูลการลงทะเบียน ทำให้คุณสามารถกำหนดกำหนดเวลาได้

เช่นเดียวกับจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่ จดหมายปะหน้าจะอยู่บนหัวจดหมายและรับหมายเลขอ้างอิงของผู้ส่ง เราได้พูดคุยถึงกฎเกณฑ์ในการเตรียมจดหมายอย่างเป็นทางการอย่างละเอียดมากกว่าหนึ่งครั้งในนิตยสาร ดังนั้นตอนนี้เราจะเน้นไปที่ลักษณะของจดหมายปะหน้า

การวิเคราะห์โดยละเอียดของจดหมายบริการพร้อมตัวอย่างองค์ประกอบมากมายมีอยู่ในบทความ “ เราจัดทำจดหมายบริการ”

รูปแบบคำพูด

พื้นฐานของจดหมายปะหน้าคือรายการเอกสารแนบ ข้อความของเอกสารสั้นและแบ่งออกเป็นสองส่วนตามเงื่อนไข:

• ข้อความเกี่ยวกับการส่งเอกสาร
• ขอให้ตอบกลับทันเวลา (การอ่าน การอนุมัติ การส่งคืนสำเนาที่ลงนาม ฯลฯ)

ส่วนแรกมักจะเริ่มต้นดังนี้:

• “เพื่อให้บรรลุผล... เราขอสั่งสอนท่าน…”,
• “เราจะส่งคุณไป...”
• “เราขอนำเสนอ...”

จากนั้นคุณสามารถระบุวัตถุประสงค์ในการส่งเอกสารได้: "เพื่อขออนุมัติ", "สำหรับข้อมูล", "เพื่อลงนาม", "สำหรับการกรอก"(หากเรากำลังพูดถึงแบบสำรวจหรือแบบสอบถาม) เราแนะนำให้ใช้ถ้อยคำที่เบื่อหู “เราส่งให้คุณ” หรือ “เราส่งคุณ” เพราะ... คุณสามารถส่งบางสิ่งเพื่อขอข้อมูลเท่านั้น แต่ไม่สามารถส่งเพื่อลงนามหรืออนุมัติได้

ส่วนที่ 2 อาจมีคำต่อไปนี้:

• “โปรดลงนาม ประทับตรา และส่งสำเนาหนึ่งชุดไปยังที่อยู่ของเรา...”
• “เราขอให้คุณพิจารณาและส่งให้เราภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด…”,
• “โปรดส่งสำเนาสำเนาที่ดำเนินการถูกต้องหนึ่งชุด…” มายังที่อยู่ของเรา

ข้อกำหนด “ทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน”

ตามที่เราได้พิจารณาแล้วสิ่งสำคัญในจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารคือไฟล์แนบ ดังนั้นเราจะให้ความสนใจเป็นพิเศษกับปัญหาของการออกแบบข้อกำหนดเฉพาะนี้ ไม่ว่าแอปพลิเคชันจะมีรูปแบบอย่างไร การดำเนินธุรกิจจำเป็นต้องมีรายการเอกสารที่แนบมากับจดหมายโดยสมบูรณ์ โดยระบุจำนวนสำเนาและจำนวนแผ่นงานในแต่ละเอกสาร หากไม่มีข้อมูลนี้ จดหมายปะหน้าจะสูญเสียความหมายทั้งหมด

ดังนั้น, เมื่อเอกสารที่ส่งได้รายงานไว้ในเนื้อความแล้วไม่มีประโยชน์ที่จะเอ่ยชื่ออีกครั้ง การระบุจำนวนแผ่นงานและสำเนาก็เพียงพอแล้ว ดูตัวอย่างที่ 1

ตัวอย่างที่ 1

ส่วนของข้อความและหมายเหตุเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชัน (ชื่อของแอปพลิเคชันระบุไว้ในข้อความของจดหมาย)

หากไม่ได้ระบุใบสมัครไว้ในเนื้อความของจดหมาย นอกเหนือจากข้อมูลเชิงปริมาณแล้ว คุณต้องระบุชื่อด้วย หากแพ็คเกจประกอบด้วยเอกสารหลายชุด เอกสารแนบจะมีหมายเลขกำกับไว้ ดูตัวอย่างที่ 2

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 2

ส่วนของข้อความและเครื่องหมายบ่งชี้ว่ามีแอปพลิเคชันอยู่ (ชื่อของแอปพลิเคชันระบุไว้ในเครื่องหมายบ่งชี้ความพร้อมใช้งาน)

ยุบแสดง

แม้ว่า GOST R 6.30-2003 จะระบุไว้ก็ตาม เมื่อแสดงรายการแอปพลิเคชันหลายรายการโดยทำเครื่องหมายเกี่ยวกับการมีอยู่ของแอปพลิเคชันเหล่านั้นคำทั่วไปที่อยู่หน้าเครื่องหมายทวิภาคอยู่ในรูปเอกพจน์ “Appendix:” ในกรณีเช่นนี้ เรายังคงแนะนำให้เขียนเป็นพหูพจน์ “Appendices:” ดังที่เราแสดงไว้ในตัวอย่างที่ 2

ประการแรกนี่ถูกต้องจากมุมมองของกฎของภาษารัสเซีย และประการที่สองผู้พัฒนา GOST นี้เอง "แก้ไขตัวเอง" ในภายหลังเมื่อพวกเขาเริ่มให้คำอธิบายเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้ในคำแนะนำด้านระเบียบวิธี ดูใบเสนอราคาจากเอกสารทั้งสองด้านล่างนี้ แต่หลายคนยังคงเขียนคำว่า "Application:" ในรูปเอกพจน์ต่อไปอย่างดื้อรั้นแม้ว่าจะตามด้วยรายการเอกสารหลายรายการก็ตาม อย่าทำเช่นนี้ และเราได้อธิบายว่าทำไม

ส่วนเอกสาร

ยุบแสดง

GOST R 6.30-2003 “ระบบเอกสารแบบครบวงจร ระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร ข้อกำหนดในการเตรียมเอกสาร”

3.21. ...หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่น และจำนวนสำเนา หากมีหลายแอปพลิเคชัน จะมีหมายเลขกำกับไว้:

ส่วนเอกสาร

ยุบแสดง

เอกสารขององค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร แนวทางการดำเนินการตาม GOST R 6.30-2003

3.16. ...หากจดหมายมีสิ่งที่แนบมาซึ่งไม่ได้ระบุชื่อในข้อความให้ระบุชื่อจำนวนแผ่นและจำนวนสำเนาหากมีสิ่งที่แนบมาหลายรายการจะมีหมายเลขกำกับไว้:

นอกจากนี้ยังมีความคลาดเคลื่อนเกี่ยวกับวิธีการเขียนคำว่า "ไฟล์แนบ" ในเนื้อหาของจดหมาย:ด้วยตัวพิมพ์เล็กหรือตัวพิมพ์ใหญ่ โดยมีหรือไม่มีเครื่องหมาย “ไม่ใช่” ความจริงก็คือคุณสามารถระบุชื่อของเอกสารที่แนบมาในข้อความของจดหมายสมัครงานได้หลายวิธี เปรียบเทียบตัวคุณเองโดยดูตัวอย่างที่ 3: ในกรณีที่สอง ควรระบุในวงเล็บว่าเอกสารนั้นเป็นแอปพลิเคชัน และในกรณีต่อๆ ไป เราจะแสดงวิธีการดำเนินการดังกล่าวในรูปแบบต่างๆ ตัวเลือกทั้งหมดถูกต้อง การรักษาความสม่ำเสมอในจดหมายเป็นสิ่งสำคัญ และจะดียิ่งขึ้นไปอีกหากเลือกและแก้ไขตัวเลือกเดียวในคำแนะนำด้านเสมียนขององค์กรของคุณ (หรือข้อบังคับท้องถิ่นอื่นๆ เกี่ยวกับปัญหาที่คล้ายกัน) จากนั้นเอกสารทั้งหมดจะมีความเหมือนกัน และนักแสดงจะเกิดความสับสนน้อยลง

ตัวอย่างที่ 3

วิธีต่างๆ ในการระบุชื่อใบสมัครในเนื้อหาของจดหมาย

ยุบแสดง

สำหรับการใช้งานแบบเข้าเล่ม ไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนแผ่นงาน (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่างที่ 4

คำอธิบายของแอปพลิเคชันที่ถูกผูกไว้

ยุบแสดง

เมื่อมีเอกสารแนบจำนวนมากจนสะดวกกว่าหากแสดงรายการไว้ในแผ่นงานแยกต่างหาก (เรียกว่า "รายการเอกสารแนบในจดหมายลงวันที่... ไม่...") ก็เพียงพอที่จะอ้างถึงไฟล์แนบดังกล่าว สินค้าคงคลังในจดหมาย (ตัวอย่างที่ 5)

ตัวอย่างที่ 5

หากมีแอปพลิเคชันจำนวนมาก จะสะดวกกว่าหากแสดงรายการไว้ในคลังแยกต่างหาก

ยุบแสดง

หากคุณแนบจดหมายอื่นที่มีไฟล์แนบมากับจดหมายของคุณ คุณจะต้องแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ (ตัวอย่างที่ 6)

ตัวอย่างที่ 6

เอกสารแนบจดหมายก็มีเอกสารแนบของตัวเอง

ยุบแสดง

สุดท้ายนี้ หากจดหมายของคุณส่งถึงหลายองค์กรพร้อมกัน และสิ่งที่แนบมานั้นส่งถึงเพียงองค์กรเดียวเท่านั้น (คนอื่นๆ จะได้รับจดหมายเพื่อตรวจสอบเท่านั้น) ก็ควรระบุเช่นกัน (ตัวอย่างที่ 7)

ตัวอย่างที่ 7

เอกสารแนบจะถูกส่งไปยังผู้รับอีเมลเพียงรายเดียวจากหลายราย

ยุบแสดง

หมายเหตุเกี่ยวกับการแนบไฟล์จะอยู่ด้านล่างข้อความในจดหมายและเหนือลายเซ็น โดยปกติแล้วระยะห่าง (การเยื้อง) เหล่านี้จะเหมือนกันและเท่ากับระยะห่างระหว่างบรรทัดประมาณ 2-3 เส้น (ซึ่งแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนในตัวอย่างการออกแบบตัวอักษรทั้งตัวในตัวอย่างที่ 9)

ตามกฎทั่วไป หากเอกสารมีสิ่งที่แนบมา เครื่องหมายที่ระบุว่ามีอยู่จะถูกวางไว้ใต้ข้อความและเหนือลายเซ็น และในเอกสารที่แนบมา (แต่ละส่วนในส่วนบนขวาของแผ่นงานแรก) จะมีการเขียนว่า เอกสารที่เป็นสิ่งที่แนบมาด้วย (ระบุหมายเลขเอกสารแนบ หากมีหลายรายการ) ดังตัวอย่างที่ 8

ตัวอย่างที่ 8

หมายเลขใบสมัครและข้อมูลเอกสารหลักในใบสมัคร 1 แผ่น

ยุบแสดง

แต่จดหมายปะหน้ามีฟังก์ชันการบัญชีของเอกสารที่ส่งซึ่งทำหน้าที่เป็นรายการสินค้าคงคลังของเอกสารแนบในซองจดหมาย ในความเป็นจริงเอกสารที่มีชื่อในจดหมายดังกล่าวจะถูกส่งไปเป็นเอกสารแนบ หากจดหมายมีหน้าที่ที่แตกต่างกัน (เช่นเป็นข้อเสนอยื่นข้อเสนอเพื่อลงนามข้อตกลงและแสดงรายการเงื่อนไขของความร่วมมือที่เสนอ) เอกสาร "สำคัญ" ในความหมายจะเป็นจดหมายและเอกสารที่แนบมาด้วย เอกสารจะช่วยเติมเต็มหน้าที่ของมันเท่านั้น แต่เรากำลังพูดถึงจดหมายปะหน้าและในกรณีนี้คุณไม่ควร "ทำลาย" เอกสารที่ส่งพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับ "รายการเนื้อหาในซองจดหมาย" - เช่น ไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายแบบนั้น!

การลงนามและการลงทะเบียนกับผู้ส่ง

ผู้ลงนามในจดหมายธุรกิจเป็นเจ้าหน้าที่คนเดียวกับในจดหมายธุรกิจทั่วไป (โดยปกติจะเป็นหัวหน้าองค์กรหรือผู้จัดการระดับสูงที่ได้รับอนุญาต) หากเรากำลังพูดถึงการส่งเอกสารทางบัญชีหลักหัวหน้าฝ่ายบัญชีก็สามารถลงนามในจดหมายได้เช่นกัน

เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้รับจดหมายถามคำถามเพื่อชี้แจงทั้งหมดกับผู้ลงนามในภายหลัง (ระบุด้วยหมายเลข 1 ในตัวอย่างที่ 9) ควรระบุผู้ดำเนินการในเอกสารนี้ด้วย (ibid. ดูหมายเลข 2)

ก่อนส่งจดหมายปะหน้าจะต้องกำหนดหมายเลขขาออก (ระบุด้วยหมายเลข 3)

และผู้รับจะกำหนดหมายเลขขาเข้าของเขาเมื่อลงทะเบียนความจริงในการรับเอกสารในขณะที่สามารถระบุวันที่รับและหมายเลขขาเข้าได้ (เขียนด้วยลายมือหรือใช้ตราประทับดังในตัวอย่างที่ 9 - ดูหมายเลข 4)

ตัวอย่างที่ 9

จดหมายปะหน้า

ยุบแสดง

ตัวอย่างที่ 11

แบบฟอร์มจดหมายสมัครงานสำหรับผู้สมัคร-บุคคล

ยุบแสดง

เซอร์ไพรส์ผู้สมัคร-บุคคล

ความจำเป็นในการเขียนจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสารเกี่ยวข้องกับทุกคน ไม่ว่าจะเป็นองค์กรหรือบุคคลก็ตาม ในขณะเดียวกัน เมื่อบุคคลธรรมดามาที่องค์กร ตามกฎแล้วจะไม่มีการร่างจดหมายแนบไปกับเอกสารของเขา น่าเสียดายเพราะจะสะดวกกว่าสำหรับคุณที่จะไม่จดจำและบันทึกด้วยตัวเอง แต่ต้องมีข้อมูลที่เขียนโดยผู้เยี่ยมชม: จากใคร เอกสารอะไร พนักงานคนไหนและทำไมต้องโอน หากคุณจัดการกับบุคคลอย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในประเด็นมาตรฐานจำนวนหนึ่ง และในเวลาเดียวกันได้รับเอกสารที่องค์กรของคุณต้องทำอะไรบางอย่างจากพวกเขา เราขอแนะนำให้คุณพัฒนาแบบฟอร์มจดหมายปะหน้าสำหรับกรณีดังกล่าวและถามแต่ละบุคคล บุคคลที่จะกรอกมันผู้เยี่ยมชม ดูแบบฟอร์มตัวอย่างในตัวอย่างที่ 11

คุณจะลงทะเบียนแบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้วและมอบสำเนาจดหมายพร้อมหมายเลขขาเข้าให้กับผู้สมัคร และส่งชุดเอกสารที่ได้รับจากเขาไปตามเส้นทางที่เหมาะสม จากนั้นเมื่อคุณโทรไปสอบถามเกี่ยวกับเอกสารของคุณ บุคคลนั้นจะไม่ถามเกี่ยวกับ "เดชาในมาลินอฟกา" อีกต่อไป แต่เกี่ยวกับจดหมายบางตัวที่มีดัชนีเฉพาะ

กรุณาตอบกลับภายในกรอบเวลาที่กำหนด

องค์กรหลายแห่งต้องการกำหนดเส้นตายสำหรับผู้รับทันทีในจดหมายปะหน้า และวิธีการอาจแตกต่างกันไปจากแบบสุภาพ “กรุณาลงนามในเอกสารและส่งคืนภายในสิบวัน”เพื่อความจำเป็น “เวลาตอบกลับจดหมายคือ 5 วันทำการ”- มันคุ้มไหมที่จะเขียนแบบนี้? และจะตอบสนองต่อเงื่อนไขดังกล่าวได้อย่างไร?

ขอให้เราจำไว้ว่าตามกฎของการติดต่อทางธุรกิจ ควรจำแนวทางนี้ไว้หากไม่มีกำหนดเวลาอื่นในจดหมายปะหน้า

เฉพาะองค์กรที่สูงกว่าซึ่งมีอำนาจควบคุมหรือหน่วยงานของรัฐซึ่งเป็นเอกสารกำกับดูแลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการของคุณเท่านั้นที่สามารถกำหนดกำหนดเวลาบังคับได้ คู่สัญญาทั้งสองฝ่ายสามารถตกลงและจัดทำเอกสารภาระผูกพันที่ยอมรับโดยสมัครใจ:

ตัวอย่างที่ 10

กำหนดเวลาในการตอบกลับจดหมายสามารถกำหนดไว้ในสัญญาได้

ยุบแสดง

ข้อตกลงดังกล่าวกำหนดขั้นตอนบังคับก่อนการพิจารณาคดีเพื่อแก้ไขข้อพิพาทและข้อขัดแย้ง ฝ่ายที่เชื่อว่าสิทธิ์ของตนภายใต้ข้อตกลงนี้ถูกละเมิด มีหน้าที่ต้องส่งการเรียกร้องอย่างมีเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังอีกฝ่าย ฝ่ายที่ได้รับการเรียกร้องอย่างมีเหตุผลเป็นลายลักษณ์อักษรมีหน้าที่ต้องพิจารณาและให้คำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรภายใน 10 (สิบ) วันปฏิทินนับจากวันที่ได้รับ...

เมื่อมีการสื่อสารกันในสถานะบริษัทที่เท่าเทียมกัน (หากก่อนหน้านี้ไม่มีใครอยู่เหนือพวกเขาหรือพวกเขายังไม่ได้สร้างกฎปฏิสัมพันธ์สำหรับตนเอง) คุณสามารถขอคำตอบที่รวดเร็วกว่าได้ แต่คุณต้องมีเหตุผลที่ดีสำหรับเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น: “กรุณาส่งแบบสอบถามที่กรอกเสร็จแล้วภายในสิบสี่วัน เนื่องจากเราต้องตอบกลับกระทรวงสาธารณสุขของสหพันธรัฐรัสเซียภายในวันที่ 1 ตุลาคม 2013”- คำสั่งในกรณีดังกล่าวไม่ถูกต้องรวมถึงในแง่ของมารยาททางธุรกิจด้วย

การจัดเก็บจดหมายปะหน้า

จดหมายสมัครงานจะไม่จำเป็นทันทีที่นักแสดงรับใบสมัครและตรวจสอบให้แน่ใจว่าใบสมัครนั้นครบถ้วนแล้ว จากนี้ไป งานจะเสร็จสิ้น และควรทำเครื่องหมายจดหมายว่าเสร็จสมบูรณ์แล้วและใส่ไว้ในไฟล์

มักมีคำถามเกิดขึ้นเกี่ยวกับวิธีจัดเก็บจดหมายปะหน้าและไฟล์แนบ: แยกกันหรือรวมกัน? โดยปกติแล้วสิ่งที่แนบมากับจดหมายจะอยู่ในไฟล์พิเศษที่สงวนไว้สำหรับเอกสารประเภทนี้โดยเฉพาะ ไม่มีที่สำหรับจดหมายปะหน้า: ใบรับรองงานที่ทำ ใบแจ้งหนี้ สัญญา และเอกสารอื่น ๆ อีกมากมายจะถูกจัดเก็บแยกต่างหากและมักจะเก็บไว้ตามระยะเวลาที่ต่างกัน

ควรคำนึงถึงประเด็นนี้เมื่อรวบรวมรายชื่อเคส บริษัทบางแห่ง (ที่มีปริมาณเอกสารไม่มากนัก) สร้างไฟล์ "Covering Letters" เพียงไฟล์เดียวและใส่ตัวอักษรประเภทนี้ทั้งหมดลงไป ไม่ว่าจะแนบไฟล์อะไรก็ตาม คนอื่นๆ ต้องสร้างกรณีต่างๆ ขึ้นโดยใช้จดหมายปะหน้าและวางไว้ในรายการกรณีของแผนกโครงสร้าง ตัวอย่างเช่น สัญญาที่ส่งไปจะอยู่ในไฟล์ "ข้อตกลงการบริการ" และจดหมายปะหน้าของสัญญาจะอยู่ในไฟล์ "จดหมายปะหน้าสำหรับสัญญาสำหรับกิจกรรมหลัก"

นอกจากนี้ยังเกิดขึ้นที่จดหมายยังคงอยู่ในการจัดเก็บที่บริษัท แต่ไม่มีเอกสารแนบ สิ่งนี้ใช้กับเอกสารร่าง (ดังตัวอย่างที่ 9) ร่างข้อบังคับยังไม่ใช่เอกสารและมีแนวโน้มที่จะได้รับการแก้ไขมากกว่า 1 ครั้ง ไม่จำเป็นต้องจัดเก็บ

อย่างที่คุณเห็นไม่มีอะไรซับซ้อนในการเขียนจดหมายสมัครงาน แต่ตัวมันเองสามารถบันทึกไม่เพียง แต่เอกสารของคุณเท่านั้น แต่ยังประหยัดเวลาด้วย

ความยากลำบากเล็กน้อยตามปกติอาจเกิดขึ้นเมื่อบริษัทใช้กฎในการร่างและส่งจดหมายสมัครงานที่ดำเนินการอย่างเหมาะสมพร้อมกับชุดเอกสาร แต่ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ค่อนข้างง่ายโดยการสร้างกฎนี้ในกฎหมายท้องถิ่น และประโยชน์ของมันก็ยากที่จะประเมินสูงไป

เชิงอรรถ

ยุบแสดง

ในสหรัฐอเมริกาและประเทศในยุโรป เป็นเรื่องปกติที่จะส่งจดหมายปะหน้าพร้อมกับเรซูเม่ ในรัสเซีย แนวโน้มนี้กำลังได้รับแรงผลักดันเท่านั้น

จดหมายสมัครงานมีวัตถุประสงค์เพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่นายจ้างซึ่งไม่เหมาะสมที่จะเขียนเป็นส่วนหนึ่งของเรซูเม่

การไม่เขียนจดหมายสมัครงานเลยถือเป็นรูปแบบที่ไม่ดี ลองนึกภาพตัวเองอยู่ในตำแหน่งของนายจ้างหรือ HR- ผู้จัดการ คุณยินดีรับจดหมายเปล่าพร้อมประวัติส่วนตัวหรือจดหมายส่วนตัวมากกว่ากัน เพราะเหตุใด โดยพวกเขาจะเรียกคุณด้วยชื่อและนามสกุลของคุณเพื่อระบุว่าบริษัทของคุณน่าสนใจ... ดูเหมือนว่าใครก็ตามจะเลือกตัวเลือกที่สอง

ดังนั้นผู้ที่ยังเขียนจดหมายเช่นนี้จึงชนะ แต่เพื่อที่จะเอาชนะผู้สมัครคนอื่นได้อย่างแน่นอน คุณจำเป็นต้องรู้วิธีการเขียนจดหมายสมัครงานอย่างถูกต้อง

บางครั้งจดหมายสมัครงานสามารถสร้างความแตกต่างเชิงบวกได้มาก เช่น ตำแหน่งที่ว่างระบุว่าต้องมีประสบการณ์การทำงานอย่างน้อย 1 ปี และคุณไม่มีประสบการณ์นี้ แต่คุณมีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดอื่นๆ จดหมายสมัครงานที่เขียนมาอย่างดีจะทำให้คุณอยากพิจารณาผู้สมัครของคุณให้ละเอียดยิ่งขึ้น

ยึดตามโครงร่างจดหมายปะหน้าที่เฉพาะเจาะจง

1. ในหัวเรื่องของจดหมาย ให้ระบุตำแหน่งเฉพาะที่คุณสมัคร ตัวอย่างเช่น: “เรซูเม่สำหรับตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายขาย”
2. คุณควรเริ่มต้นด้วยการทักทาย นอกจากนี้ควรส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ อ่านรายละเอียดของงานอย่างละเอียด - ตามกฎแล้วจะมีการระบุชื่อและนามสกุลของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลอยู่ที่นั่น ตัวอย่าง: “สวัสดีตอนบ่าย Maria Gennadievna!” หากเป็นเช่นนั้นคุณไม่สามารถค้นหาชื่อและนามสกุลของบุคคลที่คุณส่งเรซูเม่ให้ได้ ให้เขียนในหัวเรื่องของจดหมาย “ถึงผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัท *** - เรซูเม่สำหรับตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายขาย." และในการทักทายของคุณ เพียงแค่เขียนว่า “สวัสดี!” หรือ “สวัสดีตอนบ่าย!”
3. เขียนที่คุณได้ยินเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่าง ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้: “ฉันทราบเกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างของผู้จัดการฝ่ายขายในบริษัทของคุณบนเว็บไซต์ *** ฉันคิดว่าคุณจะสนใจผู้สมัครของฉัน ดังนั้นฉันจึงส่งเรซูเม่ของฉันไปให้คุณ”
4. จากนั้น อธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณในตำแหน่งที่คล้ายกัน หากไม่มี คุณควรเขียนว่าทำไมคุณถึงคิดว่าคุณเหมาะสมกับงานนี้ ตัวอย่าง: “ฉันไม่มีประสบการณ์ในฐานะผู้จัดการฝ่ายขาย แต่ฉันมีคุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดที่จะช่วยให้ฉันเรียนรู้งานนี้ได้อย่างรวดเร็ว: ความเอาใจใส่ ทักษะในการสื่อสาร...”
5. ให้พวกเขารู้ว่าคุณสนใจบริษัทนี้และกิจกรรมเฉพาะด้านนี้ เช่น “ฉันสนใจงานขายมาก บริษัทของคุณมีตำแหน่งที่ดีเยี่ยมในตลาด ดังนั้นฉันจึงอยากทำงานเพื่อมัน”
6. กรุณาระบุข้อมูลติดต่อของคุณ โดยเฉพาะหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ คุณสามารถระบุเวลาที่คุณสามารถโทรได้

จำสิ่งที่สำคัญที่สุด - จดหมายจะต้องเป็นรายบุคคลสำหรับแต่ละบริษัทที่คุณส่งเรซูเม่ไป ดังนั้นคุณควรระวังอย่าให้ชื่อและนามสกุลของผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจากบริษัท ตำแหน่งงาน และข้อมูลอื่น ๆ สับสน และยิ่งกว่านั้น การส่งจดหมายจำนวนมากไปยังที่อยู่อีเมลหลายรายการพร้อมกันนั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

สไตล์จดหมายปะหน้า

แน่นอนว่าจดหมายสมัครงานของคุณควรเขียนในรูปแบบธุรกิจ โดยไม่มีภาษาพูด และโดยเฉพาะอย่างยิ่งควรใช้คำหยาบคาย เนื่องจากคุณควรจะกล่าวถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ คำว่า "คุณ" และอนุพันธ์ของคำนั้นจึงต้องขึ้นต้นด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ ข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์ การสะกด และเครื่องหมายวรรคตอนเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ตรวจสอบทุกอย่างอีกครั้ง เพราะมีเพียงไม่กี่คนที่จะชอบจดหมายไม่รู้หนังสือ และเรซูเม่ของคุณอาจไม่สามารถเปิดอ่านได้ เป็นการดีที่สุดที่จะให้คนอื่นอ่านจดหมายของคุณ บางทีเขาอาจจะชี้ให้เห็นสิ่งที่สามารถหรือจำเป็นต้องแก้ไข

อย่าย่อคำ: นี่คืออีเมล ไม่ใช่จดหมายกระดาษ แต่ความยาวของตัวอักษรไม่ควรยาวเกินไป ครึ่งหน้า A4 ในรูปแบบ Word - จะมีมากมาย

คุณไม่ควรเขียนในลักษณะที่ “เป็นระเบียบ” เช่น “คุณต้องพิจารณาเรซูเม่ของฉันด้วย ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญที่ยอดเยี่ยม”

เนื้อหาของจดหมาย: สิ่งที่ควรเขียนและสิ่งไม่ควรเขียน

คุณไม่ควรเขียนเกี่ยวกับเหตุผลในการออกจากงานเดิมหรือเกี่ยวกับข้อขัดแย้งใด ๆ กับผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงานของคุณโดยเด็ดขาด ตัวอย่างที่ไม่ควรเขียน: “บริษัทของคุณน่าสนใจสำหรับฉันมาก ในงานสุดท้ายของฉัน เจ้านายไม่เห็นคุณค่าของความพยายามของฉัน ฉันหวังว่าฉันจะสามารถสร้างอาชีพในบริษัทของคุณได้…”

หากคุณระบุคุณสมบัติส่วนตัวของคุณ อย่าทำในลักษณะที่เป็นสูตรสำเร็จ มีคนเช่นคุณหลายพันคน - มืออาชีพรุ่นเยาว์ที่มีความรับผิดชอบและเด็ดเดี่ยวพร้อมไลฟ์สไตล์ที่กระตือรือร้นและมุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ เป็นการดีกว่าที่คิดสิ่งที่แปลกใหม่กว่านี้ (ด้วยเหตุผล) แต่เป็นความจริง บางทีจุดแข็งของคุณคือความสามารถในการค้นหาภาษาที่ใช้ร่วมกับผู้คน ความทรงจำที่ดี และความสุภาพ

ไม่จำเป็นต้องเขียนเกี่ยวกับงานอดิเรกของคุณเหมือนกับในเรซูเม่นั่นเอง มันมากเกินไป.

อย่าเขียนว่าความฝันของคุณคือการก้าวขึ้นสู่อาชีพการงาน คุณต้องถ่อมตัวมากขึ้น: เขียนว่าทักษะของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัท

ก่อนที่จะป้อนข้อมูลติดต่อ คุณสามารถเขียนเกี่ยวกับความปรารถนาที่จะสัมภาษณ์และบอกเราเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวคุณ

ตัวอย่างจดหมายปะหน้า

สวัสดี Ksenia Sergeevna!

จากเว็บไซต์ *** ฉันรู้ว่าธนาคารของคุณเปิดรับผู้เชี่ยวชาญด้านสินเชื่อ ฉันเชื่อว่าผู้สมัครของฉันอาจเป็นที่สนใจของคุณ

ฉันไม่มีประสบการณ์เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสินเชื่อ แต่เคยทำงานในอุตสาหกรรมการธนาคารในตำแหน่งพนักงานธนาคารมาก่อน ฉันเข้าใจลักษณะเฉพาะของการทำงานในธนาคาร และความสามารถในการเรียนรู้อย่างรวดเร็วจะทำให้ฉันสามารถรับมือกับงานของเจ้าหน้าที่สินเชื่อได้

ฉันต้องการพัฒนาเฉพาะในภาคการธนาคาร ธนาคารของคุณเป็นหนึ่งในธนาคารที่ใหญ่ที่สุดและประสบความสำเร็จมากที่สุด ดังนั้นฉันจึงสนใจที่จะทำงานที่นั่น

ฉันคิดว่าทักษะของฉันสามารถเป็นประโยชน์กับธนาคารของคุณได้ ฉันกำลังแนบเรซูเม่ของฉันไปกับจดหมาย ฉันพร้อมที่จะเข้ารับการสัมภาษณ์เพื่อบอกคุณเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวฉัน

เบอร์ติดต่อของฉันคือ *** คุณสามารถโทรหาฉันได้ตั้งแต่ 9.00 น. ถึง 21.00 น.

วีดีโอ

ลองชมวิดีโอที่เป็นประโยชน์นี้

ทุกบริษัทไม่ว่าจะมีขนาดและขอบเขตกิจกรรมใดก็ตาม จะต้องปฏิบัติตามหลักจริยธรรมทางธุรกิจ แต่ยังยืนยันสถานะของคู่สัญญาที่จริงจังซึ่งปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ทั้งหมดในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ส่วนสำคัญของความสัมพันธ์ระหว่างผู้ซื้อ ผู้ขาย และผู้เข้าร่วมตลาดอื่น ๆ คือ จดหมายปะหน้า.

เมื่อส่งเอกสารทางไปรษณีย์คุณต้องแนบจดหมายปะหน้าไปกับเอกสารเหล่านั้น บริษัทบางแห่งที่ไม่ต้องการเสียเวลาเพิ่มเติมอาจคัดค้านและบอกว่างานประเภทนี้ไม่มีจุดหมาย พวกเขาจะพูดถูกไหม? ไม่แน่นอน

1.
2.
3.
4.

บทบาทของจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสาร

บทบาทของจดหมายปะหน้าในวัฒนธรรมธุรกิจสมัยใหม่นั้นยอดเยี่ยมมาก:

• ประการแรก เมื่อเห็นจดหมายปะหน้าแล้ว คู่สัญญาของคุณจะไม่ทิ้งจดหมายที่ได้รับถึงเขาโดยไม่สนใจ หลังจากนั้นก็จะมีหมายเลขขาออก ซึ่งหมายความว่าผู้ที่ได้รับจดหมายจะต้องจดลงในสมุดบันทึกเอกสารที่เข้ามา ดังนั้นคุณในฐานะผู้ส่งสามารถกดหมายเลขผู้รับในอีกไม่กี่วันต่อมาและถามว่าเขาได้รับชุดเอกสารพร้อมหมายเลขขาออกที่ระบุหรือไม่
• ประการที่สอง ในจดหมายปะหน้า คุณสามารถเขียนอย่างชัดเจนว่าเอกสารใดที่ควรส่งกลับไปหาคุณพร้อมลายเซ็น เชื่อฉันสิ คุณไม่เพียงแต่ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นเท่านั้น (ดังที่แสดงให้เห็นในทางปฏิบัติ คู่สัญญามักลืมสำเนาของเอกสารใดๆ) แต่ยังช่วยให้ผู้รับรวบรวมเอกสารสำหรับส่งได้อย่างรวดเร็วอีกด้วย
• ประการที่สาม คู่สัญญาของคุณจะไม่บอกคุณว่าไม่ได้รับเอกสารใดๆ เพราะ คุณระบุเอกสารแนบทั้งหมด (พร้อมหมายเลขและวันที่) ที่คุณส่งในจดหมายปะหน้า ผู้รับจะไม่สามารถอ้างสิทธิ์ได้เช่นเขาไม่ได้รับโปรโตคอลที่ไม่เห็นด้วยกับสัญญา

การเขียนจดหมายปะหน้า ไม่ได้ถูกควบคุมโดยเอกสารกำกับดูแลดังนั้นจึงไม่มีรุ่นเดียว คุณสามารถจัดรูปแบบจดหมายสมัครงานได้โดยใช้ตัวอย่างที่ให้ไว้ท้ายบทความ

ที่ให้ไว้ จดหมายถูกเขียนขึ้นในรูปแบบใด ๆอย่างไรก็ตาม คุณต้องพิจารณาบางประเด็น:

• จดหมายจะต้องพิมพ์บนหัวจดหมายของบริษัท
• ที่มุมขวาบน ให้ระบุว่าส่งจดหมายถึงใคร
• ควรพิมพ์หมายเลขขาออกพร้อมวันที่เขียนจดหมายที่มุมซ้ายบน
• อย่าลืมเขียนว่าทำไมคุณถึงส่งเอกสารไปยังคู่สัญญา ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังส่งข้อตกลงการจัดหาไปยังผู้ซื้อ ให้ระบุว่าคุณกำลังขอให้คู่สัญญาทำความคุ้นเคยกับเนื้อหา จากนั้นส่งข้อตกลงทางไปรษณีย์พร้อมประทับตราและลายเซ็นของผู้จัดการ นอกจากนี้ ระบุว่าในกรณีที่ไม่เห็นด้วยกับบางประเด็น ผู้ซื้อสามารถจัดทำระเบียบการแสดงข้อขัดแย้งและส่งเป็นสองชุด
• อย่าลืมเกี่ยวกับจรรยาบรรณทางธุรกิจรวมถึงคำและวลีเช่น "ที่รัก" "เราถามคุณ" "ด้วยความเคารพ" ในจดหมาย

ใครควรลงนามในจดหมายปะหน้า

ถ้าคุณมีความสนใจใน ใครควรลงนามในจดหมายปะหน้าแล้วมีหลายตัวเลือก เมื่อกรรมการส่งจดหมายพร้อมข้อเสนอความร่วมมือทางการค้า แน่นอนว่าเขาจะต้องลงนามด้วย โดยพื้นฐานแล้ว การติดต่อสื่อสารจะดำเนินการระหว่างผู้จัดการสองคน

หากนักบัญชีร่างจดหมายปะหน้าเพื่อส่งเอกสารหลักให้กับผู้รับเหมา มีเพียงหัวหน้าบัญชีเท่านั้นที่ควรลงนาม ในกรณีนี้จดหมายจะต้องระบุว่าเอกสารดังกล่าวมีไว้สำหรับหัวหน้าฝ่ายบัญชีขององค์กรคู่สัญญา

ในตอนท้ายของจดหมายปะหน้าคุณต้องระบุของคุณ รายละเอียดการติดต่อเพื่อให้ผู้รับจดหมายสามารถติดต่อคุณได้ในกรณีที่มีคำถามเกี่ยวกับเอกสารที่ได้รับ

ตัวอย่างจดหมายปะหน้าสำหรับเอกสาร

*คลิกที่ภาพเพื่อดูภาพขนาดเต็ม

ในประเทศตะวันตกที่ตลาดแรงงานเสรีมีอายุมากกว่ารัสเซียมาก การส่งเรซูเม่ไปยังนายจ้างโดยไม่มีจดหมายปะหน้าไม่ได้รับการยอมรับ ถือว่าไม่สุภาพ ในรัสเซีย ประเพณีการหางานยังคงมีการพัฒนา ดังนั้นทัศนคติต่อจดหมายปะหน้าจึงแตกต่างกันไป

คุณต้องใช้เวลาและความพยายามในการเขียนจดหมายปะหน้าหรือไม่? และถ้าเป็นเช่นนั้นจะรวบรวมได้อย่างไร? หากต้องการสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันให้กับตัวคุณเอง โปรดอ่านเคล็ดลับ

จะเขียนหรือไม่เขียน? นั่นคือคำถาม…
จะเขียนหรือไม่เขียนจดหมายสมัครงานเมื่อส่งเรซูเม่ไปยังตำแหน่งงานว่างที่คุณสนใจ? ผู้หางานเกือบทุกคนถามคำถามนี้ทุกวัน จากข้อมูลของเว็บไซต์ศูนย์การวิจัย มากกว่าครึ่งหนึ่ง (54%) ตัดสินใจด้วยตัวเองว่าจดหมายสมัครงานเป็นการเสียเวลา เนื่องจากข้อมูลสำคัญทั้งหมดมีอยู่ในเรซูเม่ ในทางกลับกัน ชาวรัสเซียประมาณหนึ่งในสาม (31%) มั่นใจว่าแผนการที่ร่างอย่างถูกต้องจะเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จได้อย่างมาก มุมมองของใครถูกต้อง?

ข้อพิพาททางจดหมายนี้เป็นหนึ่งในข้อพิพาทที่ทั้งสองฝ่ายมีความถูกต้องในแบบของตนเอง ตามเว็บไซต์ นายจ้างส่วนใหญ่ (91%) พิจารณาเรซูเม่ทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงการมีจดหมายสมัครงาน 8% ทำงานเฉพาะกับเรซูเม่ที่มีจดหมายสมัครงานอย่างเป็นทางการเป็นอย่างน้อย และมีเพียง 1% เท่านั้นที่ไม่พิจารณาเรซูเม่ โดยไม่มีจดหมายปะหน้าเลย

เหตุใดนายหน้าชาวรัสเซียจึงไม่ให้ความสำคัญกับจดหมายสมัครงานซึ่งแตกต่างจากเพื่อนร่วมงานชาวตะวันตก เหตุผลก็คือเอกสารเหล่านี้มีระดับสูงไม่เพียงพอ ตามที่ผู้จัดการการจ้างงานระบุว่า ผู้สมัครส่วนใหญ่ไม่ทราบวิธีการเขียนจดหมายปะหน้าอย่างถูกต้อง ดังนั้นบ่อยครั้งที่ข้อความที่ไร้เหตุผลซึ่งมีข้อผิดพลาดมากมายมักไม่ถูกนำมาพิจารณา “จดหมายปะหน้าไม่สำคัญมากนักเพราะมีผู้หางานเพียงไม่กี่คนที่รู้วิธีการเขียน” เจ้าหน้าที่สรรหาที่เราสัมภาษณ์อธิบาย

แต่เมื่อเทียบกับพื้นหลังนี้ มันง่ายที่จะซื้อแต้มพิเศษ! หากจดหมายสมัครงานของคุณเขียนอย่างมีเหตุผล มีความสามารถ และมีข้อมูลที่มีความสำคัญต่อนายจ้าง มั่นใจได้ว่านี่จะเป็นข้อดีอย่างมาก! คุณเพียงแค่ต้องเรียนรู้วิธีเขียนเอกสารนี้ และเส้นทางสู่งานในฝันของคุณอาจสั้นลง

โครงสร้างจดหมายปะหน้า
เริ่มจากสิ่งสำคัญกันก่อน ทำไมเราถึงเขียนจดหมายปะหน้า? วัตถุประสงค์ของเอกสารนี้คือเพื่อดึงความสนใจไปที่เรซูเม่ของคุณ ทำให้ผู้สรรหาอ่านอย่างละเอียด และเริ่มสนใจผู้สมัครของคุณ

ในเวลาเดียวกัน ข้อความจะต้องอยู่ภายในกรอบความคิดที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจ ความคิดสร้างสรรค์และอารมณ์ขันเป็นที่ยอมรับได้ก็ต่อเมื่อคุณไม่สงสัยในความเหมาะสมและคุณภาพของความคิดและเรื่องตลกของคุณ อย่างไรก็ตามมีข้อแม้ประการหนึ่ง หากคุณกำลังสมัครตำแหน่งในทีมสร้างสรรค์ การเบี่ยงเบนไปจากรูปแบบธุรกิจก็ค่อนข้างเหมาะสม ด้วยจดหมายสมัครงานที่ไม่ได้มาตรฐาน (แต่น่าสนใจและมีความสามารถ) คุณอาจเป็นที่สนใจของนายจ้าง

คุณควรพูดอะไรในจดหมายปะหน้าของคุณ? ผู้เชี่ยวชาญเน้นย้ำประเด็นต่างๆ ที่ควรปฏิบัติตาม

สำคัญมาก ที่อยู่ที่ถูกต้องไปยังผู้รับ- ตามกฎแล้ว ตำแหน่งงานว่างที่โพสต์บนเว็บไซต์จะมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ติดต่อ - ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่ดูแลตำแหน่งงานว่างโดยตรง ทางที่ดีควรส่งจดหมายปะหน้าให้เขา "สวัสดีเอเลน่า!"; “ เรียนอิกอร์อนาโตลีเยวิช!” - สูตรปกติค่อนข้างเหมาะสม หากไม่ได้ระบุพนักงานคนใดคนหนึ่ง คุณสามารถใช้ "สูตรความสุภาพ" มาตรฐาน: "ท่านสุภาพบุรุษและสุภาพสตรีที่รัก!" ผู้เชี่ยวชาญเตือนเกี่ยวกับที่อยู่นอกระบบซึ่งไม่ปกติสำหรับรูปแบบธุรกิจของจดหมาย เช่น “ขอให้เป็นวันดี พนักงานของ LLC “***”!” และอื่น ๆ

เป็นเรื่องปกติที่จะต้องระบุในจดหมายปะหน้า แหล่งที่มาของข้อมูลงาน: “ในหน้าโซเชียลเน็ตเวิร์กของบริษัทของคุณ มีรายงานว่าคุณกำลังมองหาผู้จัดการฝ่ายขาย”; “จากพนักงานของคุณ ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านไอที Sergei Sergeev ฉันรู้ว่าคุณมีตำแหน่งงานว่างสำหรับโปรแกรมเมอร์ 1C” อย่างไรก็ตาม หากคุณส่งเรซูเม่ของคุณผ่านพอร์ทัลรับสมัครงาน ก็ไม่จำเป็น ผู้สรรหาจะรู้อยู่แล้วว่าคุณได้รับข้อมูลมาจากที่ใด

ตอนนี้เรามาถึงประเด็นแล้ว ในประโยคไม่กี่ประโยค (สั้นและชัดเจน) คุณต้องระบุ คุณเป็นใครและทำไมคุณถึงอยากทำงานให้กับบริษัทนี้?- ในเวลาเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องกล่าวซ้ำเรซูเม่ของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเน้นย้ำถึงสิ่งที่สำคัญที่สุดเท่านั้น สิ่งที่ทำให้คุณแตกต่างจากผู้สมัครคนอื่นๆ ตามกฎแล้วนี่คือประสบการณ์การทำงานและความสำเร็จทางวิชาชีพ ตัวอย่างเช่น: “ประสบการณ์ของฉันในสาขาประชาสัมพันธ์คือ 4 ปี ในงานปัจจุบันของฉัน ฉันสามารถเผยแพร่สื่อเกี่ยวกับบริษัทได้เป็นสองเท่าภายในงบประมาณก่อนหน้านี้ การทำงานให้กับคุณดึงดูดฉันเนื่องจากขนาดของงานและโอกาสในการทำงานในทีมสร้างสรรค์” เจ้าหน้าที่สรรหาจะเปิดใจและศึกษาประวัติย่อของคุณอย่างละเอียดโดยสนใจในคุณสมบัติของคุณ

ผู้เชี่ยวชาญเตือน: คุณไม่ควรเขียนเกี่ยวกับความทะเยอทะยานในอาชีพของคุณในจดหมายสมัครงาน สิ่งนี้อาจทำให้ผู้สรรหารู้สึกหวาดกลัว เพราะในขณะนี้เขาจำเป็นต้องเติมเต็มตำแหน่งเฉพาะ และไม่ต้องเติมเต็มกลุ่มผู้มีความสามารถระดับผู้จัดการระดับสูงด้วยผู้สมัครของคุณ ดังนั้นวลี: “การทำงานในบริษัทของคุณดึงดูดฉันด้วยโอกาสในการเติบโตทางอาชีพ” จึงควรขีดฆ่าทิ้งไป

ไม่จำเป็นต้องเน้นไปที่จุดที่น่าสงสัยในเรซูเม่ของคุณ หากมี ตัวอย่างเช่น เป็นการดีกว่าที่จะอธิบายว่าทำไมคุณไม่ได้ทำงานเป็นเวลาหกเดือนในการสัมภาษณ์ด้วยตนเอง จดหมายสมัครงานไม่ใช่คำสารภาพหรืออัตชีวประวัติโดยละเอียด แต่เป็นเพียงการนำเสนอธุรกิจสั้นๆ ด้วยตนเอง

หลีกเลี่ยงการพูดซ้ำซาก “ฉันเป็นคนฝึกง่าย เข้ากับคนง่าย และอดทนต่อความเครียด” - มีระบุไว้ในเรซูเม่และจดหมายสมัครงานหลายฉบับ ผู้สรรหาบุคลากรจำนวนมากจึงไม่ใส่ใจกับวลีเทมเพลตดังกล่าว

ในตอนท้ายของจดหมาย อย่าลืมเสริมว่า หากคุณสนใจผู้สมัครรับเลือกตั้งของคุณ คุณก็พร้อมที่จะมาสัมภาษณ์และตอบคำถามที่เหลือทั้งหมดให้กับคุณ นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งที่จำเป็น สมัครสมาชิกและระบุผู้ติดต่อของคุณ- แน่นอนว่าข้อมูลนี้อยู่ในเรซูเม่ แต่นี่คือกฎของมารยาททางธุรกิจ

“การทำงานให้กับบริษัทของคุณดึงดูดฉัน…”
แล้วจดหมายปะหน้าที่ดีควรมีลักษณะอย่างไร? ตัวอย่างเช่น ผู้สมัครตำแหน่งผู้จัดการฝ่ายขายสามารถเขียนได้ดังนี้:

“ สวัสดีตอนบ่ายเอคาเทรินา!

จากส่วน "อาชีพ" บนเว็บไซต์ของบริษัทของคุณ ฉันได้เรียนรู้เกี่ยวกับตำแหน่งงานว่างที่เปิดรับสำหรับผู้จัดการฝ่ายขาย

คุณอาจสนใจประสบการณ์ของฉันในด้านนี้: ฉันขายซอฟต์แวร์ที่บริษัท “***” เป็นเวลาห้าปีแล้ว ความสำเร็จส่วนตัวของฉันคือสัญญาขนาดใหญ่ในการจัดหาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์กับบริษัทของรัฐหลายแห่ง ซึ่งช่วยเพิ่มระดับยอดขายของบริษัทได้ถึง 40% ต่อปี

การทำงานให้กับบริษัทของคุณดึงดูดฉันด้วยโอกาสในการใช้ประสบการณ์และความรู้ของฉันในวงกว้าง หากประวัติย่อของฉัน (ดูเอกสารแนบ) ทำให้คุณสนใจ ฉันยินดีที่จะตอบคำถามของคุณในระหว่างการสัมภาษณ์

ขอแสดงความนับถือ Ivan Ivanov
โทร. +7 (910) **-**-**”

สัมผัสสุดท้าย
ก่อนที่จะส่งจดหมายเป็นลายลักษณ์อักษรและเรซูเม่ถึงผู้รับ ให้ประเมินปริมาณจดหมายอย่างมีสติก่อน คุณควรได้รับคำแนะนำจากกฎง่ายๆ: ความกะทัดรัดเป็นน้องสาวของพรสวรรค์ ย่อหน้าเล็ก ๆ 2-3 ย่อหน้า - นี่เพียงพอที่จะทำให้ผู้สรรหาสนใจ แต่ไม่ทำให้เขาเบื่อ

สุดท้ายนี้อย่าลืม ตรวจสอบการสร้างของคุณเพื่อการรู้หนังสือ- ข้อผิดพลาดในการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนสามารถทำลายการทำงานหนักของคุณทั้งหมดได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากตำแหน่งที่คุณสมัครจำเป็นต้องมีการพัฒนาโดยรวมในระดับสูง ดังนั้นให้ใช้พจนานุกรม หนังสืออ้างอิง และความสามารถของโปรแกรมแก้ไขข้อความในคอมพิวเตอร์

และเกี่ยวกับพิธีการ หากคุณส่งเรซูเม่ทางอีเมล จดหมายสมัครงานของคุณควรอยู่ในส่วน "เนื้อหา" ของอีเมล หากทางแฟกซ์ - ในหน้าแยกต่างหากซึ่งจะต้องส่งก่อนก่อนที่จะประวัติย่อ พอร์ทัลรับสมัครมักจะมีหน้าต่างพิเศษสำหรับจดหมายปะหน้า

ขอให้โชคดีและแรงบันดาลใจ!

เอกสารทางธุรกิจที่มาพร้อมกับเรซูเม่ของคุณจะช่วยนำเสนอคุณต่อนายจ้างในแง่ดียิ่งขึ้น ด้วยเอกสารที่เขียนอย่างดี คุณจะได้รับข้อได้เปรียบเพิ่มเติมและโอกาสให้นายจ้างสนใจเรื่องราวที่ผ่อนคลายเกี่ยวกับตัวคุณ สำหรับผู้จัดการหรือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล เอกสารนี้จะช่วยเพิ่มโอกาสในการอนุมัติและปฏิกิริยาเชิงบวกต่อผู้สมัครเข้ารับตำแหน่ง

วิธีการเขียนจดหมายสมัครงานสำหรับเรซูเม่

เมื่อจงใจส่งเอกสารไปยังหัวหน้าองค์กรหรือแผนกบุคคล ควรระบุชื่อบริษัทและชื่อเต็มไว้ในส่วนหัวของจดหมาย

จดหมายที่มาพร้อมกับเรซูเม่ควรขึ้นต้นด้วยคำทักทาย:

• สวัสดีตอนบ่าย;
• สวัสดีท่านที่รักหรือท่านผู้หญิง (ชื่อเต็ม)

หลังจากสมัครแล้ว คุณควรระบุตำแหน่งงานว่างที่คุณสมัครและคุณเรียนรู้เกี่ยวกับตำแหน่งงานนั้นจากแหล่งใด ขอแนะนำให้แสดงความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับบริษัทที่คุณต้องการรับตำแหน่ง (ควรระบุด้านบวก เช่น ความสำเร็จ ความมั่นคง ฯลฯ จะดีกว่า) เป็นเรื่องที่ควรพูดถึงว่าทำไมคุณถึงต้องการหางานในบริษัทนี้ (เพื่อพัฒนาทักษะทางวิชาชีพ ขยายขอบเขตความรู้ในสาขากิจกรรมของบริษัท)

ข้อความในจดหมายปะหน้าสำหรับเรซูเม่ให้แนวคิดที่ชัดเจนแก่นายจ้าง:

1. เกี่ยวกับเหตุผลที่คุณต้องการได้งานในบริษัทนี้
2. เหตุใดผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจึงควรดึงดูดคุณ?

พยายามนำเสนอให้กระชับแต่กระชับ หลีกเลี่ยงรูปแบบคำและวลีที่ซับซ้อนและหรูหรา อย่าลืมตรวจสอบข้อความเพื่อหาข้อผิดพลาด (ไวยากรณ์ การสะกดคำ สำนวน) ประโยคที่มีโครงสร้างที่มีความสามารถและมีเหตุผลจะทำให้สามารถประเมินระดับการอ่านออกเขียนได้ของคุณ

ไม่จำเป็นต้องทำซ้ำข้อมูลที่มีอยู่ในเรซูเม่ของคุณแล้ว หลีกเลี่ยงวลีที่ซ้ำซาก แต่อย่าหักโหมจนเกินไปและมีอิสระในการนำเสนอมากเกินไป

จดหมายปะหน้าควรเขียนตามกฎการติดต่อทางธุรกิจ:

• การแนะนำ;
• ส่วนสำคัญ;
• บทสรุป.

ส่วนหลักของจดหมายควรพูดถึงความรู้และทักษะของคุณ หลังจากนั้นคุณควรบอกว่าคุณจะมีประโยชน์ต่อบริษัทในตำแหน่งนี้เป็นการส่วนตัวได้อย่างไร คุณควรพูดถึงระดับค่าตอบแทนที่คุณคาดหวังด้วย

โดยสรุป คุณต้องขอบคุณนายจ้างที่สละเวลาในการสมัครรับเลือกตั้ง และแจ้งให้ทราบว่าเรซูเม่ที่แนบมานี้มีข้อมูลที่ครบถ้วนเกี่ยวกับทักษะของคุณ อย่าลืมเขียนข้อมูลติดต่อของคุณไว้ท้ายเอกสาร

ผู้สมัครมากกว่าครึ่งหนึ่งดูถูกโอกาสเพิ่มเติมในการบอกเล่าเกี่ยวกับตนเอง และพิจารณาการเขียนจดหมายสมัครงานซึ่งถือเป็นการเสียเวลา

เทมเพลตจดหมายสมัครงาน

ตามกฎแล้วจดหมายปะหน้าจะจัดทำขึ้นในสองรูปแบบ:

• เป็นเอกสารแยกต่างหากหากคุณส่งเรซูเม่ในรูปแบบสิ่งพิมพ์
• หากคุณส่งเรซูเม่อิเล็กทรอนิกส์ จะต้องแนบจดหมายสมัครงานในแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เดียวกัน

เอกสารประกอบตามกฎที่ยอมรับโดยทั่วไปนั้นมีให้ในเทมเพลตแยกต่างหากซึ่งระบุรายละเอียดของผู้สมัคร (ในรูปแบบสิ่งพิมพ์หรืออิเล็กทรอนิกส์)

วิธีการเขียนจดหมายสมัครงานสำหรับเรซูเม่

เมื่อเขียนจดหมายคุณควรปฏิบัติตามกฎการเขียนเอกสารทางธุรกิจ โดยปกติแล้ว จดหมายสมัครงานจะเขียนเมื่อคุณส่งเรซูเม่ของคุณ หากคุณสร้างเทมเพลตเอกสารล่วงหน้า คุณสามารถคัดลอกข้อความที่เตรียมไว้แล้วโดยอัตโนมัติ โดยเปลี่ยนเฉพาะชื่อของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและชื่อบริษัท

ตัวอย่างหมายเลข 1

เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล E.P. Sokolova

เรียน Elena Petrovna!

ฉันสนใจตำแหน่งผู้ดูแลระบบที่ศูนย์รวมความบันเทิง Gorod ซึ่งฉันทราบจากพอร์ทัลอินเทอร์เน็ตของคุณ

ฉันคิดว่าจำเป็นต้องแจ้งให้คุณทราบว่าฉันมีประสบการณ์ในด้านการบริหารค่อนข้างมาก (มากกว่า 5 ปี) เธอเข้ากับคนง่าย เข้ากับผู้คนได้ดี มีความรับผิดชอบ และเป็นคนอวดดีในงานของเธอ

ฉันกำลังแนบเรซูเม่ของฉัน

ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ และฉันหวังว่าจะได้รับการอนุมัติจากคุณ

ขอแสดงความนับถือ Ivanova Anastasia

โทร. 321-78-87

อีเมล. [ป้องกันอีเมล]

ตัวอย่างหมายเลข 2

สวัสดีตอนบ่าย

ฉันชื่อ Evdokia Ozernaya ฉันสนใจตำแหน่งงานว่างของหัวหน้าผู้จัดการฝ่ายขายที่เปิดอยู่บนพอร์ทัลอินเทอร์เน็ต rabota.ru ฉันมีประสบการณ์ค่อนข้างมากในด้านการค้าขาย ในตำแหน่งก่อนหน้านี้ เธอดำรงตำแหน่งผู้ขายสินค้าและผู้จัดการระดับภูมิภาค ในอาชีพของฉัน ฉันได้รับผลลัพธ์ที่ค่อนข้างดี:

• ยอดขายเพิ่มขึ้น 30%;
• กระตุ้นให้ลูกค้าซื้อผลิตภัณฑ์ของเรา
• พัฒนาและดำเนินการตามแผนการบริหารงานบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ฉันกำลังมองหางานใหม่เนื่องจากเปลี่ยนที่อยู่อาศัย ฉันกำลังแนบเรซูเม่ของฉัน

ฉันหวังว่าผู้สมัครชิงตำแหน่งว่างที่เสนอของฉันจะได้รับการอนุมัติ และขอขอบคุณที่สละเวลาให้กับผู้สมัครของฉัน

ขอแสดงความนับถือ Evdokia Ozernaya

ติดต่อ: โทร. 908-78-67, อีเมล์. [ป้องกันอีเมล]

จะเขียนจดหมายสมัครงานอย่างไรให้เรซูเม่ไม่มีตำแหน่งว่าง? มีสถานการณ์ที่องค์กรไม่ได้โพสต์ประกาศตำแหน่งงานว่างในแหล่งข้อมูลใดๆ แต่คุณกระตือรือร้นที่จะทำงานให้กับบริษัทนี้ และคิดว่าบางทีอาจมีตำแหน่งงานที่ตรงกับทักษะทางวิชาชีพของคุณ การจัดทำเอกสารดังกล่าวต้องใช้แนวทางเฉพาะบุคคลและให้ความสนใจสูงสุดต่อผู้มีโอกาสเป็นนายจ้าง ในกรณีนี้คุณต้องประกาศตัวเองอย่างเด็ดขาด ระบุความพร้อมในการประชุมและสัมภาษณ์ส่วนตัว

ตัวอย่างหมายเลข 3

ข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลการติดต่อของคุณ (ชื่อเต็ม โทรศัพท์ อีเมล)

ชื่อ บริษัท

รายละเอียดผู้รับ (ชื่อเต็ม)

วันเดินทาง

สวัสดีตอนบ่าย

ฉันชื่อ Ivanov Ivan Ivanovich วิศวกรโครงสร้างโลหะที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี ทำงานในไซต์ก่อสร้างต่างๆ เขาได้พัฒนาโครงการสำหรับโครงสร้างต่างๆ มากมายที่ดำเนินการได้สำเร็จ ฉันได้สร้างความร่วมมือกับโกดังโลหะ ภายใต้การนำของฉัน มีทีมช่างเชื่อมที่มีประสบการณ์ และมีอุปกรณ์มืออาชีพพร้อมให้บริการ

ฉันได้เรียนรู้เกี่ยวกับบริษัทของคุณจากการศึกษาเว็บไซต์ของบริษัทก่อสร้าง ฉันได้ศึกษากิจกรรมของบริษัทของคุณแล้ว และพร้อมที่จะรับตำแหน่งวิศวกรโครงสร้างโลหะแล้ว

ฉันจะขอบคุณที่คุณสนใจผู้สมัครรับเลือกตั้งและข้อเสนอแนะของฉัน ฉันกำลังส่งเรซูเม่และผลงานโครงการของฉันไปให้คุณ ฉันหวังว่าจะได้รับความร่วมมืออย่างประสบผลสำเร็จ

ขอบคุณสำหรับความสนใจ!

ขอแสดงความนับถือ Ivanov Ivan Ivanovich

เมื่อเขียนเอกสารแนบเรซูเม่ เป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องให้นายจ้างสนใจข้อดีเหนือผู้สมัครคนอื่นทันที ในการจ้างงาน ปัจจัยด้านมนุษย์มีความสำคัญไม่น้อย หน้าที่ของผู้สมัครคือการกระตุ้นความเห็นอกเห็นใจจากผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการ และเป็นจดหมายที่เป็นกุญแจสำคัญในการสร้างทัศนคติเชิงบวกต่อคุณ