В этом легко убедиться, проанализировав следующие регистры накопления.

• Регистр накопления «Взаиморасчеты с сотрудниками организаций».
• Регистр накопления «Зарплата за месяц организаций».

Рассмотрим, к каким последствиям приводит состояние флага «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления». Все примеры выполнялись на демонстрационной базе. 1.

Возврат излишне удержанного НДФЛ в 1С: Бухгалтерии предприятия 8

Начинаем с начисления зарплаты за ноябрь с учетом того, что последний рабочий день был 2 ноября.

Открываем раздел «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Все начисления» и по кнопке «Создать» добавляем новый документ для расчета зарплаты за ноябрь.

На вкладке «НДФЛ» мы видим информацию о рассчитанных налогах, а также о сумме примененных вычетов. Величина НДФЛ к зачету также отражается отдельной строкой на вкладке «Корректировки выплаты».

Проводим документ и смотрим проводки

Открываем вкладку «Зарплата и кадры», «НДФЛ», «Все документы по НДФЛ»

Щелкаем кнопку «Создать» и выбираем из списка «Возврат НДФЛ»

Заполняем пустые поля открывшегося документа:

— месяц, в котором производим возврат налога;

— сотрудника, которому возвращаем НДФЛ;

— дату получения дохода и сумму налога.

Проводим и закрываем документ.

Для проверки сформируем расчетный листок. Открываем вкладку «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Отчеты по зарплате» и выбираем «Расчетный листок»

Указываем период, организацию, сотрудника и нажимаем кнопку «Сформировать».

Вопрос: задолженность перед организацией у уволенного сотрудника

Добрый день. Подскажите, как можно убрать копейки? В документах зарплата к выплате в течении 2х месяцев были проставлены суммы,буквально на копейки, больше чем необходимо. Как можно их списать? Сотрудник уже уволен (еще в том году), а копейки так в расчетных листках так и весят, как задолженность работника перед организацией.
В корректировке записей регистров я могу отредактировать только регистр накопления - Взаиморасчеты с работниками организации, а регистр расчета то не корректируется. И сторнировать документ зарплата к выплате и нельзя и нет возможности.

Ответ:

Ну тогда только начислением со знаком минус

Вопрос: ЗУП 3,0 Возврат НДФЛ уволенному сотруднику

Как правильно в программе 1С сделать возврат НДФЛ в текущем периоде у сотрудника который уволен и у которого излишне исчислен и удержан НДФЛ, через некоторое время после увольнения.
ЗУП 3.0.25.132
1С 8.3.8.1675


Может кто поможет.
Какие именно проводки нужно сделать, что бы все корректно встало, включая справку 2НДФЛ??

Ответ:

Kirill_NN сказал(а):

Как правильно в программе 1С сделать возврат НДФЛ в текущем периоде у сотрудника который уволен и у которого излишне исчислен и удержан НДФЛ, через некоторое время после увольнения.
ЗУП 3.0.25.132
1С 8.3.8.1675
Документ Возврат НДФЛ не делает записей по регистрам: Взаиморасчеты с сотрудником, Зарплата к выплате, Начисления удержания по сотрудникам
Т.е. мы не можем ему сделать выплату т.к. программа не видит долга организации перед сотрудником, уже к тому же уволенным
Может кто поможет.
Сотрудник Иванов Иван Иванович, ситуация воспроизведена в тестовой базе 1С -
Какие именно проводки нужно сделать, что бы все корректно встало, включая справку 2НДФЛ??

Нажмите, чтобы раскрыть...

Только вручную документом "Перенос данных" редактировать регистры по НДФЛ.
Никаких проводок в ЗУПе не будет. Их там и так нет)

Вопрос: Как получить тарифную ставку уволенного сотрудника

Всех приветствую.

В зупе 2.5 имеется регистр сведений ПлановыеНачисленияРаботниковОрганизаций, который хранит в себе тарифную ставку. Требуется получить последнюю тарифную ставку сотрудника. Если сотрудник действующий, то все ок, через ПлановыеНачисленияРаботниковОрганизацийСрезПоследних получаю актуальную тарифную ставку, но если сотрудник уволен, то возникает проблема: документ увольнения заносит пустую запись в регистр (как на скриншоте) и в результате получается ставка равна нулю. Как быть в таком случае?

Ответ:

pavl_vs сказал(а):

Увольнение - всегда расчет; поэтому дополнительных телодвижений не требуется.
И задаваться лишними вопросами тоже не следует - вопрос конкретный о тарифной ставке на момент увольнения.

Нажмите, чтобы раскрыть...

Да он задачц в целом не озвучил, может ему перед расчетом увольнения надо расчитать какю то надбавку или еще что. т.е расчета еще не было и тогда все виснет. я уже сказал какие могут быть подводные камни. + еще никто не затсрахован. если баба зина без каких либо показателей зайдет добвит оклад, в поле резульатт сумму и проведет

--- Объединение сообщений, 2 дек 2016 ---

impulse сказал(а):

что-то я не вижу такого измерения/ресурса/реквизита в регистре

Нажмите, чтобы раскрыть...

Это у Работников организации - перепутал

Вопрос: ERP 2.4 Ввод начальных остатков по займам сотрудникам

Вводим начальные остатки по подсистеме зарплаты. Одна из организаций мелкая и вносим все вручную. Все вроде нормально, но встал вопрос, куда внести задолженность сотрудников по займам, которые ранее организация выдала сотрудник? Интересует остаток по регистр ВзаиморасчетыССотрудниками. Не вижу, как типовыми документами его ввести, кроме как вручную движениями регистров.

Ответ: () Он не является регистратором для нужного регистра накопления.
() В коде документов прям чётко написано - если есть кассовые документы, то работает по другой логике. Так что похоже, но не очень.

Вопрос: Исполнительный лист на уволенного в УПП 1.3

Как правильно оформить удержание по исполнительному листу для уволенного сотрудника? При вводе документа "Увольнение" программа прекратила действие всех удержаний для сотрудника. Начислили премию уже уволенному сотруднику через месяц после увольнения. Естественно, что удержания по исполнительному листу не произошло.

Ответ: () В зависимости от результатов работы компании. Месячная и годовая премии пропорционально отработанному времени.
() Хороший вариант. Странно, что 1С не предусмотрело штатный механизм.

Вопрос: Долг за организацией на начало/конец месяца.

Здравствуйте! ЗУП 2.5.96.1 По уволенному сотруднику в расчетной ведомости вылазит сумма, подскажите, пожалуйста, где ее найти? в регистрах накопл-я Взаиморасчеты с сотрудниками, НДФЛ к зачету, З/п за месяц орги-й нет. Спсибо!

Ответ:

Ну надо смотреть тогда где еще.

Вопрос: 1с зуп противоречие в периодах по основному месту работы при приеме в разные организации

Такая проблема. Релиз Зарплата и Управление Персоналом, редакция 2.5 (2.5.110.1). В базе есть две организации. Одно и тоже физ лицо должно быть принято в обе организации. Я создаю физ лицо. Далее создаю для каждой организации по сотруднику из этого физ лица и соответственно документ прием на работу. При проведении документов приема на работу пишет:
Аракелов Артур Эдуардович: Противоречие в периодах по основному месту работы
(01 дек. 16 г. - и 01 нояб. 16 г. -)
Документы, которые противоречат друг другу:
Прием на работу в организацию 00000000001 от 01.01.2017 0:00:00 (текущий документ)
Прием на работу в организацию ОМ000000001 от 01.01.2017 0:00:01
При этом документы проводятся. Смотрел код программы в нем по любому это сообщение при таких ситуациях будет появляться.
Сообщение не критично - документы дает провести. Ведь все сделано правильно - одно физ лицо, создается по сотруднику на каждую организацию дальше прием на работу. ВЕДЬ ОДИН И ТОТ ЖЕ ЧЕЛОВЕК МОЖЕТ ОДНОВРЕМЕННО РАБОТАТЬ В ДВУХ РАЗНЫХ ФИРМАХ? Может это не доработка самого 1С? Кто не будь с этим сталкивался?

Ответ:

Может, но не как на основных местах работы. Основное место работы может быть одно.

Вопрос: Убрать долг за сотрудниками

Как убрать Долг за сотрудниками перед организацией на какую-то сумму из свода начислений и удержаний в ЗуПе (если эта сумма отнесена в бухгалтерии на счет 76.02), чтобы сальдо по счету 70 в бухгалтерии сходилось с сальдо на начало и конец месяца по Своду в ЗуПе?
:unsure:

Ответ:

Вопрос: После переноса из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.0 пропал сотрудник

Доброго дня!

Летом был сделан перенос данных по организации. Остатки на начало 2015 года и обороты за 2015 год. Обороты сошлись, отчеты бьются, вроде бы все хорошо...

НО: Пользователи с ограниченными правами (у нас используется разделение доступа по организациям) не видят ОДНОГО из перенесенных сотрудников. Права на организацию у них есть, другие перенесенные сотрудники видны в списке. А по этому уникуму ни сотрудника, ни соответственно документов. Под полными правами видно все.

Предвидя вопросы: Зуп 3.0. 23. 128 (обновлялись до последнего релиза, проблема не исчезла). Немного нетиповая (доработка внешнего вида 1-й из форм, + добавлена 1 роль, основные объекты не тронуты)

Кто-нибудь сталкивался с подобным? В чем причина может быть?

Ответ: () смотри как бы тебя не уволили, двоечник!

Вопрос:

При изучении 1С ЗУП 3 выяснилось, что в программе в зарплатных отчетах показывается сальдо по месяцу начисления (зарплатное сальдо ), а не по месяцу выплаты (бухгалтерское сальдо ), как это было в ЗУП 2.5. Каким образом доработать программу, чтобы видеть сальдо именно по месяцу выплаты?

Ответ:

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Теперь никаких доработок не требуется, этот функционал реализован в типовой конфигурации, начиная с релиза ЗУП 3.1.4.120 .

Рассмотрим на примере. Сотруднице Арсеньевой В.С. в феврале была начислена зарплата.

Выплата зарплаты происходит уже в марте 05.03.2018.

Ранее в 1С ЗУП 3 в зарплатных отчетов (Расчетный листок, Полный свод начислений, Анализ зарплаты по сотрудника и т.п.) в подобной ситуации факт выплаты февральской зарплаты всегда попадал в отчеты за февраль, не смотря на мартовскую дату выплаты, т.е. по месяцу начисления/выплаты, а не по дате выплаты.

Теперь в 1С ЗУП 3.1.4 появилась возможность реализовать формирование «бухгалтерского сальдо» , т.е. чтобы факт выплаты попадал в отчет того месяца, в котором произошла выплата.

Для этого необходимо в Дополнительных настройках (раздел меню Настройка ) установить переключатель «Показывать взаиморасчеты: по данным бухучета «.

После выполнения этой настройки необходимо переоткрыть отчеты, если они были открыты на момент изменения этого параметра, и сформировать их ещё раз. В отчете Расчетный листок сведения о выплате февральской зарплаты, которая произошла в марте, уйдет в отчет за март, а в отчете за февраль будет показана выплата январской зарплаты, произведенная в феврале. При этом в листке за февраль на конец месяца будет указан остаток невыплаченной зарплаты за февраль (точнее говоря не только в листке за февраль, но и во всех месяцах, где окончательная выплата происходит в следующем месяце).

Аналогичную картину мы сможем увидеть и в отчете Анализ зарплаты по сотрудникам и Полный свод начислений, удержаний и выплат. В данном случае в отчете за февраль будет отражаться выплата за январь и сальдо на конец месяца с задолженностью на конец февраля.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

Тема сегодняшней статьи это переход программы 1С:Зарплата и управление персоналом с редакции 2.5 на редакцию 3.0.

Будут рассмотрены варианты переноса, что и куда переносить, а также что необходимо обязательно проверить после переноса. Проблем с переносом данных между реакциями более чем достаточно, далее мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся и разберем их решение. Разработчики программы предлагают два варианта перехода с редакции ЗУП 2.5 на 3.0. В статье мы посмотрим на преимущества и недостатки обоих вариантов, чтобы вы смогли для себя сделать вывод какой способ переноса вам лучше использовать.

Причина перехода на редакцию ЗУП 3.0

Причиной перехода на новую редакцию ЗУП является снятие с поддержки с 2018 в редакции 2.5 изменение законодательства. Фирма 1С опубликовало соответствующее информационное письмо №22222 от 18.11.2016 . Вот выдержки из данного письма касаемо редакции ЗУП 2.5:

• Будет обеспечена возможность сдачи годовой отчетности за 2017 год;
• Поддержка законодательства 2018 года в выпускаемых обновлениях не планируется;
• Пользователи редакции 2.5 конфигурации «Зарплата и управление персоналом» версий ПРОФ и базовая, которые по каким-либо причинам не захотят переходить на редакцию 3 после завершения ограниченной поддержки, могут сделать апгрейд на более дорогой продукт 4601546081506 «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».

Однако следует отметить, что ЗУП редакции 2.5 в 2018 году остается на поддержки в типовых решениях «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». Однако стандартного обмена данных для переноса результатов расчета ЗП из ЗУП 3.0 в эти конфигурации не предусмотрено.

Если в за 1 квартал 2018 произойдет изменение законодательства, то сдать отчетность из ЗУП 2.5 Базовая или ПРОФ уже не получится. Поэтому фирма 1С рекомендует заблаговременно решить вопрос с переходом на новую редакцию.

«1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.0 имеет ряд существенных преимуществ перед предыдущей редакцией:

• Мобильное приложение;
• Личный кабинет сотрудника (концепция самообслуживания);
• Более удобное и гибкое штатное расписание (разные варианты ведения);
• Возможность регистрировать в один день два кадровых события (например, в один день прием на работу и сразу командировка);
• Функциональность по совмещению должностей (предусмотрены разные варианты совмещения и расчета заработной платы);
• Исключено дублирование кадровых и расчетных документов (сейчас документы едины, доступ разграничен ролями: кадровики могут видеть и править в документе только свою часть, расчетчики свою). Исчезает проблема не рассчитанных (забытых) кадровых документов. Например ранее в 2.5 увольнение сотрудника регистрировалось несколькими документами, сейчас это один документ;
• Реализованы выплаты бывшим сотрудникам.И даже вообще не сотрудникам, а сторонним физическим лицам (ранее для этого нужно было оформлять «фиктивный» прием на работу);
• Реализована возможность исправления документов в текущем периоде (например пересчет оплаченного отпуска и корректное отражение этой операции в 6-НДФЛ);
• Существенно доработан уровень автоматизации формирования регламентированного отчета 6-НДФЛ (в 99% случаем отчет формируется автоматически и не требует ручных корректировок)

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных вам необходимо в старой зарплатной базе закрыть период. Т.е. начислить заработную плату и желательно зарегистрировать выплату (но это не критично ее можно будет отразить уже в новой базе). Также нужно удалить все помеченные объекты на удаление. Желательно выполнить процедуру тестирования и исправления информационной базы.

Важно! Перед переносом нужно обновить ЗУП 2.5 до последнего актуального релиза.

Для запуска переноса данных необходимо в ЗУП 3.0 запустить соответствующего помощника. Для этого вам нужно зайти в раздел «Администрирование» и выбрать опцию «Перенос данных из предыдущих программ».

Краткий обзор вариантов переноса данных

Разработчики предусмотрели два варианта переноса данных. Для условности дадим названия этим двум вариантам и очень краткое описание (более детальное описание и отличия будут описаны в этой статье далее).

«Перенос остатков » — переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ. Данный вариант переноса используется по умолчанию (именно этот вариант рекомендуют разработчики 1С). Данный вариант переноса можно использовать начиная с любого периода в середине года, в новую программу будут перенесены все данные для расчета среднего заработка и сдачи отчетности по НДФЛ и взносам. Но расчет заработной платы будет выполняться только на основании начальных данных (не будут учитываться все предыдущие периоды).

«Полный перенос » — в этом варианте переносятся данные за все прошлые периоды, в результате в новой базе ЗУП 3.0 будет возможность формировать отчеты за прошлые периоды (кадровые и расчетные). Преносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных.

Обратите внимание! Если в ЗУП 2.5 вы вели учет управленческой заработной платы (так называемый «управленческий учет») — то эти данные не будут перенесены в новую базу не по одному из вариантов. Это обусловлено тем что в ЗУП 3.0 не предусмотрено ведение управленческого учета заработной платы.

Перенос данных пошагово

На первом шаге выбираем тип источника начальных данных. Или другими словами, из какой программы будем переносить.

На втором шаге мастер переноса предложит выбрать базу из которой следует перенести данные.

Далее нужно выполнить настройку. По умолчанию мастер предлагает вариант «Перенос остатков». Для этого варианта нужно установить дату начала ведения учета в новой базе. Например, если мы установим дату ноябрь, то будут перенесены остатки по состоянию на конец октября.

• Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты (вариант по умолчанию — перенос остатками);
• Использовать начисления предыдущей программы (второй вариант — полный перенос).

Если вы выберите полный перенос, тогда нужно будет указать начало календарного года, начиная с которого нужно будет переносить данные.

Перенос остатков

Как уже отмечалось выше для данного варианта переноса следует указать месяц начала эксплуатации. Алгоритм переносит на начала указанного периода все необходимые данные за прошлые периоды для сдачи отчетности НДФЛ и расчета средней:

• Для расчета средней заработной платы (для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев);
• Для расчета НДФЛ и для расчета страховых взносов (если дата начала не январь, т.е. не начало года).

Помимо этого будет перенесены кадровые и расчетные данные (будут перенесены не все данные, а только те, которые используются на дату начала ведения учета в новой программе):

• Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.;
• Виды расчетов (начисления и удержания);
• Данные для заполнения личных карточек сотрудников (Т-2);
• Договоры ГПХ;
• Действующие отпуска по уходу за ребенком;
• Кадровая расстановка сотрудников по состоянию на начало периода эксплуатации в новой программе;
• Остатки по взаиморасчетам с сотрудниками.

Если сотрудник на дату переноса уже не работает, т.е. был уволен, то данные по этому сотруднику не будут перенесены в новую программу. Или например, если должность на момент переноса никем не занята, она также не будет участвовать в переносе.

Очень важный момент касательно переноса видов расчетов (начислений и удержаний). В переносе участвуют только регламентированные способы расчета. Это означает, что виды расчета в которых участвует произвольная формула в этом варианте переносится не будут. Их нужно будет создавать и назначать сотрудникам в новой программе заново.

Штатное расписание не переносится, она создается в новой программе на основании штатной расстановки по состоянию на дату начала эксплуатации. Для приведения его к целевому потребуется ручная корректировка. Причем ручная корректировка штатного расписания актуально для обоих вариантов переноса.

Данные для карточки Т-2 переносятся не документами, а записями в соответствующие регистры. В новой программе у вас будет возможность проанализировать трудовую историю сотрудника, но «провалиться» в документ и что-то в нем поправить — такой возможности не будет.

Если на момент переноса у вас были сотрудники, которые находились на оплачиваемых неявках (например, больничный, отпуск, командировка и т.д.) то этот факт будет перенесен в специальный документ «Периоды оплаченные до начала эксплуатации».

Что не переносятся в этом варианте:

• Вакансии;
• Вилки окладов из штатного расписания;
• Виды расчетов с произвольными формулами;
• Информация для кадровых аналитических отчетов (например, свод кадровых изменение или принятые и уволенные сотрудники и т.п.);
• Информация для расчетных аналитических отчетов (например, свод начислений за период до начала эксплуатации);
• Информация для оплаты по тарифным разрядам (разница в методологиях расчета в 2.5 и 3.0). Для таких сотрудников нужно будет назначить новые начисления предусмотренные для данной ситуации в ЗУП 3.0 (это также актуально для варианта Полный перенос);
• Сведения о займах сотрудников. В новой базе нужно будет повторно зарегистрировать информацию по займам, причем с учетом уже частично погашенной задолженности (в полном переносе займы переносятся);
• Временные кадровые переводы. Когда дата перевода заканчивается уже в новой базе ЗУП. В этом случае может возникнуть проблема с подразделением и графиком, а именно по окончании перевода не произойдет автоматический возврат на предыдущие значения. Это связано с тем, что переносятся только срез данных на начало периода эксплуатации и может возникнуть ситуация, что подразделение и график не у кого не задействованы и как следствие не будут перенесены;
• Реквизиты платежных поручений по НДФЛ. На момент написания этой статьи все данные для формирования отчетности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ прекрасно переносятся. Но такая информация как реквизиты платежек по НДФЛ нет. Они могут потребоваться для формирования регистра налогового учета по НДФЛ.

Полный перенос

В этом варианте в настройках мы указываем год с которого требуется перенести данные. Соответственно переносятся все данные начиная с указанного года, включая все документы.

Важно понимать, что хоть вариант условно и назван полным, по факту переносятся не все документы. Часть информации переносятся записями в регистры, например: командировки, неявки, больничные и т.д.

Вот что переносится в этом варианте:

• Данные об организациях, подразделениях, должностях и сотрудниках и все что с ними связано, например трудовая деятельность, состав семьи и т. д.. Переносятся даже те данные, которые на момент переноса уже не используются (т.е. все те которые были действующими за период);
• Начисления и удержания. Будут перенесены все с регламентированным способом расчета. С произвольными формулами тоже переносятся, но их обязательно нужно будет проверить;
• Штатное расписание. Как и в варианте переноса остатков штатное расписание переносится не полностью, а создается в новой базе на основании данных по штатной расстановке. Т.е. полное штатное расписание не переносится, потребуется ручная корректировка;
• Данные для расчета среднего заработка;
• Данные для учета НДФЛ и страховых взносов;
• Данные по взаиморасчетам с сотрудниками.

Список переносимых документов (в новой базе их можно будет открыть и просмотреть):

• Прием на работу;
• Кадровый перевод;
• Увольнение;
• Отпуск по уходу за ребенком (в том числе и те которые закончили свой срок действия);
• Возврат из отпуска по уходу за ребенком;
• Исполнительный лист;
• Заявление на вычеты по НДФЛ;
• Отмена стандартных вычетов НДФЛ;
• Заявление о подтверждении на зачет авансов по НДФЛ.

Все остальные данные переносятся непосредственными записями в учетные регистры.

Сравнение вариантов переноса

Важный момент. В типовом механизме переноса данных предусмотреть следующие сценарии объединения баз:

• Организации из нескольких баз ЗУП 2.5 в одну ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса поддерживается;
• Организации из одной ЗУП 2.5 в раздельные базы ЗУП 3.0 — такой сценарий переноса НЕ поддерживается (можно реализовать не типовым способом).

Результат переноса данных

Чтобы посмотреть результат переноса данных в ЗУП 3.0 нужно перейти в журнал документов «Данные на начало эксплуатации».

В этом журнале содержатся следующие виды документов:

• Начальная штатная расстановка;
• Задолженность по заработной плате;
• Периоды оплаченные до начала эксплуатации.

Кадровые данные переносятся в вид документа «Начальная штатная расстановка». В нем соответственно можно увидеть:

• всех сотрудников;
• их должности и дату приема на работу;
• подразделения;
• текущие плановые начисления;
• количество занимаемых ставок;
• вариант расчета аванса;
• графики работы;
• а также остатки отпусков.

В виде документа «Задолженность по заработной плате» содержится следующая информация (документ доступен для редактирования):

• Список сотрудников;
• Подразделения;
• Сумма задолженности.

Вид документа «Периоды оплаченные до начала эксплуатации» содержит следующее (эти данные будут учтены при расчете заработной платы):

• Список сотрудников;
• Период оплаты;
• Вид периода (например, больничный и т.п.).

Сведения о сотрудниках организации переносятся в стандартный справочник «Сотрудники». Находится он в разделе «Кадры». Дата приема записывается непосредственно в карточку сотрудника (так как отдельного документа для этого не предусмотрено).

Сведения о вычетах НДФЛ переносятся в отдельный документ. Находится этот документ в разделе «Налоги и взносы», называется документ «Заявление на вычеты по НДФЛ» (стандартные, личные, имущественные и социальные).

Все прочие документы, включая данные для формирования отчетности, находятся в документах «Переносы данных». Документы находятся в разделе «Администрирование».

В документы «Переносы данные» сведения также можно вводить в ручном режиме.

В журнале документов «Перенос данных» в поле «Номер» содержится код документа (или по другому говоря — вид документа).

Ниже представлена расшифровка кодов документов «Переносы данных»:

• ТДК — Информация о трудовых договорах;
• РКД — Кадровая информация для формирования карточки Т-2;
• РОтп — Данные об отпусках всех видов;
• ИЛ — Удержания по исполнительным листам;
• ЗП_СЗфсс — Исходные данные для расчета среднего заработка для пособий;
• ЗП_СЗо — Исходные данные для расчета среднего заработка для отпуска;
• НДФЛ — Данные налогового учета НДФЛ;
• ПСС — Пособия для средств ФСС, для отражения в 4-ФСС;
• СВ — Данные учета по страховым взносам.

Также есть дополнительные коды этих документов, они используются если вы выбрали полный вариант переноса:

• ДнСост- Сведения об отсутствии сотрудников;
• РОтп — Реестр отпусков;
• ОСО — Фактические отпуска;
• ЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях сотрудников;
• НЗП — Данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов, расчетных листков и т.п.;
• ЗС — Расчеты по займам;
• ВЗ — Подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности;
• ДЗП — Взаиморасчеты по депонентам.

Проверка переноса

Для обоих вариантов переноса требуется провести выверку итоговых данных. На что стоит обратить внимание в первую очередь:

• Подразделения;
• Графики работы;
• Виды начислений и удержание (возможность применения новых возможностей в редакции З.0);
• Личные данные сотрудников (как вариант можно распечатать личные карточки Т-2 и раздать сотрудникам на проверку под подпись);
• Штатное расписание (в обоих вариантах переноса нужно доформировать вручную);
• Остатки отпусков (типовой отчет «Остатки отпусков»);
• Плановые начисления (типовой отчет «Зарплата/Анализ ФОТ по начислениям»);
• Плановые удержания (универсальный отчет по регистру «Плановые удержания»);
• Задолженность по заработной плате (типовой отчет «Задолженность по зарплате»).

Для проверки переноса данных для расчета среднего заработка специального отчета в ЗУП 3.0 не существует. Как вариант сверку можно выполнить средствами универсального отчета (раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет»).

Данные для расчета среднего записываются непосредственно в регистры:

• Регистр накопления «Данные о времени для расчета среднего (общий)»;
• Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий)»;
• Регистр накопления «Данные страхователей для расчета среднего заработка (ФСС)»;
• Регистр накопления «Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС)»;
• Регистр сведений «Данные о времени для расчета среднего (ФСС)».

Для сверки данных по НДФЛ в ЗУП 3.0 можно формировать стандартные отчеты: Карточка НДФЛ, Анализ взносов по месяцам и т.д.

Самый оптимальный вариант сверки результатов переноса — это сверка результатов расчета заработной платы в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0 за первые периоды эксплуатации после перехода.

Взаиморасчеты с работниками в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ведутся в разрезе организаций и подразделений. В процессе таких взаиморасчетов может возникать, как задолженность организации перед работником, так и наоборот работник может оказаться должником организации.

Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет отслеживать и гасить оба вида задолженности: задолженность работника, задолженность организации.

Долги в 1С программе могут возникать по разным причинам. Вот некоторые из них.

• Ручное исправление сумм к выплате . В документе «Зарплата к выплате организаций» расчетчик вручную правит суммы к выплате. Они могут быть и больше и меньше сумм, начисленных к выплате. Обычно к ручкам расчетчик прибегает в тех случаях, когда он не может получить нужные суммы расчетным путем. Это плохой метод.
• Частичная выплата . При недостаточности средств на расчетном счете или по другим причинам руководство организации может принять решение выплатить часть зарплаты. Для этого в документе «Зарплата к выплате организаций» следует указать процент выплаты. В результате программа зафиксирует задолженность перед работниками.
• Нет выплаты . Бывают и такие ситуации, когда реально сотрудник получил зарплату, но почему-то в программе расчетчик этот факт не отразил.

Некоторые задолженности на взгляд расчетчика программа не относит к задолженностям. Связано это с тем, что она их автоматически погашает.

• Округление сумм к выплате . В документе «Зарплата к выплате организаций» можно указать округление сумм к выплате. Отброшенные в результате суммы не являются в рассматриваемом контексте задолженностью. Эти суммы автоматически учитываются при выплате в следующем месяце. При увольнении или по требованию сотрудника можно просто снять округление и все до копеечки будет выплачено.
• Перерасчет зарплаты . Обратим внимание еще на один момент. Например, сотруднику за май полностью выплатили зарплату. В июне выяснилось, что он несколько дней в мае прогулял. Для этого необходимо оформить расчетный документ «Невыходы в организациях». С точки зрения расчетчика имеет место переплата. Однако, программа не фиксирует данную переплату, как задолженность работника перед организацией. Вместо этого программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 предложит заново рассчитать зарплату за май.
• Остаток за вычетом аванса . Некоторые расчетчики ошибочно полагают, что разница между начисленной за текущий месяц зарплатой и выплаченным ранее авансом является задолженностью перед работником.

В форме «Настройка параметров учета», на закладке «Выплата зарплаты» есть флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления». Название этого флага лично меня вводит в заблуждение. Судите сами.

Взаиморасчеты это начисления разных видов расчетов заработной платы. Они ведутся в разрезе месяцев. В этом легко убедиться, проанализировав следующие регистры накопления.

1. Регистр накопления «Взаиморасчеты с сотрудниками организаций».
2. Регистр накопления «Зарплата за месяц организаций».

В них каждая запись привязывается к определенному месяцу начисления. То есть не зависимо от состояния флага «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления» программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 всегда взаиморасчеты ведет в разрезе месяцев начисления зарплаты. Тогда о чем говорит этот флаг?

На самом деле состояние флага определяет способ погашения возникающих задолженностей . Вот об этом статья. Собственно задолженность, как объект учета в программе не существует. Это просто разница между суммой начисления и суммой выплаты. Если она отрицательна, то имеет место задолженность работника перед организацией. Положительное значение свидетельствует о долге организации.

Рассмотрим, к каким последствиям приводит состояние флага «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления». Все примеры выполнялись на демонстрационной базе.

1. Учет задолженностей в разрезе месяцев их образовани

Для того, чтобы организовать учет задолженностей в разрезе месяцев их образования необходимо в форме «Настройка параметров учета», на закладке «Выплата зарплаты» установить флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления».

На самом деле взаиморасчеты всегда ведутся в разрезе месяцев начисления зарплаты, то есть независимо от состояния этого флага.

Состояние флага «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления» определяет способ погашения долгов организации и работников.

Разобраться со способами погашения задолженности нам поможет моделирование ситуации в демонстрационной базе. Для упрощения моделирования установим флаг «Упрощенный учет взаиморасчетов». В этом случае документ «Зарплата к выплате организации» самостоятельно погашает задолженность. Вводить расходный кассовый ордер не надо. Это необходимо просто для того, чтобы не вводить лишние документы.

Начислим зарплату за январь, февраль и март Е.И. Акимовой, Г.Д. Васькиной и Р.А. Горину, работающих в организации ЗАО «Дельтаон». Последним числом каждого месяца оформим документы «Зарплата к выплате организаций». Для моделирования задолженности вручную исправим значения в колонке «К выплате» у первых двух сотрудников.

В январе Е.И. Акимовой расчетчик вручную увеличил сумму выплаты с 53253 рублей до 60000 рублей. В результате документ зафиксировал в январе задолженность работника перед организацией в размере 6747 рублей. Обратите внимание, что задолженность работника в документе обозначается красным цветом и с минусом.

Одновременно Г.Д. Васькиной выплачено на 1000 рублей меньше, чем требуется. О том, что расчет был исправлен вручную, свидетельствует наличие картинки в виде стилизованной ручки в первой колонке таблицы.

В феврале расчетчик обнаружил свою ошибку и решил ее исправить вручную. На сумму переплаты в январе он решил в феврале не доплатить. То есть снова в документе «Зарплата к выплате организаций» вручную исправил сумму к выплате.

Обратите внимание, что программа недовыплаченную сумму отобразила в графе «Отложено» черным цветом и со знаком плюс. Чуть позже мы увидим, что расчетчик на самом деле не погасил задолженность работника. Конечно, по факту никто ни кому не должен. Но программа об этом пока не знает. На данный момент в ней висят два долга:

• долг работника за январь на сумму 6747 рублей,
• долг организации перед работником на ту же сумму.

В марте расчетчик по причине, ведомой только ему, снова Е.И. Акимовой выплатил несколько больше, чем начислила программа.

Мы рассматриваем упрощенный модельный пример. На практике, там, где много работников, много разных видов расчетов расчетчик очень быстро теряет контроль над возникающими задолженностями. Поэтому в программе должны быть механизмы, позволяющие оперативно обнаруживать их. В первую очередь, это отчеты.

Давайте сформируем отчет «Свод начислений и удержаний по организации» с отбором по сотрудникам Е.И. Акимова, Г.Д. Васькина и Р.А. Горин Это очень популярный у расчетчиков отчет.

Мы видим, что на начала января 2012 года есть задолженность организации перед сотрудниками в размере 91794 рубля. Можно детализировать эту задолженность по сотрудникам. Но вот определить с помощью этого отчета, в каком месяце она образовалась очень трудно. Для этого лучше воспользоваться отчетом «Структура задолженности организаций».

В этом отчете наглядно видать не только, кому задолжала наша организация, но и в каком месяце образовались эти долги. Предположим, что этот долг был обнаружен только в декабре 2011 года. Возникает вопрос, как выплатить его. Очень просто. Оформляем документ «Зарплата к выплате организаций», например, от 27.12.2011 года и в реквизите «Месяц начисления» указываем «Август 2009».

После проведения этого документа снова сформируйте указанные выше отчеты и убедитесь, что задолженность организации перед работниками за август 2009 года ликвидирована. По горячим следам сделаем очень важные замечания.

Отчет «Структура задолженности организаций» позволяет определить месяц образования задолженности организации перед работниками.

Чтобы погасить долг организации за прошлый месяц, надо оформить документ «Зарплата к выплате организаций» за месяц образования долга.

Напомним, 5 апреля выплачена зарплата за март. Сформируем теперь отчет «Структура задолженности организаций» за период 01.01.2012-05.04.2012.

Обратите внимание на то, что отчет формирует в разрезе месяцев, как долги организации, так и долги работников.

• Е.И. Акимовой в январе переплатили 6747 рублей. В феврале расчетчик по неопытности недоплатил ей 6747 рублей, надеясь, что программа учтет его долг организации. Не учла. В марте расчетчик снова переплатил, но уже на сумму 1747 рублей.
• Г.Д. Васькиной расчетчик ежемесячно недоплачивал по 1000 рублей.
• Р.А. Горин за первые 4 месяца не имеет долгов перед организацией и организация не имеет перед ним долгов.

Разные виды долга погашаются разными способами. Рассмотрим их. Напомним, что мы рассматриваем ситуацию, когда установлен флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления».

1.1. Погашение долга работника перед организацией

Чтобы удержать долги работника перед организацией, например, в апреле, необходимо документом «Перенос задолженности» перенести все или часть ранее образовавшихся долгов работника на этот месяц.

Для заполнения табличной части документа удобнее всего воспользоваться кнопкой «Заполнить \ По задолженности». В этом случае программа автоматически найдет всех работников, у которых имеются не погашенные долги.

Команда «Заполнить \ Списком сотрудников» открывает вспомогательную форму, в которой надо указать условия отбора сотрудников и «Месяц возникновения задолженности». Суммы долгов в колонке «Перенести в размере» могут появиться только после нажатия на кнопку «Рассчитать». Дело в том, что не все сотрудники отвечающие условиям отбора могут иметь задолженность перед организацией.

И так задолженность перенесена. Но, что бы при выплате зарплаты удержать ее у сотрудника, необходимо, чтобы было из чего удерживать. То есть нам необходимо начислить зарплату за апрель. После этого, как обычно, формируем документ «Зарплата к выплате организации».

Документ «Зарплата к выплате организации» погасил задолженность Е.И. Акимовой перед организацией. В этом можно убедиться с помощью отчета «Структура задолженности организаций», но за период 01.01.2012-07.05.2012.

Отрицательные суммы в колонке «Сальдо конечное» исчезли. То есть, нет работников, которые были бы должны нашей организации. Однако имеется задолженность организации перед работниками.

1.2. Погашение долга организации перед работником

Помните, наш расчетчик сначала переплатил Е.И. Акимовой 6747 рублей, а затем эту же сумму недоплатил. Так он думал погасить задолженность работника. Это не верно.

Если установлен флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления», то долги организации и долги работников учитываются отдельно. Они автоматически не погашают друг друга.

Погашать их надо отдельно.

Так, чтобы погасить задолженность перед Е.И. Акимовой за февраль, необходимо, например, в апреле оформить документ «Зарплата к выплате организаций», указав в нем месяц начисления февраль.

В отчете также видна задолженность организации перед Г.Д. Васькиной. За квартал набежало 3000 рублей по 1000 рублей ежемесячно. Чтобы погасить ее придется оформить три документа «Зарплата к выплате организаций» соответственно за январь, февраль и март.

Одним документом «Зарплата к выплате организации» погасить прошлую задолженность организации перед работником вместе выплатой за текущий месяц нельзя.

Процедура погашения задолженности работников.

1. Документом «Начисление зарплаты сотрудникам организаций» произвести начисление зарплаты за июль.

Процедура погашения задолженности организации перед работниками за прошлые месяцы.

В текущем месяце оформляем документ «Зарплата к выплате организации». В реквизите «Месяц начисления» укажите месяц, за который погашается долг.

2. Учет задолженностей без детализации по месяцам их образования

Чтобы организовать учет задолженностей без детализации по месяцам их образования, необходимо в форме «Настройка параметров учета», на закладке «Выплата зарплаты» снять флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления».

Повторим наш опыт, но только со снятым флагом «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления». А после этого снова сформируем отчет «Структура задолженности организаций», но за период 01.01.2012-05.04.2012 отчет.

Что бросается в глаза?

• Отсутствует разделение по месяцам . Мы видим разные виды задолженности, но нет никакой информации, в каком месяце она образовалась.
• Задолженности разных видов складываются . У Акимовой Е.И. в январе был долг перед организацией в размере 6747 рублей. В феврале ей на эту сумму недоплатили зарплату, то есть был долг организации перед работником. В результате никто никому не должен. Программа учла взаимную задолженность. Остался лишь долг перед организацией в размере 1747 рублей.
• Задолженность за прошлые периоды суммируется . Наша организация задолжала Васькиной Г.Д. 3000 рублей. Но вот, как формировался этот долг, теперь мы не можем узнать из этого отчета.

Давайте начислим зарплату за апрель, выплатим ее и проанализируем результат выплаты.

Е.И. Акимова . Если бы у этого сотрудника не было бы долгов, то документ выплатил бы ей сумму в 53253 рубля. Вместо этого он уменьшил ее на величину долга работника: 51506=53253-1747.

Г.Д. Васькина . Если бы у организации не было бы долгов перед этим сотрудником, то документ выплатил бы ей сумму в 41847 рубля. Вместо этого он увеличил ее на величину долга работнику: 44847 =41847+3000.

Отсюда можно сделать простой и важный вывод.

Если снят флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления», то оба вида задолженности можно погасить одной ведомостью. Но не обязательно.

При снятом флаге «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления» в документе «Зарплата к выплате организации» в реквизите «Выплачивать» становится доступным значение «Задолженность». Это означает, что долги организации можно выплачивать двумя способами.

• Разными ведомостями.
• Одной ведомостью.

Разными ведомостями.

Сначала оформляем документ «Зарплата к выплате организации» с характером выплаты «Задолженность». В этом случае он погасит только долг, образовавшийся на начало месяца. Затем, как обычно, оформляем документ «Зарплата к выплате организации» с характером выплаты «Зарплата».

Здесь есть одна тонкость. В документе «Зарплата к выплате организации» с характером выплаты «Задолженность» невозможно в качестве месяца начисления указывать месяц, за который уже производилась выплата. Только месяц, в котором еще не было выплаты. Например, в нашем примере Г.Д. Васькиной задолженность можно погасить в месяце начисления апрель, и не раньше.

Одной ведомостью.

Для этого в документе «Зарплата к выплате организации» надо установить характер выплаты «Зарплата». В этом случае документ выплатит общей суммой зарплату за текущий месяц и набежавшие на начала этого месяца предыдущие долги организации.

Кстати говоря, выплата двумя ведомостями это очень удобный способ. В этом случае в журнале «Зарплата к выплате организации» можно будет отобрать документы с характером выплаты «Задолженность».

Итак, что же мы имеем, если снят флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления».

• Долг работника автоматически погашается при очередной выплате зарплаты.
• Долг организации можно погасить одновременно с выплатой текущей зарплаты (характер выплаты «Зарплата») или отдельной ведомостью (характер выплаты «Задолженность»).

3. Примеры возникновения задолженностей

Независимо от того, по какой причине возникла та или иная задолженность погашается она одним из способов, описанных выше. Поэтому эти примеры приводятся лишь для того, чтобы понимать механизм возникновения задолженностей и по возможности предотвращать их.

Простейшую причину возникновения задолженностей мы уже рассмотрели. Это когда, расчетчик по своему разумению вручную правит результаты расчетов в документе выплаты зарплаты. Рассмотрим и другие примеры.

3.1. Сотрудник получил аванс и уволился

А.К. Калинина 16 января 2012 года получила аванс, а 18 января уволилась. Из анализа отчета «Структура задолженности организаций» легко увидеть, что в демонстрационной базе за организацией перед А.К. Калининой есть долг в размере 80823 рубля, образовавшийся в августе 2009 года. Погасим его.

Убедимся, что оклад А.К. Калининой равен 92900 рублей. После этого выполним следующие операции.

1. 16 января 2012 года выплатим аванс в размере 50%, то есть 46450 рублей.
2. Оформим кадровый приказ на увольнение с 18 января 2012 года.
3. Для простоты будем полагать, что ни компенсаций, ни удержаний, ни выходных пособий при увольнении рассчитывать не надо.
4. Начислим зарплату уволенному сотруднику за январь.
5. Оформим документ на выплату зарплаты.

При выполнении 5-го шага мы заметим, что программа в табличную часть документа «Зарплата к выплате организаций» работницу А.К. Калинину не подставляет. Ей нечего платить! Судите сами. Работнице начислена зарплата за январь в размере 40643.75 рубля. Из этой суммы надо удержать НДФЛ в размере 5284 рубля. На руки ей полагается 35359.75 рубля. Но она уже авансом получила 46450 рублей. Следовательно, ее долг организации составляет 11090.25 рубля.

Давайте убедимся в том, что программа не ошиблась.

Произвести возврат средств можно документом «Приходный кассовый ордер» с операцией «Возврат денежных средств сотрудником».

Кроме этого мы должны помнить, что в программе не зарегистрировано удержание НДФЛ. Ведь при выплате аванса он не удерживается, а зарплата уволенному сотруднику не выплачивалась. Наоборот он был должен.

Убедиться в том, что НДФЛ действительно не удержан можно по отсутствию соответствующей записи в регистре накопления «НДФЛ расчеты с бюджетом». Проще по отчету «Регистр налогового учета по НДФЛ».

Зарегистрировать удержание НДФЛ необходимо документом «Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН» закладка «НДФЛ удержанный». Есть и альтернативный, но совершенно не очевидный способ. Это заново провести документ «Зарплата к выплате организаций» с операцией «Плановый аванс».

В нормальной ситуации с аванса НДФЛ не удерживается. Но у нас ситуация немного иная. Сотрудник получил аванс и уволился. Было начисление зарплаты, но оно не покрыло выданный аванс. Поэтому при повторном проведении аванса он удерживает НДФЛ. Следует помнить, что при таком удержании НДФЛ программа не проверяет возврат долга сотрудником.

Применять надо только один из способов. В противном случае будет задвоение удержанного НДФЛ.

Небольшое отступление или шиворот-на-выворот.

Известно, что с авансов удерживать НДФЛ не надо. В программе он удерживается при выплате заработной платы. Однако мне как-то попалась база, в которой все было с точностью до наоборот.

Документы «Выплата зарплаты организаций» с характером выплаты «Плановый аванс» удерживали НДФЛ. А вот те же документы, с характером выплаты «Зарплата» НДФЛ не удерживали. В конечном итоге программа все верно считала. Тем не менее, даже расчетчику этой организации все равно было не по себе. Ну как же так? Ведь так не должно быть!

Как очень часто бывает причина в элементарном неумении работать с программой. «Ошибка» оказалась простой, но выявить ее было не просто, так как никаких видимых причин для анализа нет. А причина оказалась в неправильной последовательности действий.

Вместо последовательности: выплата аванса, начисление зарплаты, выплата зарплаты, пользователь сначала начислял зарплату, потом выплачивал аванс, затем выплачивал зарплату. Но, если начислена зарплата и пользователь выплачивает аванс, то программа удерживает аванс со всей суммы начисленной заработной платы .

3.2. Сотрудник после болезни получил аванс

На практике встречалась и такая ситуация.

Сотрудник болел в период с 13.04.2012-24.04.2012. Выйдя на работу, он получил аванс 26 апреля в размере 5700 рублей. В апреле ему начислена заработная плата в размере 3489.43. В результате образовался долг работника на сумму 2210.57.

Найти эту ошибку гораздо проще, если установлен флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления». В этом случае отчет «Структура задолженности организаций» нам сразу показывает, в каком месяце образовалась задолженность. Остается с помощью расшифровок этого отчета проанализировать документы этого месяца.

Если снят флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления», отчет «Структура задолженности организаций» придется формировать по каждому месяцу. Но и после того, как будет найден месяц, в котором образовалась задолженность, понять причины ее образования будет не просто.

Программа позволяет предотвращать подобные задолженности работников. Для этого в настройках параметров учета, на закладке «Выплата зарплаты» установите флаг «Учитывать не выходы» при выплате аванса.

3.3. Зарплата выплачена и удалено начисление

Бывает и такое. Есть на сотрудника документ «Зарплата к выплате организаций» с характером «Зарплата». Ручных корректировок в нем нет. Это означает, что он заполнен на основании данных в регистрах, записанных документом «Начисление зарплаты работникам организаций». Однако в базе документ «Начисление зарплаты работникам организаций» почему-то отсутствует.

Это означает одно. По какой-то причине после выплаты зарплаты он был удален. Это привело к возникновению долга работника перед организацией.

3.4. Скрытое ручное редактирование

Большая часть ошибок от элементарного неумения работать с программой. Вместо того, чтобы изучить программу некоторые пользователи, подгоняют ее под нужный результат. О том, каковы будут последствия, совершенно не задумываются. Главное, чтобы в ведомости были нужные сумму. Вот пример, с которыми приходилось сталкиваться.

В документе «Зарплата к выплате организаций» есть характер выплаты «Аванс по расчету за первую половину месяца». Не все пользователи знают, что предварительно надо выполнить начисление заработной платы за первую половину месяца. Не знают также и того, что в программе можно выплачивать не только расчетный аванс, но и аванс фиксируемой суммой.

Как же поступают такие пользователи. Делают начисление зарплаты за месяц. Потом оформляют документ «Зарплата к выплате организаций» с характер выплаты «Зарплата». Но так как на самом деле он хочет выплатить аванс, то после заполнения табличной части изменяет характер выплаты на «Аванс по расчету за первую половину месяца» и корректирует вручную суммы выплаты.

Программы при любой корректировке в первой колонке табличной части автоматически отображает ручку. Признак того, что расчетные данные скорректированы вручную.

Но наш пользователь хитрее программы. Во второй колонке он вручную устанавливает флажки «Признак автоматического расчета». Теперь визуально никто (в том числе и сам расчетчик) не догадается, что расчет вручную исправлен.

4. Предостережение

Вполне возможна такая ситуация. Расчетчик поработал какое-то время с вариантом учета задолженностей по месяцам их образования. Что-то ему в этом не понравилось, и он перешел на вариант без детализации по месяцам начисления. Или наоборот.

Безопасно ли произвольно, то есть в любой период, изменять состояние флага «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления».

Для определенности будем снова опираться на наш модельный пример. Предположим, что в апреле не были оформлены документы погашения задолженности. В этом случае смена состояния флага «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления» в ту или иную сторону достаточно безобидна. В этом можно убедиться, сформировав отчет «Структура задолженности организаций». В зависимости от состояния флага он сформирует задолженность либо с детализацией по месяцам, либо без детализации. При этом перепроводить документы нет необходимости.

Это наводит на мысль, что независимо от состояния флага программа всегда ведет учет задолженностей в разрезе месяцев их начисления . Просто, выбирая то или иное состояние флага, расчетчик выбирает способ погашения задолженности.

Иная ситуация будет, если задолженность погашена. Например, учет велся без детализации по месяцам весь первый квартал. В апреле задолженность погасили и установили флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления».

Отчет «Структура задолженности организаций» нам вновь покажет задолженность по месяцам. И это не смотря на то, что, когда учет велся без детализации, вся задолженность была погашена.

Так как мы сменили состояние флага, то программа теперь не видит прежнего способа погашения задолженности . Ей подавай тот способ, который отвечает данному состоянию флага. Это означает, что надо отменить предыдущий способ погашения задолженности и выполнить погашение задолженности способом, отвечающим учету задолженностей по месяцам. Разумеется, справедливо и обратное.

Эти процедуры могут оказаться достаточно трудоемкими. Поэтому лучше всего с самого начала определиться, какое состояние флага «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления» вам более подходит.

Заключение

УСТАНОВЛЕН флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления».

Процедура погашения задолженности работников перед организацией.

1. Документом «Перенос задолженности работников организации» перенести долг работников, на тот месяц, в котором планируется погасить этот долг. Например, на июль.
2. Документом «Начисление зарплаты сотрудникам организаций» произвести начисление зарплаты за июль. Это необходимо сделать для того, чтобы было программе из чего удерживать задолженность.
3. Оформить документ «Зарплата к выплате организации». При упрощенном учете взаиморасчетов он же погасит задолженность. Если же флаг «Упрощенный учет взаиморасчетов» снят, то дополнительно необходимо выписать платежные документы.

Процедура погашения задолженности организации перед работниками.

В текущем месяце оформляем документ «Зарплата к выплате организации». В реквизите «Месяц начисления» укажите месяц, за который погашается долг (месяц образования долга).

СНЯТ флаг «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления»

1. В текущем месяце погасить долг работника перед организацией можно только в том случае, если за этот месяц ему начислена заработная плата.
2. Если начислена зарплата за текущий месяц, то документ «Зарплата к выплате организации» с установленным в реквизите «Выплачивать» значением «Зарплата» погашает оба типа задолженности: Долг организации и Долг работника.
3. Если в документе «Зарплата к выплате организации» в реквизите «Выплачивать» установить значение «Задолженность», то независимо от наличия начисления зарплаты за данный период документ погасит только задолженность организации перед работником.

Необходимо взять за правило ежемесячно, после каждой выплаты зарплаты самостоятельно контролировать возникающие задолженности. Для этого можно воспользоваться соответствующими отчетами и обработками.

1. Отчет «Структура задолженности организаций».
2. Отчет «Регистр налогового учета по НДФЛ».
3. Обработка «Перерасчет зарплаты организации».

В форме «Настройка параметров учета», на закладке «Выплата зарплаты» установите флаг «Учитывать невыходы». Это позволит избежать возникновения долгов работников перед организацией. Любые зафиксированные невыходы в организации в первой половине месяце и последующей выплате аванса (без учета невыходов) приведет к образованию долга перед организацией.