Îți trimite documente. Scrisoare de intenție pentru documente

O scrisoare de intenție este un tip de scrisoare de afaceri care este necesar pentru a descrie un pachet de documente trimis destinatarului dacă aceste documente nu conțin partea de adresă.

Prin urmare, Scrisoarea de intenție nu are nicio încărcătură de informații, dar îndeplinește trei funcții importante:

• confirmă faptul trimiterii;
• furnizează o listă a documentelor trimise și instrucțiuni pentru manipularea acestora;
• Datorită datelor de înregistrare, vă permite să determinați termenul limită.

La fel ca majoritatea scrisorilor de afaceri, scrisoarea de intenție este pe antet și primește numărul de referință al expeditorului. Am discutat în detaliu regulile pentru pregătirea scrisorilor oficiale de mai multe ori în revistă, așa că acum ne vom concentra asupra caracteristicilor scrisorii de intenție.

O analiză detaliată a unei scrisori de serviciu cu multe exemple ale compoziției sale este disponibilă în articolul „Elaboram o scrisoare de serviciu”

Modele de vorbire

Baza scrisorii de intenție este o listă de atașamente. Textul documentului este scurt și împărțit condiționat în două părți:

• mesaj despre trimiterea documentelor,
• solicitarea unui răspuns în timp util (citire, aprobare, returnare a unei copii semnate etc.).

Prima parte începe de obicei astfel:

• „În împlinire... vă îndreptăm...”,
• "Va trimitem..."
• „Vă prezentăm...”

În continuare, puteți indica scopul trimiterii documentelor: "pentru aprobare", "pentru informații", "pentru semnatura", "pentru umplere"(dacă vorbim despre un formular de sondaj sau chestionar). Vă recomandăm să folosiți clișeul „vă trimitem” sau „vă trimitem”, deoarece... Puteți trimite ceva doar pentru informare, dar nu pentru semnare sau aprobare.

A doua parte poate conține următoarele cuvinte:

• „Vă rugăm să semnați, să sigilați și să trimiteți o copie la adresa noastră...”
• „Vă rugăm să luați în considerare și să ne trimiteți în termenul stabilit de lege...”,
• „Vă rugăm să trimiteți la adresa noastră o copie a unui document executat corespunzător…”.

Cerințe „Marcați despre prezența aplicațiilor”

După cum am stabilit deja, principalul lucru într-o scrisoare de intenție pentru documente sunt atașamentele. Prin urmare, vom acorda o atenție deosebită problemei proiectării acestei cerințe speciale. Indiferent de modul în care este formatată cererea, practica comercială necesită o listare completă a documentelor anexate scrisorii, cu indicarea numărului de copii și a numărului de foi din fiecare dintre acestea. Fără aceste informații, scrisoarea de intenție își va pierde orice semnificație.

Asa de, când documentele care se transmit sunt deja raportate în corpul scrisorii, nu are rost să le enumeram din nou numele. Este suficient să indicați numărul de coli și copii. Vezi Exemplul 1.

Exemplul 1

Un fragment de text și o notă despre prezența unei aplicații (numele aplicației este indicat în textul scrisorii)

Dacă cererea nu este indicată în corpul scrisorii, pe lângă datele cantitative, trebuie să indicați denumirea acesteia. Dacă un pachet include mai multe documente, anexele sunt numerotate. Vezi Exemplul 2.

Restrângeți afișarea

Exemplul 2

Un fragment de text și un semn care indică prezența aplicației (numele aplicației este indicat în marcajul care indică prezența acesteia)

Restrângeți afișarea

Deși GOST R 6.30-2003 prevede că atunci când enumerați mai multe aplicații într-un semn despre prezența lor cuvântul generalizator înainte de două puncte este la singular „Apendice:” în astfel de cazuri, recomandăm totuși să-l scrieți la plural „Anexe:”, așa cum am arătat în Exemplul 2.

În primul rând, acest lucru este corect din punctul de vedere al regulilor limbii ruse. Și în al doilea rând, dezvoltatorii acestui GOST înșiși s-au „corectat” ulterior când au început să dea explicații cu privire la aplicarea lui în recomandările lor metodologice. Vezi mai jos citatele din aceste două documente. Dar mulți oameni continuă cu încăpățânare să scrie cuvântul „Aplicație:” la singular, chiar dacă este urmat de o listă cu mai multe documente. Nu face asta și ți-am explicat de ce.

Fragment de document

Restrângeți afișarea

GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor"

3.21. ...Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii; Dacă există mai multe cereri, acestea sunt numerotate:

Fragment de document

Restrângeți afișarea

Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003

3.16. ...Dacă scrisoarea are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați denumirea acesteia, numărul de foi și numărul de exemplare dacă sunt mai multe anexe, acestea sunt numerotate:

Există, de asemenea, discrepanțe în ceea ce privește modul de a scrie cuvântul „atașament” în corpul scrisorii: cu literă mică sau majusculă, cu sau fără semnul „Nu”. Cert este că puteți indica numele documentului atașat în textul scrisorii de intenție în diferite moduri; comparați singuri, uitându-vă la Exemplul 3: în al doilea caz este indicat să indicați între paranteze că documentul este o aplicație, iar în cazurile ulterioare arătăm cum se poate face acest lucru în moduri diferite. Toate opțiunile sunt corecte, este doar important să mențineți uniformitatea în scrisoare. Și este chiar mai bine să alegeți și să remediați o opțiune în instrucțiunile de gestionare a biroului organizației dvs. (sau alte reglementări locale pe probleme similare), atunci va exista uniformitate în toate documentele și va exista mai puțină confuzie pentru artiști.

Exemplul 3

Diverse moduri de a indica numele cererii în corpul scrisorii

Restrângeți afișarea

Pentru o aplicație legată, nu este necesar să se specifice numărul de foi (Exemplul 4).

Exemplul 4

Descrierea aplicației legate

Restrângeți afișarea

Când există atât de multe atașamente încât este mai convenabil să le enumerați pe o foaie separată (se va numi „Inventarul anexelor la scrisoarea datată... Nu...”), va fi suficient să faceți referire la un astfel de inventar în scrisoare (Exemplul 5).

Exemplul 5

Dacă există atât de multe aplicații încât este mai convenabil să le enumerați într-un inventar separat

Restrângeți afișarea

Dacă atașați la scrisoarea dumneavoastră o altă scrisoare care are propriul atașament, trebuie să informați destinatarul despre aceasta (Exemplu 6).

Exemplul 6

Atașarea scrisorii are propriul atașament

Restrângeți afișarea

În fine, dacă scrisoarea dumneavoastră este adresată mai multor organizații deodată, iar atașamentul se adresează doar uneia dintre ele (alții primesc scrisoarea doar pentru revizuire), ar trebui spus și acest lucru (Exemplul 7).

Exemplul 7

Atașarea este trimisă unui singur destinatar de e-mail din mai mulți

Restrângeți afișarea

O notă despre prezența atașamentelor este plasată sub textul scrisorii și deasupra semnăturii. De obicei, aceste distanțe (indentări) sunt făcute identice și egale cu aproximativ 2-3 între linii (acest lucru este arătat clar în exemplul de proiectare a unei întregi litere din Exemplul 9).

Ca regulă generală, dacă un document are atașamente, atunci sub text și deasupra semnăturii este plasat un semn care indică prezența lor, iar pe documentele atașate (fiecare în partea dreaptă sus a primei foi) este scris care document la care sunt atașate (cu desemnarea numărului atașării, dacă sunt mai multe), ca în Exemplul 8.

Exemplul 8

Numărul cererii și datele documentului principal pe 1 foaie de cerere

Restrângeți afișarea

Dar scrisoarea de intenție are funcția contabilă a documentelor care se expediază, acționând ca un fel de inventariere a anexelor din plic, în realitate se transmit documentele denumite într-o astfel de scrisoare ca anexe. Dacă scrisoarea avea o funcție diferită (de exemplu, era o ofertă, făcând o ofertă de semnare a unui acord și enumeră termenii cooperării propuse), atunci documentul „cheie” în sensul său ar fi scrisoarea și documentul atașat documentele ar ajuta doar să-și îndeplinească funcția. Dar vorbim despre o scrisoare de intenție, iar în acest caz nu trebuie să „stricați” documentele care sunt trimise cu informații despre „inventarul conținutului în plic” - i.e. Nu este nevoie să le pui un astfel de semn!

Semnarea și înregistrarea cu expeditorul

Semnatarul unei scrisori de afaceri este același oficial ca în corespondența comercială obișnuită (de obicei fie șeful organizației, fie un manager de top autorizat). Daca vorbim despre trimiterea documentelor contabile primare, contabilul-sef poate semna si scrisoarea.

Pentru a preveni ca destinatarul scrisorii să adreseze ulterior toate întrebările clarificatoare semnatarului său (indicat cu numărul 1 în Exemplul 9), executorul trebuie să fie indicat și în acest document (ibid., vezi numărul 2).

Înainte de trimitere, scrisorii de intenție trebuie să i se aloce un număr de ieșire (indicat de numărul 3).

Iar destinatarul îi va atribui numărul său de intrare la înregistrarea faptului de primire a documentului, în timp ce data primirii și numărul de intrare pot fi indicate pe acesta (scris de mână sau cu ștampilă, ca în Exemplul 9 - vezi numărul 4).

Exemplul 9

Adresă însoțitoare

Restrângeți afișarea

Exemplul 11

Formular de scrisoare de intenție pentru solicitanți - persoane fizice

Restrângeți afișarea

Surpriză pentru solicitanți - persoane fizice

Necesitatea de a scrie o scrisoare de intenție pentru documente îi privește pe toată lumea, indiferent dacă este o organizație sau un individ. Între timp, atunci când o persoană obișnuită vine la o organizație, de regulă, nu se întocmește nicio scrisoare care să-i însoțească documentele. Păcat, pentru că ți-ar fi mai convenabil să nu-ți amintești și să o înregistrezi cumva singur, ci să ai informații scrise de vizitator: de la cine, ce documente, către care dintre angajații tăi și de ce să transferi. Dacă ai de-a face sistematic cu indivizi, în special cu privire la o serie de probleme standard, și în același timp primești de la aceștia documente cu care organizația ta trebuie apoi să facă ceva, atunci îți recomandăm să elaborezi un formular de scrisoare de intenție pentru astfel de cazuri și să întrebi fiecare dintre ele. persoană care să-l completeze vizitator. Vezi formularul exemplu din Exemplul 11.

Veți înregistra formularul completat și veți oferi solicitantului o copie a scrisorii cu numărul primit și veți trimite pachetul de documente primit de la acesta pe traseul corespunzător. Apoi, când suni pentru a te întreba despre documentele tale, persoana nu va mai întreba despre „dacha în Malinovka”, ci despre o anumită scrisoare cu un index unic.

Vă rugăm să răspundeți într-un anumit interval de timp

Multe organizații le place să stabilească imediat un termen limită pentru destinatar în scrisorile lor de intenție, iar metodele pot varia de la politicos „Vă rugăm să semnați documentele și să le returnați în termen de zece zile.” la imperativ „Timpul de răspuns la o scrisoare este de 5 zile lucrătoare”. Merită să scrii așa? Și cum să reacționăm la astfel de condiții?

Să ne amintim că în conformitate cu regulile de afaceri. Acest ghid trebuie reținut dacă nu există un alt termen limită în scrisoarea de intenție.

Doar o organizație superioară, de control sau orice organism guvernamental, un document de reglementare obligatoriu pentru executarea dvs., poate stabili un termen limită obligatoriu. Părțile însele pot conveni și documenta obligațiile asumate în mod voluntar:

Exemplul 10

Termenul limită de răspuns la o scrisoare poate fi stabilit în contract

Restrângeți afișarea

Acordul prevede o procedură preliminară obligatorie pentru soluționarea litigiilor și a neînțelegerilor. O parte care consideră că drepturile sale în temeiul prezentului acord au fost încălcate este obligată să trimită o cerere scrisă motivată celeilalte părți. Partea care a primit o cerere motivată scrisă este obligată să o ia în considerare și să dea un răspuns motivat scris în termen de 10 (zece) zile calendaristice de la data primirii acesteia...

Când comunică persoane egale în statutul companiei (dacă anterior nimeni nu este mai presus de ei sau nu și-au stabilit reguli de interacțiune pentru ei înșiși), puteți cere un răspuns mai rapid, dar aveți nevoie de un motiv întemeiat pentru aceasta. De exemplu: „Vă rugăm să trimiteți chestionarul completat în termen de paisprezece zile, deoarece trebuie să oferim un răspuns Ministerului Sănătății al Federației Ruse până la 1 octombrie 2013.”. Comenzile în astfel de cazuri sunt incorecte, inclusiv din punct de vedere al etichetei în afaceri.

Stocarea scrisorilor de intenție

O scrisoare de intenție devine inutilă de îndată ce contractorul își ridică cererile și se asigură că acestea sunt complete. De acum înainte se va lucra la ele, iar scrisoarea trebuie marcată ca finalizată și plasată în dosar.

Adesea apare întrebarea despre cum să stocați scrisorile de intenție și atașamentele la acestea: separat sau împreună? De obicei, un atașament la o scrisoare este plasat într-un fișier special rezervat special acestui tip de document. Nu există loc pentru scrisorile de intenție: certificatele de muncă efectuată, facturile, contractele și multe alte documente sunt stocate separat și adesea pentru perioade diferite de timp.

Acest punct ar trebui să fie luat în considerare la alcătuirea unei liste de cazuri. Unele companii (cu un volum mic de flux de documente) creează un singur fișier „Scrisori de intenție” și plasează în el toate scrisorile de acest fel, indiferent de ce le-a fost atașat. Alții trebuie să creeze mai multe cazuri folosind scrisori de intenție și să le plaseze în listele de cazuri ale diviziunilor structurale. Apoi, de exemplu, contractul trimis va intra în fișierul „Acorduri de servicii”, iar scrisoarea de intenție a acestuia va intra în fișierul „Scrisori de intenție pentru contracte pentru activități de bază”.

Se mai intampla ca scrisoarea sa ramana in depozit la firma, dar atasamentul nu. Acest lucru se aplică, de exemplu, proiectelor de documente (ca în Exemplul 9). Proiectul de regulament nu este încă un document și, cel mai probabil, va fi supus corecțiilor de mai multe ori, nu este necesară stocarea acestuia.

După cum puteți vedea, nu este nimic complicat în scrierea unei scrisori de intenție, dar ea în sine vă poate economisi nu numai documentele, ci și timp.

O ușoară dificultate, ca de obicei, poate apărea atunci când o companie implementează regula de întocmire și transmitere a unei scrisori de intenție executată corespunzător împreună cu un pachet de documente. Dar această problemă poate fi rezolvată destul de simplu prin stabilirea acestei reguli într-un act de reglementare local. Și beneficiile sale sunt greu de supraestimat.

Note de subsol

Restrângeți afișarea

În SUA și în țările europene, se obișnuiește să se trimită scrisori de intenție împreună cu un CV. În Rusia, această tendință doar câștigă amploare.

O scrisoare de intenție este concepută pentru a transmite angajatorului câteva informații utile pe care nu ar fi adecvat să le scrieți ca parte a unui CV.

A nu scrie deloc o scrisoare de intenție este o formă proastă. Imaginați-vă în locul unui angajator sau HR- administrator Ați fi mai încântat să primiți scrisori goale cu un CV atașat sau scrisori personalizate? În care ți se adresează după prenume și patronim, indicând că firma ta este interesantă... Se pare că orice persoană ar alege a doua variantă.

Prin urmare, cei care mai scriu astfel de scrisori câștigă. Dar pentru a câștiga cu siguranță împotriva altor candidați, trebuie să știi să scrii corect o scrisoare de intenție.

Uneori, o scrisoare de intenție poate face o diferență foarte pozitivă. De exemplu, postul vacant prevede că este necesar minim 1 an de experiență în muncă. Și nu aveți această experiență, dar îndepliniți celelalte cerințe. O scrisoare de intenție bine scrisă, cel mai probabil, te va face să vrei să arunci o privire mai atentă asupra candidaturii tale.

Respectați o anumită schiță a scrisorii de intentie.

1. În subiectul scrisorii, indicați postul specific pentru care aplicați. De exemplu: „Reluare pentru postul de manager de vânzări”.
2. Ar trebui să începi cu un salut. Mai mult, de preferință ar trebui să se adreseze unei anumite persoane. Citiți cu atenție fișa postului - de regulă, numele și patronimul managerului de resurse umane sunt indicate acolo. Exemplu: „Bună ziua, Maria Gennadievna!” Dacă se întâmplă că nu puteți afla numele și patronimul persoanei căreia îi trimiteți CV-ul, atunci scrieți în subiectul scrisorii „Către managerul de resurse umane al companiei *** - CV pentru postul de director de vânzări." Și în salutul tău, scrie pur și simplu „Bună ziua!” sau „Bună ziua!”
3. Scrie unde ai auzit despre postul vacant. Acest lucru se poate face astfel: „Am aflat de postul vacant de manager de vânzări în compania dumneavoastră pe site-ul ***. Cred că veți fi interesat de candidatura mea, așa că vă trimit CV-ul meu.”
4. În continuare, descrieți pe scurt experiența dvs. într-o poziție similară. Dacă nu există, ar trebui să scrieți de ce credeți că sunteți potrivit pentru job. Exemplu: „Nu am experiență ca manager de vânzări, dar am toate calitățile necesare care îmi vor permite să învăț rapid acest job: atenție, abilități de comunicare...”
5. Spuneți-le că sunteți interesat de această companie și de acest domeniu de activitate. De exemplu: „Sunt foarte interesat să obțin un loc de muncă în vânzări. Compania dumneavoastră are o poziție excelentă pe piață, așa că aș dori să lucrez pentru ea.”
6. Vă rugăm să includeți informațiile dvs. de contact, în special numărul dvs. de telefon. De asemenea, puteți specifica la ce oră puteți fi sunat.

Amintiți-vă cel mai important lucru – scrisoarea trebuie să fie individuală pentru fiecare companie căreia îi trimiteți CV-ul. Prin urmare, ar trebui să aveți grijă să nu confundați numele și patronimele specialiștilor de resurse umane din diferite companii, titlurile posturilor și alte informații. Și cu atât mai mult, este inacceptabil să trimiți corespondențe în masă la mai multe adrese de e-mail simultan.

Stilul scrisorii de intentie

Desigur, scrisoarea ta de intenție ar trebui să fie scrisă într-un stil business, fără cuvinte colocviale și, mai ales, blasfemie. Deoarece ar trebui să vă adresați unei anumite persoane, cuvântul „Tu” și derivatele sale trebuie scrise cu majuscule. Erorile gramaticale, de ortografie și de punctuație sunt inacceptabile. Verificați totul din nou, pentru că puțini oameni le vor plăcea o scrisoare analfabetă, iar CV-ul dvs. poate nici măcar să nu fie deschis. Cel mai bine este să lăsați o altă persoană să vă citească scrisoarea, poate că va indica ceea ce poate sau trebuie corectat.

Nu scurtați cuvintele: acesta este un e-mail, nu o scrisoare de hârtie. Dar lungimea scrisorii nu trebuie să fie prea mare, o jumătate de pagină A4 în format Word - vor fi multe din asta.

Nu trebuie să scrieți într-un stil „ordonat”, cum ar fi: „Trebuie să luați în considerare CV-ul meu, sunt un specialist excelent.”

Conținutul scrisorii: ce să scrieți și ce să nu scrieți

Absolut nu ar trebui să scrieți despre motivele părăsirii jobului anterior sau despre orice conflicte cu superiorii și colegii. Un exemplu despre cum să nu scrieți: „Compania dumneavoastră este foarte interesantă pentru mine. La ultimul meu loc de muncă, șeful meu nu mi-a apreciat eforturile, sper că voi putea să-mi construiesc o carieră în compania dumneavoastră...”

Dacă vă enumerați calitățile personale, nu o faceți într-un mod formulat. Există mii de oameni ca tine - tineri profesioniști responsabili, intenționați, cu un stil de viață activ, concentrați pe rezultate. Este mai bine să veniți cu ceva mai original (în limita rațiunii), dar veridic. Poate că punctul tău forte este capacitatea de a găsi un limbaj comun cu oamenii, o memorie bună și politețe.

Nu este nevoie să scrii despre hobby-urile tale, la fel ca în CV-ul în sine. E prea mult.

Nu scrie niciodată că visul tău este să urci pe scara carierei. Trebuie să fii mai modest: scrie că abilitățile tale vor fi utile companiei.

Înainte de a introduce informațiile tale de contact, poți scrie despre dorința ta de a fi intervievat și să ne spui mai multe despre tine.

Exemplu de scrisoare de intentie

Bună, Ksenia Sergeevna!

De pe site-ul *** am aflat că banca dumneavoastră are un post vacant pentru specialist în credite. Cred că candidatura mea poate fi de interes pentru tine.

Nu am experiență ca specialist în credite, dar am lucrat anterior în industria bancară ca casier. Înțeleg specificul lucrului într-o bancă, iar capacitatea mea de a învăța rapid îmi va permite să fac față muncii unui ofițer de credite.

Aș dori să mă dezvolt în mod specific în sectorul bancar. Banca dumneavoastră este una dintre cele mai mari și de succes bănci, așa că sunt interesat să lucrez acolo.

Cred că abilitățile mele pot fi utile băncii tale. Atasez CV-ul meu la scrisoare. Sunt gata să trec la un interviu pentru a vă spune mai multe despre mine.

Numărul meu de contact este ***, mă puteți suna de la 9:00 la 21:00.

Video

Urmăriți acest videoclip util.

Fiecare companie, indiferent de dimensiunea și domeniul de activitate, trebuie să respecte etica în afaceri. Aceasta nu numai că vorbește despre cunoștințele sale juridice, dar confirmă și statutul unei contrapărți serioase care respectă toate regulile din mediul de afaceri. O parte integrantă a relației dintre cumpărători, vânzători și alți participanți la piață adresă însoțitoare.

Când trimiteți documente prin poștă, trebuie să le atașați o scrisoare de intenție. Unele firme care nu vor să piardă timp suplimentar pot obiecta și spun că acest tip de muncă este inutil. Vor avea dreptate? Desigur că nu.

1.
2.
3.
4.

Rolul scrisorii de intenție pentru documente

Rolul scrisorilor de intenție în cultura modernă de afaceri este grozav:

• În primul rând, după ce a văzut scrisoarea de intenție, contrapartea dumneavoastră nu îi va lăsa corespondența primită fără atenția cuvenită. La urma urmei, va conține numărul de ieșire. Aceasta înseamnă că persoana care a primit scrisoarea este obligată să o noteze în jurnalul său de documente primite. Prin urmare, dumneavoastră, în calitate de expeditor, puteți forma numărul destinatarului câteva zile mai târziu și puteți întreba dacă acesta a primit un pachet de documente cu numărul de ieșire specificat.
• În al doilea rând, în scrisoarea de intenție puteți scrie clar ce documente ar trebui să vi se trimită înapoi cu semnături. Crede-mă, nu numai că îți vei face viața mai ușoară (după cum arată practica, contrapartea uită întotdeauna de orice copie a documentului), dar vei ajuta și destinatarul să colecteze rapid documentele pentru a le trimite.
• În al treilea rând, contrapartea dumneavoastră nu vă va spune că nu a primit niciun document. Deoarece Indicați în scrisoarea de intenție toate anexele (cu număr și dată) pe care le trimiteți destinatarul nu va putea pretinde că, de exemplu, nu a primit protocolul de neînțelegeri la contract;

Scrierea unei scrisori de intenție nereglementat prin acte normative, deci nu există un singur model. Vă puteți formata scrisoarea de intenție folosind exemplul oferit la sfârșitul articolului.

Dat scrisoarea este întocmită sub orice formă Cu toate acestea, trebuie să luați în considerare câteva aspecte:

• Scrisoarea trebuie tipărită pe antetul companiei.
• În colțul din dreapta sus, indicați cui i se adresează scrisoarea de intenție.
• Numărul de ieșire cu data scrierii scrisorii trebuie tipărit în colțul din stânga sus.
• Asigurați-vă că scrieți de ce trimiteți documentele către contrapartidă. De exemplu, dacă trimiteți un contract de furnizare cumpărătorului, atunci indicați că solicitați contrapartei să se familiarizeze cu conținutul acestuia, apoi trimiteți acordul prin poștă cu sigiliul și semnătura managerului. In plus, mentionati ca in caz de dezacord cu unele puncte, cumparatorul poate intocmi un proces verbal de dezacord si il poate trimite in doua exemplare.
• Nu uitați de etica în afaceri, incluzând în scrisoare cuvinte și expresii precum „draga”, „vă întrebăm”, „cu respect”.

Cine ar trebui să semneze scrisoarea de intenție

Daca esti interesat cine ar trebui să semneze scrisoarea de intenție, atunci există mai multe opțiuni. Când un director trimite o scrisoare împreună cu o propunere comercială de cooperare, atunci, desigur, trebuie să o semneze. La urma urmei, în esență, corespondența se realizează între doi lideri.

Dacă scrisoarea de intenție este întocmită de un contabil pentru a trimite documente primare către contrapărți, atunci doar contabilul șef ar trebui să o semneze. În acest caz, scrisoarea trebuie să indice că documentele sunt destinate contabilului-șef al întreprinderii contrapartide.

La sfârșitul scrisorii de intenție trebuie să furnizați dvs Detalii de contact pentru ca destinatarul corespondenței să vă poată contacta în cazul unor întrebări referitoare la documentele primite.

Exemplu de scrisoare de intenție pentru documente

*Faceți clic pe imagine pentru a vedea imaginea la dimensiune completă

În țările occidentale, unde piața liberă a muncii este mult mai veche decât cea rusă, trimiterea unui CV la un angajator fără scrisoare de intenție nu este acceptată: se consideră nepoliticos. În Rusia, tradițiile în căutarea unui loc de muncă sunt încă în curs de dezvoltare, așa că atitudinile față de scrisorile de intenție variază.

Ai nevoie de timp și efort pentru o scrisoare de intenție? Și dacă da, cum este exact compilat? Pentru a putea crea un avantaj competitiv pentru tine, citește sfaturile.

A scrie sau a nu scrie? Aceasta este întrebarea…
Să scrii sau nu o scrisoare de intenție atunci când trimiți un CV la un post vacant care te interesează? Aproape toți cei care caută un loc de muncă pun această întrebare în fiecare zi. Mai mult de jumătate dintre aceștia (54%), conform site-ului Centrului de Cercetare, decid că scrisorile de intenție sunt o pierdere de timp, deoarece toate informațiile importante sunt cuprinse în CV. Aproximativ o treime dintre ruși (31%), dimpotrivă, sunt încrezători că un plan corect elaborat crește semnificativ șansele de succes. Al cui punct de vedere este corect?

Această dispută de corespondență este una dintre cele în care ambele părți au dreptate în felul lor. Potrivit site-ului, majoritatea angajatorilor (91%) iau în considerare toate CV-urile, indiferent de prezența unei scrisori de intenție, 8% lucrează doar cu acele CV-uri care au cel puțin o scrisoare de intenție oficială, iar doar 1% nu iau în considerare CV-uri. fara scrisori de intentie deloc.

De ce recrutorii ruși, spre deosebire de colegii lor occidentali, nu acordă importanță scrisorilor de intenție? Motivul este nivelul insuficient de ridicat al acestor documente. Potrivit managerilor de angajare, majoritatea solicitanților nu știu să scrie corect scrisorile de intenție, așa că de multe ori un mesaj ilogic cu multe erori pur și simplu nu este luat în considerare. „Scrisoarea de intenție nu este atât de importantă, deoarece foarte puțini solicitanți de locuri de muncă știu să scrie una”, explică recrutorii pe care i-am intervievat.

Dar pe acest fundal este ușor să cumperi puncte suplimentare! Dacă scrisoarea ta de intenție este scrisă logic, competent și conține informații importante pentru angajator, fii sigur că acesta va fi un plus semnificativ! Trebuie doar să înveți cum să scrii acest document, iar calea către jobul tău visat poate deveni mai scurtă.

Structura scrisorii de intentie
Să începem cu principalul. De ce scriem o scrisoare de intentie? Scopul acestui document este de a atrage atenția asupra CV-ului tău, de a-l face pe recrutor să-l citească cu atenție și de a deveni interesat de candidatura ta.

În acest caz, formularea trebuie să se încadreze în cadrul ideilor general acceptate despre corespondența de afaceri. Creativitatea și umorul sunt acceptabile doar dacă nu te îndoiești de oportunitatea și calitatea ideilor și glumelor tale. Cu toate acestea, există o avertizare. Dacă aplici pentru o poziție într-o echipă de creație, atunci abaterile de la stilul de afaceri sunt destul de potrivite. Cu o scrisoare de intenție non-standard (dar interesantă și competentă), s-ar putea să fii de interes pentru angajator.

Ce ar trebui să spui în scrisoarea ta de intenție? Experții evidențiază câteva puncte care ar trebui respectate.

Foarte important adresa corectă către destinatar. De regulă, posturile vacante postate pe site conțin informații despre o persoană de contact - managerul de resurse umane care supraveghează direct postul vacant. Cel mai bine este să-i adresezi scrisoarea de intenție. „Bună ziua, Elena!”; „Dragă Igor Anatolevici!” - formulările uzuale sunt destul de potrivite. Dacă nu este specificat un anumit angajat, puteți utiliza „formule de politețe” standard: „Stimați doamnelor și domnilor!” Experții avertizează împotriva adreselor informale care nu sunt tipice pentru un stil de scrisoare de afaceri, de exemplu, „Bună ziua, angajații LLC „***”!” și așa mai departe.

De asemenea, se obișnuiește să se indice în scrisoarea de intenție sursa de informatii despre job: „Pe pagina rețelei de socializare a companiei dumneavoastră se raportează că sunteți în căutarea unui manager de vânzări”; „De la angajatul tău, specialistul IT Serghei Sergeev, am aflat că ai un post liber pentru programator 1C.” Cu toate acestea, dacă trimiteți CV-ul printr-un portal de recrutare, acest lucru nu este necesar - recrutorul va ști deja de unde ați obținut informațiile.

Acum să trecem la subiect. În câteva propoziții (scurte și clare) trebuie să spui, cine ești și de ce vrei să lucrezi pentru această companie?. În același timp, nu este nevoie să-ți reformulați CV-ul - este important doar să subliniați cel mai important lucru - ceea ce vă deosebește de ceilalți candidați. De regulă, aceasta este experiență de muncă și realizări profesionale. De exemplu: „Experiența mea în domeniul PR este de 4 ani. La jobul meu actual, am reușit să dublez numărul de publicații media despre companie în limita bugetului anterior. Lucrul pentru tine mă atrage datorită amplorii sarcinilor și oportunității de a lucra într-o echipă creativă.” Interesat de calitățile tale, recrutorul îți va deschide și studia cu atenție CV-ul.

Experții avertizează: nu ar trebui să scrieți despre ambițiile dvs. de carieră în scrisoarea de intenție. Acest lucru îl poate speria pe recrutor, pentru că în momentul de față trebuie să ocupe o anumită poziție, și nu să completeze fondul de talent al managerilor de top cu candidatura ta. Așa că expresia: „Lucrul în compania ta mă atrage cu oportunitatea de a crește cariera” este mai bine să tai.

Nu este nevoie să te concentrezi pe locuri dubioase din CV-ul tău, dacă există. De exemplu, este mai bine să explici de ce nu ai lucrat timp de șase luni la un interviu, în persoană. O scrisoare de intenție nu este o confesiune sau o autobiografie detaliată, ci doar o scurtă prezentare de afaceri.

Evitați platitudinile. „Sunt ușor de antrenat, sociabil și rezistent la stres” - acest lucru este menționat în multe CV-uri și scrisori de intenție, așa că mulți recrutori nu acordă atenție unor astfel de fraze șablon.

La sfârșitul scrisorii, nu uita să adaugi că dacă ești interesat de candidatura ta, ești gata să vii la un interviu și să răspunzi la toate întrebările rămase pentru tine. În plus, este necesar abonați-vă și indicați-vă contactele. Desigur, aceste date sunt în CV, dar acestea sunt regulile etichetei în afaceri.

„Lucrul pentru compania ta mă atrage...”
Deci, cum ar trebui să arate o scrisoare de intenție bună? De exemplu, un candidat pentru funcția de manager de vânzări ar putea scrie după cum urmează:

„Bună ziua, Ekaterina!

Din secțiunea „Carieră” de pe site-ul companiei dvs., am aflat despre un post vacant pentru un manager de vânzări.

S-ar putea să vă intereseze experiența mea în acest domeniu: de cinci ani vând software la firma „***”. Printre realizările mele personale se numără contracte mari de furnizare de produse software cu o serie de corporații de stat, crescând nivelul vânzărilor companiei cu 40% anual.

Lucrul pentru compania dumneavoastră mă atrage cu oportunitatea de a-mi aplica experiența și cunoștințele pe o scară mai mare. Dacă CV-ul meu (vezi atașat) vă interesează, voi răspunde cu plăcere la întrebările dumneavoastră în timpul interviului.

Cu stima, Ivan Ivanov,
tel. +7 (910) ***-**-**.”

Finisaje
Înainte de a trimite scrisoarea scrisă și CV-ul destinatarului, evaluați-i cu sobru volumul. Ar trebui să te ghidezi după o regulă simplă: concizia este sora talentului. 2-3 paragrafe mici - acest lucru va fi suficient pentru a-l interesa pe recrutor, dar nu a-l obosi.

În fine, nu uita verificați-vă creația pentru alfabetizare. Erorile de ortografie și de punctuație vă pot distruge toată munca grea, mai ales dacă postul pentru care aplicați necesită un nivel ridicat de dezvoltare generală. Așadar, folosiți dicționare, cărți de referință și capacitățile editorilor de text pe computer.

Și despre formalități. Dacă trimiteți CV-ul prin e-mail, scrisoarea de intenție ar trebui să fie în „corpul” e-mailului. Dacă prin fax - pe o pagină separată, care trebuie trimisă mai întâi, înainte de CV. Portalurile de recrutare au de obicei o fereastră specială pentru o scrisoare de intenție.

Mult succes si inspiratie!

Un document de afaceri care însoțește CV-ul vă va ajuta să vă prezentați angajatorului într-o lumină mai favorabilă. Datorită unui document bine scris, vei primi un avantaj suplimentar și oportunitatea de a-l interesa pe angajator într-o poveste relaxată despre tine. Pentru un manager sau specialist în HR, acest document ajută la creșterea șanselor de aprobare și o reacție pozitivă față de solicitantul pentru un post.

Cum să scrii o scrisoare de intenție pentru un CV

Atunci când trimiteți documente în mod intenționat șefului unei organizații sau departamentului de personal, numele companiei și numele complet trebuie să fie indicate în antetul scrisorii.

Scrisoarea care însoțește CV-ul ar trebui să înceapă cu un salut:

• Bună ziua;
• Bună ziua, stimate domnule sau doamnă (nume complet).

După ce ați aplicat, ar trebui să indicați pentru ce post vacant aplicați și din ce sursă ați aflat despre acesta. Este indicat să vă exprimați părerea cu privire la compania în care doriți să obțineți un post (este mai bine să indicați aspectele pozitive: succes, stabilitate etc.). Trebuie menționat de ce anume doriți să găsiți un loc de muncă în această companie (pentru a îmbunătăți competențele profesionale, a extinde gama de cunoștințe în domeniul activităților companiei).

Textul scrisorii de intenție pentru CV oferă o idee clară angajatorului:

1. Despre motivele dorinței tale de a obține un loc de muncă în această companie.
2. De ce ar trebui să fie atras de tine un manager sau un ofițer de resurse umane?

Încercați să o prezentați succint, dar pe scurt. Evitați formele și expresiile complexe, ornamentate. Asigurați-vă că verificați textul pentru erori (gramaticale, ortografice, stilistice). Propozițiile structurate în mod competent și logic vor face posibilă evaluarea nivelului dvs. de alfabetizare.

Nu este nevoie să repeți informațiile care sunt deja în CV-ul tău. Evitați frazele clișee, dar nu exagerați cu libertatea excesivă în prezentare.

O scrisoare de intenție trebuie scrisă conform regulilor de corespondență comercială:

• Introducere;
• Parte principală;
• Concluzie.

Partea principală a scrisorii ar trebui să vorbească despre cunoștințele și abilitățile tale. După care ar trebui să spui cum poți fi util companiei în această poziție personal. De asemenea, ar trebui să menționați ce nivel de remunerație vă așteptați.

În concluzie, trebuie să mulțumiți angajatorului pentru timpul acordat candidaturii și să informați că CV-ul atașat conține informații complete despre competențele dumneavoastră. Asigurați-vă că scrieți informațiile dvs. de contact la sfârșitul documentului.

Mai mult de jumătate dintre solicitanți subestimează oportunitatea suplimentară de a spune despre ei înșiși și consideră că scrierea unei scrisori de intenție este o pierdere de timp.

Șablon de scrisoare de intenție pentru CV

Conform regulilor, o scrisoare de intenție este întocmită în două forme:

• Ca document separat, dacă trimiteți CV-ul în formă tipărită;
• Dacă trimiteți un CV electronic, trebuie atașată o scrisoare de intenție în același formular electronic.

Documentul de însoțire, conform regulilor general acceptate, este furnizat pe un șablon separat, indicând detaliile solicitantului (în formă tipărită sau electronică).

Cum să scrii o scrisoare de intenție pentru un CV

Când compuneți o scrisoare, ar trebui să respectați regulile de scriere a documentelor de afaceri. De obicei, o scrisoare de intenție este scrisă atunci când trimiteți CV-ul. Dacă creați în prealabil un șablon de document, puteți copia automat textul deja pregătit, schimbând doar numele managerilor de resurse umane și numele companiilor.

Exemplul nr. 1

În atenția managerului de resurse umane E. P. Sokolova.

Dragă Elena Petrovna!

M-a interesat postul vacant de administrator la complexul de divertisment Gorod, despre care am aflat pe portalul dumneavoastră de internet.

Consider necesar sa va informez ca am o experienta destul de mare in domeniul administrativ (peste 5 ani). Este sociabilă, se înțelege bine cu oamenii, responsabilă și este pedantă în munca ei.

Atasez CV-ul meu.

Vă mulțumesc pentru atenție și sper pentru aprobarea dvs.

Cu stimă, Ivanova Anastasia

Tel. 321-78-87

E-mail. [email protected]

Exemplul nr. 2

Bună ziua

Numele meu este Evdokia Ozernaya. M-a interesat postul vacant de șef de vânzări care era deschis pe portalul de internet rabota.ru. Am destul de multă experiență în domeniul comerțului. În funcții anterioare, a ocupat funcția de merchandiser și manager regional. Pe parcursul carierei mele am obținut rezultate destul de bune:

• Creșterea vânzărilor cu 30%;
• Stimulați clienții să cumpere produsele noastre;
• Dezvoltarea și implementarea unei scheme pentru un management mai eficient al personalului.

Caut un nou loc de munca din cauza schimbarii domiciliului. Atasez CV-ul meu.

Sper ca candidatura mea pentru postul vacant propus să fie aprobată și vă mulțumesc pentru timpul acordat candidaturii mele.

Cu stimă, Evdokia Ozernaya

Contacte: tel 908-78-67, email. [email protected]

Cum să scrii o scrisoare de intenție pentru un CV fără un post vacant? Există situații în care o organizație nu a postat un anunț de post vacant pe nicio resursă, dar ești dornic să lucrezi pentru această companie și să presupui că poate că va exista un post pentru tine care să se potrivească cu abilitățile tale profesionale. Întocmirea unui astfel de document necesită o abordare individuală și o atenție maximă față de potențialul angajator. În acest caz, trebuie să vă declarați hotărât, să vă indicați pregătirea pentru o întâlnire personală și un interviu.

Exemplul nr. 3

Informațiile dumneavoastră personale și de contact (nume complet, telefon, e-mail)

Numele companiei

Detalii destinatarului (numele complet)

data plecării

Bună ziua

Sunt Ivanov Ivan Ivanovici, un inginer în structuri metalice cu peste 10 ani de experiență. A lucrat pe diverse șantiere. A dezvoltat proiecte pentru multe structuri care au fost implementate cu succes. Am stabilit parteneriate cu depozite metalice, sub conducerea mea există o echipă de sudori cu experiență, iar echipamente profesionale sunt disponibile.

Am aflat despre compania dumneavoastră studiind site-urile companiilor de construcții. Am studiat activitățile companiei dumneavoastră și sunt gata să obțin o poziție de inginer construcții metalice.

Aș fi recunoscător pentru interesul dumneavoastră față de candidatura mea și pentru feedback. Vă trimit CV-ul meu și portofoliul de proiecte. Sper cu adevărat la o colaborare fructuoasă.

Vă mulțumesc pentru atenție!

Cu stimă, Ivanov Ivan Ivanovici

La redactarea unui document care însoțește un CV, este foarte important să se intereseze imediat angajatorul de avantajele față de ceilalți solicitanți. La angajare, factorul uman este de o importanță nu mică. Sarcina candidatului este de a evoca simpatie din partea managerului sau managerului de resurse umane, iar scrisoarea este cheia unei atitudini pozitive față de tine.