مايكروسوفت أكسس 2007

تطبيق برنامج مايكروسوفت أكسس 2007مصمم للإبداع قاعدة البيانات. يستخدم Access 2007 الجداول المرتبطة منطقياً. نظم إدارة قواعد البيانات مايكروسوفت أكسس 2007يوفر إدارة ملائمة وموثوقة للبيانات المخزنة في الجداول.

يتمثل جوهر إنشاء قاعدة بيانات في Microsoft Access 2007 في أنك تحتاج أولاً إلى إنشاء بنية قاعدة بيانات (إنشاء هيكل جدول وإنشاء علاقات بينهما) ، ثم تحتاج إلى ملء جداول قاعدة البيانات الجديدة.

بالإضافة إلى ذلك ، فمن المستحسن إنشاء نماذجلإدخال البيانات في الجداول ، الطلباتللبحث عن معلومات في قاعدة البيانات و التقاريرلعرض المعلومات الضرورية من قاعدة البيانات بشكل مناسب على الشاشة أو طباعة أو ملف.

يمكن إنشاء قاعدة البيانات إما يدويًا (قاعدة بيانات فارغة جديدة) أو بناءً على القوالب. لا تتوافق القوالب دائمًا مع قاعدة البيانات المطلوبة ، ولكن بمساعدتها يمكنك إنشاء قاعدة بيانات بسرعة قريبة مما هو مطلوب ، ومن ثم يمكنك تعديلها وتعبئتها ببياناتك.

عند تشغيل تطبيق Access 2007 ، ستعرض الشاشة صفحة البدء الجديدة "Getting Started with Microsoft Access 2007" ، الموضحة في الشكل 1-1. 1.

أرز. 1 (اضغط على الصورة لتكبيرها).

عند إنشاء قاعدة بيانات استنادًا إلى القوالب ، يمكنك تحديد القالب المطلوب في صفحة "الشروع في استخدام Microsoft Access 2007" من فئات القوالب أو من قوالب Microsoft Office Online. عندما تحدد ، على سبيل المثال ، قالب الكلية في فئة القوالب المحلية ، سيظهر وصف لقاعدة البيانات على الجانب الأيمن من نافذة التطبيق. أدناه ، في حقل النص ، يشار إلى اسم الملف: Faculty.accdb وأيقونة المجلد التي يمكنك من خلالها حفظ الملف في الدليل المطلوب (المجلد الافتراضي هو My Documents).

يمكن تغيير اسم الملف ودليل تخزين الملف. ثم تحتاج إلى النقر فوق الزر "إنشاء". نتيجة لذلك ، ستظهر نافذة قاعدة البيانات Faculty: database (Access 2007) - Microsoft Access. ستعرض منطقة التحرير قائمة أعضاء هيئة التدريس المراد استكمالها. إذا كان "جزء التنقل" مغلقًا ، فيجب فتحه بالضغط على المفتاح F11 أو بالنقر فوق الزر "فتح / إغلاق حدود جزء التنقل".

الشروع في استخدام Access 2007

لإنشاء ملف جديد فارغ قاعدة البياناتتحتاج إلى النقر فوق رمز "قاعدة بيانات فارغة" في قسم "قاعدة بيانات فارغة جديدة" ، سيظهر مربع نص على الجانب الأيمن من نافذة التطبيق باسم الملف: Database1.accdb وأيقونة مجلد لحفظ الملف في الدليل المطلوب. الافتراضي هو اسم الملف واسم الدليل ومحرك الأقراص حيث سيتم حفظ الملف. يمكن تغيير اسم الملف والدليل ومحرك الأقراص لتخزين الملف.

تجدر الإشارة إلى أن Access2007بالنسبة لقواعد البيانات الجديدة ، فإنه يستخدم تنسيق ملف Access 2007 (accdb.) افتراضيًا ، ولكن يمكنك أيضًا حفظ ملف قاعدة البيانات الجديد بتنسيق Access 2002-2003 (.mdb) أو تنسيق Access 2000 (.mdb). يظهر في الشكل 2 لقطة شاشة لإطار حفظ ملف قاعدة البيانات.

أرز. 2 (اضغط على الصورة لتكبيرها).

بعد تحديد الدليل ومحرك الأقراص واسم الملف وتنسيق قاعدة البيانات ، انقر فوق الزر "إنشاء". سيتم حفظ ملف قاعدة البيانات بالاسم المحدد في المجلد المحدد وستفتح نافذة Microsoft Access 2007. تعرض نافذة التطبيق هذه نافذة قاعدة البيانات بالاسم المعين في علامة التبويب عرض الجدول وجدول فارغ جديد يسمى الجدول 1 في الجدول العرض هو مبين في الشكل 1-1. 3. بعد ذلك ، تحتاج إلى التبديل إلى وضع التصميم وإنشاء بنية جدول قاعدة البيانات الأول.

أرز. 3 (اضغط على الصورة لتكبيرها).

يمكن أيضًا حفظ قاعدة بيانات محفوظة بالفعل بتنسيق ملف Access 2007 بتنسيقات أخرى بالنقر فوق الزر "Office" في نافذة قاعدة البيانات وتحديد الأمر "حفظ باسم". في مربع الحوار الذي يظهر ، انقر فوق التنسيق المطلوب.

ضع في اعتبارك نافذة تطبيق Microsoft Access 2007. في الجزء العلوي من النافذة يوجد: زر Office وشريط أدوات الوصول السريع مع الرموز (حفظ وإلغاء) وشريط العنوان وأزرار تغيير حجم النافذة.

يوجد أدناه الشريط ، الذي يتكون من علامات تبويب (الصفحة الرئيسية ، الإنشاء ، البيانات الخارجية ، العمل مع قواعد البيانات وعلامات التبويب الأخرى التي تظهر بناءً على وضع التشغيل). يستخدم Access 2007 أدوات السياق التي تظهر عند العمل مع كائن معين. لذلك ، على سبيل المثال ، عند العمل مع جدول ، تظهر الأدوات السياقية لكائن الجدول المسمى "العمل مع الجداول" ، والتي تحتوي على علامتي تبويب: عرض الجدول والتصميم.

يستبدل الشريط القوائم وأشرطة الأدوات المستخدمة في Access 2003 ، باستثناء قائمة Office وشريط أدوات الوصول السريع. يعرض الشريط مجموعات أوامر محددة بناءً على علامة التبويب المحددة. يتم تجميع مجموعات الأوامر الموجودة في علامة التبويب المحددة حسب إجراءاتها. لذلك في علامة التبويب عرض الجدول ، يتم عرض مجموعات الأوامر ، والحقول والأعمدة ، والتنسيق ونوع البيانات ، والارتباطات. تظهر أسماء مجموعات الأوامر المدرجة أسفل الشريط.

أسفل الشريط توجد منطقة التنقل على اليسار ، ونافذة التحرير على اليمين ، والتي تعرض الكائن الجاري تحريره. يحتوي جزء التنقل على كافة كائنات Access (الجداول والنماذج والاستعلامات والتقارير وما إلى ذلك). يمكنك تحديد الكائن المطلوب من قائمة كافة كائنات الوصول. سيؤدي النقر المزدوج فوق اسم الكائن في جزء التنقل إلى عرض هذا الكائن في نافذة التحرير. في الجزء السفلي من نافذة الوصول يوجد شريط الحالة وأزرار وضع العرض.

وزارة التربية والتعليم والعلوم في الاتحاد الروسي

مؤسسة التعليم الفيدرالية للميزانية الحكومية العليا

التعليم المهني

"أكاديمية خاباروفسك الحكومية للاقتصاد والقانون"

أساسيات العمل مع subd Microsoft Access 2007

خاباروفسك 2011

أساسيات العمل مع نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) Microsoft Access 2007: إرشادات لأداء العمل المخبري لطلاب السنة الأولى من البكالوريوس في جميع مجالات التعليم / الكمبيوتر بدوام كامل. إل في سامويلوفا. - خاباروفسك: RIC KhGAEP ، 2011. - 32 ص.

المراجع D. V. Timoshenko، Ph.D. تقنية. علوم ، أستاذ مشارك ، قسم ICE ، PNU

معتمد من قبل مجلس النشر والمكتبات التابع للأكاديمية كدليل إرشادي لبكالوريوس السنة الأولى من جميع تخصصات التعليم بدوام كامل

Lyudmila Viktorovna Samoilova أساسيات العمل مع subd Microsoft Access 2007

إرشادات لأداء العمل المخبري لبكالوريوس السنة الأولى في جميع مجالات التعليم بدوام كامل

محرر G.S. اودينتسوفا

_____________________________________________________________

تم التوقيع للطباعة بتنسيق 60x84 / 16.

ورقة كتابة. طباعة رقمية. ر. 1.9 Uch.-ed.l. 1.3

تداول 100 نسخة. رقم الطلب ___________________

_______________________________________________________________

680042 خاباروفسك شارع. المحيط الهادئ ، 134 ، hgaep ، ritz

© أكاديمية خاباروفسك الحكومية للاقتصاد والقانون ، 2011

مفاهيم أساسية

في العالم الحديث ، يتعين على الشخص التعامل مع مصفوفات ضخمة من المعلومات المتجانسة. يجب ترتيب هذه المعلومات بطريقة ما ، ومعالجتها بنفس النوع من الأساليب ، ونتيجة لذلك ، تلخيص البيانات أو البحث عن معلومات محددة في الكتلة. قواعد البيانات تخدم هذا الغرض.

تحت قاعدة البياناتمن المعتاد فهم مجموعة من البيانات المنظمة والمترابطة منطقيًا والتي يتم مشاركتها بواسطة مهام مختلفة ضمن نظام معلومات آلي واحد.

البرنامج الذي ينفذ عمليات على قواعد البيانات يسمى DBMS - نظام إدارة قواعد البيانات. يسمح لك نظام إدارة قواعد البيانات (DBMS) بهيكلة وتنظيم وتنظيم البيانات لتخزينها ومعالجتها على الكمبيوتر.

نظم إدارة قواعد البيانات- مجموعة من أدوات اللغة والبرامج المصممة لإنشاء قاعدة بيانات وصيانتها ومشاركتها مع العديد من المستخدمين.

برنامج مايكروسوفت أكسس 2007هو نظام إدارة قواعد البيانات. إنه جزء من Microsoft Office Professional 2007 ، والذي يضمن اتصاله بتطبيقات Office الأخرى (محرر اختبار Word ، برنامج جداول بيانات Excel). باستخدام Microsoft Access DBMS ، يمكنك بسهولة تخزين كميات كبيرة من المعلومات ومعالجتها ، والتحكم في صحة البيانات في مرحلة إدخالها ، واستخراج المعلومات الضرورية من قاعدة البيانات ، وإعداد التقارير ، وإنشاء نماذج للعمل بشكل أكثر ملاءمة مع البيانات. يمكن للعديد من المستخدمين العمل مع قاعدة البيانات في نفس الوقت. يعد Microsoft Access قويًا ، ومع ذلك لا يتطلب الأمر سوى بضع خطوات بسيطة للبدء وإنشاء قاعدة البيانات الخاصة بك.

برنامج Microsoft Access هو نظام DBMS علاقي (من العلاقة الإنجليزية - العلاقة). هذا يعني أن قاعدة البيانات في Access تتكون من جداول مترابطة.

جدول قاعدة البيانات هو جدول منتظم يتكون من صفوف وأعمدة.

تسمى أعمدة الجدول الحقول (السمات). يقومون بتخزين سمات الكائن. كل حقل جدول له اسم فريد ويحتوي على نوع بيانات محدد بدقة.

يتم استدعاء صفوف الجدول السجلات (مجموعات).يحتوي السجل على العديد من خلايا الجدول التي تخزن معلومات معينة حول الكائنات. يحتوي كل إدخال على معلومات حول كائن واحد. يتم ترتيب الأسطر عشوائيًا ولا تحتوي على أرقام. لا يتم البحث عن السلاسل بواسطة الأرقام ، ولكن بواسطة المعرفات ( مفاتيح).

مفتاحهو الحقل الذي ترتبط به الجداول.

يمكن أن يكون المفتاح بسيطًا أو مركبًا. المفتاح المحدد بواسطة حقل واحد من الجدول يسمى بسيط. إذا كان المفتاح يتكون من سمتين أو أكثر ، يتم استدعاؤه مركب.

يمكن أن يكون المفتاح أساسيًا أو خارجيًا. المفتاح الأساسييحدد بشكل فريد كل إدخال في الجدول ؛ القيم الأساسية المكررة غير مسموح بها. هذا يعنى، يجب أن يحدد المفتاح الأساسي سجلًا واحدًا (صفًا) في الجدول ، أي أن يكون فريدًا.

المفتاح الخارجيهي سمة لعلاقة ما هي المفتاح الأساسي لعلاقة أخرى. مفاتيح خارجيةتُستخدم لتنظيم العلاقات بين جداول قاعدة البيانات (الرئيسية والتابعة) وللحفاظ على قيود تكامل البيانات المرجعية.

لملء الجداول بالمعلومات ، يمكنك إدخال البيانات يدويًا في وضع تحرير الجدول ، وإنشاء استمارةلإدخال البيانات أو استيراد البيانات من مصادر خارجية. للبحث ، حدد وفرز البيانات ، يمكنك إنشاء الطلبات، وللعرض المرئي للبيانات والطباعة - التقارير.

عندما تتعلم برنامجًا جديدًا ، من المهم أن تتعرف على نافذة البرنامج والأدوات الموجودة فيه. لا يختلف العمل مع Access. ستجعل معرفة مسارك حول بيئة Access من السهل تعلم Access واستخدامه.

تقدم لك هذه المقالة بيئة Access ، بما في ذلك "الشريط" و "Backstage" و "شريط التنقل" و "شريط علامة تبويب المستند" و "شريط تنقل السجل". ستتعلم أيضًا كيفية التنقل باستخدام نموذج التنقل إذا كانت قاعدة البيانات الخاصة بك تحتوي على واحد.

مقدمة إلى Access 2010

إذا كنت معتادًا على Access 2007 ، فستلاحظ عدم وجود العديد من التغييرات على واجهة 2010 بخلاف إضافة طريقة عرض Backstage.

ومع ذلك ، إذا كنت مستخدمًا جديدًا لبرنامج Access ، فستحتاج أولاً إلى قضاء بعض الوقت للتعرف على بيئة Access.

العمل مع بيئة الوصول

شريط أدوات الوصول السريع والشريط هو المكان الذي ستجد فيه الأوامر التي ستستخدمها لأداء المهام الشائعة في Access. إذا كنت معتادًا على Access 2007 ، فستجد أن الاختلاف الرئيسي في شريط Access 2010 هو أن أوامر مثل Open and Print توضع الآن في طريقة عرض Backstage.

شريط

يحتوي الشريط على عدة علامات تبويب ، لكل منها عدة مجموعات من الأوامر. قد تظهر بعض علامات التبويب ، مثل أدوات تخطيط النموذج وأدوات الجدول ، فقط عند العمل مع كائنات معينة ، مثل النماذج والجداول. تسمى علامات التبويب هذه بعلامات التبويب السياقية ، ويتم تمييزها بلون متباين لتمييزها عن علامات التبويب العادية.

لتقليل التغذية إلى الحد الأقصى وتعظيمها:

تم تصميم الشريط ليكون سهل الاستخدام ويستجيب للمهمة المطروحة ، ولكن إذا كنت تشعر أنها تشغل مساحة كبيرة جدًا على الشاشة ، فيمكنك تصغيرها.

انقر فوق السهم الموجود في الزاوية العلوية اليمنى من الشريط لتصغيره.

لتكبير الشريط ، انقر فوق السهم مرة أخرى.

عندما يتم تصغير الشريط ، يمكنك إعادة فتحه بالنقر فوق علامة التبويب. ومع ذلك ، سيختفي الشريط مرة أخرى عند عدم استخدامه.

شريط أدوات الوصول السريع

يقع شريط أدوات الوصول السريع فوق الشريط ويسمح لك بالوصول إلى الأوامر الشائعة بغض النظر عن علامة التبويب التي تستخدمها. الأوامر المعروضة افتراضيًا هي Save و Undo و Redo. إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك تخصيصه عن طريق إضافة أوامر إضافية.

لاحظ أن الأمر Save يحفظ الكائن المفتوح حاليًا فقط. أيضًا ، لا يتراجع أمر التراجع عن بعض الإجراءات ، مثل إضافة إدخال. انتبه جيدًا لمعلوماتك عند استخدام إلغاء للتأكد من حصولك على التأثير المطلوب.

وراء الكواليس

تمنحك طريقة عرض Backstage خيارات متنوعة لفتح المزيد من المعلومات حول قاعدة البيانات الخاصة بك وحفظها وطباعتها وعرضها. إنه مشابه لقائمة Office Button من Access 2007 والقائمة File من الإصدارات السابقة من Access. ومع ذلك ، بخلاف هذه القوائم ، فهذه طريقة عرض كاملة للصفحة تسهل العمل بها.

للتبديل إلى عرض Backstage:

انقر فوق علامة التبويب "ملف".

يمكنك تحديد خيار على الجانب الأيسر من الصفحة.

للعودة إلى كائنات قاعدة البيانات ، انقر فوق أي علامة تبويب على الشريط.

شريط التنقل

لوحة التنقل هي قائمة تحتوي على كل الكائنات الموجودة في قاعدة البيانات الخاصة بك. لسهولة المشاهدة ، يتم تنظيم الكائنات في مجموعات حسب النوع. يمكنك فتح الكائنات وإعادة تسميتها وحذفها باستخدام شريط التنقل.

لتصغير منطقة التنقل وتعظيمها:

تم تصميم شريط التنقل لإدارة جميع العناصر الخاصة بك ، ولكن إذا كنت تشعر أنها تشغل مساحة كبيرة جدًا على الشاشة ، فيمكنك تقليلها إلى الحد الأدنى.

انقر فوق السهم المزدوج في الزاوية العلوية اليمنى من جزء التنقل لتصغيره.

لإعادة فتح شريط التنقل ، انقر فوق السهم المزدوج لتكبيره.

إذا كنت تريد تصغير شريط التنقل دون تصغيره ، فيمكنك تغيير حجمه. فقط انقر واسحب الحد الأيمن لمنطقة التنقل. عندما يكون الحجم مناسبًا ، اترك الماوس.

لفرز الكائنات في جزء التنقل:

بشكل افتراضي ، يتم فرز الكائنات الخاصة بك حسب النوع والجداول في مجموعة واحدة والنماذج في أخرى وما إلى ذلك. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك فرز الكائنات في "جزء التنقل" إلى مجموعات من اختيارك.

انقر فوق سهم القائمة المنسدلة الموجود على يمين الكلمات All Access Objects.

حدد النوع المطلوب من القائمة المنسدلة.

حدد "مخصص" لإنشاء مجموعة مخصصة لفرز الكائنات. بعد تطبيق الفرز ، اسحب الكائنات التي تريدها إلى المجموعة الجديدة.

حدد نوع الكائن لتجميع الكائنات حسب النوع. هذه هي القيمة الافتراضية.

حدد الجداول وطرق العرض المرتبطة لنماذج المجموعة والاستعلامات والتقارير ، جنبًا إلى جنب مع الجداول التي تشير إليها.

حدد "تاريخ الإنشاء" أو "تاريخ التعديل" لفرز العناصر التي تم إنشاؤها أو تعديلها مؤخرًا بشكل أو بآخر.

سيتم الآن فرز الكائنات الموجودة في جزء التنقل لعرض اختيارك.

لتخصيص مظهر شريط التنقل بشكل أكبر ، يمكنك تصغير مجموعات الكائنات التي لا تريد رؤيتها. فقط اضغط على السهم لأعلى. بجانب اسم المجموعة. لاستعادة المجموعة إلى حجمها الكامل ، انقر على السهم لأسفل.

قواعد البيانات مع نماذج الملاحة

تتضمن بعض قواعد البيانات نموذج تنقل يفتح تلقائيًا عند فتح قاعدة البيانات. تم تصميم نماذج التنقل لتكون بديلاً مناسبًا لشريط التنقل. تحتوي على علامات تبويب تتيح لك عرض النماذج والاستعلامات والتقارير الشائعة والعمل معها. يتيح لك توفير العناصر التي تستخدمها بشكل متكرر في مكان واحد الوصول إليها بسرعة وسهولة.

لفتح كائن من نموذج تنقل ، ما عليك سوى النقر فوق علامة التبويب الخاصة به. سيتم عرض الكائن في نموذج التنقل. بمجرد فتح الكائن ، يمكنك العمل معه كالمعتاد.

عادةً ما تتضمن نماذج التنقل فقط تلك الكائنات التي قد يحتاج المستخدم العادي إلى العمل معها بشكل منتظم إلى حد ما ، لذلك قد لا يتضمن نموذج التنقل الخاص بك كل نموذج أو استعلام أو تقرير. هذا يجعل من السهل التنقل في قاعدة البيانات. من خلال إخفاء الجداول والنماذج والاستعلامات والتقارير المستخدمة بشكل غير متكرر ، فإنه يقلل أيضًا من فرصة تلف قاعدة البيانات من قبل المستخدمين الذين يغيرون أو يحذفون البيانات الضرورية عن طريق الخطأ.

لهذا السبب ، من المهم جدًا أن تسأل المصمم أو DBA قبل العمل مع الكائنات غير المتوفرة في نموذج التنقل الخاص بك. بمجرد حصولك على الميزة ، يمكنك ببساطة تكبير منطقة التنقل وفتح الكائنات هناك.

تساعدك قواعد بيانات الوصول على جهاز الكمبيوتر الخاص بك على تخزين وتعقب أي نوع من البيانات تقريبًا ، مثل المخزون أو جهات الاتصال أو العمليات التجارية. دعونا نوضح بالتفصيل المسارات التي يمكنك استخدامها لإنشاء قاعدة بيانات Access ، وإضافة البيانات إليها ، ثم استكشاف الخطوات التالية نحو إعداد قاعدة البيانات الجديدة واستخدامها.

في هذا المقال

اختيار القالب

تحتوي قوالب Access على جداول واستعلامات ونماذج وتقارير مضمنة جاهزة للعمل. القوالب المتوفرة هي أول ما تراه عند بدء Access ، ويمكن تنزيل المزيد من الخيارات من الويب.

في Access في علامة التبويب ملفاختر فريقًا يخلق.

حدد قالب قاعدة بيانات سطح المكتب وأدخل اسمًا في الحقل اسم الملف. قاعدة البيانات (إذا كنت لا ترىالنموذج الذي سيعمل من أجلك, يستخدمابحث عن القوالب على الويبمجال.)

اسم الملف

انقر فوق الزر يخلق.

بناءً على النموذج الذي تختاره ، قد تحتاج إلى إكمال أي مما يلي قبل أن تبدأ.

إذا عرض Access مربع حوار مدخلبقائمة فارغة من المستخدمين:

1. انقر فوق الزر مستخدم جديد.

   املأ النموذج معلومات المستخدم.

   حدد اسم المستخدم الذي أدخلته للتو وانقر مدخل.

إذا عرض Access رسالة تحذير الأمانفي شريط الرسائل ، ونموذج من مصدر موثوق ، انقر فوق تمكين المحتوى. إذا كانت قاعدة البيانات تتطلب تسجيل دخول ، فقم بتسجيل الدخول.

معلومات إضافية: .

بناء قاعدة بيانات من البداية

إذا لم يناسبك أي من القوالب ، يمكنك البدء بقاعدة بيانات فارغة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

في Access ، حدد أمرًا يخلق، ثم - العنصر قاعدة بيانات سطح المكتب فارغة.

أدخل اسم قاعدة البيانات في الحقل اسم الملف.

يمكنك استخدام الموقع الافتراضي أسفل الحقل اسم الملف، أو حدد آخر عن طريق النقر فوق رمز المجلد.

انقر فوق الزر يخلق.

مضيفا الجداول

في قاعدة البيانات ، يتم تخزين البيانات في عدة جداول ذات صلة. لإنشاء جدول:

عند فتح قاعدة البيانات لأول مرة ، سترى جدولاً فارغًا في طريقة عرض ورقة البيانات حيث يمكنك إضافة البيانات. لإضافة جدول آخر ، انتقل إلى علامة التبويب يخلق > طاولة. يمكنك البدء في كتابة البيانات في حقل فارغ (خلية) أو يمكنك لصق البيانات من مصدر آخر ، مثل مصنف Excel.

لإعادة تسمية عمود (حقل) ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق رأسه وأدخل اسمًا جديدًا.

لإضافة المزيد من الحقول ، ابدأ الكتابة في عمود انقر للإضافة.

لنقل عمود ، حدده بالنقر فوق الرأس واسحبه إلى الموقع المطلوب. يمكنك القيام بهذه العملية مع عدة أعمدة متجاورة أيضًا.

نسخ ولصق البيانات

يمكنك نسخ البيانات من برنامج آخر مثل Excel أو Word ولصقها في جدول Access. من الأفضل أن تكون منظمة في أعمدة. إذا كانت البيانات موجودة في محرر نصي مثل Word ، فافصل أعمدة البيانات بعلامات تبويب أو قم بتحويل البيانات إلى جدول قبل النسخ.

إذا كانت البيانات بحاجة إلى تغيير ، مثل تقسيم الأسماء الكاملة إلى الاسم الأول والأخير ، فقم بذلك في البرنامج الأصلي.

افتح المصدر وانسخ البيانات (CTRL + C).

افتح جدول Access الذي تريد إضافة البيانات إليه في طريقة عرض ورقة البيانات والصق البيانات (CTRL + V).

انقر نقرًا مزدوجًا فوق عنوان كل عمود وقم بتوفير أسماء ذات معنى.

ملحوظة:بناءً على البيانات التي تُدرجها في الصف الأول من العمود ، يعيّن Access نوع بيانات لكل حقل. تأكد من أن البيانات الموجودة في الصفوف المتبقية من نفس النوع.

استيراد البيانات أو ربطها

يمكنك استيراد البيانات من مصادر أخرى ، أو يمكنك ربط البيانات من Access دون نقل المعلومات التي تم تخزينها منه. يمكن أن يكون الارتباط خيارًا جيدًا إذا كان لديك عدة مستخدمين يقومون بتحديث البيانات وتريد التأكد من رؤية أحدث إصدار ، أو إذا كنت تريد توفير مساحة على القرص. يمكنك معرفة ما إذا كنت تريد الارتباط أو استيراد البيانات لمعظم التنسيقات. قم باستيراد البيانات أو الارتباط بها من قاعدة بيانات Access أخرى للحصول على مزيد من المعلومات.

تختلف العملية اختلافًا طفيفًا اعتمادًا على مصدر البيانات ، ولكنها تبدأ دائمًا بالإجراء أدناه.

على بيانات خارجيةانقر فوق الزر تنسيق البيانات الذي ستقوم باستيراده أو الارتباط به. إذا كنت لا ترى التنسيق المطلوب ، فانقر فوق الزر إضافي.

ملحوظة:إذا كان لا يزال غير موجود ، فقد تحتاج أولاً إلى تصدير البيانات إلى تنسيق ملف مدعوم من قبل Access (على سبيل المثال ، ملف نصي محدد).

اتبع الإرشادات الموجودة في المقالة مربع الحوار بيانات خارجية ».

عند الربط ، تكون بعض التنسيقات للقراءة فقط. فيما يلي مصادر خارجية يمكن استيراد بياناتها أو ربطها.

تنظيم البيانات باستخدام معالج تحليل الجدول

يساعدك معالج تحليل الجدول على اكتشاف البيانات الزائدة عن الحاجة بسرعة. يمكن بعد ذلك استخدامها لفصل هذه البيانات إلى جداول منفصلة. سيحفظ Access جدول البيانات الأصلي كنسخة احتياطية.

افتح قاعدة بيانات Access بالجدول الذي تريد تحليله.

انقر العمل مع قواعد البيانات > تحليل الجدول.

تحتوي أول صفحتين من المعالج على دليل بدء سريع مع أمثلة. إذا رأيت مربع اختيار ، فحدده وانقر نقرًا مزدوجًا على الزر خلفلمشاهدة المقدمة. لعدم عرض صفحات المقدمة مرة أخرى ، قم بإلغاء تحديد عرض صفحات توضيحية؟

مزيد من الإجراءات

تعتمد خطواتك التالية على أهدافك. قد ترغب في إنشاء استعلامات ونماذج وتقارير ووحدات ماكرو. ستساعدك المقالات التالية في هذا.